嘎拉森 顧天榮

國家檔案局于2009年12月16日發(fā)布了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009）（以下簡稱《方案》），該標準于2010年6月1日起開始實施，根據(jù)《中華人民共和國標準化法》（2017年11月4日修訂）的規(guī)定，該標準屬于行業(yè)標準中的推薦性標準，是國家檔案行政管理部門鼓勵采用的行業(yè)推薦性標準之一。本文就該標準的主要內(nèi)容進行解讀，并對存在的問題進行探討，供大家在實際工作中參考。

一、《方案》制定的背景

隨著信息技術(shù)的普及和整個社會的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，各組織機構(gòu)的工作環(huán)境也在向電子環(huán)境遷移，數(shù)字化與原生性的電子文件大量形成與積累，支持著組織機構(gòu)各項業(yè)務活動的高效推進。尤其是隨著單軌制時代的到來，電子文件已經(jīng)逐步代替紙質(zhì)文件，成為很多組織機構(gòu)業(yè)務活動記錄的主要記錄形式，但原有的針對紙質(zhì)文件的管理模式顯然已不能適應當前的管理需求，如何通過高質(zhì)量的著錄增加精準的檢索點，保障電子文件的可檢索可利用，并維護其真實性、安全性、可靠性、可讀性及長期保存性，實現(xiàn)對電子文件的高效管理，成為電子辦公時代各組織機構(gòu)都面臨的一大挑戰(zhàn)。

元數(shù)據(jù)作為描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及管理過程的數(shù)據(jù)，對其合理的采集管理能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件信息內(nèi)容的全面描述，進而為后續(xù)的信息組織、檢索、共享，乃至系統(tǒng)的互操作提供便利與支持。尤其對于檢測和保障電子文件的“四性”有著重要的作用，是電子文件管理活動中極其重要的一部分。

文書類電子文件作為反映黨務、政務、生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項管理活動的文件，是各級各類組織機構(gòu)在日常業(yè)務活動中生成數(shù)量最多、應用范圍最廣的文件類型之一。因而我國在2009年率先針對文書類電子文件出臺了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》，以期為創(chuàng)建、管理和應用元數(shù)據(jù)建立統(tǒng)一的方案，以系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、形式特征、背景和管理過程信息，為電子政務、辦公自動化、文件及檔案管理系統(tǒng)的設計提供依據(jù)，并全面實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的多種功能和用途。

作為我國第一部元數(shù)據(jù)管理的行業(yè)推薦性標準，《方案》的頒布對于各組織機構(gòu)文檔管理業(yè)務指導與我國電子文件管理標準體系建設方向引領(lǐng)都有著重要意義。

二、《方案》的體例與內(nèi)容構(gòu)成

《方案》共分八章及一個資料性附錄，包括：“范圍”“規(guī)范性引用文件”“術(shù)語和定義”“元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及描述方法”“文件實體元數(shù)據(jù)元素的描述”“機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)元素的描述”“業(yè)務實體元數(shù)據(jù)元素的描述”“實體關(guān)系元數(shù)據(jù)元素的描述”，以及附錄A：“文書類電子文件元數(shù)據(jù)表”。

《方案》規(guī)定了以文件和案卷形式的檔案為對象的文書類電子文件管理全過程以及元數(shù)據(jù)設計、捕獲、著錄的一般要求。其中，前三章明確了該標準的適用范圍，界定了標準中涉及的重要術(shù)語及其定義。第四章將文書類電子文件所涉及的元數(shù)據(jù)從概念層次上區(qū)分為文件實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個域，并對應給出了每個域包含的元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及其描述方法。第五章至第八章對應第四章劃分設置的四個域包含的元數(shù)據(jù)元素的結(jié)構(gòu)和描述方法詳細給出了每個元素的編號、名稱、定義、目的、約束性、子元素等16項詳細信息。附錄“文書類電子文件元數(shù)據(jù)表”將《方案》規(guī)定的88個元數(shù)據(jù)元素的主要內(nèi)容進行了整理匯集。

三、《方案》主要內(nèi)容解讀及思考

（一）《方案》的適用范圍

《方案》適用的主體對象是：各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織。以上主體均可參照本標準對計算機系統(tǒng)中直接生成的文書類電子文件（含紙質(zhì)文件/檔案數(shù)字化圖像、文本）進行管理。

（二）術(shù)語及定義

《方案》對“電子文件Electronic Records”“文書類電子文件Administrative Electronic Records”“元數(shù)據(jù)Metadata”“實體Entity”等11個術(shù)語進行了定義。

