徐璟亮

（湖北武漢華中科技大學(xué)檔案館，湖北武漢 430074）

2018年9月，全國(guó)教育大會(huì)在北京召開(kāi),習(xí)近平總書(shū)記出席會(huì)議并發(fā)表重要講話。新時(shí)代我國(guó)高等教育要定位于新的歷史方位和發(fā)展走向，加快推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的“雙一流”建設(shè),服務(wù)國(guó)家戰(zhàn)略和區(qū)域性經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，加強(qiáng)高校建設(shè)，加強(qiáng)高校工作人員素質(zhì)管理。習(xí)總書(shū)記的講話高瞻遠(yuǎn)矚，為高校發(fā)展指明了方向，提出了更高的要求，令人深思，也令人振奮。

教育部和國(guó)家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，為高校檔案工作提供了法規(guī)依據(jù)。高校檔案工作是高等學(xué)校重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它涉及高校的教學(xué)管理、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)審計(jì)管理、基建后勤建設(shè)管理等各方面的真實(shí)記錄，也是高校管理是否科學(xué)化、規(guī)范化的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。在“雙一流”建設(shè)環(huán)境下，檔案管理工作的內(nèi)涵更豐富了，質(zhì)量要求和技術(shù)要求也更高了；相應(yīng)的，對(duì)檔案管理工作人員，在政治素質(zhì)修養(yǎng)、保密素質(zhì)修養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)、技術(shù)能力的修養(yǎng)、創(chuàng)新能力的修養(yǎng)方面都提出了更高的要求。因此，高校檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)是每個(gè)院校不容忽視的重要問(wèn)題。

1 培養(yǎng)高校檔案工作人員較高的思想政治素養(yǎng)

1.1 提高政治素養(yǎng)

檔案工作同時(shí)兼有政治性和服務(wù)性雙重性質(zhì)。高校檔案工作人員首先要具備較高的政治素質(zhì)，堅(jiān)決擁護(hù)中國(guó)共產(chǎn)黨的各項(xiàng)政策，用馬列主義、毛澤東思想、中國(guó)特色的社會(huì)主義理論來(lái)鞏固自己的思想防線。高校檔案工作者要端正態(tài)度，對(duì)黨的事業(yè)忠心耿耿，為人民服務(wù)的意識(shí)時(shí)刻在心。同時(shí)還需要經(jīng)常參與政治理論學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)黨的十九大精神，保持個(gè)人政治敏銳度；認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策；嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和《檔案法》。

1.2 樹(shù)立保密意識(shí)

從事檔案管理工作，最基本要求就是注重保密。高校檔案工作人員應(yīng)該時(shí)刻牢記政治紀(jì)律性，保持高度敏感性，清楚檔案資料合法使用和信息保密之間的關(guān)系，時(shí)刻牢記黨和國(guó)家賦予自己的責(zé)任使命，任何時(shí)候都要嚴(yán)格遵守安全條例，在每天的工作中養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，要把責(zé)任心與政治敏銳度貫穿到工作中。

1）在對(duì)外服務(wù)利用檔案信息的過(guò)程中，高校檔案工作者不能“來(lái)者不拒，有求必應(yīng)”只充當(dāng)老好人，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》和本館制定的各項(xiàng)工作紀(jì)律要求，正確處理信息保密與信息利用的關(guān)系。保密檔案不能對(duì)外開(kāi)放，嚴(yán)格按檔案館的規(guī)章制度辦理公務(wù)，防止失密、泄密。嚴(yán)禁損壞檔案、偷竊檔案、出賣(mài)檔案，時(shí)刻保證檔案的安全與完整。

2）隨著我國(guó)對(duì)外合作與貿(mào)易的日益增加，隨著我國(guó)綜合國(guó)力的不斷強(qiáng)大，某些國(guó)外敵對(duì)勢(shì)力可能會(huì)想方設(shè)法竊取情報(bào)。高校的科研創(chuàng)新和專(zhuān)利技術(shù)中就含有很多重要的前沿科技信息，對(duì)此，高校檔案工作人員應(yīng)該具有警惕性，把握好信息利用和信息安全之間的關(guān)系。

3）新形勢(shì)下各種新的檔案管理手段和方式出現(xiàn)了，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，進(jìn)行高端品質(zhì)信息化的檔案管理方式正在逐步推廣。檔案工作形式的多樣化也使得檔案的保密性面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校檔案工作人員應(yīng)該具有計(jì)算機(jī)安全意識(shí)，既要防止電子系統(tǒng)里檔案數(shù)據(jù)和信息材料的破壞與丟失，同時(shí)也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題提高警惕，防止信息外泄。

