劉淑娟 靳海進 廖穎

中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》創(chuàng)新性提出：“要規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務”，國家檔案局領(lǐng)導在多次會議講話中要求“要著眼新的檔案工作合作者，及時吸收利用他們參與檔案工作，以緩解檔案部門人少事多的矛盾”。大學生作為高校寶貴的人力資源，是參與高校檔案事務的重要力量來源和“檔案工作合作者”的重要組成部分。高校的勤工助學政策，為檔案館（室）以勤工助學的方式引進在讀學生參與檔案事務，提供了人員、經(jīng)費及制度保障。在日常檔案工作中引進勤工助學的學生，規(guī)范并支持他們參與檔案工作，業(yè)已成為高校檔案館（室）的一項重要工作。

一、研究思路與方法

以上海13所一流大學建設(shè)高校、一流學科建設(shè)高校、地方高水平建設(shè)高校、上海市重點高校的檔案館（室）勤工助學工作為樣本（詳見表1），通過對其勤助工作管理負責人的問卷調(diào)查，獲取其引進勤工助學學生的基本數(shù)據(jù)。這13所層次不同的高校及其檔案館（室）的建設(shè)和管理現(xiàn)狀是上海乃至全國高校的縮影，故此調(diào)研結(jié)果能較全面地反映出目前高校檔案館（室）引進勤工助學學生的現(xiàn)狀、存在的問題以及未來發(fā)展的方向。

采用樣本定量研究方法，從檔案館（室）管理的角度設(shè)計調(diào)查問卷，全面了解各樣本單位引進勤工助學學生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括館藏總量、年增量、工作人員編制數(shù)量、現(xiàn)有勤工助學學生數(shù)量、引進勤工助學學生的方式、要求與學歷結(jié)構(gòu)等。在調(diào)查問卷的基礎(chǔ)上對樣本單位進行實地調(diào)研或者電話訪談，確保調(diào)研數(shù)據(jù)的完整、準確。本次調(diào)研共發(fā)放問卷13份，回收13份，實地調(diào)研8次，電話訪談13次，有效率100%。

二、樣本調(diào)查數(shù)據(jù)分析

1.樣本單位引進勤工助學學生的背景和現(xiàn)狀分析

13個樣本單位均引進了勤工助學學生，其基本數(shù)據(jù)如表1所示。筆者根據(jù)表1的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進一步分析館藏總量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學學生數(shù)量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學學生數(shù)量與人均工作量的關(guān)系，多角度分析13個樣本單位引進勤工助學學生的背景和現(xiàn)狀。

（1）館藏量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系：“人少事多”

目前，關(guān)于檔案館館藏量與人員編制規(guī)定的唯一的法規(guī)是勞動人事部、國家檔案局于1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標準》。雖然如今的檔案信息化技術(shù)和設(shè)備先進程度與1985年相比有了很大的進步，工作效率也大幅提高，但是隨著高等教育的連年擴招，每年檔案的進館數(shù)量呈現(xiàn)高速增長態(tài)勢，檔案利用需求倍增，檔案服務工作量持續(xù)增加，檔案開發(fā)程度不斷加大，社會及民眾對檔案文化傳播、校史文博展陳等工作質(zhì)量的要求日漸提高，維護檔案實體和信息安全等任務也不斷增加，這些工作都亟須大量人力來支撐。國家檔案局領(lǐng)導曾在政協(xié)提案提出，各級國家檔案館人員編制偏少的問題愈顯突出，并呼吁重新制定新的檔案館人員編制標準。在新的《地方各級檔案館人員編制標準》沒有出臺的情況下，暫且將之作為參考。

參照此標準的最低標準，按照高校檔案館綜合檔案“館藏一萬卷基礎(chǔ)編制人數(shù)五人;館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的，其超過部分每七千卷增配一人”來計算，得出13個樣本單位的標準編制人數(shù)對比圖。因館藏單位卷和件的統(tǒng)計方法不同，此圖會有一定誤差。館藏學生檔案和人事檔案等專門檔案的單位其人員編制還可以增加，但由于沒有具體的計算標準，此圖沒有囊括在內(nèi)。