《方案》對“電子文件”的定義是：“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！爆F(xiàn)行的檔案行業(yè)推薦標準中涉及電子文件定義的還有2000年國家檔案局發(fā)布的《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1—2000），將電子文件定義為：“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募！币约皣覚n案局分別于2014年、2018年最新發(fā)布的《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58—2014）和《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018），以上兩項標準均將電子文件定義為：“國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。”對比以上三則定義，就可以看到，隨著信息技術(shù)的普及、電子文件來源和格式的日益復雜以及對電子文件憑證價值認可程度的提高，人們對于電子文件認識的變化。對電子文件的定義從最早強調(diào)其生成方式、存儲介質(zhì)、傳輸識讀方式到側(cè)重關(guān)注電子文件的來源與生成背景，而不再過多強調(diào)其載體。

《方案》對“元數(shù)據(jù)”的定義是：“描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)?！彪娮游募脑獢?shù)據(jù)是描述其各項屬性的信息，即對于電子文件這一信息性對象做出的描述與記錄。根據(jù)《方案》，元數(shù)據(jù)具體描述的數(shù)據(jù)即各項元數(shù)據(jù)所包含的元素：“通過標識、定義、約束性、值域等一組屬性描述的數(shù)據(jù)單元”。早在1997年，國際檔案理事會電子文件委員會就已在《電子文件管理指南》中提出了文件的三要素觀，即文件由內(nèi)容Content、結(jié)構(gòu)Structure、背景Context這三個要素構(gòu)成。其中內(nèi)容指文件中所包含的表達文件形成者或形成機構(gòu)的意圖的信息；組織方式是指文件內(nèi)容的信息組織構(gòu)成、表達方式；背景指文件所處環(huán)境，文件的背景信息包括文件之間的相互關(guān)系、形成文件的業(yè)務活動、文件的技術(shù)環(huán)境等[1]。此定義中也體現(xiàn)了對于文件三要素觀的貫徹，并強調(diào)要涵蓋整個管理過程的數(shù)據(jù)，這對于維護電子文件的“四性”具有重要意義。

《方案》對“實體”的定義是：“任何已經(jīng)存在的、將要存在的或可能存在的具體的或抽象的事物，包括事物間的聯(lián)系。”實體是一個抽象的概念，此處不僅將各種存在狀態(tài)的事物定義為實體，并將事物間的聯(lián)系即“關(guān)系”也定義為實體。實體的存在與識別要依賴于事物的屬性，而實體間的聯(lián)系的識別要依賴于事物間的關(guān)系。映射到元數(shù)據(jù)中，就分別對應元數(shù)據(jù)的描述內(nèi)容及關(guān)系。

（三）元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及描述方法

1.元數(shù)據(jù)元素與結(jié)構(gòu)

《方案》參照了國際標準ISO23081《信息和文獻.記錄管理過程.記錄用元數(shù)據(jù).第1部分：原則》，并結(jié)合我國電子文件管理實際，將文書類電子文件元數(shù)據(jù)從概念層次上區(qū)分為文件實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個域。這四個域?qū)嶋H上相當于四個實體類元數(shù)據(jù)集，內(nèi)部又根據(jù)各域的屬性與內(nèi)容劃分了不同等級和類別的元數(shù)據(jù)元素。

文件實體元數(shù)據(jù)是描述文件本身的來源、外部特征、內(nèi)容、數(shù)字環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)，包含“M1聚合層次”“M2來源”“M7電子文件號”“M8檔號”“M21內(nèi)容描述”“M40形式特征”“M46電子屬性”“M52數(shù)字化屬性”“M57電子簽名”“M65存儲位置”“M70權(quán)限管理”“M75附注”12個元數(shù)據(jù)元素和63個子元素共計75項，涵蓋了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用的全過程，兼顧文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、形式、安全保障等全方位信息。文件實體元數(shù)據(jù)是《方案》中包含元素項最多的一個域，這不僅充分體現(xiàn)了作為一項專門的電子文件管理標準，其對于文件本身的充分關(guān)注，也側(cè)面強調(diào)了文件本身的信息數(shù)據(jù)對于文件管理業(yè)務的重要意義。

機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)是指記錄開展電子文件管理業(yè)務過程中所涉及的責任人員和機構(gòu)信息的元數(shù)據(jù)。具體包含“M76機構(gòu)人員類型”“M77機構(gòu)人員名稱”“M78組織機構(gòu)代碼”“M79個人職位”4個元素。以上四項元素的設置均有助于記錄電子文件背景信息，提供電子文件業(yè)務活動的過程記錄，以及合法性與真實性證明。