2 培養(yǎng)高校檔案工作人員良好的職業(yè)道德素養(yǎng)

2.1 淡泊名利，甘為人梯

高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，它并不直接參與學(xué)校的教學(xué)與科研，算不上核心單位。但是它沉淀著學(xué)校的歷史，推動(dòng)著學(xué)校的發(fā)展，為全校師生隨時(shí)提供熱情服務(wù)。我們也許清貧，也許此生青燈黃卷、默默無(wú)聞，但我們?cè)谄椒矋徫簧弦琅f潛心研究、孜孜以求，努力做出不平凡業(yè)績(jī)來(lái)。檔案人員為黨守史，為高校檔案事業(yè)獻(xiàn)策獻(xiàn)力，不計(jì)名利，甘為人梯，只有這樣的守業(yè)精神才能更好地為高校檔案事業(yè)服務(wù)。

2.2 尊重檔案，尊重歷史

檔案?jìng)鞒袣v史，各項(xiàng)資料是否收集正確完整，是提高館藏?cái)?shù)量和質(zhì)量的必要條件，因此高校檔案員要增強(qiáng)歷史責(zé)任意識(shí)，遵紀(jì)守法，恪守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。

高校檔案工作人員必須尊重歷史原貌，在收集過(guò)程中不能隨意地鑒定檔案，更不能篡改涂抹檔案內(nèi)容。實(shí)事求是，據(jù)實(shí)立檔，客觀反映歷史的真實(shí)情況。

2.3 踏實(shí)敬業(yè)，為校服務(wù)

近幾年各高校教學(xué)不斷擴(kuò)展，科研開(kāi)發(fā)能力迅速上升，高校檔案的收集數(shù)量逐年增加，內(nèi)容豐富且深入，因此檔案的使用率和開(kāi)發(fā)率亦越來(lái)越高，檔案工作的作用越來(lái)越突出。高校檔案館作為重要信息單位，在歷史考證、教學(xué)總結(jié)、科研成果開(kāi)發(fā)應(yīng)用等方面，都起到了非常重要的作用。

新形勢(shì)要求高校檔案工作者既要立足本職，腳踏實(shí)地，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也要抵制“辦事拖沓、遇事推諉”的機(jī)關(guān)官僚作風(fēng)。不能利用手中的權(quán)力營(yíng)私舞弊，應(yīng)當(dāng)熱情周到服務(wù)于全校師生，為高校檔案事業(yè)奉獻(xiàn)智慧和能力。

3 培養(yǎng)高校檔案工作人員較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

高校檔案工作人員是學(xué)校歷史的傳承者，業(yè)余時(shí)間努力學(xué)習(xí)提高理論水平，保證檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值。檔案工作人員應(yīng)重點(diǎn)學(xué)習(xí)《檔案學(xué)概論》、《檔案管理學(xué)》、《檔案事業(yè)史》、《中國(guó)檔案史》、《科技檔案管理學(xué)》、《檔案網(wǎng)站建設(shè)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》、《文書(shū)學(xué)》、《檔案法規(guī)學(xué)》、《檔案分類(lèi)學(xué)》、《檔案目錄學(xué)》等專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)。

高校檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，扎實(shí)的理論水平、精湛的專(zhuān)業(yè)技術(shù)、靈活的實(shí)際操作能力，都是檔案員應(yīng)該具備的能力。對(duì)于高校的檔案管理業(yè)務(wù)而言，包括以下幾方面：熟練掌握檔案的各種操作規(guī)程和技巧，比如檔案上架、統(tǒng)計(jì)、編目、掃描、編制檢索等；熟悉館藏，了解本館檔案的種類(lèi)、分部體系以及利用價(jià)值；豐富檔案管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，能按照質(zhì)量要求獨(dú)立完成所分管部門(mén)的檔案工作；能夠指導(dǎo)對(duì)口部門(mén)做好收集、整理、立卷、文件輸機(jī)工作；有綜合歸納能力；面對(duì)檔案利用者要有清晰的表達(dá)能力，語(yǔ)言準(zhǔn)確，文字精練；關(guān)注全校各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍；為了挖掘更多的檔案史料，還應(yīng)有較好的寫(xiě)作能力，編研資料、大事記、年鑒、專(zhuān)題匯編的能力；學(xué)習(xí)分析大環(huán)境下與檔案工作相關(guān)的文件、報(bào)告、科研；面對(duì)外國(guó)校友和利用者，還需要一定的外語(yǔ)水平和翻譯能力。

