韋珍妮 徐辛酉 宋雅楠

摘要：“建檔”現(xiàn)象與傳統(tǒng)理解中的“歸檔”概念極易使人混淆。本文從管理手法的視角，從行為產(chǎn)生的動(dòng)力、適用領(lǐng)域和工作程序等方面梳理兩者的區(qū)別，同時(shí)在指向管理目標(biāo)、遵循的管理原則及所需的管理素養(yǎng)等方面歸納其相似之處，最后對(duì)兩者間的協(xié)同機(jī)理進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：歸檔建檔管理手法

近年來，“建檔”行為作為一類管理手法廣泛滲透到社會(huì)各領(lǐng)域，建檔式管理、建檔式保護(hù)、建檔式跟蹤等具體管理手段，在諸如精準(zhǔn)扶貧建檔、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)建檔、居民健康建檔、讀者建檔與圖書館服務(wù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手建檔與情報(bào)工作等行業(yè)成功應(yīng)用。2019年10月20日筆者在CNKI中國知網(wǎng)上以篇名為“建檔”的檢索條件進(jìn)行搜索，共得到直接相關(guān)文獻(xiàn)1810篇，時(shí)間主要分布在近10年，文獻(xiàn)廣泛涉及經(jīng)濟(jì)、政治、文化、考古、社會(huì)、法學(xué)、公共管理等學(xué)科領(lǐng)域，這表明“建檔”作為一類管理法則，受到各行各業(yè)的普遍接受并得以應(yīng)用。但“建檔”現(xiàn)象與傳統(tǒng)理解中的“歸檔”概念常使人混淆，甚至于在一些歸為常識(shí)性問答的書籍中，如《專門檔案管理問答》一書，也把建檔表述為立卷歸檔。[1]實(shí)際上，兩者雖有相似之處，但在產(chǎn)生動(dòng)力、適用領(lǐng)域、工作程序等諸多方面存在差異，甚至“建檔”活動(dòng)的內(nèi)蘊(yùn)已對(duì)傳統(tǒng)檔案學(xué)視野中“歸檔”問題的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生強(qiáng)烈的沖擊。

一、建檔與歸檔的差異

建檔與歸檔都具有使文件轉(zhuǎn)化為檔案的功能，但兩者在行為產(chǎn)生的動(dòng)力、適用領(lǐng)域及工作程序等方面存在不同。正是這些不同，使二者彰顯彼此的特色。

（一）行為產(chǎn)生的動(dòng)力不同

建檔行為主要由項(xiàng)目或任務(wù)驅(qū)動(dòng)，如為古樹建檔、為古村落建檔、為數(shù)據(jù)建檔等。或者，為便于人們?cè)诳甲C、就醫(yī)、注冊(cè)等活動(dòng)中對(duì)資料的管理，往往會(huì)建立唯一檔案號(hào)，然后在該檔案號(hào)下逐步完善檔案信息。自然，建檔行為產(chǎn)生的動(dòng)力，是為了完成某項(xiàng)任務(wù)。在該項(xiàng)任務(wù)中，建檔活動(dòng)是為了儲(chǔ)備反映該項(xiàng)事務(wù)的信息，為了消除事務(wù)的不確定性，便于日后的查證與分析。

歸檔作為檔案管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，主要由制度驅(qū)動(dòng)。在我國檔案管理活動(dòng)中，形成了“歸檔制度”，其在歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等多個(gè)方面有相應(yīng)的規(guī)定，如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規(guī)定“辦理完畢的文件，應(yīng)該在第二年內(nèi)由文書部門整理后向檔案室歸檔”等。[2]作為一種制度的存在，歸檔行為會(huì)重復(fù)出現(xiàn)，并要求按規(guī)則辦事。

從建檔與歸檔行為產(chǎn)生的動(dòng)力觀察，建檔行為隨項(xiàng)目或任務(wù)的結(jié)束而結(jié)束，但形成后的檔案材料需聚焦到項(xiàng)目或任務(wù)的日后管理，如古村落的日后修繕，而對(duì)檔案自身的有序管理居于從屬地位。與之相對(duì)，歸檔后的文件，因其系辦理完畢后的材料，已失去了現(xiàn)行效用，檔案的留存更大意義上就是為了“存史”，強(qiáng)調(diào)檔案用作歷史記憶的完整性與有序。從兩者的區(qū)別上看，建檔行為更貼近事務(wù)的管理現(xiàn)場(chǎng)，而歸檔更注重對(duì)歸入檔案真實(shí)性、完整性、可用性的維護(hù)。

（二）適用的領(lǐng)域不同

建檔圍繞項(xiàng)目或任務(wù)展開，主要適用于專業(yè)性較強(qiáng)的行業(yè)，較具代表性的如導(dǎo)彈、運(yùn)載火箭及衛(wèi)星和飛船的焊縫建檔等。自然，建檔的特殊性決定了適用領(lǐng)域的專業(yè)性。且作為一種管理手法，建檔更多意義上不在于檔案自身的管理而在于服務(wù)它的上位類管理活動(dòng)。

