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用友ERP―U8V10.1供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理常見問題解析

2019-12-12 10:05李霞林王國清
中國管理信息化 2019年21期
關(guān)鍵詞:單據(jù)記賬入庫

李霞林 王國清

[摘? ? 要] 會計電算化是高校會計專業(yè)的一門專業(yè)核心課程,為培養(yǎng)既精通理論知識也熟練掌握財務(wù)會計應(yīng)用的高素質(zhì)復(fù)合型人才助力。為更好地滿足ERP財務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件實訓(xùn)教學(xué)需要,本文對供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理教學(xué)中出現(xiàn)的問題進行了總結(jié)與歸納,并提出問題解決方案,期望能對ERP-U8V10.1軟件實訓(xùn)教學(xué)和相關(guān)使用者提高教學(xué)和工作效率有所裨益。

[關(guān)鍵詞] 用友ERPU8V10.1;供應(yīng)鏈;采購;銷售

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 029

[中圖分類號] F232? ? [文獻標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194(2019)21- 0075- 04

0? ? ? 引? ? 言

供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的處理是會計電算化或財務(wù)軟件應(yīng)用教學(xué)中的重要內(nèi)容,主要包括采購和銷售業(yè)務(wù),涉及的功能模塊有采購與應(yīng)付款管理模塊、銷售與應(yīng)收款管理模塊、庫存管理模塊和存貨核算模塊。由于該類業(yè)務(wù)涉及多個部門,加上業(yè)務(wù)處理過程中單據(jù)傳遞的連貫性,使得處理流程較復(fù)雜,學(xué)生不易掌握其設(shè)計原理和操作方法。尤其是操作過程中出現(xiàn)問題后,如果不解決則無法進行后續(xù)操作,對學(xué)生學(xué)習(xí)積極性影響較大,也給實訓(xùn)教學(xué)帶來不小的困難。

為了培養(yǎng)全面素質(zhì)的職業(yè)人才,我們不但要教會學(xué)生正確的工作方法、工作過程,還要教會他們?nèi)绾慰焖俳鉀Q實際應(yīng)用中出現(xiàn)的各類問題。本文針對學(xué)生在供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理操作過程中出現(xiàn)的各種問題進行了歸納、總結(jié),并提出相應(yīng)的解決方案,以幫助學(xué)生更好的理解供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)設(shè)計原理和操作流程,從而更全面、更熟練地掌握ERP軟件的操作與應(yīng)用。

1? ? ? 供應(yīng)鏈管理模塊簡介

供應(yīng)鏈管理是用友ERP-U8管理系統(tǒng)的重要組成部分,它是以企業(yè)購銷存業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的各項活動為對象,不僅記錄各項業(yè)務(wù)的發(fā)生、還有效跟蹤其發(fā)展過程,為財務(wù)核算、業(yè)務(wù)分析、管理決策提供依據(jù),并實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化全面管理,實現(xiàn)物流、資金流管理的統(tǒng)一。

用友ERP-U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)主要包括采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等幾個模塊,主要完成對采購、銷售、庫存業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制和對存貨出入庫成本的核算。

2? ? ? 供應(yīng)鏈模塊日常業(yè)務(wù)典型問題診斷與處理

2.1? ?采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)典型問題診斷與處理

(1)進行受托代銷業(yè)務(wù)處理填制采購訂單時找不到相應(yīng)存貨,該存貨已經(jīng)在存貨檔案中設(shè)置。

原因分析:出現(xiàn)該問題的原因可能是在進行存貨檔案設(shè)置時,存貨屬性項目未勾選“受托代銷”選項。

處理辦法:在“基礎(chǔ)設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—存貨—存貨檔案”功能下修改存貨檔案,勾選“受托代銷”屬性。修改完成后重新登錄系統(tǒng)即可。