總之，因?yàn)楦咝５母黜?xiàng)工作以及高校檔案的形成與管理都是有其規(guī)律性的，所以高校檔案工作人員要時(shí)刻提醒自己，做個(gè)有心人，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升自身水平。此外，還應(yīng)了解社會(huì)大環(huán)境動(dòng)態(tài)，與時(shí)共進(jìn)，補(bǔ)足短板，快速提升自我綜合素養(yǎng)。此外，在閑暇時(shí)間多閱讀多學(xué)習(xí)，同行之間多交流多溝通，取長(zhǎng)補(bǔ)短不斷充實(shí)自己的檔案管理技能和素質(zhì)，才能促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4 培養(yǎng)高校檔案工作人員精湛的創(chuàng)新素養(yǎng)

當(dāng)今社會(huì)，信息科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展猛烈沖擊著各行業(yè)，改革勢(shì)在必行,高校檔案工作也不能例外。隨著網(wǎng)絡(luò)信息全面普及,人們對(duì)檔案的需求更豐富、更深入，因此信息化時(shí)代的檔案員必須能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段輔助工作，改變檔案管理中傳統(tǒng)落后的舊手工模式，向數(shù)字化、智能化、批量化發(fā)展。從最初的收集整理，到最后的服務(wù)利用檢索，現(xiàn)代化管理技術(shù)都發(fā)揮了強(qiáng)大的力量。這就要求高校檔案工作人員能適應(yīng)社會(huì)、適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，敢于走在發(fā)展的前沿去接受新事物，不斷學(xué)習(xí)，自我進(jìn)步，提高職業(yè)素養(yǎng)。

筆者所在的華中科技大學(xué)于2015年開(kāi)始啟用新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)），電子辦公極大地提高了工作效率,OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的公文歸檔是新趨勢(shì)。我校檔案館已經(jīng)開(kāi)發(fā)上線了“檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)上代辦系統(tǒng)”、“中英文成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位證明自動(dòng)辦理系統(tǒng)”、“畢業(yè)生檔案去向查詢系統(tǒng)”三項(xiàng)網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)，充分利用新技術(shù)，更好的為師生服務(wù)。檔案館微信公眾號(hào)于2017年上線運(yùn)行，在微信平臺(tái)網(wǎng)上服務(wù)可以同步進(jìn)行。我校檔案館也實(shí)施了歸檔改革，把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，并將全館大部分檔案做了信息化處理。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔,檔案收集工作大大提高了效率，隨時(shí)補(bǔ)漏補(bǔ)缺，文檔不存積，補(bǔ)檔靈活且不影響舊檔的編號(hào)。同時(shí)，利用檔案資料也方便許多，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高，對(duì)外服務(wù)窗口查詢效率迅速提升。另外，我們還為用戶提供了良好的使用體驗(yàn)，用戶可以通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)自主獨(dú)立查詢自己的個(gè)人檔案信息，而不需要親自來(lái)館或者委托人來(lái)館辦理，我館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用后，得到各地校友的廣泛贊許。

互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通，電子產(chǎn)品的普及，信息化大數(shù)據(jù)的處理，使檔案工作逐漸改變了傳統(tǒng)管理模式。在不久的將來(lái)，微機(jī)自動(dòng)管理將取代手工立卷管理。如此迅猛的技術(shù)改革，也要求高校檔案工作者具備更多的現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用能力，努力學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)解決本崗位的突發(fā)疑難問(wèn)題，使檔案的管理和服務(wù)水平都產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案是人類(lèi)社會(huì)聯(lián)系過(guò)去和未來(lái)信息的傳送紐帶，人類(lèi)文明能世代相傳，檔案發(fā)揮著不可替代的價(jià)值和作用。高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍，直接影響著檔案工作的成果與發(fā)展，高校檔案管理也同樣如此。所以，為了適應(yīng)新形勢(shì)下高校檔案管理的新需要，高校應(yīng)該制定計(jì)劃，創(chuàng)建平臺(tái)，不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)，早日建立起“既掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，又熟悉專(zhuān)業(yè)檔案規(guī)范及實(shí)際操作的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍”，從而快速提升高校檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值，進(jìn)一步規(guī)范完善學(xué)校檔案管理工作，為學(xué)校“雙一流”建設(shè)貢獻(xiàn)力量。