歐陽慧芳

（華南理工大學檔案館 廣東廣州 510641）

依據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（檔辦發(fā)[2016]3號）（以下簡稱《評價辦法》）中有關應用系統(tǒng)建設的評價指標和細則，作為全國數(shù)字檔案室試點建設單位之一的華南理工大學檔案館在近兩年來的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)建設過程中傾注了大量心血，對于《評價辦法》中所規(guī)定的各項評價細則進行了大量的語義解讀和分析判斷的工作，因為較之從前而言，評價指標中對檔案業(yè)務系統(tǒng)規(guī)定了很多新的功能點，是之前未曾要求和具備的，故此關于如何準確理解其含義進而在系統(tǒng)中實現(xiàn)這些功能，并無現(xiàn)成的做法和經(jīng)驗可以借鑒，很大程度上需要自行摸索與探討，從而加大了開發(fā)的難度。

一、關于數(shù)字檔案室試點建設

數(shù)字檔案室試點建設工作是國家檔案局為深入貫徹中共中央辦公廳、國務院《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，于2015年10月在全國范圍內開展的一項檔案信息化建設工程。經(jīng)自主申報、廣東省檔案局推薦、國家檔案局審核，筆者所在的華南理工大學檔案館成功獲批第一批數(shù)字檔案室建設試點單位，是全國81家獲批單位之一，也是其中僅有的6家高校檔案館之一。那么，關于數(shù)字檔案室建設的總體方案建立了，試點單位也確定了，如何將建設理念和構想落地為實際可操作的具體要求和做法，而非僅僅停留在概念層面？為此，2016年底，為加強數(shù)字檔案室的科學建設與管理，國家檔案局出臺了《數(shù)字檔案室建設評價辦法》，從組織建設、基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障系統(tǒng)建設等方面逐一明確具體要求，以列表形式條分縷析地詳細規(guī)定了每一項評價指標和細則及評分標準。國家數(shù)字檔案室試點建設可以說是一項浩大的工程，涉及方方面面，且很多都屬于開創(chuàng)性工作，尤其是在應用系統(tǒng)建設方面，按照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設評價辦法》中的指標要求，較之先前在用的檔案管理系統(tǒng)，在更多細節(jié)方面作了標準化規(guī)范。

二、華南理工大學大學檔案館應用系統(tǒng)概況

華南理工大學檔案館自2004年起一直使用世紀科怡檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)多年的發(fā)展完善，各項功能可較好地滿足檔案基本業(yè)務的需要，但試點建設工作啟動之后，經(jīng)仔細對照評價指南和《評價辦法》中的各項指標和細則，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在諸多方面都不達標。經(jīng)廣泛調研、綜合考慮和權衡，2016年底，為建設一個符合國家標準的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，加之原有系統(tǒng)已難以適應迅猛發(fā)展的檔案信息化建設要求，系統(tǒng)開發(fā)商技術力量有限等諸多因素，我館決定忍痛舍棄原有的科怡系統(tǒng)，重新開發(fā)建設新系統(tǒng)。

在數(shù)字檔案室建設評價指標中，應用系統(tǒng)建設占30分（另有組織建設5分、基礎設施建設15分、數(shù)字檔案資源建設35分、保障體系建設15分）。要想得滿分30分，則全新建設的應用系統(tǒng)必須完全符合《評價辦法》中的各項規(guī)范。在開發(fā)建設過程中，關于系統(tǒng)各項功能點的相關問題值得深入探討。

三、數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)功能評價指標解析

國家檔案局《數(shù)字檔案室建設評價辦法》中對應用系統(tǒng)建設主要從系統(tǒng)的電子文件歸檔功能、配置信息管理、接收采集功能、分類編目功能、檢索利用功能、鑒定統(tǒng)計功能、監(jiān)督指導功能、系統(tǒng)管理功能以及技術文檔管理、系統(tǒng)測評鑒定、技術指標要求等幾大方面的功能作了明確要求，其中每一個方面都規(guī)定了具體的評價細則及評分標準。以下即選取了評價細則中對應用系統(tǒng)的部分功能指標的新規(guī)定和新要求進行解析，以期幫助檔案同仁們準確深入地理解評價指標并在系統(tǒng)中實現(xiàn)。