13個樣本單位的實際人員編制均少于標準編制。而且調(diào)研發(fā)現(xiàn)，13個樣本單位工作人員編制并未隨著館藏量的增加而增加，“人少事多”的矛盾突出。

（2）勤工助學學生數(shù)量與人均工作量之間的關(guān)系：不成正比

理論上來講，人均工作量越多，工作量與人員短缺的矛盾越突出，需要的勤工助學學生也越多。人均工作量取決于不同檔案門類的工作內(nèi)容、上游兼職檔案員基礎(chǔ)性工作是否到位、拓展性工作開展的深度以及信息化技術(shù)水平等因素，所需數(shù)據(jù)繁多，因此，筆者引入人均館藏量和人均增量兩個數(shù)據(jù)，作為人均工作量的參考值。

高校檔案館（室）主要館藏檔案門類有綜合檔案、學生檔案和人事檔案三類。13個樣本高校檔案館（室）的業(yè)務門類中全部包括綜合檔案，其中有7所高校僅有綜合檔案門類，占調(diào)查總數(shù)的53.8%，且以國家一流大學建設(shè)高校為主;3所高校有綜合檔案、學生檔案和人事檔案三大門類，占調(diào)查總數(shù)的23%，以市屬重點高校為主;2所高校有綜合檔案和學生檔案兩大門類，占館藏總數(shù)的15%。高校檔案館（室）的主要工作是圍繞館藏檔案門類開展的檔案“收”“管”等基礎(chǔ)性工作以及在“用”的基礎(chǔ)上開展的檔案及校史編研、展陳等拓展性工作。人均館藏量是基礎(chǔ)性工作和拓展性工作開展的基礎(chǔ)，可以反映出各樣本單位的人均工作基數(shù)。人均年增量主要是以“收”和“管”為主的基礎(chǔ)性工作，可以反映出不同檔案門類的人均年增量。

樣本單位的人均館藏量和人均年增量均按照三大門類分別計算再疊加的方式計算。學生檔案和人事檔案的人均館藏量按照館藏總量/科室人數(shù)計算，綜合檔案人均館藏量按照綜合檔案館藏總量/（總編制人數(shù)-學生檔案和人事檔案工作人數(shù)）來計算。人均年增量按照檔案門類年增量/檔案門類科室人數(shù)來計算。以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，繪制出如下勤工助學學生數(shù)量與人均館藏量、人均年增量關(guān)系圖。

通過此圖可以看出，擁有檔案門類越多的單位，其人均基礎(chǔ)工作量越大。但勤工助學學生數(shù)量與人均基礎(chǔ)工作量并不成正相關(guān)關(guān)系，可見，引進勤工助學學生并非所有高校用來解決“人少事多”的矛盾的方式，或者并非所有高校都根據(jù)實際工作需要來引進勤工助學學生。

（3）勤工助學學生數(shù)量與工作人員數(shù)量的關(guān)系：校際間不均衡

筆者根據(jù)表1的數(shù)據(jù)繪制了13個樣本高校勤工助學學生數(shù)量與工作人員數(shù)量比例折線圖。

勤助學生與工作人員數(shù)量比例最高值為1.79，最低值為0.11，平均數(shù)為0.61。超過平均數(shù)的有6個單位。數(shù)值大于1的，即勤工助學學生人數(shù)超過工作人員數(shù)量的單位共有5個，其中60%為一流大學建設(shè)高校?？梢姡m然樣本高校全部引進了勤工助學學生，但校際間引進程度并不均衡，一流大學建設(shè)高校檔案館（室）勤工助學資源更為豐富。

