摘 要：在推進(jìn)世界一流體育大學(xué)治理現(xiàn)代化的征程中，在學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展和外延式發(fā)展的重要節(jié)點(diǎn)，高校后勤處作為提供全校師生、教職工教學(xué)、科研、訓(xùn)練和生活的重要保障機(jī)構(gòu)，其辦公室主任必須明確自身信息樞紐、執(zhí)行督促、協(xié)調(diào)組織、參謀助手的崗位職責(zé)。同時(shí)，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，嚴(yán)格自我要求，堅(jiān)持細(xì)節(jié)決定成敗，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。

關(guān)鍵詞：后勤管理;辦公室主任;崗位職責(zé)

一、 引言

高校辦公室主任作為職能服務(wù)部門(mén)重要的管理崗位，承擔(dān)著信息樞紐、執(zhí)行督促、協(xié)同組織、參謀助手、管理服務(wù)等職責(zé)。辦公室工作質(zhì)量和效率水平的高低直接關(guān)系到部門(mén)信息上傳下達(dá)、政策落地執(zhí)行、育人效果等各層面的工作成果。辦公室主任作為辦公室主要責(zé)任人，強(qiáng)調(diào)必須明確自身崗位職責(zé)、強(qiáng)調(diào)在工作過(guò)程中不斷采取各種措施提升個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的綜合實(shí)力，嚴(yán)以律己、以上率下，保障職能部門(mén)的管理水平不斷提升。

二、 辦公室主任的崗位職責(zé)

（一）信息樞紐

辦公室是職能部門(mén)各類決策、通知、信息順暢流轉(zhuǎn)的重要樞紐，負(fù)責(zé)收發(fā)處理各類公函、文件、報(bào)表，既要將學(xué)校下達(dá)的重要決策、精神、任務(wù)準(zhǔn)確及時(shí)地傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)，又要將教職工的反饋匯報(bào)給學(xué)校，同時(shí)還要協(xié)調(diào)好同校內(nèi)各部門(mén)院系、部門(mén)內(nèi)部之間、校外各類企業(yè)人員的信息流轉(zhuǎn)工作。要做到“上傳下達(dá)、信息互通”，特別需要注意是避免僅僅做一個(gè)“二傳手”。在日常工作中，很多辦公室人員習(xí)慣看到通知和信息后“一鍵轉(zhuǎn)發(fā)”，不去仔細(xì)研究文件精神和重點(diǎn)內(nèi)容，簡(jiǎn)單操作，敷衍了事。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)文山文海，浪費(fèi)時(shí)間精力去解讀文件，找出工作思路和重點(diǎn)內(nèi)容;各中心科室面對(duì)大量信息，也容易遺漏和忽視，直接影響了信息的有效傳達(dá)。

（二）執(zhí)行督促

“三分部署，七分落實(shí)?！比绻麩o(wú)法將計(jì)劃、決策落地落實(shí)，那么一切戰(zhàn)略規(guī)劃只能是鏡中花、水中月，成了紙上談兵。辦公室要深刻理解并踐行自身執(zhí)行督促職能，推動(dòng)落實(shí)、執(zhí)行落實(shí)、督促落實(shí)。想要履行好抓落實(shí)，第一，要做到及時(shí)傳達(dá)，前文提到避免僅做“二傳手”，信息無(wú)法形成閉環(huán)流通，只是傳出，而沒(méi)有回音是不行的，做到急事急辦、特事特辦，分輕重、大小抓落實(shí)，努力做到只要有部署就有回應(yīng)，只要有情況就有反饋;第二，強(qiáng)調(diào)督查催辦，把握部門(mén)決策重點(diǎn)督查，關(guān)注重難點(diǎn)反復(fù)督查，圍繞領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)件專項(xiàng)督查，把執(zhí)行督促職能貫徹在部門(mén)工作落實(shí)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）協(xié)調(diào)組織

