文·李青

黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會(huì)議記錄是文書檔案的重要來源，也是永久保存的檔案資料，其規(guī)范程度決定了所形成檔案的質(zhì)量和利用效果。所以，做好會(huì)議記錄，是做好會(huì)議記錄歸檔的前提，是一項(xiàng)重要的工作。筆者就如何做好會(huì)議記錄做以下探討。

開會(huì)是管理者最重要的管理工具之一，高質(zhì)量的會(huì)議能夠集中集體智慧、快速解決問題、迅速推動(dòng)工作，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位管理工作中最常用的方式或手段。會(huì)議記錄是會(huì)議活動(dòng)情況、會(huì)議成果的原始記錄和真實(shí)反映，對會(huì)后分析研究問題，傳遞會(huì)議精神，檢查貫徹落實(shí)情況，提供可靠的依據(jù)，起著備查和憑證作用。會(huì)議記錄，是開會(huì)當(dāng)場把會(huì)議的情況如發(fā)言人姓名、會(huì)上的報(bào)告內(nèi)容、討論的問題、與會(huì)者的發(fā)言、通過的決議等如實(shí)地記錄下來的書面材料，屬于事務(wù)文書，非法定行政公文。因?yàn)椴皇欠ǘㄐ姓?，在國?wù)院發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中，不涉及有關(guān)會(huì)議記錄的內(nèi)容，所以我們查找不到權(quán)威的、統(tǒng)一的有關(guān)會(huì)議記錄的格式規(guī)范。因此，不可避免的造成了會(huì)議記錄比紅頭文件存在的問題更多一些。筆者了解到，普遍存在的問題主要有以下幾個(gè)方面。

一是會(huì)議情況的基本要素、會(huì)議內(nèi)容不夠齊全完整。有的記錄缺少相關(guān)環(huán)節(jié)（議題、票決、黨委成員表態(tài)發(fā)言、決議、領(lǐng)導(dǎo)末位發(fā)言），有的沒有黨政領(lǐng)導(dǎo)簽字背書。二是會(huì)議時(shí)間的記錄順序不規(guī)范。三是書寫紙張、記錄本規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。四是字跡潦草、模糊、書寫不認(rèn)真，不便于長期保存，不便于查詢利用。五是會(huì)議內(nèi)容記錄混亂，比如黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議、行政領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)、民主生活會(huì)記錄等混記，合用一個(gè)記錄本等。

針對以上存在的問題，圍繞會(huì)議記錄必須具備真實(shí)性、原始性和完整性的特點(diǎn)以及有關(guān)會(huì)議記錄檔案管理的要求，應(yīng)從以下幾方面做好會(huì)議記錄。

一、會(huì)議準(zhǔn)備

（一） 擬定會(huì)議議題。一般由單位辦公室征集并拿出擬上會(huì)研究的議事內(nèi)容，填寫上會(huì)議題呈報(bào)表，提請黨政主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，確定會(huì)期。

（二）會(huì)前溝通。會(huì)前將上會(huì)議題發(fā)至與會(huì)人員，或由主管領(lǐng)導(dǎo)先征求與會(huì)人員的意見。重要議題，特別是研究干部工作，黨政主要領(lǐng)導(dǎo)要做好會(huì)前協(xié)商溝通，主要觀點(diǎn)達(dá)成一致，避免會(huì)上臨時(shí)動(dòng)議。

二、規(guī)范會(huì)議流程和會(huì)議紀(jì)律

本著誰主持誰負(fù)責(zé)的原則，分別按議事的主要議題確定主持人，以研究黨委工作為主的由黨委書記主持；以研究行政工作為主的由分管領(lǐng)導(dǎo)主持。應(yīng)一事一議，堅(jiān)持少數(shù)服從多數(shù)，任何決定的做出都須經(jīng)出席會(huì)議的成員過半數(shù)通過方為有效。對未能出席會(huì)議的人員，召集人或主持人會(huì)后應(yīng)向其轉(zhuǎn)告本次會(huì)議的情況及決定。黨政領(lǐng)導(dǎo)班子議事時(shí)，凡涉及到本人及與本人有夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系及近姻關(guān)系人員的職務(wù)聘任、獎(jiǎng)懲等問題時(shí)，本人應(yīng)回避。

