文/周敏，中國石油大學(xué)勝利學(xué)院

后勤管理是每個學(xué)校都必須要有的一種管理,其管理所用的方式可以有很多種,按照學(xué)校的管理模式不同也會有不同的管理方式,這次我們主要介紹一下方法之一,那就是精細(xì)化管理,那么什么是精細(xì)化管理呢?它包括兩個方面的話題：精細(xì)化管理的概念;如何在高校后勤管理中有效的運(yùn)用精細(xì)化管理;精細(xì)化管理如今已經(jīng)成為了高校后勤管理的一種普及方式,它的管理效率是很高的,只有有效運(yùn)用精細(xì)化管理理念,才能更好地推動學(xué)校的制度發(fā)展。

1 高校后勤管理的相關(guān)概述

1.1 高校后勤集團(tuán)的含義

高校后勤集團(tuán)主要指的是為了更好的保障高校內(nèi)部的有效運(yùn)作與發(fā)展,建立了一定的后勤隊(duì)伍,比如校辦工廠,商店,醫(yī)院,幼兒園等,使得高校成為一個門類齊全的小社會。而從我國目前的發(fā)展?fàn)顩r來看,后勤隊(duì)伍在迅速的發(fā)展,后勤人員與教學(xué)人員的比例也越來越大,再這樣的情況之下,財(cái)政負(fù)擔(dān)也就越來越重,如果不能更好的利用后勤集團(tuán)的發(fā)展隊(duì)伍,不斷使其進(jìn)行有效的改革,將會對高校的有效發(fā)展造成非常不良的影響。

1.2 高校后勤管理的重要意義

近幾年來,高校后勤集團(tuán)不斷進(jìn)步與發(fā)展,也在很大程度上促進(jìn)了其自身的長效健康與發(fā)展。但是,從我國目前的發(fā)展?fàn)顩r來看,很多情況之下,由于其計(jì)劃將近傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,相關(guān)的經(jīng)費(fèi)來源主要是,由國家財(cái)政撥款,這在很大程度上就大大加重了其財(cái)政的負(fù)擔(dān),而從我國目前的發(fā)展?fàn)顩r來看,國家雖然每年對高等教育的投入不斷增加,但是仍然不能更好的滿足當(dāng)前的時代發(fā)展需求,教育經(jīng)費(fèi)短缺和后勤隊(duì)伍,龐大的矛盾越來越突出,在這樣的情況之下,積極對高校后勤集團(tuán)進(jìn)行有效的改革與發(fā)展就顯得尤為重要。

2 新時期高校后勤項(xiàng)目管理的特點(diǎn)分析

2.1 高校后勤項(xiàng)目管理內(nèi)容方式多樣化

隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校后勤項(xiàng)目管理工作也從單一的“修修補(bǔ)補(bǔ)”模式逐步發(fā)展為多領(lǐng)域、多方式的管理模式。以建設(shè)綠色校園和節(jié)約型校園為導(dǎo)向，用前瞻眼光和新時期標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目管理內(nèi)容上實(shí)施高校生態(tài)文明示范項(xiàng)目建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)的節(jié)能產(chǎn)品逐步替換淘汰傳統(tǒng)高能的設(shè)備設(shè)施，對校園高能耗的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行節(jié)能技術(shù)改造等；在項(xiàng)目管理方式方面采用多種形式，直購、BOT、PPP、校企合作、分時租賃等。

2.2 搭建信息平臺用智能化管理提升服務(wù)質(zhì)量

隨著科技與社會的不斷發(fā)展,高校已進(jìn)入日益便捷的信息化網(wǎng)絡(luò)時代,高校后勤也將發(fā)展建設(shè)與先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用結(jié)合,為廣大學(xué)生教職員工提供更加高效優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)。搭建“用能監(jiān)控平臺”“網(wǎng)上報修平臺”等,通過建設(shè)信息化服務(wù)管理平臺進(jìn)行全面的信息化管理,做到信息整合、數(shù)據(jù)共享,有效提升后勤的管理水平和服務(wù)效率,為高校的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的后勤保障。

