文/趙麗，中交第一航務(wù)工程局有限公司

1 國有企業(yè)外事工作的重要性

隨著中國開放型經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和“走出去”戰(zhàn)略的大力實(shí)施，越來越多的中國企業(yè)積極開拓海外業(yè)務(wù)，外事工作需求隨之增多。我公司自開展海外業(yè)務(wù)以來，遍及亞非歐、拉美、大洋洲等的30多個國家和地區(qū)，尤其過去五年，我公司海外業(yè)務(wù)量逐年增加，執(zhí)行項目考察、商務(wù)活動、長短期工作的團(tuán)組數(shù)量逐年增加，僅2018年辦理的團(tuán)組出境手續(xù)達(dá)一千余份。

外事工作的根本宗旨是服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，主要涉及三個方面。

1.1 外事管理制度的建設(shè)和完善

1.2 外事管理相關(guān)的計劃、服務(wù)與管理業(yè)務(wù)

1.3 組織對外交流活動，接待客戶，開展企業(yè)宣傳

高效有序的外事工作保障企業(yè)正常開展經(jīng)濟(jì)活動并取得良好經(jīng)濟(jì)效益

2 國有企業(yè)外事工作中面臨的新形勢

當(dāng)前的新形勢對企業(yè)的工作產(chǎn)生了諸多的影響，產(chǎn)生了新問題。一些舊問題仍然存在，如不注重外事保密工作等。當(dāng)下新舊問題共存，影響外事工作的正常開展。

2.1 外事工作管理難度加大

企業(yè)加快實(shí)施海外戰(zhàn)略，海外業(yè)務(wù)蓬勃開展，現(xiàn)有市場不斷拓寬，新市場開發(fā)力度加大，不可預(yù)見因素增多，外事工作更瑣碎，管理難度加大。外事無小事，外事管理工作卻沒有引起相應(yīng)重視。

2.2 外事工作要求更加規(guī)范

工作不飽滿時，個人工作習(xí)慣和不規(guī)范的管理流程隱藏的問題被無視甚至行以為常。但事物發(fā)展到質(zhì)變時，因個人專業(yè)和綜合素質(zhì)，以及管理流程不規(guī)范等原因，導(dǎo)致工作出現(xiàn)了較多的疏漏、錯誤，溝通和復(fù)核耗時較多，上下銜接困難，嚴(yán)重影響效率。

2.3 外事工作的信息化水平要求更高

當(dāng)今各行各業(yè)的信息化水平逐年提升，老舊的工作方式已不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展，信息化水平的高低成為衡量企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)外事管理工作需要加快提升信息化水平，順應(yīng)科技潮流。

3 國有企業(yè)外事工作中存在的問題

新形勢導(dǎo)致外事工作表現(xiàn)出四個問題。

3.1 外事管理制度不健全

新形勢下，外事管理制度建設(shè)沒有迎合時代的新要求，不能解決新階段的工作管理難點(diǎn)。企業(yè)對基層工作缺乏深入調(diào)研，前瞻性不足。潛在風(fēng)險缺乏預(yù)知，警惕性不足，缺少行之有效的解決措施。制度建設(shè)跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展速度，無法有效地指導(dǎo)工作實(shí)踐。

3.2 外事工作重視度不足

外事管理工作難度不斷加大，但未引起企業(yè)管理者相應(yīng)的重視。企業(yè)管理者更關(guān)注海外業(yè)務(wù)的新簽合同額、利潤等，在安排外派任務(wù)時，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，臨時緊急出國決定較多。部分國家地區(qū)，外派人員手持上級單位開具的出境證明即可離境，而對于需要辦理簽證的國家，辦理手續(xù)的周期較長。一些國家有時突然施行新政策，甚至細(xì)化要求到訪人員的性別、所學(xué)專業(yè)和目的，簽證辦理收緊受限。企業(yè)管理者不考慮外事工作的客觀實(shí)際情況，平時重視度也不匹配，赴外人員一旦無法準(zhǔn)時拿到簽證，商務(wù)活動只得延誤或取消。企業(yè)管理者卻歸咎于外事工作者辦事不利。當(dāng)誤解不斷加深的情況下，造成外事工作者主動辭職。

我公司境外某大型項目，開工后需立即從國內(nèi)調(diào)遣近三千名員工，簽證辦理需求暴增，管理不重視的問題凸顯。外事工作者加班辦理加急簽證手續(xù)也難以滿足工程用人需求，且臨時調(diào)配的加班人員無外事工作經(jīng)驗(yàn)，雖經(jīng)短期培訓(xùn)但仍不能高效高質(zhì)地完成工作。

