彭遠明/國防大學政治學院

檔案保護是一項基礎性、支撐性工作，在記錄歷史、傳承文明、服務社會等方面具有重要作用。檔案工作人員特別是從事檔案保護工作人員使命光榮、責任重大，需要從檔案館庫建設的庫房選址、有害因素的“八防”到檔案流通環(huán)境的條件維護等方面展開工作，實現(xiàn)檔案保護與全過程安全管理。

1 檔案保護的新問題、新理念與新趨勢

1.1 檔案保護的新問題

第一，檔案實體和信息變化的多樣性。一是檔案載體的多樣化形式、信息記錄與再現(xiàn)的多種方式，以及檔案載體與信息變化的多樣化，增加了檔案保護的難度。二是檔案流通與保管環(huán)境的復雜多變，需要檔案保管條件改善與規(guī)范管理水平提高。三是檔案環(huán)境由庫內(nèi)向庫外的擴展，從專注于庫房保管與檔案保護修復，轉(zhuǎn)化為收集、整理、歸檔的入庫前端，到利用、展覽、轉(zhuǎn)移的出庫后端的安全管理。四是檔案災害與工作突發(fā)事件的破壞，使得檔案無論是內(nèi)容上、關注點、工作業(yè)態(tài)、應對方式與手段上有了很大的改變和調(diào)整。

第二，檔案安全保護的關注不斷提升?，F(xiàn)階段檔案面臨的安全問題不斷突現(xiàn)，面臨減更多、更嚴峻的安全威脅，主要有：面臨的檔案災害種類變多、檔案安全事件發(fā)生的概率提高，檔案經(jīng)濟、文物價值被過度及不適當?shù)陌l(fā)掘，檔案物化的載體形式、信息再現(xiàn)方式的增多，以及更加復雜、廣泛的檔案利用途徑。

第三，保護工作體系出現(xiàn)新情況。隨著現(xiàn)代科技和理論研究的深入及檔案學科的發(fā)展，檔案保護研究領域的理論性、實驗性與系統(tǒng)性進一步加強。在關注于材料變化、環(huán)境管控、設備維護、方法改進的同時，檔案保護的綜合性應用學科屬性更加明顯。理論分析與科學實驗的定性分析與定量處理強化和擴展了學科知識內(nèi)容、實踐操作技能與水平；在技術方法總結(jié)、實踐成果等層面應用實現(xiàn)了技術保護、安全管理、減災與處突處理手段的高效與方式手段的擴大。借助于新技術、新成果與新方法，檔案保護工作更加高效科學。

1.2 檔案保護的新理念

其一，檔案動態(tài)保護理念。檔案保護貫穿于檔案運行的動態(tài)全過程，從檔案的形成、歸檔整理、入庫保管，到利用服務的各個環(huán)節(jié)，都需要實施有效管理和科學保護。這種動態(tài)性體現(xiàn)在檔案庫房管理保護的適時性，在繼續(xù)加強相對靜態(tài)的檔案庫房保護前提下，擴展保管保護的工作范圍。需要前移做好檔案形成的前端監(jiān)督，也要后延強化檔案利用的后端監(jiān)管指導，確保檔案載體與信息的有效存儲和長期讀取。

其二，檔案整體性保護思想。一是思想觀念層面的認識調(diào)整和改變；二是管理層面中的各項法規(guī)、制度的完善與執(zhí)行；三是檔案管理標準和技術保護規(guī)范的制訂和貫徹，確保操作規(guī)程與檔案運行的規(guī)范化。在標準規(guī)范指導的前提下，完成檔案實體保護、人員規(guī)范操作、技術方法與設備設施的保障、環(huán)境的監(jiān)測和管控，實現(xiàn)傳統(tǒng)保護方向的轉(zhuǎn)型，確保檔案實體和信息的安全性。

其三，檔案全過程安全管理觀念。檔案管理全過程是檔案工作的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理歸檔、保管保護與修復、開發(fā)利用與編研等過程。檔案保護必須關注入庫檔案的安全，實現(xiàn)與檔案利用的結(jié)合，確保檔案原件保護、數(shù)字信息安全，以及利用服務中的瀏覽展示。通過研究安全保護與整理工作的結(jié)合，與編研開發(fā)工作更好的解決方案，并按照規(guī)則和規(guī)范實施處理，更好地實現(xiàn)檔案全過程安全管理的目標。