2.3 項(xiàng)目計(jì)劃講究科學(xué)性、實(shí)用性

高校后勤項(xiàng)目管理為廣大師生和高?？蒲腥藛T提供物質(zhì)保障基礎(chǔ),“師生為中心”“服務(wù)至上”始終是高校后勤管理工作的首要,高校后勤項(xiàng)目管理在制定項(xiàng)目計(jì)劃科學(xué)性的前提下,同時依據(jù)高校建設(shè)發(fā)展的實(shí)際和學(xué)生教職員工的需求,注重項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)用性。

3 精細(xì)化管理的概念

前面提到了精細(xì)化管理,它的普及程度是很大的,從上世紀(jì)50年代開始就已經(jīng)被科學(xué)家提及了,泰勒就是首次提出精細(xì)化管理理念的科學(xué)家,可見精細(xì)化管理理念已經(jīng)延續(xù)了一個世紀(jì)。那么精細(xì)化管理的具體概念是什么呢?它分為在工作的時候分工的精細(xì)和在工作質(zhì)量上的精細(xì)。

在學(xué)校的后勤部里,所有人都有自己需要負(fù)責(zé)的工作,老師有老師專門的工作,學(xué)生有學(xué)生專門的工作,這些工作必須要進(jìn)行一個很好的劃分,如果不進(jìn)行劃分的話,后勤的工作就會變得十分的混亂,這樣不僅僅降低工作效率,還會降低工作質(zhì)量,所以劃分工作就是精細(xì)化管理的一種體現(xiàn)。

4 如何在高校后勤管理中有效的運(yùn)用精細(xì)化管理

4.1 精細(xì)化管理在高校后勤管理中的意義

通過對高校后勤部的了解,后勤部的工作是非常多的,它往往是學(xué)校工作的重要部分之一,包括學(xué)生的日常管理,發(fā)布各種各樣的通知等等,后勤部不僅僅工作繁多,而每個工作的部分都是環(huán)環(huán)相扣的,所以只有一部分沒有做的足夠好的話,就會給學(xué)校的整體管理帶來很大的不便。由此可見,后勤部的工作對于學(xué)校來說是何等的重要,所以這時候更需要實(shí)施精細(xì)化管理,只有有效運(yùn)用精細(xì)化管理,才能幫助后勤部工作有條不紊。經(jīng)過許多科學(xué)家的研究表明,精細(xì)化管理是可以滲透到每一個工作中去的,前面我們提到,學(xué)校的后勤部的工作環(huán)環(huán)相扣,這種時候精細(xì)化管理盡可以全面的發(fā)揮它的作用,它的作用表現(xiàn)在分工的精細(xì),每個人都會在后勤部劃分到自己的工作,這樣不容易混亂,又能提高工作效率,在所有的工作劃分好以后,每個人很清楚自己工作應(yīng)該完成的任務(wù)和所應(yīng)負(fù)起的責(zé)任,這樣一來就能又快又好的完成工作,工作質(zhì)量大大的提高了。

4.2 讓后勤團(tuán)隊(duì)的每一個人提高自身的工作能力

后勤團(tuán)隊(duì)是一個大家庭,正因?yàn)楣ぷ鞣倍嗨孕枰娜耸忠惨鄳?yīng)的多起來,這種時候應(yīng)該著重培養(yǎng)員工的工作能力,不同工作能力的員工對精細(xì)化管理的認(rèn)識也不同,相應(yīng)的他們對于精細(xì)化管理的接受程度也是不同的,而精細(xì)化管理對于員工的要求是比較高的,它要求員工在工作中要做到仔細(xì),還有很高的工作效率,這樣才能達(dá)到精細(xì)的效果,如果在此過程中員工的工作能力不足,就會導(dǎo)致工作中出現(xiàn)很多問題,這樣就不能很好地運(yùn)用精細(xì)化管理的優(yōu)點(diǎn),反而會拖慢工作的進(jìn)度,事倍功半,這些都是因?yàn)閱T工自身工作能力不足所引發(fā)的問題,在后勤管理的過程中,只有提高了員工的工作能力,才能達(dá)到精細(xì)化管理的目的。