(2)錄入采購訂單時參照不到“受托代銷”業(yè)務(wù)類型或采購類型。

原因分析:如果是參照不到業(yè)務(wù)類型,是因為在進行采購管理模塊參數(shù)設(shè)置時未在“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”選項卡中勾選“啟用受托代銷”業(yè)務(wù)選項;如果是參照不到采購類型,是因為在進行采購類型基礎(chǔ)檔案設(shè)置時未設(shè)置該類型。

處理辦法:參照不到業(yè)務(wù)類型時,在“采購管理—設(shè)置—采購選項”功能下的“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”選項卡勾選“啟用受托代銷”業(yè)務(wù)選項,確認(rèn)后重新登錄系統(tǒng)再進行操作。參照不到采購類型,則只需在“基礎(chǔ)設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—業(yè)務(wù)—采購類型”功能下增加“受托代銷”采購類型。

(3)參照到貨單生成采購入庫單的業(yè)務(wù)類型不能修改。

原因分析:由于采購入庫單是參照生單,其業(yè)務(wù)類型繼承了到貨單的業(yè)務(wù)類型,本入庫單不能修改。

處理辦法:先由到貨單填制人在“采購管理—采購到貨—到貨單”功能下修改其業(yè)務(wù)類型,再生成入庫單時直接繼承其業(yè)務(wù)類型。

(4)無法手工錄入采購入庫單。

原因分析:如果在采購選項中設(shè)置了“普通業(yè)務(wù)必有訂單”,則采購入庫單不能手工錄入,只能通過“生單”功能,參照生成采購入庫單。

處理辦法:若要手工錄入采購入庫單,需要在“采購管理—設(shè)置—采購選項”功能下的“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”選項卡將參數(shù)“普通業(yè)務(wù)必有訂單”選項取消。

(5)填制采購入庫單時,查詢不到已設(shè)置的倉庫信息。

原因分析:該操作員沒有倉庫查詢權(quán)限。

處理辦法:在系統(tǒng)服務(wù)菜單的“權(quán)限—數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能下,設(shè)置該操作員倉庫業(yè)務(wù)對象的查詢與刪改等操作權(quán)限。

(6)無法錄入采購專用發(fā)票,只能填制采購普通發(fā)票。

原因分析:未在基礎(chǔ)檔案設(shè)置有關(guān)開戶銀行信息。只有設(shè)置了開戶銀行相關(guān)信息后,才能填寫采購專用發(fā)票,否則只能填寫采購普通發(fā)票。

處理辦法:在“基礎(chǔ)設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—銀行檔案”和“基礎(chǔ)設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—本單位開戶銀行”功能下完善開啟銀行信息后,再來填制采購專用發(fā)票。

(7)不能對采購發(fā)票進行修改。

原因分析:采購發(fā)票不能修改,往往是因為已經(jīng)進行了后續(xù)的業(yè)務(wù)處理,如已對該發(fā)票進行了審核、結(jié)算,或已根據(jù)該發(fā)票完成了存貨記賬并制單,已經(jīng)對該發(fā)票相關(guān)的應(yīng)付款項進行了確認(rèn)和制單,即完成了后續(xù)業(yè)務(wù)操作。

處理辦法:在已經(jīng)對相關(guān)發(fā)票進行了后續(xù)操作的情況下,如果發(fā)現(xiàn)錯誤需要修改,必須進行所有后續(xù)操作的逆操作。如采購發(fā)票已經(jīng)審核與制單,則需要首先執(zhí)行“應(yīng)付款管理—單據(jù)查詢—憑證查詢”功能,在該功能下刪除相關(guān)憑證,然后執(zhí)行“應(yīng)付款管理—應(yīng)付單據(jù)處理—應(yīng)付單據(jù)審核”功能,在該功能下取消單據(jù)審核。完成該兩項操作后,即可進行發(fā)票修改。