1.3 檔案保護技術發(fā)展的新趨勢

保護技術的發(fā)展，應當與檔案館（室）一體化聯(lián)動發(fā)展相結(jié)合，實現(xiàn)與檔案館（室）全面建設相配套，并與企事業(yè)單位檔案室、其他單位與組織的檔案管理部門共同協(xié)調(diào)發(fā)展。同時積極引進與吸收先進技術成果應用于檔案管理，如LED智能光源管理、密集架光柵防撞技術、新型建筑節(jié)能材料、智能可組裝五節(jié)柜、文檔智能傳輸系統(tǒng)、AI監(jiān)控預警安全防范系統(tǒng)、新檔案備份存儲與搶救修復技術、虛擬網(wǎng)盤智能檔案管理方案、檔案封存監(jiān)測及防護的多功能技術等。

未來的檔案保護技術發(fā)展的新趨勢體現(xiàn)在：一是增強與信息技術、數(shù)字技術和先進技術的融合。在提高檔案利用效率的同時，關注檔案信息的安全保密。二是強化檔案全過程安全管理的融合。促進檔案保管技術與檔案收集、整理、檔案利用、檔案轉(zhuǎn)移等工作緊密結(jié)合起來；消除檔案活動中安全隱患和風險因素，更好地確保檔案的絕對安全，保證檔案不損壞、不損毀、不丟失。三是注重與學科新思想、新理念的融合。使檔案保護技術，從關注庫房保管保護擴展到關注檔案活動的全過程，關注檔案和信息的安全，關注檔案學科發(fā)展的新思維、新思想，注重檔案保護的動態(tài)性、檔案保護的整體性，注重檔案的新價值、新社會效益，以及新學科理念等。四是與新技術、新成果、新模式的融合。使檔案保護的技術支撐更加有效、更加可靠、更加科學。

2 新時代國家檔案館檔案保管保護的目標與要求

2.1 檔案保護的工作目標

新時代檔案保護工作需要貼近時代背景，根據(jù)相關法規(guī)政策要求，滿足中國特色社會主義建設的總需求，在良好保管的基礎上，做好檔案日常（經(jīng)常性）管理中的保護、檔案利用與流通中的安全保護、檔案災害防范、突發(fā)事件中處置、檔案保護修復處理等，提供優(yōu)質(zhì)資源利用。具體到國家檔案館及其他相應檔案館（室），檔案保護工作主要包括：加強各類載體檔案的保護；加強檔案庫房建筑、檔案裝具及設備設施對檔案的保護作用；運用設備、技術和方法調(diào)控庫房溫濕度，實施庫房防光、防塵及空氣凈化，以及檔案有害生物的防治；運用與掌握好檔案的搶救修復、數(shù)據(jù)備份和信息恢復技術，并做好檔案減災、檔案工作突發(fā)事件處置及信息容災等工作。

2.2 檔案保護工作的新要求

有效開展檔案安全保護的前提和要求，是具備良好的周邊環(huán)境（選址）、適宜的建筑物（庫房）、優(yōu)良的系統(tǒng)、硬件設備（維護與管理）、規(guī)范的裝具及配套設施（保管）、運行科學的規(guī)程、機制和標準、合格管理人員，以及安全保護檢查、效果評估制度等。實現(xiàn)保護檔案的主要功能需求和工作要求：一是檔案館（庫）建筑實用性的“八防”，即防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防潮、防震、防火、防盜，和庫房溫度與濕度的調(diào)節(jié)與控制，即“二控制”。二是在基礎設施、設備配置時，注重檔案館（庫）建筑與設備投入、運行和維護的經(jīng)濟性，涉及投資、造價，應結(jié)合本單位的經(jīng)濟實力和經(jīng)費情況以及所需保存檔案的重要程度來考慮。三是館（庫）建筑的舒適性上，應結(jié)合實用性及經(jīng)濟性原則造，滿足檔案人員和用戶對環(huán)境的基本需求，體現(xiàn)文化場館特色和人文需求。

