甘揚建

（肇慶市第一人民醫(yī)院 廣東肇慶 526060）

在醫(yī)院建院后，受當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展或醫(yī)療行業(yè)發(fā)展影響，院區(qū)規(guī)劃規(guī)模隨之壯大、醫(yī)院基礎設施更為完善，醫(yī)院基建工程增多。醫(yī)院基建工程立項、設計、招投標、施工及驗收等階段的資料，可為基建工程的應用和運維提供幫助。就此，醫(yī)院需做好工程基礎設施檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)運行。

一、醫(yī)院工程基礎設施檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院工程基礎設施檔案管理的重要性

與其他檔案有所差異，醫(yī)院工程基礎設施檔案不僅具備原始記錄性，還具備實用性及成套性，全面記錄了醫(yī)院各類基建工程的建設與規(guī)劃過程，是醫(yī)院建設與發(fā)展的第一手資料。通過對醫(yī)院工程基礎設施檔案的開發(fā)，可使醫(yī)護人員了解醫(yī)院的發(fā)展歷史，為醫(yī)院的擴建或改建提供參考。例如，在2003年SARS病毒爆發(fā)后，北京中日友好醫(yī)院被選為SARS專病醫(yī)院，只用于接收非典患者。而非典專病醫(yī)院的病房規(guī)模與綜合醫(yī)院有所差異，管理者在重大任務緊迫要求下，立即調(diào)用醫(yī)院檔案室的基建檔案資料，明確醫(yī)院病房的建設規(guī)格和設計圖紙，找出醫(yī)院病房改進方案，僅用兩周時間就完成了非典專病醫(yī)院的改造工程，為抵御SARS病毒爭取了時間。

（二）醫(yī)院工程基礎設施檔案管理的不足

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動了醫(yī)院的信息化及智能化發(fā)展，而醫(yī)院基建檔案管理在信息化方面稍顯不足，體現(xiàn)在以下幾點：第一，醫(yī)院并未制定完善的檔案管理制度，檔案管理人員仍采用人工方式歸檔基建檔案，檔案管理效率偏低，且易出現(xiàn)失誤、遺漏或丟失現(xiàn)象；第二，醫(yī)院構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)不完善，軟件與硬件設施不全面，紙質(zhì)檔案并未全面掃描為電子檔案，且系統(tǒng)的檢索功能不完善，醫(yī)護人員需多次點擊分類，查找所需的檔案資料，信息資源利用率偏低；第三，醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)良莠不齊，部分管理人員對檔案管理規(guī)范認識不足，難以規(guī)范操作檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作的規(guī)范性、標準化、精細化不足，阻礙基建檔案的優(yōu)勢與作用發(fā)揮[1]。

二、醫(yī)院工程基礎設施檔案管理信息化建設

（一）制定完善檔案管理制度

管理制度是檔案管理人員開展信息化管理的指導性文件，對于醫(yī)院基建工程檔案而言，管理者需遵循《檔案法》及《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院基建工程特點，制定完善的管理制度。以檔案管理信息化水平較高的某醫(yī)院為例，其管理者制定的檔案管理制度如下：第一，歸檔雙軌制，檔案管理人員在歸檔資料時，需按照紙質(zhì)資料一份、電子檔案一份的規(guī)則，保存檔案資料，電子檔案的錄入、索引及目錄編寫參照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》；第二，檔案信息收集制度，要求與醫(yī)院基建工程相關(guān)的各部門與人員，按照規(guī)定格式整理資料，統(tǒng)一交由檔案管理人員，再由檔案管理人員按照歸檔雙軌制保存；第三，檔案信息服務制度，醫(yī)院構(gòu)建檔案信息管理平臺，根據(jù)醫(yī)護人員的不同等級，設置不同的權(quán)限，各級權(quán)限的用戶可查閱的檔案信息有所不同，在保障和醫(yī)院基建檔案保密性的同時，為醫(yī)院基建檔案的開發(fā)利用提供支持。

（二）加強檔案管理系統(tǒng)建設

在信息化檔案管理中，檔案信息管理系統(tǒng)或平臺的構(gòu)建是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院可與軟件企業(yè)合作，由基建部門、檔案管理部門派遣人員與開發(fā)人員溝通，明確醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)的需求，引進先進技術(shù)，構(gòu)建完善檔案管理系統(tǒng)，為檔案信息化管理奠定基礎。以某醫(yī)院構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)為例，該醫(yī)院引進基建檔案集成處理技術(shù)，可在線上完成基建檔案的收集、整合、處理與分析流程，具體軟件建設流程如下：第一，數(shù)據(jù)收集，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展基建檔案的數(shù)字化解析，將原始數(shù)據(jù)及解析結(jié)果錄入到基建數(shù)據(jù)庫中；第二，數(shù)據(jù)檢索，為醫(yī)護人員檔案查閱的便捷性，醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)設置數(shù)據(jù)檢索功能，根據(jù)“關(guān)鍵詞”“崗位”及“類別”等信息，設置如“審批”“驗收”及“竣工”等關(guān)鍵詞；第三，數(shù)據(jù)處理，在用戶檢索到所需數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)可根據(jù)用戶權(quán)限，為其提供相關(guān)解析結(jié)果，推動檔案信息資源的開發(fā)與利用。

（三）加強檔案管理硬件建設

為保障檔案管理系統(tǒng)的可靠運行，醫(yī)院需配備完善的硬件設施，包括網(wǎng)絡設備、光端設備、安全設備、服務器及存儲設備等。具體設備配置需參照檔案管理系統(tǒng)運行需求，在第二節(jié)提到的檔案管理系統(tǒng)中，需配合以下硬件設備：（1）數(shù)據(jù)庫服務器，負責數(shù)據(jù)庫的運行、存儲數(shù)據(jù)資料，提供數(shù)據(jù)檢索或查詢服務；（2）檔案檢索與OCR識別服務器，負責檔案管理系統(tǒng)的全文檢索索引，播放視頻或圖像類檔案信息；（3）應用服務器，負責web服務，該系統(tǒng)安裝兩臺WEB LOGIC服務器，兩者相互備份，保障檔案存儲安全；（4）掃描儀，為實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，醫(yī)院配備了工程掃描儀、高速文檔掃描儀，可用于掃描不同類型與幅面的資料，為檔案管理人員歸檔提供便利。

（四）加強檔案管理人才培養(yǎng)

在檔案管理信息化中，檔案管理人員與管理系統(tǒng)相輔相成，二者協(xié)調(diào)配合，方可提升檔案信息化水平及管理成效，發(fā)揮檔案管理功能。在完善檔案管理系統(tǒng)的同時，醫(yī)院需做好檔案管理人才的培養(yǎng)，確保檔案管理人員可高效應用信息系統(tǒng)。在檔案歸檔規(guī)范中，要求檔案管理人員根據(jù)工程招投標、消防工程、水電安裝、土建工程、財務管理、竣工報告等文件類型，開展分類歸檔處理，并按照統(tǒng)一格式和順序，存儲檔案；在檔案管理系統(tǒng)操作中，檔案管理人員需掌握掃描儀器及系統(tǒng)的操作流程，按照規(guī)范流程控制管理系統(tǒng)，完成自動化檔案管理工作。[2]

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院工程基礎設施檔案屬于醫(yī)院的重要信息資源，管理者需結(jié)合檔案管理薄弱之處，加強信息化建設。通過本文的分析可知，醫(yī)院需制定完善的檔案管理制度，加強檔案管理軟件、硬件及人才建設，從制度、平臺、設備及人力四方面，推動檔案管理信息化發(fā)展，為醫(yī)院健康發(fā)展提供信息資源保障。