業(yè)務實體元數(shù)據(jù)是描述電子文件形成、處理和管理等業(yè)務行為等具體行為信息的元數(shù)據(jù)。包含“M80業(yè)務狀態(tài)”“M81業(yè)務行為”“M82行為時間”“M83行為依據(jù)”“M84行為描述”5個元素。通過對業(yè)務活動的審計跟蹤描述提供電子文件背景信息，以維護電子文件的證據(jù)特性，為電子文件的控制、管理和利用提供便利。

實體關(guān)系元數(shù)據(jù)是指描述電子文件之間、電子文件不同實體之間以及電子文件實體內(nèi)部各對象之間關(guān)系的元數(shù)據(jù)。包含“M85實體標識符”“M86關(guān)系類型”“M87關(guān)系”“M88關(guān)系描述”4個元素。通過對各實體文件內(nèi)外部關(guān)系的描述，不僅有利于電子文件的管理、利用，更有助于對電子文件的理解。

以上四個域及其25個元素、63個子元素共同構(gòu)成文書類電子元數(shù)據(jù)的基本結(jié)構(gòu)框架。該框架的設置可以按照“主體—行為—對象”的邏輯進行理解，即主體在電子文件管理系統(tǒng)環(huán)境下，基于業(yè)務需求，在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全業(yè)務流程中對電子文件加以管理和利用，再以“關(guān)系”為紐帶，將三個域聯(lián)系起來，實現(xiàn)整個業(yè)務活動的互聯(lián)。具體如圖1。

此外，還可以借鑒開發(fā)關(guān)系數(shù)據(jù)庫常用的“實體—屬性—關(guān)系”模型（Entity-Relationship模型）對各元數(shù)據(jù)元素及其關(guān)系的設計原理進行理解，實體對應上述文件、機構(gòu)人員、業(yè)務三個域，屬性對應各元數(shù)據(jù)的子元素，關(guān)系對應實體關(guān)系元數(shù)據(jù)，通過對實體、屬性、關(guān)系的分層次描述和多級別著錄，實現(xiàn)對各份電子文件實體間，以及電子文件元數(shù)據(jù)著錄項中各子元素間關(guān)系的建立，構(gòu)建多維立體的電子文件記錄。具體如圖2。

2.描述方法

《方案》參照國際標準ISO11179.3：2003《信息技術(shù).數(shù)據(jù)元的規(guī)范和標準化.第3部分：數(shù)據(jù)元的基本屬性》，對88項元數(shù)據(jù)元素的描述方法進行了規(guī)定。

根據(jù)《方案》，本標準所描述的88項元數(shù)據(jù)元素有四個屬性相同：（1）注冊版本：1.0；（2）注冊機構(gòu)：中華人民共和國國家檔案局；（3）字符集：GB 2312—1980、GB 18030—2005；（4）語言：中文。

除上述四項相同屬性外，《方案》為每項元數(shù)據(jù)元素設定了16項元數(shù)據(jù)元素描述內(nèi)容：編號、中文名稱、英文名稱、定義、目的、約束性、可重復性、元素類型、數(shù)據(jù)類型、編碼修飾體系、值域、缺省值、子元素、信息來源、相關(guān)元素及注釋。

其中，約束性是說明該元數(shù)據(jù)元素的強制性程度，分為“必選”“條件選”和“可選”，在《方案》給出的88個元素及子元素中，有20項為必選項，25項為條件選項，43項為可選項。其中“條件選”是表示在特定環(huán)境和條件下必須采用。如文件實體元數(shù)據(jù)中的“室編案卷號”元素，當其滿足下列任一條件時，本元素是為必選項，條件有：（1）聚合層次（M1）的值為“案卷”且由檔案室著錄；（2）聚合層次（M2）的值為“文件”且文件按立卷方式整理并由檔案室著錄；（3）檔案館選擇著錄。“可選”則顧名思義，表示可采用也可不采用，由用戶根據(jù)需要確定即可，如“主題詞”“關(guān)鍵詞”“控制標識”等均為可選項。

可重復性是說明該元數(shù)據(jù)元素是否可以重復出現(xiàn)，《方案》中有79項元數(shù)據(jù)元素不可重復，9項可重復，如“M26主題詞“”M51信息系統(tǒng)描述”等。最大程度上保證了對文件著錄描述的完整性，同時也體現(xiàn)了《方案》的可擴展性。