(8)不能錄入期初采購入庫單,只能錄入采購入庫單。

原因分析:采購入庫單在采購期初“記賬前”和“記賬后”兩種狀態(tài)下錄入的單據(jù)是不同的。采購期初記賬前,執(zhí)行“采購入庫—采購入庫單”功能,系統(tǒng)顯示“期采購入庫單”,該狀態(tài)下可新增錄入上月已入庫的相應(yīng)存貨。而采購期初記賬后,再次執(zhí)行“采購入庫—采購入庫單”,則系統(tǒng)只能錄入該月新增入庫的存貨。

處理辦法:先在“采購管理—設(shè)置—采購期初記賬”功能下取消采購期初記賬,然后執(zhí)行“采購入庫一采購入庫單”功能,錄人期初入庫單。

(9)無法取消采購期初記賬。

原因分析:該種情況可能有幾種原因。第一,存貨核算模塊已期初記賬導(dǎo)致采購管理模塊無法取消期初記賬。第二,執(zhí)行期初記賬后又處理了當(dāng)月新業(yè)務(wù),如某筆采購業(yè)務(wù)已完成采購結(jié)算,導(dǎo)致取消采購期初記賬功能不可用。

處理辦法:如果是第一種原因,則只需要在“存貨核算—初始設(shè)置—期初數(shù)據(jù)—期初余額”功能下,對各倉庫數(shù)據(jù)執(zhí)行“恢復(fù)”操作,取消存貨期初記賬。然后,返回采購管理模塊,在“采購管理—設(shè)置—采購期初記賬”功能下執(zhí)行取消采購期初記賬操作。如果是第二種原因,則可通過“采購結(jié)算”菜單下的“結(jié)算單列表”子菜單刪除對應(yīng)的采購結(jié)算單,再返回期初狀態(tài)即可取消期初記賬。

提示:如果本月采購業(yè)務(wù)已經(jīng)作了后續(xù)處理如付款核銷、成本結(jié)轉(zhuǎn)等操作,則需要對該業(yè)務(wù)進行逆向操作,直到取消所有操作為止,才能返回期初狀態(tài)。

(10)不能參照采購訂單生成采購到貨單或入庫單。

原因分析:采購到貨單既可以手工錄入,也可以根據(jù)已審核的采購訂單參照生單。無法參照訂單生成到貨單可能是因為已生成的采購訂單尚未審核或已經(jīng)關(guān)閉。尚未審核的單據(jù)不能傳遞到下一環(huán)節(jié),同樣已經(jīng)審核但已關(guān)閉的單據(jù)也不能進入下一環(huán)節(jié)。即不能由未審核或已關(guān)閉的采購訂單參照生成采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票。

處理辦法:查看采購訂單列表中的對應(yīng)訂單,如果未審核則進行審核處理,如果已關(guān)閉則重新打開已關(guān)閉的采購訂單。

(11)采購入庫單和采購發(fā)票不能自動結(jié)算。

原因分析:采購結(jié)算是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單核算采購入庫成本,執(zhí)行采購結(jié)算功能系統(tǒng)自動生成采購結(jié)算單。自動結(jié)算時系統(tǒng)根據(jù)符合結(jié)算條件的采購入庫單和采購發(fā)票進行結(jié)算,也就是說二者必須同時存在才可自動結(jié)算,缺一不可。

處理辦法:不能完成自動結(jié)算,首先應(yīng)考慮上述兩種單據(jù)是否都存在,可查看采購入庫單列表和采購發(fā)票列表。其次,可查看該單據(jù)是否已在采購發(fā)票錄入環(huán)節(jié)執(zhí)行過結(jié)算。已在發(fā)票錄入窗口完成結(jié)算的單據(jù)不能再次結(jié)算。第三,應(yīng)對上下游單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性進行檢驗,即該發(fā)票是根據(jù)采購入庫單生成的,還是手工錄入的。如果是參照生成的且沒有結(jié)算,可通過“自動結(jié)算”菜單完成結(jié)算,反之則需再增加結(jié)算條件才能完成結(jié)算。

