文/馬素娟，山西省長(zhǎng)治市襄垣縣后堡鎮(zhèn)潞安環(huán)能股份公司

1 前言

我國(guó)在近年來(lái)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)上市公司的發(fā)展質(zhì)量提出了高度重視，尤其是在規(guī)范運(yùn)作上，上市公司高于非上市公司的基本情況已經(jīng)形成。上市公司在信息披露、新三會(huì)的運(yùn)作等方面，會(huì)對(duì)所有股東進(jìn)行平等對(duì)待。作為現(xiàn)代企業(yè)制度的代表，以及中國(guó)證券市場(chǎng)的基石，上市公司需要在治理結(jié)構(gòu)和外部監(jiān)督體制發(fā)展上進(jìn)行深入研究。

2 董事會(huì)秘書(shū)在上市公司規(guī)范運(yùn)作與發(fā)展中的重要性

在日常工作中，董事會(huì)秘書(shū)主要負(fù)責(zé)董事會(huì)和股東大會(huì)相關(guān)事宜籌備、信息披露等內(nèi)容，還要為董事會(huì)下一步?jīng)Q策提供建議，確保董事會(huì)成員可以對(duì)法律法規(guī)、公司章程等內(nèi)容進(jìn)行遵守。另外，董事會(huì)秘書(shū)還要做好上市公司內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)工作，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)更加流暢。

2.1 強(qiáng)化與監(jiān)管部門(mén)的溝通

董事會(huì)秘書(shū)通過(guò)工作開(kāi)展，可實(shí)現(xiàn)上市公司和相關(guān)當(dāng)事人、交易所、證券機(jī)構(gòu)等方面的有效溝通，確保監(jiān)管部門(mén)可以隨時(shí)聯(lián)系到他們，并部署下一階段的工作計(jì)劃。具體到某一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，董事會(huì)秘書(shū)需要對(duì)監(jiān)管部門(mén)提出的疑問(wèn)進(jìn)行合理、專(zhuān)業(yè)解答，隨后將監(jiān)管部門(mén)提出的新管理要求專(zhuān)遞到上級(jí)管理層，并解釋具體條款含義，避免在該項(xiàng)工作之中出現(xiàn)差錯(cuò)，影響上市公司的后續(xù)發(fā)展。

2.2 處理上市公司信息披露事物

董事會(huì)秘書(shū)可以借助于日常工作開(kāi)展，對(duì)公司制定的信息披露管理制度進(jìn)行合理監(jiān)督，建議上市公司相關(guān)管理人依法履行信息披露義務(wù)，尤其是通過(guò)定期報(bào)告或者是臨時(shí)報(bào)告形式，向交易所實(shí)施信息披露。在此過(guò)程中，整個(gè)信息披露過(guò)程內(nèi)容主要包括配權(quán)說(shuō)明書(shū)，新股說(shuō)明書(shū)等等。如果是持續(xù)性的信息披露，主要涉及到臨時(shí)性報(bào)告和定期報(bào)告。其中，臨時(shí)性報(bào)告主要是對(duì)上市公司股票價(jià)值對(duì)公司發(fā)展可能產(chǎn)生的影響進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。而定期報(bào)告內(nèi)容主要涉及半年報(bào)、年報(bào)等，反應(yīng)內(nèi)容包括上市公司經(jīng)營(yíng)成果、法人情況等內(nèi)容。

2.3 做好上市公司與投資者關(guān)系協(xié)調(diào)

該項(xiàng)工作主要是通過(guò)投資者來(lái)訪、回訪等內(nèi)容實(shí)現(xiàn)，并向投資者提供上市公司的詳細(xì)發(fā)展資料。在此過(guò)程中，董事會(huì)秘書(shū)會(huì)接聽(tīng)到投資者投資咨詢(xún)電話(huà)，如果投資者來(lái)動(dòng)公司，首先接待他們的便是董事會(huì)秘書(shū)，有時(shí)還會(huì)組織召開(kāi)投資者見(jiàn)面會(huì)。到了特殊時(shí)期之后，董事會(huì)秘書(shū)還會(huì)展開(kāi)攻關(guān)操作，對(duì)各個(gè)投資者進(jìn)行回訪。在工作初期，董事會(huì)秘書(shū)只是接聽(tīng)一些散戶(hù)投資者打來(lái)的電話(huà)，并對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)解答。當(dāng)機(jī)構(gòu)投資者積累到一定數(shù)量之后，上市公司開(kāi)始對(duì)投資者們提高重視程度，此時(shí)董事會(huì)秘書(shū)的工作對(duì)象也會(huì)發(fā)生本質(zhì)性變化。