歸檔通常被納入制度執(zhí)行，主要指向某一類型檔案的管理，非聚焦特殊行業(yè)或任務(wù)的活動(dòng)，是從對(duì)某類型檔案的歸檔式管理開始，如機(jī)關(guān)文書檔案的歸檔、會(huì)計(jì)檔案的歸檔等。這類檔案可以從載體或文件格式上進(jìn)行區(qū)分。

二者適用領(lǐng)域的不同還可以從相關(guān)的規(guī)章制度方面來印證。筆者對(duì)國家檔案局及各行業(yè)行政管理主管部門的網(wǎng)站信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，建檔方面的規(guī)范主要適用特定行業(yè)，如航天業(yè)中焊縫建檔、證券交易行業(yè)中的債券簿記建檔等。而歸檔適用對(duì)象主要是特定類型的檔案，如國家檔案局頒發(fā)的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，見表1。

（三）工作的程序不同

由于建檔行為是為了滿足對(duì)某個(gè)項(xiàng)目或任務(wù)的整體管理服務(wù)的，所以建檔行為需要兼顧管理的全流程，并非僅僅“建立檔案”，而是以建檔為核心，向前延伸至調(diào)查、記錄、拍攝等諸多環(huán)節(jié)；中間涉及的檔案的整理和后期檔案的補(bǔ)充，都被納入建檔的范疇。如我國口述檔案的建立，就要事先制訂好計(jì)劃，經(jīng)過調(diào)查、預(yù)約，開展訪談以獲取錄音資料，整理之后進(jìn)行回訪求證，最后撰寫報(bào)告。這類建檔行為在程序上通常有較強(qiáng)的指向性和復(fù)雜性。

歸檔行為作為一個(gè)制度存在，是檔案管理活動(dòng)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，甚至僅僅是檔案收集環(huán)節(jié)中的一個(gè)小環(huán)節(jié)。具體內(nèi)容涉及歸檔范圍、歸檔時(shí)間及歸檔要求，是以檔案自身的管理為導(dǎo)向，與建檔環(huán)節(jié)相比，相對(duì)簡單。

二、建檔與歸檔的共性

建檔與歸檔在管理手法方面的差異，彰顯了彼此的獨(dú)特性。但同時(shí)二者也存在相似之處。

（一）指向管理目標(biāo)相似

建檔與歸檔同處檔案管理框架之下，自然，二者在管理目標(biāo)上都是為了留存歷史記憶和日后保存?zhèn)洳?。留存歷史記憶在管理上的目的是尋找根源感與時(shí)間曲線上的規(guī)律發(fā)現(xiàn)。建檔行為通過信息采集、固化、編號(hào)等程序，形成各種載體類型的數(shù)據(jù)和信息，主要是為了完整反映項(xiàng)目或任務(wù)的過程，留存的是某一專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的歷史記錄。而歸檔行為的目的是反映形成單位某一階段的歷史，使其在時(shí)間上進(jìn)行傳遞，以積累社會(huì)記憶財(cái)富，主要指向某一類型的檔案。可以說，歸檔“留存的是行政管理部門及各種社會(huì)組織、企事業(yè)單位等相關(guān)職能機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。[3]這種留存更多出于能力和成本等諸多方面利益的考慮，并不會(huì)“有文必檔”，并且在留存期限上還有永久和定期之分。

另外，日后保存?zhèn)洳樵诠芾砩系哪康氖菍?shí)現(xiàn)建檔或歸檔后形成的檔案材料的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。建檔系一種主動(dòng)介入，所形成檔案主要為查考、研究和處理項(xiàng)目或任務(wù)問題的憑證，其價(jià)值發(fā)揮有一定的時(shí)間限制，隨項(xiàng)目或任務(wù)的結(jié)束價(jià)值會(huì)降低或甚至快速消失。而歸檔系一種制度執(zhí)行，其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)主要取決于人們對(duì)其記錄內(nèi)容的認(rèn)知和需求程度，有一定的不確定性、彈性和跨度。

（二）遵循的管理原則相似

從管理原則上看，無論是建檔還是歸檔都遵循來源原則，即尊重在同一單位或活動(dòng)（任務(wù)，或項(xiàng)目）過程中形成的有緊密聯(lián)系的檔案的有機(jī)整體性。在這方面，如前所述，建檔通常圍繞項(xiàng)目或任務(wù)形成完整的檔案，如我國傳統(tǒng)村落建檔規(guī)定一村一檔。相對(duì)而言，歸檔因其被納入制度執(zhí)行，明確要求同一類型的全宗不能分散，不同類型的全宗不能混淆。常見的如把某個(gè)具備獨(dú)立法人資格的單位形成的所有檔案歸入一個(gè)全宗。