3.3 外事工作規(guī)范化管理有待加強(qiáng)

3.3.1 工作管理要更規(guī)范。上級和相關(guān)部門制定了相應(yīng)的規(guī)程，但下屬單位在實(shí)施過程中，并未認(rèn)真遵照執(zhí)行。指導(dǎo)辦法被深藏，不能遍閱周知。工作事項和注意條款要反復(fù)強(qiáng)調(diào)等。

3.3.2 外事工作人員的工作素養(yǎng)要更規(guī)范。大型國企層級較多，一些下屬公司以其他崗位人員兼職外事工作。有的公司甚至不斷調(diào)整外事工作崗位，導(dǎo)致在崗人員業(yè)務(wù)專業(yè)不熟練，語言水平、禮儀談吐等綜合素質(zhì)參差不齊。

3.4 外事工作信息化建設(shè)水平有待提升

我公司目前使用的協(xié)同工作平臺，基本服務(wù)于企業(yè)宣傳、內(nèi)部溝通、文件的傳閱審批等，需進(jìn)一步提升文件處理速度，簡化操作流程，更多職能有待深入挖掘。企業(yè)的線上線下宣傳流于形式，不能反映企業(yè)優(yōu)勢。

4 解決問題的對策探討

4.1 不斷健全外事管理制度

涉外事務(wù)是服務(wù)性質(zhì)的工作，要以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、協(xié)同配合”為原則，切實(shí)提升思想認(rèn)識，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理、明確職責(zé)。關(guān)注行業(yè)發(fā)展動態(tài)。加強(qiáng)與涉外工作人員的溝通，了解外事工作的重難點(diǎn)等實(shí)際問題，及時總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。鼓勵集思廣益，將常規(guī)和痼疾性難點(diǎn)工作的處理方案輯合成制度文件，有效指導(dǎo)工作實(shí)踐。

4.2 強(qiáng)化外事風(fēng)險管理體系

風(fēng)險管理重點(diǎn)在于從源頭規(guī)避和防范風(fēng)險。

4.2.1 持續(xù)全面構(gòu)建全面風(fēng)險管理體系。提升管理意識，建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，如風(fēng)險評估制度、風(fēng)險管理報告制度、商務(wù)管理風(fēng)險防范、風(fēng)險緩沖機(jī)制等，實(shí)現(xiàn)各部門聯(lián)動。

4.2.2 風(fēng)險管理融入涉外工作全過程。強(qiáng)化宣傳教育，開展培訓(xùn)演練，加強(qiáng)隊伍建設(shè)。

4.2.3預(yù)防與應(yīng)急并重，常態(tài)管理和非常態(tài)管理并重。對管理目標(biāo)、典型案例、社會熱點(diǎn)、工作流程分析等進(jìn)行風(fēng)險識別，增強(qiáng)預(yù)判分析能力，制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，做好風(fēng)險監(jiān)測，防患于未然。

4.3 提高外事管理工作的重視程度

企業(yè)管理者要以身作則，高度重視企業(yè)外事工作，樹立大局意識，充分認(rèn)識外事管理工作的價值，把企業(yè)經(jīng)營發(fā)展與之相結(jié)合，重視細(xì)節(jié)，熟識風(fēng)險，做出科學(xué)合理的規(guī)劃，投入匹配的人員資源，提升企業(yè)外事管理水平。

4.4 提高重視，加強(qiáng)外事保密工作

4.4.1 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行責(zé)任制，確定涉密崗位人員，明確保密職責(zé)，定期考核，嚴(yán)格問責(zé)制度。

4.4.2 制定本系統(tǒng)的保密范圍和保密法則，確保保密設(shè)施配備到位，加快保密技術(shù)更新。強(qiáng)化工藝技術(shù)、文件資料、外事接待宣傳等方面的保密管理。

4.4.3 國內(nèi)外客戶的公務(wù)來訪，要按要求辦理報批手續(xù)。

⑷加強(qiáng)涉外員工的紀(jì)律教育、離境前保密教育等。

4.5 進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)外事管理工作

規(guī)范外事工作管理流程，務(wù)必統(tǒng)一有效、權(quán)責(zé)明晰，嚴(yán)格細(xì)化工作步驟，公示規(guī)范程序。保障繁雜的外事工作合理有序開展，不出錯、不停滯，提升工作效率和品質(zhì)。