2.4 確保上市公司的規(guī)范運(yùn)作

董事會(huì)秘書(shū)可以確保董事會(huì)成員按照相關(guān)規(guī)定行使職權(quán)，并通過(guò)違反法律法規(guī)章程制定，約束董事會(huì)成員的日常行為。在一些大型董事會(huì)會(huì)議上，董事會(huì)秘書(shū)有權(quán)提請(qǐng)監(jiān)事發(fā)表意見(jiàn)。另外，董事會(huì)秘書(shū)還要協(xié)助董事以及各個(gè)高層管理者，對(duì)信息披露法律內(nèi)容以及法律責(zé)任等進(jìn)行深入了解。除了上述作用之外，董事會(huì)秘書(shū)還要做好公司信息披露的保密工作，制定詳細(xì)的保密措施，讓董事會(huì)成員以及相關(guān)知情人嚴(yán)格遵守規(guī)定，保守秘密，一旦內(nèi)部消息泄露，應(yīng)該在第一時(shí)間內(nèi)制定補(bǔ)救措施，避免上市公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展受到影響。

3 董事會(huì)秘書(shū)在上市公司運(yùn)作和發(fā)展中的權(quán)利行使

3.1 保持相對(duì)獨(dú)立性

董事會(huì)秘書(shū)主要負(fù)責(zé)上市公司內(nèi)部的程序性事務(wù)，其根本目的就是確保公司運(yùn)作合理合法，為公司效益最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)。上市公司之中，實(shí)權(quán)較高的管理者，可以對(duì)工作人員進(jìn)行管理，例如公司經(jīng)營(yíng)控制權(quán)，主要負(fù)責(zé)的是公司全面管理。站在實(shí)際工作角度來(lái)說(shuō)，董事會(huì)秘書(shū)的效率和安全價(jià)值突顯顯得尤為重要，為此，董事會(huì)秘書(shū)在工作過(guò)程中需要保持相對(duì)獨(dú)立，只有這樣，其工作效率和安全才能得到更大保障。因此，各個(gè)上市公司需要將董事會(huì)秘書(shū)打造成公司程序的“見(jiàn)證官”，配合董事開(kāi)展日常工作，并對(duì)各個(gè)高管權(quán)利進(jìn)行制衡。

3.2 構(gòu)建董事會(huì)秘書(shū)自律組織

上市公司董事會(huì)秘書(shū)工作，最重要的就是將公平性和公信力特點(diǎn)展示出來(lái)。為此，各個(gè)上市公司可以構(gòu)建董事會(huì)秘書(shū)協(xié)會(huì)，在保證其權(quán)威性和獨(dú)立性同時(shí)，使其清楚自己的工作職責(zé)，做到自律發(fā)展。另外，董事會(huì)秘書(shū)很多工作任務(wù)需要在監(jiān)督管理委員會(huì)、證券交易所等配合下開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)細(xì)化操作，避免在工作過(guò)程中遺留更多問(wèn)題。例如，董事會(huì)秘書(shū)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，工作指引規(guī)范等。除此之外，還有很多日常工作，需要董事會(huì)秘書(shū)不斷摸索，構(gòu)建起專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的溝通交流平臺(tái)，讓董事會(huì)秘書(shū)的社會(huì)認(rèn)可度進(jìn)一步提升。

3.3 構(gòu)建市場(chǎng)化的董事會(huì)秘書(shū)職業(yè)隊(duì)伍

在市場(chǎng)化發(fā)展背景下，董事會(huì)秘書(shū)需要做到自立和自強(qiáng)。在此過(guò)程中，各個(gè)董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)該從實(shí)際崗位出發(fā)，通過(guò)平時(shí)工作積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)，提升自身綜合素質(zhì)，并在行業(yè)、法律等領(lǐng)域中構(gòu)建完善的知識(shí)體系，成為真正的專(zhuān)業(yè)人士。站在另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，董事會(huì)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、溝通能力等需要通過(guò)完整的市場(chǎng)平臺(tái)來(lái)體現(xiàn)，讓董事會(huì)秘書(shū)的正產(chǎn)競(jìng)爭(zhēng)常態(tài)化進(jìn)行。各個(gè)上市公司也可以通過(guò)股權(quán)激勵(lì)方案的實(shí)施，讓董事會(huì)秘書(shū)作為高級(jí)管理人員，享受公司內(nèi)部的股權(quán)政策，如此一來(lái)，各個(gè)董事會(huì)秘書(shū)的工作積極性也會(huì)大大提升。

4 總結(jié)

綜上所述，想要確保上市公司決策體系的完整性和科學(xué)性，董事會(huì)秘書(shū)的作用不可或缺，可以確保上市公司處于更好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，從容應(yīng)對(duì)各種經(jīng)營(yíng)問(wèn)題。除此之外，上市公司的規(guī)范發(fā)展，是國(guó)家和政府關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，董事會(huì)秘書(shū)可以通過(guò)日常工作開(kāi)展，確保公司發(fā)展和國(guó)家要求相符，使其少走一些彎路。