邵瓊

（寧波大學計劃財務處，浙江 寧波315211）

1 引言

近年來，隨著高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校經(jīng)費呈現(xiàn)出規(guī)模日益增長、來源日益多元化的現(xiàn)象，為應對“取號難、排隊時間長、報銷量有限”等報銷難情況，高校結(jié)合信息化手段推出了網(wǎng)上自助報銷模式，該模式在一定程度上緩解了報銷難問題，但同時表現(xiàn)出了不少問題。財務報銷作為高校財務管理極其重要的一部分，為提升財務報銷效率、提高財務服務水平，改善現(xiàn)有模式，以便更好地適應高校財務發(fā)展已迫在眉睫。

2 信息化背景下高校網(wǎng)上自助報銷現(xiàn)狀

網(wǎng)上自助報銷是基于網(wǎng)絡信息化平臺建設(shè)的報銷模式，這種模式的產(chǎn)生來自于國家“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念的提出。

現(xiàn)有網(wǎng)上自助報銷模式的流程大致可按人員身份分為兩大部分：第一部分人員身份為報銷人員，其所負責的內(nèi)容包括整理并填報單據(jù)、打印報銷單，提交負責人審批及投遞單據(jù)；第二部分人員身份為財務人員，其所負責的內(nèi)容包括審核單據(jù)、溝通反饋、賬務處理及結(jié)算付款，該流程具體如圖1所示。

圖1

3 網(wǎng)上自助報銷模式存在的問題及其原因分析

3.1 填報審批時師生與財務人員之間信息不對稱

因高校財務報銷所涉及的內(nèi)容較多且復雜，不同來源和性質(zhì)的經(jīng)費有不同的管理方法和報銷要求，財務人員所具備的財務政策知識與報銷人員之間往往呈現(xiàn)出較高程度的不對稱性。這一方面是由于報銷人員大多是教學科研人員，他們往往不具備專業(yè)的財務知識，且不太會密切關(guān)注學校財務報銷方面的政策制度，只是被動接受財務人員所指出的報銷問題。另一方面也是由于學校政策須跟隨財政政策的更新而更新，造成報銷人員有種政策頻繁變化無法適應的感覺。以上兩方面的因素均造成兩者之間的信息不對稱，導致報銷無法一次順利完成。

3.2 審核時未真正實現(xiàn)“最多跑一次”

按照目前的網(wǎng)上自助報銷流程，財務人員只有在報銷人員向財務處投遞成功報銷單后才會進入審核流程，對于有問題的報銷單，溝通反饋的壓力往往會積聚在報銷流程的后半段，且需要通過電話、短信等方式通知報銷人員前來計財處辦理，導致相關(guān)有問題的業(yè)務仍然未實現(xiàn)“最多跑一次”的設(shè)想[1]。

3.3 溝通反饋時信息傳遞滯后失實

報銷人員成功投遞報銷單據(jù)后，雖然能夠通過電腦端、手機移動端等系統(tǒng)實時查看，但對于已提交未制單的業(yè)務，其無法主動查看單據(jù)所處的狀態(tài)，包括是否已分單、審核以及所存在的問題，只能被動等待財務人員的通知。同時，因為實際情況的復雜性，很多報銷人員往往并不是相關(guān)業(yè)務的實際經(jīng)手人，導致財務人員在與報銷人員溝通時往往無法準確了解相關(guān)信息，且由于財務報銷政策的復雜性，報銷人員在與業(yè)務經(jīng)手人傳遞報銷信息時，往往也會出現(xiàn)偏差，進而導致信息部分失實。

4 關(guān)于改善網(wǎng)上自助報銷模式的思考

4.1 普及財務知識降低信息不對稱性

財務處可通過相關(guān)措施向報銷人員普及財務知識，以降低雙方之間的信息不對稱性，具體包括：①針對目前已有的涉及財務方面的政策，可從專業(yè)角度進行解讀，以此提醒報銷人員在辦理業(yè)務時所要關(guān)注的財務要點；②定期總結(jié)報銷所遇到的普遍性問題，形成問題集，可公布在財務處官網(wǎng)等網(wǎng)絡平臺，方便報銷人員有針對性地了解一般報銷業(yè)務，提高報銷成功率；③可提供具有針對性的財務講解服務，如為各學院部門的外事秘書提供因公出國（境）方面的財務講解服務，為剛進校的科研人員提供科研經(jīng)費使用方面的財務講解服務，為各學院的學生秘書提供關(guān)于學生經(jīng)費使用方面的財務講解服務等。

4.2 實現(xiàn)線上負責人審批及財務審核

可將電子簽名技術(shù)、圖片上傳功能等內(nèi)置到現(xiàn)有的網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)中，以此實現(xiàn)線上的負責人審批及財務審核。具體操作如下，報銷人提前將整理粘貼好的票據(jù)上傳至系統(tǒng)中，系統(tǒng)按照報銷人選擇的經(jīng)費項目自動流轉(zhuǎn)到審批人處，審批人可查看單據(jù)及通過電子簽名技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)上審批，審批人審批完成后，系統(tǒng)可自動流轉(zhuǎn)到財務審核處，由財務對該報銷單在網(wǎng)上審核，如果發(fā)現(xiàn)材料缺失或是存在問題，可直接通過系統(tǒng)退給報銷人，報銷人在接到退單后可直接查看財務對該報銷單據(jù)提出的問題，其在補充完材料后可繼續(xù)提交該業(yè)務。如果財務通過審核，報銷人可于預約期限內(nèi)向該財務審核人員遞交原始紙質(zhì)材料，待財務人員審核該紙質(zhì)材料與網(wǎng)上提交材料一致后，即可完成賬務處理。

4.3 提升財務人員知識儲備及專業(yè)能力

要真正有效提高報銷效率，提升財務人員的知識儲備及專業(yè)能力是必不可少的。具體包括：①及時對國家、學校出臺的相關(guān)政策及文件進行財務解讀，以便財務人員能夠了解、掌握政策的相關(guān)要求及精神；②定期組織分享不同崗位的人員對于財務軟件的認識與運用，以便能夠從更加全面的角度來認識和掌握財務軟件的不同功用；③定期組織財務人員外出接受培訓，以便加強不同院校之間的財務溝通交流；④加強會計人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。