4.3 明確后勤部門的崗位職責(zé),規(guī)范后勤工作流程

作為管理者,需要明確后勤部門每個崗位的職責(zé)與分工,做到因崗定人、職責(zé)明確。每個部門、每個員工的任務(wù)、職責(zé)都要有明確的分工,這樣才能達(dá)到權(quán)責(zé)分明。合理與科學(xué)的部門機(jī)構(gòu)設(shè)置是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。同時,后勤部門也需要規(guī)范工作流程,進(jìn)行精細(xì)化操作,以保證后勤工作能夠順利有序地進(jìn)行。后勤部門是保障高校正常運(yùn)行的服務(wù)性部門,規(guī)范工作流程也是其發(fā)展的必然要求,如高校的學(xué)生宿舍管理,擔(dān)負(fù)著為全校學(xué)生提供住宿的責(zé)任,同時還肩負(fù)著學(xué)生居住安全的責(zé)任,由此在操作中就特別需要注意流程的規(guī)范化,從新生的宿安排到公寓樓水電正常運(yùn)轉(zhuǎn)、公共區(qū)域清潔等方面都需要進(jìn)行精細(xì)化管理,按照科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定進(jìn)行操作,保證每個環(huán)節(jié)都能有條不紊地進(jìn)行,從而使后勤部門能更有效地運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展。

4.4 提高員工理念,營造精細(xì)化管理的文化氛圍

在傳統(tǒng)的高校后勤管理體制下,后勤部門員工大多文化素養(yǎng)較低,流動性也比較強(qiáng),員工對后勤工作歸屬感與責(zé)任感都不強(qiáng),同時員工也缺乏強(qiáng)職業(yè)規(guī)劃。員工是后勤部門能正常運(yùn)行的關(guān)鍵所在,要提高高校后勤的科學(xué)化與精細(xì)化管理,就需要提高員工的精細(xì)化管理思想與理念,讓該理念得到員工的認(rèn)可與理解,在整個后勤部門營造出一種精細(xì)化管理的文化氛圍,才能更好地踐行精細(xì)化管理。為此,高校后勤部門的管理者,需要積極開展各類培訓(xùn),讓員工逐步接受新的思想與理念,提高員工的綜合素養(yǎng),使其逐步認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要性,也愿意將精細(xì)化管理貫穿自己工作的始終。同時,后勤部門也要鼓勵員工提高服務(wù)意識與服務(wù)質(zhì)量,高校后勤部門是為高校服務(wù)的,精細(xì)化管理能給師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為此,后勤部門對員工進(jìn)行服務(wù)意識與服務(wù)態(tài)度方面的培養(yǎng)也是非常重要的。

4.5 提高后勤部門的資源利用率,提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率

傳統(tǒng)的高校后勤部門由于多為學(xué)校撥款,所以資源利用率低、資源浪費(fèi)等問題一直以來比較嚴(yán)重,很多物資、設(shè)備處于閑置狀態(tài),這也制約了高校后勤部門的高效發(fā)展。精細(xì)化管理的主要目標(biāo)即減少資源浪費(fèi),提高資源利用率。由此,高校后勤部門需要對人、財(cái)、物進(jìn)行合理地配置與規(guī)劃,建立完善的資源管理體制,在設(shè)備與物資的采購、保養(yǎng)、使用等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查與核算。后勤部門還可以嘗試采用數(shù)字化的管理系統(tǒng),以對后勤部門的各種資源進(jìn)行更快捷方便的查詢與記錄。同時,后勤部門也要加強(qiáng)培養(yǎng)員工的節(jié)約意識,讓員工在平時的工作中做到節(jié)約資源,具有節(jié)約資源的意識與行動,這樣才能讓后勤部門的運(yùn)轉(zhuǎn)更有效率,提高資源的利用率。

