張立云 任偉

摘 要：隨著社會經濟的快速發(fā)展，我國對高校圖書與檔案館管理的工作也越來越重視，其工作內容包括歸檔、分類以及存儲、查詢等，具有真實性、現(xiàn)實性與保密性等特點。但是在高校圖書與檔案館管理工作中還存在著一些問題，因此，作為管理者，需要加強圖書與檔案的管理工作。本文通過分析高校圖書與檔案管理的現(xiàn)狀，探討如何加強高校圖書與檔案管理工作的措施。

關鍵詞：高校圖書館;檔案管理;問題;策略

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）19-0204-02

檔案是國家以及社會機構或組織、個人在參與社會活動時形成的歷史記錄。而高校圖書館的檔案是非常珍貴的文獻資料，包括教學、科研等對高校未來發(fā)展有著無可替代作用的資料。但是，隨著社會的發(fā)展，在高校圖書館檔案的管理工作中逐漸暴露了一些問題以及不足之處，急需采取有效的措施去改善。

1 高校圖書與檔案管理的工作現(xiàn)狀

1.1 高校圖書與檔案管理的概況

隨著科技的進步，我國早已進入數(shù)字化時代，大部分高校已由傳統(tǒng)的圖書館轉變?yōu)殡娮訄D書館，完成了圖書檔案建設數(shù)字化。高校也根據自己的實際情況制定了適合自己高校圖書與檔案管理的政策，將圖書館檔案的歸檔、整理、保存以及利用、統(tǒng)計等各項工作通過信息化數(shù)字處理系統(tǒng)進行規(guī)范化、簡便化以及制度化的管理。通過電子信息技術，在圖書館檔案的分類、檢索等工作效率方面有了很大程度的提高，同時，在高校圖書與檔案的管理工作效率上也獲得了大幅度的提升。

1.2 高校圖書與檔案的范圍與分類

圖書與檔案的管理工作包括行政類檔案以及業(yè)務檔案和資產類檔案。

（1）行政類檔案包括工作簡報、圖書館的通知與通報、圖書館通訊以及《中國索引》等。除此之外，還包括科研教學管理、圖書館館史、圖書館擴建以及新聞的報道、館慶報道、項目管理等。

（2）業(yè)務檔案指的是高校圖書館的建設以及發(fā)展情況、讀者的服務工作、圖書館的安全以及交流工作。

（3）資產類檔案是指高校圖書館內的儲存設備、儀器等固定資產檔案，其中包括圖書、電腦、電子圖書、監(jiān)控、掃描儀、打印機以及書架等。

除此之外，高校圖書館的檔案還包括高校以外的其他圖書館贈予高校有價值的文獻、書籍、資料;在高校各項活動中所留下的照片、影像資料以及獎品等。

2 高校圖書與檔案管理存在的問題

2.1 對圖書館檔案管理不夠重視

長期以來，人們都認為檔案的管理就是對文件的存儲與保管，包括檔案管理員也認為檔案管理這項工作不是高校的主體工作，無論重視與否、做得好壞都不會阻礙高校的發(fā)展，導致很多人對檔案管理這項工作缺乏認知，重視度不夠。

2.2 圖書館檔案管理制度不健全

高校其他的業(yè)務都有明確的規(guī)章制度，但是圖書館檔案的管理制度卻一直得不到完善，仍處于不嚴謹狀態(tài)，管理員缺乏對檔案的統(tǒng)一管理意識，造成很多檔案、文件歸檔不及時、混亂，很多高校的資料保存不完整甚至丟失，這都與檔案管理制度不健全有著密不可分的關系。

2.3 圖書館檔案管理設施陳舊

由于高校對圖書館檔案管理工作不夠重視，在檔案管理設備上投入較少，使得在當代的高校里面，圖書館檔案的管理設施陳舊，不能及時更新，各種的檔案管理工作依然使用最原始的、純手工操作的方法或者使用未及時升級的借閱管理系統(tǒng)，導致無論是管理員還是教職工、學生查閱資料時都要花費大量的時間。

2.4 管理工作不到位

（1）圖書館檔案管理崗位沒有設置專職人員來處理日常的檔案管理工作，高校大多會讓行政人員順便兼任檔案的管理工作，由于檔案管理工作內容較為繁瑣，造成行政人員沒有足夠的精力管理日常的檔案材料，而檔案不能及時歸檔不僅影響了圖書館檔案管理的整體水平，對高校長遠發(fā)展來說也造成了一定的影響，由于管理不到位，還會造成很多重要的材料丟失。

（2）高校對檔案管理員沒有正規(guī)的上崗培訓，很多管理人員沒有經過學習與培訓，對業(yè)務不熟練，在工作的過程中顯得很不專業(yè)。同時，由于他們對檔案管理工作不夠重視，他們對檔案管理的意識也較薄弱。

（3）有的高校甚至連正規(guī)的檔案室都沒有，沒有地方存儲資料，檔案不能集中管理，更做不到對檔案的保護以及保密工作。若當?shù)貧夂驖駸?，檔案室沒有良好的通風條件，很容易造成紙張檔案發(fā)霉，導致檔案的完整性與美觀程度受到很嚴重的影響。

