文·孫祥雷

當前人類社會生活中充斥著海量的數(shù)據(jù)，不同的數(shù)據(jù)在我們的生活扮演著不同的角色，數(shù)據(jù)資源成為我們?nèi)粘Ｉ畈豢苫蛉钡闹匾M成。擁有并做好信息資源的管理工作，對于人類社會的發(fā)展以及經(jīng)濟活動的開展有著極為重要的意義。檔案管理工作作為一種充分體現(xiàn)寶貴信息資源價值的活動，充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，推動檔案管理信息體系的建設，已經(jīng)成為了時代發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案數(shù)字化與信息化建設的優(yōu)勢

（一）提升檔案管理的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不僅需要大量的空間存儲檔案資源，而且還要嚴格地按照要求，做好紙質(zhì)檔案信息的防潮、防火以及防蟲等工作，增加了檔案管理人員的工作強度。信息化技術不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理加以推廣和應用，也就相應的減少了紙質(zhì)檔案管理工作強度，保證檔案管理中的效率的提升。利用數(shù)字化進行檔案管理，將時空拘束予以沖破，檔案管理和社會發(fā)展同步性節(jié)奏加快，檔案管理效率也就不斷的提升。

（二）提升檔案保存全面性

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言保存較為零散，因此在整理時經(jīng)常會有檔案資料不全的狀況或者是信息不對稱的問題，究其根本就是紙質(zhì)檔案的這一保管特征決定的。通過數(shù)字化檔案管理形式，將檔案材料的相關內(nèi)容輸入至網(wǎng)絡系統(tǒng)中，然后統(tǒng)一地進行檔案信息內(nèi)容的編碼和保存，確保所有的檔案及時歸檔。這樣，人們進行檔案資料的查閱，檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)性也就不斷提升，通過檢索就可以快速地實現(xiàn)相關信息的查詢，促進檔案的保存。

二、檔案數(shù)字化與信息化建設的策略

數(shù)字化檔案的管理實際中，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比優(yōu)勢較大。因此，作為檔案管理部門應當重視信息化檔案的管理，建立健全數(shù)字化檔案以及信息化檔案的建設網(wǎng)絡，保證檔案管理工作的效率提升。

（一）構建數(shù)字化檔案安全風險機制

檔案管理部門在應用數(shù)字化檔案管理模式時，必須嚴格地按照要求做好計算機等網(wǎng)絡信息化進出口的控制工作。根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求，所有的網(wǎng)絡鏈接以及檔案電子數(shù)據(jù)信息必須經(jīng)過加密處理后才能進行傳輸和保存。為提升檔案信息的安全性能，作為檔案管理部門，在進行檔案資料的查詢中，應當進行相應的身份認證以及防火墻等形式，保證數(shù)據(jù)的安全性能，對于數(shù)字化檔案加強監(jiān)控，對每一個環(huán)節(jié)都要嚴密地監(jiān)控，保證數(shù)字檔案管理細節(jié)的嚴密性，同時對于數(shù)字化檔案需要定期的進行檢查以及維護工作，以有效地解決系統(tǒng)漏洞，有效地避免數(shù)據(jù)檔案信息的缺失問題，為檔案工作的展開創(chuàng)設良好的氛圍。

（二）完善檔案的數(shù)字化技術管理模式

1.電子副本的建立。由于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息在查閱活動調(diào)取等過程中，有可能會出現(xiàn)抽、撤、改等檔案原始材料的現(xiàn)象，所以檔案管理工作人員必須先做好紙質(zhì)檔案的分類和識別工作，然后再利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備和技術進行數(shù)據(jù)信息的整理，最終形成符合要求的檔案數(shù)據(jù)資料。在這一進程中，作為檔案管理人員需要結(jié)合計算機網(wǎng)絡，進行相應的電子版數(shù)據(jù)庫的建立，防止原始檔案出現(xiàn)損毀以及丟失等問題出現(xiàn)，同時對于檔案之間的交接以及清點，也降低了難度，保證了檔案管理效率的提升。

2.建立充分體現(xiàn)行業(yè)特點的檔案管理數(shù)據(jù)庫。為了充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理模式具有的高效、安全、優(yōu)越等各方面的優(yōu)勢，檔案管理部門必須充分重視體現(xiàn)行業(yè)特點檔案數(shù)據(jù)庫建設工作的重要性。按照行業(yè)的特點，做好檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，充分發(fā)揮軟件系統(tǒng)的安全、高效等優(yōu)勢，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

3.數(shù)據(jù)庫搜索引擎的建立。檔案管理工作的效率的提升，需要檔案管理部門的全力配合，其應當依據(jù)當前的時代要求，建設更為簡單方便的信息搜索引擎，以此更好地做好管理人員的記錄以及對檔案的出庫、入庫可以第一時間知曉，檔案管理流程有效縮減，保證了檔案管理工作的效率。

（三）加快數(shù)字化檔案管理工作

1.重視檔案價值，以此更好地保證我國檔案管理的數(shù)字化建設。現(xiàn)代信息化時代之下，紙質(zhì)檔案管理諸多劣勢已經(jīng)不適應當前的時代發(fā)展要求，因此檔案管理部門需要強化進行數(shù)字化檔案管理工作，同時一些重點項目配合紙質(zhì)檔案的規(guī)范。

2.根據(jù)當前的時代規(guī)范需要，進行數(shù)字檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。對相應的檔案數(shù)據(jù)資源予以整合歸納，結(jié)合以人為本的理念，有效地推動信息化建設工作的展開，保證檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的水平，真正發(fā)揮檔案管理工作的實際效應。

3.檔案信息化專業(yè)人才培養(yǎng)力度的加強。檔案管理人員自身理論技術與管理水的高低是影響數(shù)字信息化檔案管理效率高低的重要因素。所以，檔案管理部門應該根據(jù)數(shù)字信息化檔案管理的要求，選拔和培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高、政治素質(zhì)過硬、具備高度責任心且掌握現(xiàn)代化數(shù)字信息化檔案管理技術和方法的優(yōu)秀人才，同時加大檔案管理人員專業(yè)知識和技術培養(yǎng)的力度，才能在促進檔案數(shù)據(jù)管理效率不斷提升的同時，確保檔案信息管理的準確性與安全性。

綜上，數(shù)字化時代信息檔案化管理已成為時代的主流，作為檔案管理部門應當順應這一潮流，改革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理規(guī)范，更加合理地推進我國檔案管理信息化的進程。在市場經(jīng)濟體制改革的影響下，人才已經(jīng)成為了社會競爭的核心資源，所以檔案管理部門必須采取積極有效的措施，提高自身檔案管理水平的不斷提高，才能從根本上促進檔案利用效率的有效提高。