2.3 檔案安全保管工作的內(nèi)容與條件

檔案安全保管的任務，一是維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使其存放和使用中始終有序。二是保護檔案實體的理化性狀，使其不受或少受損害。其內(nèi)容主要有：檔案的庫房管理、檔案流動過程中的安全防護，以及保護檔案的復制、修補、縮微、掃描以及數(shù)字化等專門技術處理。

檔案保管的基本要求是：一是以防為主、防治結(jié)合。檔案資源不可再生，預防破壞性因素的出現(xiàn)是檔案保管的重要手段。二是加強重點、兼顧一般。檔案的價值以及重要程度是有區(qū)別的，對重點保護對象要采取特別措施；投入的人力、物力、財力上有所偏重。三是注重災備、減災處突。主要是建立突發(fā)事件時應對預案，以防備災害及各種突發(fā)事件可能對檔案造成的損害。

檔案保管的物質(zhì)條件主要有：一是存放檔案的庫房；二是存放檔案的柜、架、箱等裝具；三是溫濕度測量及控制設備、防盜與防火的安全防范設備、入庫檔案的消毒滅菌設備，以及辦公設備、運輸工具等；四是卷皮、卷盒；五是防霉防蟲藥品、吸濕劑等消耗品。

檔案庫房管理制度有進出庫、庫房溫濕度控制、庫房與裝具的有序化與存放方式、檔案存放秩序的維護與管理制度，定期檢查、清點，并實施全宗卷管理。

2.4 檔案實體的保管方式與技術方法

根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展及新時代檔案工作的特點，開展檔案實體的保管保護。一是要實施庫房保管保護的基本方式，創(chuàng)造適宜保管條件；二是針對檔案數(shù)字化、縮微化等多種轉(zhuǎn)存方式的情況下，實施傳統(tǒng)檔案異質(zhì)化保存、重要檔案異地保存的備份存儲方式；三是可借鑒文物地下封存的方式，實施永久檔案的封存；四是實施專業(yè)化保管基地、文件中心的無氧貯存保管方式。

保護紙質(zhì)檔案，通過制訂技術標準和管理規(guī)定、調(diào)控檔案庫房溫濕度、防范檔案有害因素、防止自然災害、人為事故和突發(fā)事件對檔案的破壞、提高檔案材料自身的耐久性，以及受損檔案修復等來實現(xiàn)。保護膠片檔案，通過選擇檔案裝具、入庫前檢查、科學規(guī)范的日常管理、防護陽光照，以及強化庫房防火與防水來實現(xiàn)。保護磁帶檔案，主要是通過正確排放不同類別磁帶、控制溫濕度、防止污損、避免光輻射、防止氧化、防止霉害、防止磁帶在外磁場中消磁，以及防止產(chǎn)生復印效應來實現(xiàn)。保護光盤檔案，是通過減少使用、防止空氣污染物、調(diào)控空氣溫濕度、保持信息讀取面的清潔、防止標記面的機械損傷，以及維護光盤檔案檢讀設備等來實現(xiàn)。

3 基于全過程安全管理的檔案保護新模式

3.1 加強接收入庫檔案的消毒保護

一是入庫檔案消毒。檔案消毒是保護檔案的第一步，其重點是新入庫的檔案，此外原有的館藏檔案、新入庫的檔案盒與檔案袋、新入庫的檔案裝具等也是消毒的對象。在消毒工作中重點遵循科學原則、高效原則、質(zhì)量原則及安全原則。采用檔案實時消毒、庫房消毒凈化、新載體的防霉抑霉，以及專門檔案消毒處理等方式。加強檔案消毒管理，提高檔案保護意識，積極做好日常檔案消毒工作，制定自然災害檔案搶救消毒預案，正確使用消毒設備和方法，并建立有害微生物和害蟲的檢查機制。

二是收集中的檔案安全保護。建立檔案征集的安全管理制度；征集檔案進館前，要嚴密包裝、妥善運輸、專人護送，保證檔案安全；征集來的檔案要及時歸檔，有關部門應及時向檔案管理部門移交。