4.6 加強(qiáng)后勤安全工作宣傳,強(qiáng)化后勤工作人員的安全觀念

除了加強(qiáng)重視、加強(qiáng)管理、落實(shí)后勤安全責(zé)任制之外,后勤安全工作的宣傳和安全防范知識普及也是后勤安全管理工作的重要的有效方法。因?yàn)橹挥刑岣吡撕笄诠ぷ魅藛T的主動防范意識和安全觀念,才能夠保證后勤安全工作的順利開展和有效提高后勤安全保障度,避免因意識不夠和工作疏忽造成的后勤安全事故。因此,在高校后勤安全管理工作過程中,應(yīng)加大對后勤工作人員的安全觀念培訓(xùn),組織相關(guān)工作人員進(jìn)行后勤安全相關(guān)的展覽和視頻,也可以定期組織后勤安全管理工作專項(xiàng)講座,讓員工能夠充分并深入認(rèn)識后勤安全管理工作的重要性,進(jìn)而能在工作中遵守后勤安全工作管理制度,保證后勤安全。

4.7 創(chuàng)建并完善的后勤安全管理工作管理系統(tǒng)

高校后勤安全管理工作包含很多工作內(nèi)容,并且與學(xué)校合作的后勤安全保障社會公司一般都具有較大的規(guī)模,其部門繁雜,因此在合作中會發(fā)生不可預(yù)料的配合問題,導(dǎo)致后勤安全工作開展有重重阻礙。因此高校后勤安全管理工作就必須完善管理系統(tǒng),保證高校后勤安全管理工作的順利開展和實(shí)施。

對于高校當(dāng)中較為重點(diǎn)的地方和部門,工作人員要做到每日定時進(jìn)行檢查和詳細(xì)記錄檢查情況,然后領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字確認(rèn),即使是非重點(diǎn)部門和地方,也要保證至少每周進(jìn)行一次例行檢查,同時也要做好相應(yīng)的記錄,再經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字和復(fù)查以便確認(rèn)。

4.8 加強(qiáng)安全演習(xí)及預(yù)防方案,構(gòu)建理論和實(shí)踐綜合的應(yīng)急系統(tǒng)

在高校后勤安全管理工作中,不能只停留在理論階段,高校后勤安全負(fù)責(zé)相關(guān)人員,應(yīng)定期根據(jù)安全預(yù)防方案進(jìn)行實(shí)際演習(xí),從而降低突發(fā)事件的損失。在具體工作中,后勤安全管理人員,應(yīng)完善并不斷更新相關(guān)應(yīng)急方案,編制應(yīng)急預(yù)案手本,發(fā)放至所有工作人員手中,并對其內(nèi)容進(jìn)行具體的講解和訓(xùn)練。另外,可根據(jù)實(shí)際工作情況,指定不同的消防安全工作預(yù)防方案。高校后勤安全主管人員應(yīng)對全校師生進(jìn)行安全預(yù)案進(jìn)行培訓(xùn),以保證所有人員對預(yù)案內(nèi)容有熟悉的了解和掌握,了解消防疏散流程和逃生線路。

4.9 科學(xué)制定項(xiàng)目計(jì)劃適應(yīng)新時期高校后勤項(xiàng)目管理新需求

第一,科學(xué)制定項(xiàng)目計(jì)劃,保障項(xiàng)目計(jì)劃的整體性。高校后勤項(xiàng)目管理制定項(xiàng)目計(jì)劃注重學(xué)校統(tǒng)一規(guī)劃發(fā)展的同時,還要考慮后勤工作的特點(diǎn),做到統(tǒng)籌兼顧;保障項(xiàng)目計(jì)劃的受眾覆蓋、功用性、壽命及成本,以及高校作為引領(lǐng)社會風(fēng)尚之先角色所應(yīng)承擔(dān)的社會責(zé)任等。第二,充分利用高校后勤“一站式”平臺,制定科學(xué)有效的項(xiàng)目計(jì)劃。利用后勤數(shù)據(jù)化、信息化、智能化綜合平臺,逐步建立后勤項(xiàng)目管理體系,做到信息互通、數(shù)據(jù)共享,為科學(xué)制定后勤項(xiàng)目管理計(jì)劃打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第三,項(xiàng)目計(jì)劃的制定,應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)有所側(cè)重。在對項(xiàng)目進(jìn)行可行性的分析論證后,對審核通過的項(xiàng)目依據(jù)重要性和緊迫性進(jìn)行分類,按照先急后緩,以學(xué)?？傮w規(guī)劃為重的原則,制訂和實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃。第四,嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃,確保項(xiàng)目資金使用。依據(jù)項(xiàng)目合同要求的付款時間和付款額度撥付項(xiàng)目款,嚴(yán)格付款程序,將預(yù)付款保持在可控范圍內(nèi);嚴(yán)格控制項(xiàng)目的施工成本和材料的采購成本;科學(xué)配置設(shè)定年度預(yù)算,預(yù)留適當(dāng)資金空間,預(yù)防突發(fā)事件。