第一，在“業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能”方面，《評價辦法》中規(guī)定“業(yè)務系統(tǒng)應內嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，具備自動或半自動鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限和預歸檔功能，能夠完成格式轉換等基本整理”[1]。電子文件的管理可參照實體檔案管理方式，因而對于其分類方案及歸檔范圍和保管期限表，我們是在原有的華南理工大學（實體）檔案分類方案的基礎上結合新情況和新問題做了全面修訂完成的。高校檔案有13個門類，涉及教學科研與管理等各項工作中形成的大量具有保存價值的檔案，尤其是在電子文件大量產(chǎn)生的當下，各項工作規(guī)范也需要根據(jù)新情況作出相應調整?！熬邆渥詣踊虬胱詣予b定電子文件歸檔范圍，劃定保管期限”，這可分兩種情況，一種是對于有固定明確的發(fā)文字號的學校發(fā)文（包括從OA系統(tǒng)流轉和非OA系統(tǒng)流轉的發(fā)文），因其發(fā)文字號具有唯一性，只要給每一個發(fā)文字號對應設置一個固定的實體分類號，規(guī)定其保管期限，并且在業(yè)務系統(tǒng)中將這一系列對應關系按照要求匹配好，就完全可以實現(xiàn)自動鑒定這部分電子文件的歸檔范圍和保管期限這一功能。如：發(fā)文代字“華南工發(fā)”，我們?yōu)槠浞峙涞膶嶓w分類號為：XZ1113，保管期限是永久。根據(jù)系統(tǒng)設置好的對應關系，只要二級單位的兼職檔案員在預歸檔平臺錄入“華南工發(fā)”這一發(fā)文代字，系統(tǒng)就會自動為其匹配實體分類號“XZ1113”，然后將同一年度這一發(fā)文代字的所有文件按照文件編號的順序進行排列，根據(jù)“歸檔年度—實體分類號—案卷號—件號”的格式逐一自動編制檔號、劃定保管期限。第二種情況是，針對無發(fā)文代字和文件編號的其它各類檔案材料，比如各單位工作計劃、報告、總結、簡報、報表、規(guī)章制度、基建圖紙、招標、審計等材料、各類出版物、名冊、學生學籍、實物、照片、音視頻等等各類有保存價值的檔案，這類檔案不能通過文號這個唯一標識匹配實體分類號和檔號，只能通過內嵌于系統(tǒng)的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表來實現(xiàn)半自動鑒定。

第二，在“檔案門類管理”方面，其中最基本的要求“系統(tǒng)應具有多門類檔案管理功能，檔案門類劃分合理，應用軟件界面檔案門類樹羅列準確”[1]，這對于一般檔案管理系統(tǒng)而言，普遍都是滿足的。《評價辦法》中特別提到的“系統(tǒng)應具備文書、音像（照片、錄音、錄像）、科技等檔案門類管理”，就本校來說，我們依據(jù)的是DA/T 10-1994《高等學校檔案實體分類法》，其中就將館藏檔案分為包括文書、聲像、科研等在內的13個檔案門類。此外，對于《評價辦法》中“新增電子檔案門類和實體檔案門類應具備電子文件、元數(shù)據(jù)和目錄信息的接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定處置、統(tǒng)計打印等功能”[1]，需要特別提出的是對于元數(shù)據(jù)的采集，這在以往的高校檔案管理系統(tǒng)中幾乎都是不具備的（當然不僅是高校，相信其他行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)亦如此），需要全新定制與開發(fā)。元數(shù)據(jù)是指“描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，“是結構化的或半結構化的信息，是有關文件創(chuàng)建、登記、分類、利用、保存和處置的整個過程的信息”[2]。一般包括目錄元數(shù)據(jù)、電子檔案元數(shù)據(jù)、過程元數(shù)據(jù)等，《評價辦法》中規(guī)定系統(tǒng)在接收電子檔案的同時，應能自動采集其元數(shù)據(jù)，以確保電子檔案信息完整。例如，接收一份數(shù)字化掃描過的文書電子檔案，其目錄元數(shù)據(jù)應包括檔號、文件題名、文件編號、文件形成時間、責任者、保管期限等，其電子檔案元數(shù)據(jù)包括該份檔案的計算機文件名、原始電子文件名、計算機文件大小、頁數(shù)、原始格式、封裝格式、存放位置、服務器IP、電子文件來源、數(shù)字化時間、數(shù)字化授權信息、掃描色彩模式、掃描存儲路徑、掃描存儲名稱、掃描設備類型、掃描分辨率、掃描存儲格式、掃描設備制造商、數(shù)字化軟件生產(chǎn)商、數(shù)字化軟件版本、數(shù)字化成果移交信息、閱讀所需軟硬件條件等信息。又比如一張數(shù)碼電子照片，其元數(shù)據(jù)包括：照片拍攝時間、攝影者、照片說明、人物、攝影地點等基本的目錄元數(shù)據(jù)，還應包括相機數(shù)據(jù)如品牌、生產(chǎn)商、型號等，以及攝影參數(shù)如快門速度、光圈數(shù)、焦距等。除此之外，還有歸檔過程元數(shù)據(jù)，如檔案移交人、移交時間、審核人、審核時間、不規(guī)范檔案被駁回時間，等等，這些過程元數(shù)據(jù)可在操作日志中呈現(xiàn)。如此，所接收的方可算是一份元數(shù)據(jù)較為完整的電子文件。