(12)進行手工結(jié)算時查詢不到相應(yīng)的采購運費發(fā)票。

原因分析:采購運費是要進行分?jǐn)偺幚聿⒂嬋氩少彸杀镜?,自動結(jié)算功能默認(rèn)處理采購入庫單和采購發(fā)票,對采購運費發(fā)票不能結(jié)算,此時應(yīng)選擇手工結(jié)算模式。如果進行手工結(jié)算時查詢不到相應(yīng)的采購運費發(fā)票,可能是操作員已經(jīng)先將采購發(fā)票和采購入庫單進行了結(jié)算,而剩下了采購運費發(fā)票未進行處理。所以應(yīng)刪除已結(jié)算的該筆業(yè)務(wù)生成的結(jié)算單。選擇對采購發(fā)票、采購入庫單和采購運費發(fā)票先分?jǐn)偤筮M行手工結(jié)算。

處理辦法:首先,查看采購結(jié)算單列表中是否存在對該筆業(yè)務(wù)的采購發(fā)票和采購入庫單進行了自動結(jié)算的單據(jù)。如果有,則應(yīng)刪除該結(jié)算單。其次,執(zhí)行“采購管理—采購結(jié)算—手工結(jié)算”功能,在該窗口執(zhí)行“選單”操作,查詢需要進行結(jié)算的發(fā)票(含采購發(fā)票和采購運費發(fā)票)和入庫單,然后對發(fā)票和入庫單選擇分?jǐn)偡绞剑ò磾?shù)量或金額)進行費用分?jǐn)?,最后再進行結(jié)算。

提示:“營改增”后用友ERP—U8軟件雖然考慮了“營改增”的相關(guān)政策,但是填制采購運費發(fā)票只能通過采購專用發(fā)票的方式錄入。該項操作的前提是先在存貨檔案里添加“運輸費”這種存貨,并設(shè)置其屬性為“應(yīng)稅勞務(wù)”。也就是說,用友ERP—U8軟件是將運費作為應(yīng)稅勞務(wù)存貨來處理的。

(13)在采購業(yè)務(wù)處理時,已經(jīng)參照采購訂單生成了采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票,并進行了采購結(jié)算,卻發(fā)現(xiàn)采購訂單有錯。

原因分析:采購到貨單根據(jù)采購訂單生單,采購入庫單根據(jù)藍字采購到貨單生單,采購發(fā)票一般根據(jù)采購入庫單生單,當(dāng)采購訂單輸入錯誤之后,采購業(yè)務(wù)流程下的一系列單據(jù)都是錯誤的,沒有生成下游單據(jù)的采購結(jié)算單可以直接修改或刪除,已生成下游單據(jù)的采購發(fā)票、采購入庫單、采購到貨單、采購訂單則不能直接修改或刪除,需要先刪除下游的單據(jù)才可進行修改或刪除。

處理辦法:①在“供應(yīng)鏈—采購管理—采購結(jié)算—結(jié)算單列表”功能下,選中錯誤結(jié)算單,刪除。

②在“供應(yīng)鏈—采購管理—采購發(fā)票—采購發(fā)票”列表,選中錯誤的發(fā)票,刪除。

③在“供應(yīng)鏈—庫存管理—入庫業(yè)務(wù)—采購入庫單”功能下,選中錯誤的采購入庫單,先棄審后刪除。

④在“供應(yīng)鏈—采購管理—采購到庫—到庫單”列表,選中錯誤的采購到貨單,先棄審后刪除。

⑤在“供應(yīng)鏈—采購管理—采購訂單—采購訂單”列表,選中錯誤的采購訂單,先棄審后修改。

所有逆操作完成后,再按正常采購業(yè)務(wù)流程執(zhí)行順向操作即可。

(14)無法完成采購月末結(jié)賬。

原因分析:月末結(jié)賬環(huán)節(jié)不能結(jié)賬,往往是因為該月采購業(yè)務(wù)未進行完相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理, 比如暫估業(yè)務(wù)是否已完成暫估成本的處理,到貨入庫的存貨是否已在存貨核算模塊完成采購成本確認(rèn),所有的采購業(yè)務(wù)是否已完成采購結(jié)算,所有到貨入庫的存貨是否已在存貨賬簿中進行單據(jù)記賬,所有倉庫是否都已完成采購成本的期末計價等。