辦公室主任的協(xié)調(diào)組織工作是多層面多維度的，他涉及上下協(xié)調(diào)、左右協(xié)調(diào)，工作的落實(shí)落地離不開(kāi)辦公室的協(xié)調(diào)組織。例如：在上級(jí)任務(wù)下達(dá)到部門(mén)后，如何讓各中心科室理解工作重難點(diǎn)并順利接受，就需要辦公室協(xié)調(diào);某項(xiàng)任務(wù)涉及各部門(mén)通力完成，如何分清主次責(zé)任，區(qū)別主要責(zé)任部門(mén)和協(xié)同部門(mén)等，也需要辦公室的協(xié)調(diào);在舉辦各類會(huì)議的過(guò)程中，涉及各部門(mén)及校外人員，也離不了辦公室的溝通組織。

（四）參謀助手

目前來(lái)說(shuō)，高校職能部門(mén)辦公室主任一般“身兼數(shù)職”，包括但不限于黨務(wù)辦公室負(fù)責(zé)人、黨總支組織員、安全管理員、資產(chǎn)管理員、保密員等，高度參與了本部門(mén)行政事務(wù)、黨務(wù)事務(wù)等多層面的工作。做好部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)班子的“智囊”，這就需要辦公室主任貫徹“終身學(xué)習(xí)”“全面學(xué)習(xí)”的理念，成為“多面手”，就要從戰(zhàn)略思維、知識(shí)體系、能力培養(yǎng)等全方面努力做到和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”。

三、 工作思考

（一）嚴(yán)格自我要求

辦公室作為部門(mén)中心樞紐部門(mén)，辦公室主任更要做到嚴(yán)以律己，以上率下。提高政治站位，嚴(yán)守規(guī)矩意識(shí)和紀(jì)律要求，在大是大非前立場(chǎng)堅(jiān)定旗幟鮮明;提高思想覺(jué)悟，講政治、講大局，不計(jì)得失、甘愿奉獻(xiàn)，及時(shí)化解可能產(chǎn)生的一些摩擦和誤會(huì);從嚴(yán)工作標(biāo)準(zhǔn)，辦公室工作節(jié)奏快，事情多頭緒雜，要確保不因情況緊急而盲目處理、不因事情繁雜而忽略小事、不因事情日常而掉以輕心;靠前指揮團(tuán)隊(duì)，勇于擔(dān)當(dāng)，后勤作為一線保障部門(mén)，要處理各類突發(fā)事件，時(shí)常需要在8小時(shí)外和寒暑假干工作，這時(shí)候就需要辦公室主任有先必爭(zhēng)、開(kāi)拓進(jìn)取。

（二）細(xì)節(jié)決定成敗

辦公室主任具有上傳下達(dá)的職能，某種意義上在說(shuō)話辦事時(shí)代表著領(lǐng)導(dǎo)班子的相關(guān)精神，如果說(shuō)錯(cuò)話可能會(huì)引起不必要的誤解，如果表錯(cuò)態(tài)可能會(huì)引發(fā)錯(cuò)誤的輿論導(dǎo)向，從而影響大局。因此，辦公室主任一定要管理好自身及下屬人員，確立“細(xì)節(jié)決定成敗”的工作態(tài)度。辦文要提前整理資料，反復(fù)推敲后方可公布;辦事要預(yù)判準(zhǔn)確，先請(qǐng)示后行動(dòng);辦會(huì)要針對(duì)會(huì)議類型、參會(huì)人員、議程等斟酌再三，確保協(xié)商共贏的局面。

（三）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

要確保后勤“服務(wù)育人”效果充分發(fā)揮，辦公室主任就要帶領(lǐng)員工強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。要從被動(dòng)履行到主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，急部門(mén)之所急、思領(lǐng)導(dǎo)之所思、解基層之所惑，盡自己所能解決部門(mén)“急難愁盼”的諸多問(wèn)題。同時(shí)，從心出發(fā)，真正轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，用真誠(chéng)的態(tài)度做領(lǐng)導(dǎo)和基層之間的潤(rùn)滑劑，堅(jiān)決杜絕辦公室“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的工作作風(fēng)。

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作者簡(jiǎn)介：

嚴(yán)蕾，成都體育學(xué)院。