第三，在“配置信息管理”方面，《評價辦法》中規(guī)定業(yè)務系統(tǒng)應“具備建立、管理本單位檔案分類方案、保管期限處置表功能”[1]。這就需要將檔案分類方案和保管期限表及保管期限處置表內置于系統(tǒng)，對于保管到期的檔案進行處置并提示。例如：有某一卷保管期限為10年的檔案，其檔案形成時間為2010年10月20日，保管期限為10年，那么到了2020年10月20日，系統(tǒng)就應對該卷檔案進行到期處置，根據(jù)預先在系統(tǒng)中設定好的處置命令，系統(tǒng)將在該卷檔案的處置欄內作出判斷，提示“到期鑒定”，那么檔案工作人員一經(jīng)登陸即可看到這一提示信息，從而對保管到期的檔案進行鑒定并作進一步處理。對于永久保存的檔案，系統(tǒng)為其設定的處置意見即為“永久保存”。此外，在這一部分，《評價辦法》中還規(guī)定系統(tǒng)應“具備各種門類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案建立與管理功能和元數(shù)據(jù)值有效性驗證設置功能”[1]，“也就是設置元數(shù)據(jù)值的合法閾值”[3]此處著重解析一下關于元數(shù)據(jù)值有效性驗證設置的問題。可根據(jù)實際需要對某些元數(shù)據(jù)值做出設定，比如，在教學類檔案和科研類檔案中，通常會有“身份證號”這一元數(shù)據(jù)，我們可將該字段設置為不超過18位的數(shù)值，一旦超過18位，系統(tǒng)將判斷其為無效數(shù)值；再如，可將“案卷題名”的字數(shù)設為不超過255個字符，超過則無效；還有“郵箱”這一元數(shù)據(jù)，設定其必須帶有“@”這個符號，否則系統(tǒng)將予以提示，等等，諸如此類，均可根據(jù)實際情況在系統(tǒng)中進行規(guī)則配置，一旦所導入或著錄的元數(shù)據(jù)值不符合系統(tǒng)預先設定的規(guī)則，即被判定為無效數(shù)值，并提示檔案人員對其作出處理。