2.5 檔案資源嚴重浪費

高校圖書與檔案館中有很多重要的科研資料以及教育教學資料，但由于高校以及檔案管理人員對檔案管理重視度不夠，大家沒有認識到這些資料的重要性，使得這些資料得不到很好的利用，檔案不能被利用就失去了它的意義，導致檔案資源浪費嚴重的現(xiàn)象[1]。

2.6 檔案結構不合理

高校圖書館保管檔案的形式過于單一，很多檔案多以紙張存檔，應該增加檔案保管形式，例如：增加電子檔案的數(shù)量以及種類。

3 圖書、檔案管理解決措施

在高校工作中，圖書館檔案管理占據著十分重要的地位，所保存的檔案資料，是高校成長軌跡以及發(fā)展軌跡的記錄，因此，高校中的相關領導應當重視檔案管理工作，認識到其所存在的重要價值，促使檔案工作能跟上時代發(fā)展腳步，能為高校發(fā)展奠定一定基礎。

3.1 高校相關領導應當重視檔案工作

要想檔案管理工作能夠得到持續(xù)性發(fā)展，離不開高校相關領導的支持與重視，而要想提高檔案管理工作，應當滿足其對于人力以及財力的需求。

3.2 檔案工作應當由專業(yè)人員進行專職管理

在對檔案進行管理時，應當指派專業(yè)人員進行專職管理。而管理人員應當做到以下幾點：第一，具有吃苦耐勞的精神，做事認真仔細，具備責任心;第二，有較強的業(yè)務能力，必須是經過專業(yè)培訓或者學歷專業(yè)是檔案管理的。要想提高管理人員的素質，離不開高校對其投入大量人力、財力以及物力，應當采用“走出去請進來”方式，促使管理人員能外出進行學習，以此來提高自身的業(yè)務水平，也可邀請相關專家親臨高校進行指導。管理人員不僅需要對所有管理業(yè)務有所熟悉，還應當與時俱進，采用科學、有效的管理方法，通過應用先進技術，促使自身工作效率得到提高[2]。

3.3 提高檔案管理人員的管理意識

意識是行動的先導，因此在管理檔案過程中，首先應當改變管理者的管理意識，改變過去不重視檔案管理工作的局面。要想達到這個目的，應當先做好相應的宣傳工作，促使高校上下對于檔案管理引起重視;其次，作為管理者，應當提高自身的管理意識，改變以往落后的管理觀念，深刻認識到圖書館檔案管理工作對于廣大師生的影響以及相關工作的開展;最后，高校中的每個部門以及全體職工都應當主動、積極配合檔案管理部門的相應工作。

3.4 管理檔案應當使用先進設施、設備

對于高校檔案管理而言，所使用的設備應當是先進設備，并且每年應當進行更新。在硬件方面，首先確保檔案場所擁有足夠空間，需要配置空調設備和除濕機，避免由于潮濕環(huán)境導致檔案受潮;要具備安全意識，要配備防火、防盜設備，還有攝影設備、掃描儀、打印機、電腦等是必須具備的設備。在軟件方面，應當安裝使用檔案管理軟件，并將檔案文件逐一錄入計算機中，建立相關電子檔案，能在很大程度中提高檔案管理的信息利用能力、處理能力和存儲能力，以此來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.5 建立科學、健全的管理制度

建立科學、健全的管理制度，是做好檔案管理工作的首要條件。因此，高校應當建立一套科學的、健全的管理制度，在制定管理制度時，一定要充分考慮高校具體情況，從而制定出具備可實施性和高校特色的管理制度，制度中要體現(xiàn)出人文關懷，要科學、合理。與此同時，還應當全面落實檔案責任制，做到獎懲分明、有責必究，促使在整個管理工作中，能夠做到妥善保管、按照規(guī)范來操作、按照規(guī)章制度來辦事。

3.6 采取科學分類方式

由于高校圖書館中紙質檔案較多，而其他檔案數(shù)量及種類較少，如電子檔案等，所以應當采取科學的分類方式，依照檔案部門的相關要求以及圖書館的具體情況，按照不同部門、不同類型等，將檔案分成不同的類型。

3.7 提高管理人員服務水平與服務意識

作為檔案管理人員而言，不僅需要提升自我業(yè)務水平能力，還應當加強自身的服務意識，促使服務水平得到提高，在工作中樹立“工作就是服務”這一理念，端正工作態(tài)度，將科研服務以及高校教學當作重點工作，以服務好壞、優(yōu)良當作是評價檔案管理人員是否具備執(zhí)業(yè)道德標準[3]。

4 結語

綜上所述，高校應充分認識到圖書檔案管理工作的重要性，面對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，要提出相應的解決措施，加大對圖書館檔案管理工作的重視程度，保證各項工作能夠順利開展，通過建立圖書檔案管理工作體系，制定檔案管理工作的規(guī)章制度，不斷加強對高校圖書與檔案館的管理，提高圖書館檔案管理的水平以及管理人員的綜合素養(yǎng)，提高檔案的利用率，促進高校圖書與檔案館管理工作能夠健康有序的發(fā)展。

參考文獻

[1] 郭宏瑩.高校圖書與檔案館管理工作中存在的問題及改進策略研究[J].才智，2017（19）：52.

[2] 周曉清.圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略[J].信息記錄材料，2017，18（8）：192-193.

[3] 郭瓊映.淺析高校圖書館檔案管理工作中存在的問題及現(xiàn)狀[J].科技資訊，2017，15（12）：219-220.