三、指定專門記錄人

要指定政治思想過硬，才思敏捷、認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有一定的文字功底，尤其要字跡工整的同志擔(dān)任會(huì)議記錄人。記錄人要會(huì)前熟悉掌握議題內(nèi)容，會(huì)議過程中要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。記錄人要保持會(huì)議記錄的真實(shí)性、原始性，不能隨意提煉、增添、刪減，更不能移花接木、張冠李戴。要做到時(shí)間順序準(zhǔn)確，層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號、字跡清晰，避免錯(cuò)別字。為確保會(huì)議記錄達(dá)到上述要求，會(huì)上可先記草稿（必要時(shí)可錄音、錄像），會(huì)后再整理定稿，最后請會(huì)議主持人審核無異議后簽名背書。

四、統(tǒng)一、規(guī)范記錄用品

關(guān)于會(huì)議記錄組件歸檔的要求，在國家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》中規(guī)定，會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件。顯而易見，會(huì)議記錄用本子記錄或是紙張記錄（符合對紙張要求的前提下），都是符合檔案管理要求的。但是，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位會(huì)議記錄所使用的記錄本規(guī)格不統(tǒng)一，大小記錄本隨意混用，其中使用幅面B5型（210mmX276mm和176mmX250mm）的較多。不僅大小本子混用，而且與法定公文用紙（采用國際標(biāo)準(zhǔn)，幅面A4型297mm×210mm）不統(tǒng)一。這種情況，不便于后期整理歸檔，再者使用本子記錄，查詢利用時(shí)，總是不如“一次會(huì)議為一件”更方便、更安全。還有一點(diǎn)提醒我們，中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文B5型紙沿用幾十年，于2012年7月1日 起廢止，啟用A4型?？梢钥闯觯?guī)范、統(tǒng)一 用紙是發(fā)展趨勢，因此，筆者個(gè)人意見更傾向推薦會(huì)議記錄使用紙張，幅面統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

五、統(tǒng)一會(huì)議記錄格式

會(huì)議記錄基本要素要齊全、完整，記錄格式要統(tǒng)一。為防止記錄的隨意性造成記錄項(xiàng)目缺失，可預(yù)先制作會(huì)議記錄模板。

主要要素包括:

（一）會(huì)議名稱和屆次。

（二）會(huì)議召開的日期（起止時(shí)間），地點(diǎn)。

（三）編頁（凡有文字的頁面以次標(biāo)注頁碼），注明該次會(huì)議記錄總頁數(shù)。

（四）召集人 （主持人）姓名，出席和列席會(huì)議人員的姓名及出席、列席和缺席情況。

（五）會(huì)議記錄人。

（六）會(huì)議議題（多項(xiàng)議題以次列出）。

1. 主持人。

2. 匯報(bào)人。

3. 與會(huì)成員分別發(fā)表意見。

4. 重大事項(xiàng)票決。

5. 決議（多個(gè)會(huì)議議題分別進(jìn)行決議）。

（七）黨政一把手或主持人簽字背書。

綜上所述，要想把會(huì)開好，會(huì)議組織是關(guān)鍵，會(huì)前準(zhǔn)備是前提。規(guī)范高效的會(huì)議，用好記錄人，是做好會(huì)議記錄的基礎(chǔ)。做到會(huì)議記錄要素和內(nèi)容的齊全、完整、真實(shí)、客觀，層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號正確、字跡清晰，不出錯(cuò)別字，達(dá)到以上程度，就是好的會(huì)議記錄。整理歸檔后，會(huì)議記錄將以檔案的身份，獲得永生，向人們隨時(shí)準(zhǔn)確、完整的再現(xiàn)她的前世。