三是整理中的檔案安全保護。做到分類準確、編排有序、目錄清楚、填寫規(guī)范、裝訂整齊、格式統(tǒng)一；檔案整理歸檔時，應當按照檔案安全管理要求逐卷逐件進行，慎重處理檔案原件；加強檔案整理中的保護；防范人為災害、突發(fā)事件，以及不當操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。

四是編研中的檔案安全保護。依據(jù)檔案法規(guī)，遵循檔案保護的標準與技術規(guī)范，遵守檔案利用與安全的相關規(guī)章制度；規(guī)范管理，避免使用不當或過度造成損傷及損毀；從保護檔案、方便利用的原則出發(fā)，更多采取檔案的數(shù)字形式、復制件形式，盡量避免檔案原件的重復使用，減少利用損傷。

3.2 檔案館（室）藏檔案的保管保護

第一，綠色建筑的合理選址。綠色建筑的場地設計是建筑與周圍環(huán)境相協(xié)調(diào)的可靠保障。選址時應綜合考慮地形、地貌以及主導風向等氣候條件和地理環(huán)境因素，所選地段應盡可能便于利用自然能源，對建筑物進行合理布局。所選地址必須有利于防水、防潮，有利于防有害氣體、灰塵，確保檔案安全，便于提供利用；庫房周圍要留有適當?shù)目盏?，以便以后擴建。

地址選好后，設計工作者要親臨現(xiàn)場，對施工現(xiàn)場的地理環(huán)境與人為環(huán)境進行分析，并在場地設計時盡量避免建筑設計對生態(tài)環(huán)境的破壞，應盡量減少現(xiàn)場的熱島效應。根據(jù)夏季典型氣象特征，采用梯度風進行模擬，分析邊界條件的設置，使項目周圍建筑環(huán)境對建筑群體的遮擋影響較小，在主導風向的影響下，建筑整體通風效果良好，能夠保證人員活動的舒適性。

第二，配備庫房安全保護的設備設施。一是安全監(jiān)控系統(tǒng)。檔案館（庫）的門禁、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)，運行正常平穩(wěn)、安全可靠。周邊環(huán)境設置安全空間，安裝安全監(jiān)控的設備。庫房和閱覽室等場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。庫房、機房、整理室、裱糊室等處安裝防盜報警裝置，門、窗（一層）安裝防盜措施。特殊載體庫房安裝防磁等設施，涉密用房安裝信息屏蔽設施，涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等辦公設備要經(jīng)過國家保密部門的安全檢測，或由具備保密資質(zhì)的單位提供。館（庫）安裝的供電與暖冷系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)等符合國家相關規(guī)定，滿足安全保障要求。

二是消防設備。檔案館（庫）安裝的自動報警、自動滅火系統(tǒng)符合國際條約和國家規(guī)范，定期檢查系統(tǒng)的安全性與有效性。庫房、機房、整理室及裱糊室應當安裝防火報警和消防設備。消防滅火系統(tǒng)。目前適用于庫房的，具有安全性、有效性、適用性的，通用的消防系統(tǒng)主要有高壓細水霧滅火系統(tǒng)、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)、CO2氣體滅火系統(tǒng)、純氮氣滅火系統(tǒng)、惰性氣體滅火系統(tǒng)，以及庫房周邊的水噴淋滅火系統(tǒng)。

三是檔案維護設備。檔案館（庫）安裝調(diào)控溫濕度的空調(diào)設備，庫房配備溫濕度指示和調(diào)控裝置、通風換氣與空氣凈化設備，相應功率滿足溫濕度控制的要求。檔案館配備消毒室和消毒設備。配備除塵設備、修裱工具，以及照片洗印、靜電復印設備、光盤刻錄設備或其他大容量存儲設備。檔案庫房配備適用、可靠和安全的檔案多節(jié)柜、檔案密集架、專門保管設備。

四是數(shù)字信息案例設備。檔案備份需配備的信息處理設備，包括業(yè)務專用錄音機、錄像機及轉(zhuǎn)錄設備、檔案縮微設備掃描儀和動態(tài)圖像采集壓縮卡等。專用機房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設施、過載保護裝置、電磁信號干擾器和不間斷電源。電磁信號干擾器和不間斷電源要有保密檢查部門核發(fā)的生產(chǎn)許可證。局域網(wǎng)絡布線合理規(guī)范，配備加密的數(shù)據(jù)庫存儲和傳輸設備。以上設備應當符合保管和保密要求。

