呂璐

（濟(jì)源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 濟(jì)源 459000）

一、大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念的重要性

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理正悄然發(fā)生著轉(zhuǎn)變。高校檔案館儲存著學(xué)校發(fā)展的珍貴歷史檔案資料，涵蓋了學(xué)校大事記、教學(xué)、行政、人事、外事、財會、人物、實物、重大活動等方面的內(nèi)容，檔案查詢量大，利用率高。傳統(tǒng)手動管理檔案模式工作強(qiáng)度較大，檔案不易保存，檔案信息易丟失等問題。大數(shù)據(jù)時代檔案的電子化和數(shù)字化極大的降低了檔案工作的強(qiáng)度，提高了檔案管理效率和效能。大數(shù)據(jù)時代的到來，高校數(shù)字化檔案工作平臺既優(yōu)化了高校檔案工作的業(yè)務(wù)流程，又方便了高校師生快速的檢索檔案、利用檔案。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，不少高校開展的檔案數(shù)字信息化平臺建設(shè)工作讓學(xué)校管理人員便捷的查詢諸如學(xué)校行政、教學(xué)、科研等檔案信息。通過抓取高校檔案大數(shù)據(jù)和分析檔案管理信息的需求，能進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理工作流程，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化和數(shù)字化。

二、目前我國高校檔案的基本特征

總體而言，我國高校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、利用率低、處理率高的特點(diǎn)。首先，每天都會產(chǎn)生一些有價值的檔案信息，這些海量的信息為檔案的保存、管理提出了新的挑戰(zhàn)。其次，從高校的檔案種類來看，其包含黨群、行政、基建、財會等各個方面，從其結(jié)構(gòu)形式來看又包含文字、圖片、視屏等多種形式。第三，高校檔案的特點(diǎn)就是長期處于“睡眠狀態(tài)”，利用率低導(dǎo)致發(fā)揮不了作用與價值。最后，高校的檔案信息每天都會不斷的增加，對于高校檔案信息的處理速度也提出了新的要求，這樣可以在最短的時間內(nèi)挖掘出檔案中存在的價值，以不斷提升工作質(zhì)量與效率。我國高校檔案所具備的特點(diǎn)對其管理模式的變革以及優(yōu)化提出了要求，迫切需要利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對檔案的收集、整理、分析、利用，以此來不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而為學(xué)校的日常工作提供必要的信息支持與幫助。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

首先，對檔案管理觀念與理技術(shù)的挑戰(zhàn)。以前的檔案管理主要采用傳統(tǒng)管理方式，局限于對檔案資料收集、整理、保存和使用。而大數(shù)據(jù)時代強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新管理思想觀念，注重對計算機(jī)和掃描技術(shù)應(yīng)用。同時注重推進(jìn)檔案的電子化與數(shù)字化，重視檔案資源利用，為使用者提供滿意服務(wù)。傳統(tǒng)檔案采用人工方式保存，這種管理方式比較粗放，而大數(shù)據(jù)時代強(qiáng)調(diào)檔案管理的電子化和數(shù)字化，在管理中注重信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和掃描技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理信息化。其次，對檔案管理安全的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理中為確保檔案資料安全，注重發(fā)揮管理人員、檔案室設(shè)備的作用，加強(qiáng)檔案資料安全防護(hù)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化和信息化給安全管理帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。如安全防護(hù)和殺毒工作不到位會導(dǎo)致檔案資料受到攻擊，使其面臨嚴(yán)重的安全問題。再次，對高校檔案管理使用的挑戰(zhàn)。以前在高校檔案資料使用中，根據(jù)編號查詢檔案資料為使用者提供數(shù)據(jù)服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代背景下是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，提供檢索和查詢目錄便利使用者查詢檔案資料，同時還具備檔案數(shù)據(jù)制作、加工、整理、傳播、開發(fā)使用等功能，為使用者提供便利。最后，對高校檔案管理人才的挑戰(zhàn) 。大數(shù)據(jù)時代重要的是要掌握計算機(jī)和信息技術(shù)使用方法，提高數(shù)據(jù)分析和處理能力，具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，成為既懂管理又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

四、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式改革與優(yōu)化措施

（一）管理思想觀念變革，建立起完備的檔案服務(wù)體系。檔案管理員只有更新服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，提升檔案利用率，注重發(fā)揮信息技術(shù)和計算機(jī)的作用，充分認(rèn)識檔案管理信息化的重要性，才能實現(xiàn)檔案管理工作的真實作用與價值。首先，檔案管理部門應(yīng)充分開放數(shù)據(jù)、擴(kuò)大服務(wù)對象。其次，檔案管理部門應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理工作向著數(shù)據(jù)分析與挖掘方面轉(zhuǎn)變，借助云計算等技術(shù)加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)中的價值挖掘，通過推出微信公眾平臺以及移動端在線查閱等服務(wù)為用戶帶來更多新的體驗。

（二）加強(qiáng)不同部門協(xié)調(diào)，制定檔案管理相關(guān)戰(zhàn)略。檔案資料存儲和使用涉及多個部門，要建立有效的部門協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，構(gòu)建完善的合作機(jī)制，增進(jìn)相互聯(lián)系，形成合力，共同配合，促進(jìn)高校檔案資源共享。順應(yīng)時代發(fā)展要求，注重對檔案資料的挖掘和利用，促進(jìn)檔案資料作用充分發(fā)揮，為高校各項決策提供參考和依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該足夠重視，并制定檔案相關(guān)戰(zhàn)略，充分利用檔案資源，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的有效加工和利用，讓檔案資料為高校發(fā)展提供支撐與參考。

（三）注重數(shù)據(jù)歸檔與保存和檔案數(shù)據(jù)資料采集和分析。不斷提升檔案管理者的個人素養(yǎng)，積極探索大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的新途徑、新方法。加強(qiáng)與各部門的合作，重視收集數(shù)據(jù)資料，確保檔案信息資料完整。對檔案信息資料進(jìn)行電子化和數(shù)字化處理，并遞交給檔案管理工作室保存。注重檔案數(shù)據(jù)信息刪選，提高檔案資料和數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，保證檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性。對檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類設(shè)定檔案資料保存期限。采用電子存儲介質(zhì)對檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存，并加強(qiáng)安全管理，避免檔案資料丟失。

（四）高校檔案管理模式優(yōu)化措施。第一，做好檔案管理宣傳工作。第二，注重檔案管理信息化建設(shè)。為優(yōu)化檔案管理模式結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征，加大技術(shù)與設(shè)備的投入，定期對技術(shù)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、更新與升級，以保證機(jī)械設(shè)備的正常運(yùn)行。第三，深化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定并完善檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化制度。第四，注重檔案數(shù)據(jù)信息安全。應(yīng)注重加強(qiáng)實物、網(wǎng)絡(luò)安全保障，為檔案管理創(chuàng)作良好環(huán)境，充分保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性。