2.影響樣本單位引進勤工助學學生數(shù)量的因素分析

檔案館（室）勤工助學學生的引進工作是與勤工助學管理部門配合完成的。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，38.4%的樣本單位完全根據(jù)實際工作需要決定勤工助學學生的引進人數(shù)，勤工助學管理部門不設(shè)置人數(shù)限制，這部分高校以985和211高校為主;53.8%的樣本單位受勤工助學管理部門名額限制的影響，每年引進的勤工助學學生數(shù)量基本固定，不能按照實際工作需要來招聘學生;7.8%的樣本單位會受到本館（室）工作人員缺編的影響，根據(jù)缺編人數(shù)和勤工助學管理部門的名額限制來決定本年度引進的勤工助學學生數(shù)量。這一數(shù)據(jù)恰好解釋了圖2中勤工助學學生數(shù)量與人均工作量不成正比的原因。

3.樣本單位引進勤工助學學生的方式分析

調(diào)研結(jié)果顯示，樣本單位引進勤工助學學生主要有三種方式： 30.8%的樣本單位采取勤工助學管理部門統(tǒng)一招聘派工的方式，此種方式下，檔案館沒有自主選擇權(quán)，只能被動接受派來的學生，會出現(xiàn)學生不適應檔案工作的情況;38.4%的樣本單位采用檔案館自主招聘的方式，此種情況賦予檔案館較大的自主招聘權(quán)，但存在因?qū)W生對檔案工作不了解等原因造成的招不到學生的情況，或者招到的學生并非勤工助學管理中心要求的貧困生的情況;30.8%的樣本單位采取勤工助學管理部門統(tǒng)一招聘派工與檔案部門自主招聘相結(jié)合的方式，這種方式有效的解決了前面兩種招聘方式的弊端，但是可能會更浪費時間。

4.樣本單位引進勤工助學學生注重的因素分析

檔案工作是一項政治性很強的工作，兼具科學性、文化性和服務性。這對檔案工作者提出了具體的要求，既要有較高的思想政治覺悟，又要有專業(yè)工作能力。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，13個樣本單位引進勤工助學學生看重的因素主要有5點，按照重要程度排序依次為：個人能力因素（92.3%）、思想政治因素（76.9%）、個人經(jīng)濟因素（61.5%）、專業(yè)因素（23.1%）和民族因素（7.7%）。

5.樣本單位引進勤工助學學生的學歷結(jié)構(gòu)情況分析

據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，13個樣本單位引進的所有勤工助學學生中，研究生占45%，本科生占55%，其比例結(jié)構(gòu)受勤工助學管理部門學歷結(jié)構(gòu)配置額度的影響;研究生以從事助管工作為主，本科生以基礎(chǔ)操作性工作為主。46%的樣本單位招聘的研究生比例超過本科生，以985、211高校為主;54%的樣本單位招聘的本科生比例超過研究生，以地方市屬高校為主。

三、結(jié)論與存在的問題

1.“事多人少”矛盾突出，普遍引進勤工助學學生參與檔案事務，但校際間引進程度不均衡

“事多人少”矛盾已成為制約高校檔案館（室）檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。雖然很多高校采取了向社會購買事務性管理服務、更新?lián)Q代檔案設(shè)備、提高檔案管理的信息化水平等方式來緩解人少事多的矛盾，但是受經(jīng)費所限，并非每個高校都可以如愿以償。在高校勤工助學政策的支持下，引進勤工助學學生成為高校檔案館（室）的必然選擇，但是校際間引進的程度不均衡，明顯的體現(xiàn)在勤工助學學生的數(shù)量和人均工作量關(guān)系上。一流大學建設(shè)高校檔案館（室）引進勤工助學學生數(shù)量相對更多。