處理辦法:先檢查有哪些未完成的業(yè)務(wù),先完成業(yè)務(wù)處理,再進行結(jié)算處理。

2.2? ?銷售與應(yīng)收業(yè)務(wù)典型問題診斷與處理

(1)銷售人員在開具銷售專用發(fā)票時,不能保存和審核,系統(tǒng)彈出“庫存現(xiàn)存量控制檢查─以下存貨可用量不足”提示??蓹z查發(fā)現(xiàn)庫存期初數(shù)據(jù)已錄入,現(xiàn)庫存數(shù)滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)量需求。

原因分析:當(dāng)庫存期初數(shù)據(jù)錄入后如果沒有進行批審,庫存數(shù)據(jù)無法傳遞到其他系統(tǒng),庫存數(shù)滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)量需求,但在銷售管理模塊保存銷售專用發(fā)票時仍會提示庫存可用量不足。

處理辦法:在“庫存管理—初始設(shè)置—期初結(jié)存”功能下對各個倉庫分別進行批審。在對庫存期初數(shù)據(jù)進行批審時還要注意變換倉庫,對每個倉庫都進行批審。

(2)錄入銷售專用發(fā)票時,發(fā)票號不能修改。

原因分析:未在單據(jù)編碼設(shè)置中設(shè)置可修改銷售專用發(fā)票號。

處理辦法:在“基礎(chǔ)設(shè)置—單據(jù)設(shè)置—單據(jù)編號設(shè)置”功能下修改銷售發(fā)票單據(jù)編碼設(shè)置。

(3)具有應(yīng)收單據(jù)審核權(quán)限的操作員在審核應(yīng)收單據(jù)時查詢不到應(yīng)收單。

原因分析:該操作員無權(quán)限查看其他操作員填制的單據(jù)。

供應(yīng)鏈系統(tǒng)有三個權(quán)限設(shè)置,即模塊權(quán)限、功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。通過三個權(quán)限交叉設(shè)置來進行相關(guān)的權(quán)限控制。操作員能進入企業(yè)應(yīng)用平臺中的應(yīng)付單據(jù)審核界面,說明模塊權(quán)限和功能權(quán)限已設(shè)置正確。在數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置中查看是否對用戶進行了控制,在對用戶進行控制的前提下,操作員不能對單據(jù)或憑證進行查詢、刪除、審核、棄審,說明沒有賦予該操作員對該賬套相關(guān)單據(jù)處理的權(quán)限。

處理辦法:賦予該操作員對該賬套應(yīng)收單據(jù)處理的權(quán)限。由賬套主管執(zhí)行“企業(yè)應(yīng)用平臺—系統(tǒng)服務(wù)—權(quán)限—數(shù)據(jù)權(quán)限控制”取消用戶控制。此外,再由主管對該操作員進行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”,允許該操作員查看和審核由其他操作員填制的單據(jù)。

(4)發(fā)現(xiàn)收款核銷錯誤如何取消。

原因分析:應(yīng)收核銷是收到貨款,對收款單和銷售發(fā)票進行核銷處理,應(yīng)付核銷是支付貨款,對付款單和采購發(fā)票進行核銷處理。應(yīng)收核銷在應(yīng)收款管理模塊操作,應(yīng)付核銷在應(yīng)付款管理模塊操作。已進行收/付款核銷后發(fā)現(xiàn)發(fā)票或收/付款單錯誤,可以先取消核銷操作再對相關(guān)單據(jù)進行修改。

處理辦法:如果是應(yīng)收核銷錯誤,則執(zhí)行“應(yīng)收款管理—其他處理—取消操作”功能,選擇要取消的操作類型為“核銷”,確認(rèn)后即可在“取消操作”窗口進行取消收款核銷操作。如果是應(yīng)付核銷錯誤,其取消操作在“應(yīng)付款管理—其他處理—取消操作”功能下進行。類似的取消壞賬處理、匯兌損益、選擇收款、應(yīng)收沖應(yīng)付等操作都可在此處處理。