同時(shí)，兩者同樣遵循真實(shí)性原則。這主要表現(xiàn)在建檔與歸檔過程中，強(qiáng)調(diào)形成檔案與指向的對(duì)象保持一致，或者稱記錄的真實(shí)性與完整性。為保證上述要求，如建檔通常以回訪或復(fù)核方式進(jìn)行，如焊縫建檔中就要求對(duì)編制產(chǎn)品焊接過程的質(zhì)量跟蹤記錄，確保填寫的數(shù)據(jù)應(yīng)該完整、準(zhǔn)確和清晰。歸檔主要以檢查或查看的方式進(jìn)行，如審計(jì)檔案管理工作中就要求對(duì)確定立卷歸檔的文件材料，檢查有關(guān)程序和簽批，認(rèn)定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應(yīng)予補(bǔ)救。

（三）所需的管理素養(yǎng)相似

從管理素養(yǎng)上看，無論是建檔或歸檔都要求檔案工作人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化處理能力。但建檔更強(qiáng)調(diào)掌握檔案信息采集及將其固化在特定載體上的技術(shù)，如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的建檔就需要檔案工作人員能熟練掌握攝影、攝像等技能，熟悉該項(xiàng)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。這種熟悉涉及所屬領(lǐng)域和對(duì)象相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備與技能應(yīng)用，指向具體的項(xiàng)目或任務(wù)。而歸檔更強(qiáng)調(diào)熟練掌握檔案分類、編目、裝訂、錄入等相關(guān)技能，如光伏發(fā)電建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔，就要求檔案工作人員熟悉且對(duì)參建單位及部門移交的檔案進(jìn)行核查、匯總整理、系統(tǒng)編目及編制檢索工具等。這種熟悉主要指向檔案自身的保管業(yè)務(wù)。

另外，在信息化處理能力上，二者需要檔案工作人員掌握檔案信息化處理技術(shù)，具備現(xiàn)代信息服務(wù)和保密意識(shí)。

三、建檔與歸檔的機(jī)理協(xié)同

建檔與歸檔管理手法的異同，為彼此的協(xié)同提供了可能。實(shí)際上，彼此之間可以打破原有壁壘，相互借鑒。

（一）檔案形成方式協(xié)同

建檔與歸檔在檔案形成方式上的協(xié)同，主要表現(xiàn)在檔案工作人員根據(jù)需要采納彼此的檔案形成方式，以確保檔案形成對(duì)象相關(guān)材料的完整性。這主要表現(xiàn)在：當(dāng)建檔時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)形成了一些記錄材料，這些材料就可以直接以歸檔的方式被納入建檔范圍，而不需要重新制作材料作為檔案保存。同樣，在歸檔行為中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)歸檔材料不完整又沒有材料可歸時(shí)，可通過建立新檔案的方式進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)充。從這個(gè)角度看，建檔行為主動(dòng)、有意識(shí)地形成檔案正好可以填補(bǔ)歸檔的被動(dòng)性可能造成的材料空缺。而歸檔范圍及保管期限的制度規(guī)定，正好可以彌補(bǔ)建檔工作可能因檔案工作人員的主觀因素帶來的缺陷。兩者彼此協(xié)同，可以盡可能保證檔案材料的完整與齊全。

（二）檔案管控技術(shù)協(xié)同

建檔和歸檔管控技術(shù)的協(xié)同，主要表現(xiàn)在檔案生成監(jiān)管方式的運(yùn)用上。當(dāng)建檔因涉及的項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收有著較長的時(shí)間跨度、檔案種類繁多、管控難度大的情況時(shí)，或所涉及的任務(wù)范圍廣、形成檔案分布散亂時(shí)，可以借鑒歸檔的管控技術(shù)對(duì)檔案形成過程進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，明確建檔范圍、時(shí)間與條件，以保證建檔工作的順利推進(jìn)。同樣，當(dāng)傳統(tǒng)的歸檔范圍可能沒有及時(shí)反映新的檔案類型或內(nèi)容，或者歸檔范圍界限模糊時(shí)，可以借鑒建檔主動(dòng)介入的方式開展前期調(diào)查，進(jìn)行前端控制，熟知檔案指向的事務(wù)的動(dòng)態(tài)變化，可以確保形成檔案的質(zhì)量和完整度。兩者在檔案生成的管控技術(shù)上可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同。

當(dāng)前，建檔作為一類管理手法已然廣泛滲透至社會(huì)各領(lǐng)域，可以被認(rèn)為是一種常規(guī)管理手法的覺醒。本文從管理手法的視角厘清了建檔與歸檔的異同，明確了二者的適用范圍和協(xié)同作用，目的在于指出：在對(duì)傳統(tǒng)“歸檔”概念理解基礎(chǔ)上，建檔行為有著自身不一樣的特點(diǎn)。而這種特點(diǎn)可能已經(jīng)強(qiáng)烈沖擊著對(duì)傳統(tǒng)檔案形成方式的認(rèn)識(shí)，值得進(jìn)一步的關(guān)注。

*本文系廣西哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃研究課題“廣西精準(zhǔn)扶貧建檔工作效用評(píng)價(jià)研究”（編號(hào)：18BTQ002）研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]《專門檔案管理問答》叢書編委會(huì).專門檔案管理問答（第二輯）[M].北京：中國檔案出版社，1996.

[2]黃世喆.檔案管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社，2016：28.

[3]陳兆祦，和寶榮.王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].3版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2005：72-76.

作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院