摘 要：隨著電子技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案文檔一體化的發(fā)展路程中，原有的檔案和文件分開，管理的狀態(tài)已經(jīng)被打破，文案檔案文檔管理必須實(shí)現(xiàn)整體績(jī)效的提升。通過電子自動(dòng)化辦公自動(dòng)化和檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案案卷的易于掌控、切實(shí)可行的保管。在文件資料的管理上，幫助企業(yè)文書辦公自動(dòng)化和檔案管理人員實(shí)現(xiàn)了電子文件全新辦公自動(dòng)化和檔案管理模式的全過程自動(dòng)化應(yīng)用[1]。

關(guān)鍵詞：辦公;自動(dòng)化系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng);對(duì)接;設(shè)計(jì);實(shí)現(xiàn)

1 辦公自動(dòng)化的定位

機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化工作是提升機(jī)關(guān)管理效率重要措施，一個(gè)成功的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以處理機(jī)關(guān)內(nèi)各方面工作信息，并在此基礎(chǔ)上對(duì)信息進(jìn)行高度綜合，為全體人員提供綜合服務(wù)，達(dá)到提高整體工作效率和工作質(zhì)量的目的：1）信息服務(wù)。相對(duì)于傳統(tǒng)的工作方式來說，辦公自動(dòng)化就是利用現(xiàn)代化手段、以全新的工作方式為機(jī)關(guān)全體人員安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供各種相關(guān)信息，如各類業(yè)務(wù)信息，文書信息，檔案信息等。2）輔助管理。即將各級(jí)機(jī)關(guān)及本單位內(nèi)部制定的各方面規(guī)章制度、處理工作規(guī)定、工作細(xì)則等固化在應(yīng)用程序中，當(dāng)機(jī)關(guān)工作人員在使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理日常工作時(shí)，就“必須”執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定。用現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)輔助管理，可以盡量減少機(jī)關(guān)工作人員因主觀因素對(duì)工作可能造成的不利影響。3）規(guī)范工作。借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)處理單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)工作、文書處理、檔案管理工作及督查催辦等工作，在模擬實(shí)現(xiàn)手工操作的同時(shí)，將相關(guān)工作更加條理化和規(guī)范化，借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理工作可以方便的將機(jī)關(guān)工作中難以量化的工作量化。

2 目前辦公自動(dòng)化和檔案管理的現(xiàn)狀

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，電子文件生命周期管理中引入了自動(dòng)化技術(shù)，將文件連續(xù)體和文件周期理論加以實(shí)現(xiàn)。例如近年來提出的優(yōu)化和完善的自動(dòng)化管理的方案，解決了文檔一體化進(jìn)程中存在的問題，同時(shí)也將文檔一體化管理和自動(dòng)化管理落實(shí)到實(shí)處。一文檔檔案自動(dòng)化管理理論基礎(chǔ)論述。在辦公自動(dòng)化和檔案管理的發(fā)展過程中，通過對(duì)文檔一體化管理，不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公自動(dòng)化和檔案管理工作和人工管理工作加以延續(xù)和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了電子檔案文檔管理文件和檔案的自動(dòng)化管理，將文件和檔案管理工作融為一體，產(chǎn)生了相互的聯(lián)系。電子文件從最初的采集到最后永久的保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。通過自動(dòng)化文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了這一過程，這是技術(shù)帶來的變革[2]。通過自動(dòng)化技術(shù)構(gòu)建了文件多維坐標(biāo)體系的運(yùn)動(dòng)過程，是能夠確保辦公自動(dòng)化和檔案工作順利開展的[3]。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接是一個(gè)單向的數(shù)據(jù)傳遞過程。根據(jù)某高校的實(shí)際情況，需要構(gòu)建一個(gè)用于接收辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換以及將轉(zhuǎn)換好的數(shù)據(jù)發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。還需要在檔案管理系統(tǒng)中構(gòu)建電子文檔歸檔功能模塊，完成數(shù)據(jù)接收、審核檢查、信息補(bǔ)充等功能。來實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接。轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的獨(dú)立開發(fā)，增加了其移植性和維護(hù)性，也便于后續(xù)在相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用。將其解析并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中做記錄;將有效數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，并自動(dòng)生成部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，自動(dòng)生成的這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，是指接收的數(shù)據(jù)信息中所缺少的，需要檔案管理系統(tǒng)通過對(duì)接收的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類整合等處理后所生成的歸檔必須字段;還有少部分?jǐn)?shù)據(jù)信息需要工作人員根據(jù)專業(yè)知識(shí)以及實(shí)際情況進(jìn)行合理填寫。

3.1 轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)