第四，在“分類編目功能”方面，《評價辦法》中規(guī)定“數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存”[1]，這些基本功能對于一般的檔案管理系統(tǒng)來說也都是具備的；同時規(guī)定“系統(tǒng)應能夠按照分類方案、元數(shù)據(jù)方案對電子文件進行分類和元數(shù)據(jù)自動采集”[1]，此處元數(shù)據(jù)方案應根據(jù)各類檔案的特點分別建立。以高校檔案為例，館藏13大類檔案，各類檔案的目錄元數(shù)據(jù)和電子檔案元數(shù)據(jù)均不相同，應根據(jù)各自的特點建立相應的元數(shù)據(jù)方案。比如，科研專利的目錄元數(shù)據(jù)包括：專利名稱、國內專利號、專利完成人、專利完成單位、授權日期等，而教學檔案中本科生學籍的目錄元數(shù)據(jù)則包括學院、年級、專業(yè)、班級、入學性質、學生姓名、出生年月、民族、政治面貌、籍貫、高中畢業(yè)學校、生源地、學習經(jīng)歷、家庭成員等。以上可見這兩類檔案的元數(shù)據(jù)幾乎是完全不同的。而每一大類檔案下還有很多小類，比如教學類檔案中，又分碩博士學位檔案、不同學歷層次的錄取名冊、畢業(yè)名冊、學籍表、成績單、招生簡章、畢業(yè)生就業(yè)方案、教學類文件、教材等等，每一小類的目錄元數(shù)據(jù)和電子檔案元數(shù)據(jù)也不盡相同，系統(tǒng)應根據(jù)各類檔案的元數(shù)據(jù)方案進行分門別類自動采集及呈現(xiàn)，而不是籠而統(tǒng)之。

同時，《評價辦法》中還規(guī)定“系統(tǒng)應具備對歸檔電子文件自動或手動進行PDF或OFD格式版式文件轉換功能”[1]，這一功能也是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)所不具備的，而是隨著信息時代的迅猛發(fā)展、電子檔案的海量產(chǎn)生而作出的新要求新規(guī)定。比如，若某二級單位兼職檔案員上傳了一份word版的工作總結，則根據(jù)預設的功能，系統(tǒng)可以將該份文件自動轉換成PDF格式，操作十分快捷方便。另外，《評價辦法》中關于“系統(tǒng)應具備依據(jù)檔號等帶有語義信息的唯一標識符自動、逐級建立并命名電子檔案內容存儲文件夾功能，確保電子檔案存儲文件夾與元數(shù)據(jù)的唯一關聯(lián)”[1]這一功能，可以清晰準確地呈現(xiàn)電子檔案存儲路徑。如一份科研專利檔案，其檔號為2019-ky1312-001，內含3件卷內文件即2019-ky1312-001-001、2019-ky1312-001-002、2019-ky1312-001-003，則依據(jù)檔號這一帶有語意信息的唯一標識符，系統(tǒng)為其自動逐級建立文件夾，依次為2019、ky1312、001，將這一卷的3件電子檔案存儲于最內一級文件夾內，確保存儲文件夾與元數(shù)據(jù)的唯一關聯(lián)。

第五，在“鑒定統(tǒng)計功能”方面，規(guī)定“系統(tǒng)應具備以自動觸發(fā)的方式提示處置任務功能”，“系統(tǒng)應具備按工作流程開展處置鑒定、續(xù)存、銷毀、移交、開放鑒定工作功能”[1]。此處需要強調的一個是“自動觸發(fā)”，一個是對檔案的鑒定和處置要有完整的工作流程。系統(tǒng)應對保管到期的檔案創(chuàng)建處置行為，到期提示處置，設置整個審核處置流程。要經(jīng)過完整的工作流程對處置行為進行審批以后方可付諸最后實施。以財會憑證檔案到期銷毀鑒定流程為例，流程可配設為：保管期限到期的財會憑證檔案進入待鑒定處置檔案列表（系統(tǒng)自動觸發(fā)）——檔案館財會檔案管理人員選定要進行鑒定的檔案——申請到期鑒定（銷毀或續(xù)存）——檔案館館長初審——財務處處長審核——學校檔案管理委員會復審——主管檔案工作的校領導終審——財會憑證檔案銷毀或續(xù)存、流程完畢。“系統(tǒng)進行銷毀操作之后，應能生成檔案銷毀工作報告，按規(guī)定格式形成檔案銷毀清冊，將檔案銷毀工作細節(jié)信息寫入電子檔案元數(shù)據(jù)，銷毀活動應記錄在審計跟蹤日志中，檔案銷毀后，相應的元數(shù)據(jù)和審計日志需要保留。”[3]還有對檔案的開放鑒定和處置，系統(tǒng)同樣需要有一個經(jīng)各級審批的完整流程，一般是系統(tǒng)對到期的涉密或內部文件以自動觸發(fā)的方式將其列入待鑒定檔案列表，其中絕密級保密期限為30年，機密級20年，秘密級10年，保密期限到期后根據(jù)實際需要，按照系統(tǒng)配設的完整審批流程做出解密、變更密級、延長保密期限或開放等處置決定。