4.10 提高人員綜合素質(zhì)適應(yīng)新時期高校后勤項(xiàng)目管理新需求

提升高校后勤項(xiàng)目管理人員綜合素質(zhì),用先進(jìn)的管理理念武裝頭腦指導(dǎo)工作實(shí)際,是新時期高校后勤項(xiàng)目管理工作發(fā)展的需要。提升項(xiàng)目管理人員綜合素質(zhì)從以下幾個方面著手：第一,熟悉項(xiàng)目建設(shè)各個環(huán)節(jié)才能運(yùn)用自身掌握的專業(yè)知識來指導(dǎo)工作實(shí)際,需要不斷提升項(xiàng)目綜合管理能力、組織管理能力、施工成本控制能力、進(jìn)度控制能力、質(zhì)量控制能力、合同管理能力和信息管理能力等。第二,熟練應(yīng)用項(xiàng)目施工相關(guān)技術(shù)能力。如看圖識圖用圖能力,運(yùn)用相關(guān)規(guī)范規(guī)程指導(dǎo)項(xiàng)目施工操作的能力,在項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力等。第三,掌握法規(guī)并熟練應(yīng)用的能力。主要是項(xiàng)目所涉法律法規(guī)制度掌握能力、合同在項(xiàng)目實(shí)施中運(yùn)用的能力、糾紛處理能力、規(guī)避風(fēng)險保障合法權(quán)益的能力。

4.11 建立科學(xué)合理的監(jiān)督考核和要素調(diào)整機(jī)制

質(zhì)量監(jiān)管的機(jī)制創(chuàng)新應(yīng)力求把握以下兩方面。一是科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)完善的服務(wù)監(jiān)督考核機(jī)制在點(diǎn)線面的融合,即建立考核對象全覆蓋、考核監(jiān)管全過程、考核內(nèi)容全方位的監(jiān)督考核機(jī)制。具體而言,在“點(diǎn)”上對外包(委托管理)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一考核,破解以前各外包服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檢查程序不規(guī)范的問題;在“線”上,對外包服務(wù)企業(yè)從工作計(jì)劃、階段性的重點(diǎn)工作到日常檢查;從季度、半年度、年度考核到下達(dá)反饋單整套流程都做出具體規(guī)定;在“面”上,建立以質(zhì)量評估和滿意度評估定性定量相結(jié)合的綜合考核辦法,并運(yùn)用激勵機(jī)制、指標(biāo)化考核倒逼外包服務(wù)企業(yè)提高服務(wù)質(zhì)效。二是建立與質(zhì)量監(jiān)管相關(guān)的要素調(diào)整機(jī)制,即針對具體項(xiàng)目的問題,提出科學(xué)、有效、可靠的調(diào)整方案,實(shí)現(xiàn)后勤服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管的PDCA循環(huán)。

5 結(jié)論

總之,高校后勤部門要想高效發(fā)展,就需要踐行精細(xì)化管理,從實(shí)踐中探究高效的科學(xué)化、精細(xì)化高校后勤管理策略,從各個方面拓展、深入管理理念,規(guī)范管理流程,提高各方資源的利用率,促進(jìn)各個崗位員工的高效協(xié)調(diào)工作,從而更好地提升后勤管理的效率,促進(jìn)管理質(zhì)量的提升。