轉(zhuǎn)換系統(tǒng)使用B/S模式，即瀏覽器和服務(wù)器架構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)可以有效地降低資源成本，提高設(shè)計(jì)的系統(tǒng)性能。轉(zhuǎn)換系統(tǒng)采用Java編程語言，Mysql數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的開發(fā)模式，采用三層架構(gòu)，即表示層、邏輯層以及數(shù)據(jù)持久層，具有很好的兼容性、穩(wěn)定性，也便于后期維護(hù)和升級(jí)。表示層：主要是使用瀏覽器來顯示應(yīng)用系統(tǒng)的圖形頁面，用戶可以通過瀏覽器接收或發(fā)送業(yè)務(wù)請(qǐng)求。瀏覽器則需要通過HTTP協(xié)議發(fā)送用戶請(qǐng)求到服務(wù)端，瀏覽器向用戶展示響應(yīng)的請(qǐng)求時(shí)，服務(wù)端則會(huì)通過識(shí)別HTTP的發(fā)送數(shù)據(jù)，驗(yàn)證用戶是否存在，然后會(huì)將返回給用戶的信息進(jìn)行接收，并通過瀏覽器將具體業(yè)務(wù)的響應(yīng)內(nèi)容展示給用戶。邏輯層：邏輯層提供了系統(tǒng)的各個(gè)核心服務(wù)以及業(yè)務(wù)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，它主要功能就是在成功接收到客戶的業(yè)務(wù)請(qǐng)求后，通過從前端傳輸過來的數(shù)據(jù)，進(jìn)行主要的業(yè)務(wù)邏輯實(shí)現(xiàn)，包括業(yè)務(wù)邏輯跳轉(zhuǎn)，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)判斷處理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)所需的工具類等，通過持久層可以實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的增刪改查功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的管理操作，最后通過持久層返回的狀態(tài)，將業(yè)務(wù)邏輯處理結(jié)果，通過邏輯層處理，進(jìn)而返回給用戶，實(shí)現(xiàn)整個(gè)業(yè)務(wù)邏輯功能，通過瀏覽器將實(shí)時(shí)畫面展示給操作人員。數(shù)據(jù)持久層：數(shù)據(jù)持久層實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和訪問，依賴不通的服務(wù)特點(diǎn)選擇不同類型的存儲(chǔ)服務(wù);另外，通過該層實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性、可用性和維護(hù)性。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層均是標(biāo)準(zhǔn)訪問接口，可以方便遷移。

3.2 檔案管理系統(tǒng)用戶登錄功能設(shè)計(jì)

由于待歸檔的電子文檔數(shù)據(jù)信息及其全文具有一定的保密性與嚴(yán)謹(jǐn)性，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)電子文檔歸檔實(shí)際需求，本文需要對(duì)使用這一業(yè)務(wù)流程的用戶進(jìn)行權(quán)限劃分，共劃分為兩個(gè)用戶角色，分別為檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)管理員。不一樣的角色登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)角色的不同，提供不同的界面。

3.3 轉(zhuǎn)換系統(tǒng)功能分析

1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入：轉(zhuǎn)換系統(tǒng)啟動(dòng)后，可以自動(dòng)上傳存儲(chǔ)電子文檔數(shù)據(jù)信息的EXCEL文件，系統(tǒng)會(huì)對(duì)導(dǎo)入的EXCEL文件自動(dòng)進(jìn)行解析，解析后的結(jié)果會(huì)保存到數(shù)據(jù)庫做記錄。

2）數(shù)據(jù)保存：對(duì)于上傳的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行保存操作。

3）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與發(fā)送：對(duì)于已保存的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)會(huì)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換成功的數(shù)據(jù)信息與其相應(yīng)的電子文檔全文通過Socket通信技術(shù)自動(dòng)發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。本文除了提供通過上傳EXCEL文件獲取電子文檔數(shù)據(jù)信息，還可以通過調(diào)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所提供的Web Service接口，來獲取存儲(chǔ)電子文檔數(shù)據(jù)信息的XML格式文件，對(duì)接收到的XML，轉(zhuǎn)換系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行解析，并將其自動(dòng)保存到數(shù)據(jù)庫表中做記錄，然后轉(zhuǎn)換系統(tǒng)會(huì)將保存的數(shù)據(jù)信息與電子文檔全文通過Socket通信技術(shù)自動(dòng)發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公文檔自動(dòng)化管理，是依據(jù)當(dāng)前辦公自動(dòng)化和檔案管理的需求，不斷總結(jié)辦公自動(dòng)化和檔案管理中優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，完成文檔一體化自動(dòng)化管理的平臺(tái)建設(shè)。在當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境不斷發(fā)展的前提下，對(duì)于辦公室辦公自動(dòng)化和檔案管理意識(shí)以及辦公自動(dòng)化和檔案管理的整合速度都要予以提升，真正做到對(duì)數(shù)據(jù)自動(dòng)化集成深層次挖掘檔案價(jià)值，完成文檔自動(dòng)化管理工作最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

楊巍?。?980-），女，吉林省松原市，吉林油田勘察設(shè)計(jì)院，文學(xué)學(xué)士，中級(jí)職稱，研究方向：辦公自動(dòng)化與檔案管理。