(5)直運銷售記賬時找不到直運采購和直運銷售發(fā)票

原因分析:直運銷售記賬時只能針對直運采購和直運銷售兩種業(yè)務(wù)類型的票據(jù)進行操作,如果采購發(fā)票和銷售發(fā)票的業(yè)務(wù)類型未選擇“直運采購”和“直運銷售”,則執(zhí)行直運銷售記賬是參照不到的。

處理辦法:如果發(fā)票已審核,先棄審,再修改發(fā)票的業(yè)務(wù)類型。如果發(fā)票是根據(jù)訂單或發(fā)貨單生成的,不能直接修改其業(yè)務(wù)類型。這種情況下必須先刪除發(fā)票,然后修改訂單或發(fā)貨單的業(yè)務(wù)類型,再根據(jù)訂單或發(fā)貨單生成發(fā)票后進行直運銷售記賬。

2.3? ?庫存業(yè)務(wù)常見問題診斷與處理

(1)無法在庫存管理模塊修改或刪除銷售出庫單。

原因分析:庫存管理系統(tǒng)中無銷售出庫單修改或刪除的操作權(quán)限,因為銷售出庫單是根據(jù)銷售管理系統(tǒng)中審核后的銷售發(fā)貨單自動生成的。

處理辦法:在銷售管理模塊執(zhí)行“銷售發(fā)貨—發(fā)貨單”功能,找到相應(yīng)的銷售發(fā)貨單并執(zhí)行棄審操作,棄審后系統(tǒng)中對應(yīng)生成的銷售出庫單也就刪除了。然后再在該功能下修改銷售發(fā)貨單信息并進行審核處理,審核后系統(tǒng)會重新自動生成相應(yīng)的銷售出庫單。

(2)在存貨核算中正常單據(jù)記賬后,執(zhí)行“財務(wù)核算—生成憑證”功能時,找不到相應(yīng)的出庫單。

原因分析:如果存貨的計價方式是全月平均法,即平時無法結(jié)轉(zhuǎn)出銷售成本,只有在期末處理后,系統(tǒng)才能自動計算并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。因此,該項制單操作只能在存貨核算模塊進行期末處理后才能進行。

處理辦法:查看基礎(chǔ)設(shè)置里的倉庫檔案,如果存貨所在的倉庫是全月平均法,那就不用進行銷售成本制單,等到核算系統(tǒng)期末處理后,再生成結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本憑證。也就是說,無法生成憑證是正常的,不需要進行處理。

3? ? ? 結(jié)? ? 語

無論是在工作、學(xué)習(xí),還是日常生活中,出現(xiàn)問題與差錯都是一種常態(tài),如何正確而有效應(yīng)對就顯得極為重要。由于各類教材往往注重介紹各類業(yè)務(wù)的操作步驟,卻對業(yè)務(wù)處理過程中常見問題和故障處理方法較少涉及,以至學(xué)生在實際操作過程中出現(xiàn)的簡單軟、硬件故障都不能自行解決。其實,對財務(wù)軟件的熟練應(yīng)用除了掌握各模塊功能和操作方法,更重要的是操作者在運用ERP-U8軟件進行業(yè)務(wù)處理時對操作流程的整體把握,和業(yè)務(wù)處理過程中單據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的正確理解。為更好地滿足ERP財務(wù)業(yè)務(wù)一體化軟件實訓(xùn)教學(xué)需要和幫助初學(xué)者更快地掌握問題業(yè)務(wù)的處理方法,本文針對供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)處理中出現(xiàn)的典型問題進行了總結(jié)與歸納,并提出相應(yīng)解決方案,期望能對ERP-u8v10.1軟件實訓(xùn)教學(xué)和實務(wù)工作者提高教學(xué)和工作效率有所裨益。

主要參考文獻

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