2.檔案館（室）引進勤工助學學生的數(shù)量、方式和學歷結(jié)構(gòu)受到勤工助學管理部門的制約

高校的勤工助學管理經(jīng)費主要由兩部分組成，校級撥款的勤工助學管理經(jīng)費和用工部門內(nèi)部的項目經(jīng)費。前者由學校勤工助學管理部門統(tǒng)一管理，故勤工助學管理部門會根據(jù)經(jīng)費情況統(tǒng)籌安排校內(nèi)各部門勤工助學學生的招聘人數(shù)、方式和學生學歷結(jié)構(gòu)。后者由用工部門管理，可以實現(xiàn)自主招聘。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，69.2%的樣本單位由勤工助學管理部門掌管勤工助學經(jīng)費，僅有30.8%的樣本單位有部門勤工助學項目經(jīng)費。

檔案館（室）勤工助學學生的引進數(shù)量、方式、學歷結(jié)構(gòu)方面各樣本單位間都存在一定的差異性，并無具體優(yōu)劣之分。但在實際引進過程中，檔案館（室）會不同程度的受到勤工助學管理部門的制約，導致招不到適合檔案工作的勤工助學學生，影響勤工助學的效果。

3.檔案館（室）與勤工助學管理部門在引進要求方面存在沖突

兩個部門因開展勤工助學活動目的不同造成引進要求的沖突。勤工助學管理部門的主要目的是幫困和育人，如《高等學校勤工助學管理辦法》第19條規(guī)定：安排勤工助學崗位，應優(yōu)先考慮家庭經(jīng)濟困難的學生。而檔案館（室）的目的是利用學生完成檔案工作，注重學生的個人能力、思想政治品德和工作效率。這導致檔案館（室）和勤工助學管理部門在引進要求上出現(xiàn)沖突，以致出現(xiàn)檔案館（室）招聘的勤工助學學生非貧困學生的情況，而且用工部門的自主招聘會加劇這一沖突。

四、策略與建議

1.支持并引進勤工助學學生，重視其對檔案工作的促進作用

勤工助學學生作為高校檔案事務的重要合作者，將會在檔案工作中發(fā)揮日漸重要的作用。支持并引進勤工助學學生，是高校檔案館（室）支持并參與高?！百Y助育人”工作，推進檔案文化育人，緩解基礎(chǔ)性工作連年增長壓力，化解“人少事多”的矛盾，深化高校檔案結(jié)構(gòu)改革，實現(xiàn)檔案館（室）由“傳統(tǒng)檔案館”向“智慧檔案館”轉(zhuǎn)型的重要途徑之一。

2.多渠道籌措經(jīng)費，根據(jù)實際工作需要自主決定引進勤工助學學生的數(shù)量、方式和學歷結(jié)構(gòu)

除了校內(nèi)勤工助學經(jīng)費外，檔案館（室）要多方籌措經(jīng)費，想方設(shè)法掌握引進勤工助學學生的自主權(quán)。如借鑒國外高校檔案館的經(jīng)驗，通過向校友或者社會招募捐款或資助的方式，籌建檔案基金會，設(shè)立“檔案”相關(guān)獎學金，設(shè)立專項檔案研究基金等方式自主引進適合檔案工作需要的勤工助學學生，聯(lián)合檔案工作人員一起進行檔案資源的開發(fā)，讓躺在庫房中的大量檔案“活”起來。

3.因校施策，相互協(xié)商化解檔案館（室）與勤工助學管理部門的沖突

首先，檔案館（室）要嚴格遵守《高等學校勤工助學管理辦法》規(guī)定引進勤工助學學生，為勤工助學學生搭建全方位育人平臺，這是檔案館（室）能持續(xù)開展勤工助學活動的前提;其次，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，檔案館（室）與勤工助學管理部門相互協(xié)商，分權(quán)管理。如通過部門申請勤工助學項目經(jīng)費的方式，讓檔案館（室）擁有一定的經(jīng)費管理權(quán)和更多的自主招聘權(quán)，以根據(jù)實際情況適當增加學生數(shù)量，保證招到能滿足工作需要的學生?？山梃b東華大學和上海財經(jīng)大學檔案館等單位的案例，他們都擁有部分勤工助學管理項目經(jīng)費，與勤工助學管理中心一同支付勤工助學學生薪水。

（作者單位：上海理工大學檔案館）