3.3 出庫檔案的安全保護

第一，加強檔案利用中安全管理。一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴格審批手續(xù)；嚴格控制檔案原件的利用，對檔案復制件的使用，也應履行相關手續(xù)。建立完整的登記、借用、歸還等手續(xù)。二是使用單位對摘錄、復制的檔案要嚴格登記、妥善保管，不得散存在個人手中，不得擴散和轉(zhuǎn)讓。嚴禁擅自摘抄、復制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權限經(jīng)審查批準后才能復制（或拍攝）。三是在檔案利用場所安裝攝像監(jiān)視器，嚴防利用者在檔案上涂改、圈劃、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時必須愛惜檔案，不準向無關人員泄露檔案內(nèi)容。四是收回檔案時，仔細翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內(nèi)容。

第二，加強檔案展覽中安全管理。一是檔案展覽場所應配備安全設施和保護設備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞；二是監(jiān)管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環(huán)境變化、用戶不當操作等因素對檔案的破壞；三是制訂檔案展覽中災害防護和突發(fā)事件應急處置方案，確保檔案安全。

第三，加強外借（轉(zhuǎn)遞）中安全管理。一是出借給單位或個人的檔案復制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館（室）公章；二是利用單位或個人借用的檔案，要嚴格登記、妥為保管，不得擴散和轉(zhuǎn)讓；三是不允許利用單位或個人長期保存，用畢一律退回。

第四，加強檔案移交的安全管理。一是做好交接前的準備工作，對所有保存檔案進行一次全面清理，做到賬物相符。二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

第五，加強檔案轉(zhuǎn)移運輸中安全管理。一是檔案轉(zhuǎn)移運輸時，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對被送檔案進行包裝，并進行檔案安全檢查，防止轉(zhuǎn)運過程中檔案的損失；二是檔案轉(zhuǎn)運中包裝箱應符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免檔案損壞、被盜、丟失；三是檔案遠距離運輸轉(zhuǎn)移，應考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風等惡劣天氣以及突發(fā)事件，可能對檔案造成的損失或危害。

3.4 國家重點檔案及珍貴破損檔案的搶救修復技術

第一，國家重點檔案及珍貴檔案的破損狀況及其分析。國家重點檔案及珍貴檔案在長期保管與利用狀況下都會出現(xiàn)不同的損壞及破損情況，主要表現(xiàn)在以下五個方面：檔案材料的殘破與不全、外觀的改變與污損、字跡（信息）難以辨別和內(nèi)容圖像模糊不清、材料受酸性腐蝕與灼烤干熱的損壞以及粘結(jié)成“檔案磚”等變化。

第二，實施破損檔案搶救修復的途徑與方法。修復指對破損的檔案進行技術處理、去除有損檔案耐久性的不利因素，使檔案恢復原來的面貌。修復時應明確檔案的價值與內(nèi)容的重要性，敏銳地診斷檔案的材質(zhì)、破損等情況，謹慎地確定修復搶救的方案；認真細致地進行修復操作，及時觀察檔案的情況；科學地對修復結(jié)果進行全面的評判。

修復破損檔案時應遵循以下三原則：一是有利于檔案制成材料耐久性；二是盡量保持檔案原貌；三是使用的修復方法要經(jīng)過試驗。此外，在修復中要注意原件與被修復部分的可鑒別、整舊如舊、最小干預，以及效果評定與專家評鑒相結(jié)合。

實施檔破損案修復的操作過程為：（1）接收、登記、觀察需修復的檔案；（2）評估檔案的受損情況，材質(zhì)的屬性、材料損壞情況及致其破壞的因素等；（3）初步確定進行搶救與修復的方案；（4）對修復方法進行試驗，檢驗方法的可行性；（5）進行檔案的修復處置，及時觀察檔案的狀態(tài)，直至達到理想的修復效果；（6）總結(jié)經(jīng)驗并形成示范性的修復方法。在修復破損檔案時應關注擬定的檔案修復搶救方案的適宜性，檔案修復過程中觀察、記錄調(diào)整、及時處置，以及完成搶救修復后的評定。