第六，對于“監(jiān)督指導”功能方面，《評價辦法》中規(guī)定“系統(tǒng)應具備對所屬單位、部門各門類文件材料歸檔和檔案整理齊全完整和規(guī)范性檢查，按照工作流程開展檔案檢查功能，系統(tǒng)應具備檔案目錄、元數(shù)據(jù)項目規(guī)范性自動檢查功能，應具備檔案內容齊全性、準確性檢查功能”[1]。概括來說，就是要有四性即真實性、完整性、可用性、安全性檢測功能。根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》（國檔局[2012]7號）、《數(shù)字檔案館建設指南》等規(guī)章和標準要求，確定四性檢測內容與方案。電子檔案的真實性是指電子檔案內容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)在電子文件歸檔和電子檔案管理過程的一致性，檢測內容包括：目錄信息數(shù)據(jù)長度是否在定義的范圍內，目錄信息數(shù)據(jù)格式是否為定義的類型，目錄信息中是否包含特殊字符，元數(shù)據(jù)中記錄的電子檔案格式是否與實際電子檔案格式一致；完整性是指電子檔案內容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)內容、項目是否齊全完整，包括數(shù)據(jù)總量的完整性、目錄信息的完整性和電子檔案內容的完整性等，檢測內容包括：目錄信息必填項是否有值，檔號中的案卷（文件）序號是否有間斷，檔案目錄中標注為有原文的記錄是否有相應的電子檔案；可用性是指電子檔案內容數(shù)據(jù)，目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)能夠長期保存，并被有效使用，檢測內容包括：目錄數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問，電子文件是否可以被正常打開，電子文件格式是否為長期可讀的格式（PDF）；安全性是指電子檔案具有安全保管和長期可用的環(huán)境，檢測內容包括：著錄項目中的密級和控制標識是否規(guī)范，電子檔案MD5值是否一致。

第七，在系統(tǒng)管理功能方面，“應具備日志審計跟蹤功能，記錄、審計系統(tǒng)各類管理、操作行為；具備三員管理用戶組配置功能；具備功能權限與數(shù)據(jù)權限授權與關閉授權功能”[1]。著重強調一下三員管理用戶組配置功能。三員應是指系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計員。廢除原來的超級管理員，三員是三個角色，至少是三個人，每個角色也可以是多人。系統(tǒng)管理員實施授權，安全管理員審批權限，安全審計員監(jiān)督檢查審批授權的流程審批權限，三個角色各司其職，各盡其責，權限不可交叉，確保系統(tǒng)管理的安全、規(guī)范。

四、結語

根據(jù)國家檔案局2014年頒布的《數(shù)字檔案室建設指南》，對數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)功能的總體要求為：“應基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS)-Reference model）設計功能架構，應能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求?！盵4]

國家檔案局2016年底頒布的《數(shù)字檔案室建設評價辦法》就是在評價指南的基礎上對數(shù)字檔案室建設各項要求所作的進一步細化、深入、規(guī)范工作，其中對應用系統(tǒng)各項功能的評價指標、評分標準和細則都制定得十分詳細，本文無法逐項解讀，只截取了其中部分功能評價指標要求進行解析，希望能為各單位尤其是高校檔案館在開發(fā)建設數(shù)字檔案室業(yè)務系統(tǒng)過程中提供借鑒和參考。

總的來說，數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)需“具備智能化、自動化‘收集、整理、保存、利用’檔案管理的‘升級’功能，才能充分彰顯數(shù)字檔案室的內在價值和外在形象?！盵5]