4.6 規(guī)范管理，持續(xù)優(yōu)化外事工作方法

勤于思考，不斷完善工作方法，充分利用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)手段，簡化辦事流程。員工的證照管理和出境手續(xù)的辦理是兩項典型外事工作。后者最耗費(fèi)時間精力，包括對出境人員的審查、出境請示文件的報批、證件辦理等。

4.6.1 建立嚴(yán)格的證照登記制度，定期自查整理。上級單位加大對下屬單位的不定期抽查。

4.6.2 嚴(yán)格恪守事前請示和事后報告制度。

4.6.3 上級單位要詳細(xì)記錄下級單位提交的出國申請的辦理進(jìn)度，確保精準(zhǔn)高效工作。

4.6.4 開發(fā)專職APP等軟件端，便于在手機(jī)端保存、調(diào)閱、審批文件，查詢進(jìn)度，檢索資料等。

4.7 規(guī)范管理，提升外事工作者專業(yè)和綜合素質(zhì)

外事工作涉及面寬，政策性強(qiáng)，對從業(yè)人員專業(yè)和綜合素質(zhì)要求較高。

4.7.1 外事工作者入職前，要接受外事工作培訓(xùn)，并予以考核。企業(yè)要定期組織學(xué)習(xí)，強(qiáng)化員工專業(yè)素質(zhì)，鼓勵員工不斷學(xué)習(xí)，提升個人綜合素質(zhì)。

4.7.2 強(qiáng)化隊伍建設(shè)，配置專職外事工作者。制定外事業(yè)務(wù)工作手冊，定期更新，組織定期測評，實(shí)施獎勵機(jī)制，確保外事工作者業(yè)務(wù)熟練，具備國際視野與團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。

4.7.3 定期組織外事專題培訓(xùn)。邀請專家講解國際形勢、外交政策禮儀、傳染病防治、突發(fā)事件應(yīng)急方法、宗教風(fēng)俗禁忌等主題，并借機(jī)強(qiáng)調(diào)近期企業(yè)外事工作要點(diǎn)，深入交流存在的問題和對策。

4.7.4 加強(qiáng)外事接待方面的培訓(xùn)，不斷提高員工語言禮儀水平、保密意識等，強(qiáng)調(diào)政治紀(jì)律、企業(yè)紀(jì)律，保障得體大方地接待來賓，展現(xiàn)企業(yè)風(fēng)貌，宣傳公司的業(yè)務(wù)優(yōu)勢，促進(jìn)交流，加強(qiáng)合作。

4.8 提升信息化水平，構(gòu)建完善的外事工作管理平臺

現(xiàn)在使用的平臺，更多的服務(wù)于內(nèi)部工作，雖然節(jié)約了時間和運(yùn)營成本，但仍需進(jìn)一步完善。

4.8.1 建立寬廣的平臺。進(jìn)一步強(qiáng)化與其他公司、政府部門的交流合作。

4.8.2 建立信息平臺。廣泛收集信息，開展對應(yīng)調(diào)研，及時更新各國政治、經(jīng)濟(jì)、安全局勢等信息，為企業(yè)決策提供參考，為同事工作提供便捷。

4.8.3 建立具備云服務(wù)的平臺。施行信息檔案式管理，按專業(yè)、職稱、年齡等分門別類，上傳頻繁涉外工作的人員資料，便于調(diào)閱下載。同時可以開發(fā)完善APP等手機(jī)端軟件，提高工作的便捷性。

4.8.4 建立心得分享平臺。制定機(jī)制，鼓勵員工提交個人工作經(jīng)驗(yàn)、技巧、創(chuàng)新的管理思路等。經(jīng)專家組評估完善后，公布在公司平臺，并對發(fā)表人予以重獎。實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀工作方法、理念的傳播，此舉也將有益于團(tuán)隊建設(shè)。

5 結(jié)語

當(dāng)前，企業(yè)外事管理工作的重要性越來越明顯，企業(yè)要樹立可持續(xù)發(fā)展的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略，重視外事工作，勇于開拓創(chuàng)新，探索一條適合本企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的外事工作管理路線，促進(jìn)海外依法合規(guī)經(jīng)營，不斷強(qiáng)化外事管理工作的制度建設(shè)、規(guī)范化管理程度、員工個人素養(yǎng)層次和企業(yè)的信息化水平。員工個人也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，牢固樹立終生學(xué)習(xí)的理念，跟上時代發(fā)展步伐。企業(yè)和員工共同促進(jìn)企業(yè)外事工作良好發(fā)展，提高企業(yè)活力和競爭力。