元素類型是指元數(shù)據(jù)元素多屬的類別，《方案》將元素分為簡單型、容器型和復合型。簡單型是指不具有子元素的元素所對應的元素類型；容器型是指具有子元素且本身不能被賦值的元素所對應的元素類型；復合型則是指本身可以被賦值且在一定條件下可以具有子元素的元素所對應的元素類型。在《方案》給出的88個元素及子元素中，有79項元素為簡單型，8項為容器型，僅“M8檔號”一項為復合型。這是因為檔號是由管理電子文件的系統(tǒng)按照設定的規(guī)則生成的，根據(jù)檔案行業(yè)推薦標準DA/T13—1994《檔號編制規(guī)則》，檔號的結(jié)構(gòu)可能存在以下三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁（張）號；第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號—件、頁（張）號；第三種結(jié)構(gòu)為：類別號—項目號—案卷號—件、頁（張）號。因此在檔號已編制的情況下，系統(tǒng)可為元素可直接賦值對應檔號，或按照其結(jié)構(gòu)細分子元素再進行賦值。若電子文件未經(jīng)整理、立卷、歸檔，尚未形成檔號時，本元素則可以為空值。

數(shù)據(jù)類型是為表達元數(shù)據(jù)元素值而規(guī)定的具有相同數(shù)學特性和相同操作集的數(shù)據(jù)類別?！斗桨浮穼?shù)據(jù)類別劃分為字符型、數(shù)值型、日期時間型三種。其中，容器型元素沒有數(shù)據(jù)類型。

編碼修飾體系，是指對元數(shù)據(jù)元素信息的描述應遵循的編碼規(guī)則，包括編碼修飾體系的標識和名稱。以“M8檔號”這一元數(shù)據(jù)元素為例，《方案》規(guī)定其編碼修飾體系標識參照DA/T13—1994實施，名稱為檔號編制規(guī)則。

信息來源，是指元數(shù)據(jù)元素值的來源，描述來源的方式有通過電子文件系統(tǒng)選擇著錄和手工著錄兩種。

相關(guān)元素，是指與該元素有密切聯(lián)系的元素。如“M5全總名稱”，其相關(guān)元素為“M6立檔單位”和“M9全宗號”。通過對以上三個元素的相關(guān)性指明，能夠幫助系統(tǒng)和管理人員更便捷高效地對電子文件的來源進行把握，并提供最齊全的檢索點，保證所描述信息的完整和全面。

在明確了元數(shù)據(jù)元素描述方法的基礎之上，《方案》的第五到八章依次對文件實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個域下設的88個元素一一進行了詳細的規(guī)定與說明。以5.4.4保管期限為例，其描述內(nèi)容及要求如下表1所示。

四、《方案》存在的問題及改進建議

（一）未來應考慮增設法規(guī)標準實體類元數(shù)據(jù)

《方案》參照了國際標準ISO23081《信息和文獻.記錄管理過程.記錄用元數(shù)據(jù).第1部分：原則》，但將ISO23081元數(shù)據(jù)概念模型中的法規(guī)要求實體剔除，最終將文書類電子文件元數(shù)據(jù)從概念層次上區(qū)分為文件實體、機構(gòu)人員實體、業(yè)務實體、實體關(guān)系四個元數(shù)據(jù)域。此舉可以理解是考慮和結(jié)合了我國電子文件管理的實際進行了必要的模型調(diào)整。但根據(jù)ISO15489的規(guī)定，文件是機構(gòu)履行法定義務的記錄成果，文件真實性的本質(zhì)內(nèi)涵是指文件產(chǎn)生與既定法規(guī)要求相符，整個文件管理標準家族都是以文件法制化管理為契機出臺的。[2]而且隨著整個社會法制意識的增強，各組織機構(gòu)都開始逐漸重視并強調(diào)法規(guī)遵從。這就要求組織機構(gòu)不僅要在各項業(yè)務活動中切實遵守相關(guān)法律法規(guī)，還要能夠提供相關(guān)證明進行證實。檔案作為組織機構(gòu)業(yè)務活動的原始記錄自然是提供相關(guān)憑證的最佳材料，這就更需要對檔案著錄工作中的法規(guī)遵從情況進行著錄與描述。因而增設法規(guī)標準實體類元數(shù)據(jù)是未來進一步完善元數(shù)據(jù)概念模型設計的題中應有之義。

（二）未來應考慮細化檔案內(nèi)容描述的元數(shù)據(jù)元素

檔案作為組織機構(gòu)信息資產(chǎn)的重要組成部分，其價值很大程度上體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的原始性、真實性，檔案中記錄的有價值信息能夠為組織決策輔助、文化建設等提供支持。但目前檔案管理工作還是更多地聚焦于通過信息著錄協(xié)助實現(xiàn)實體管理的有序化，而忽略了對檔案內(nèi)容的關(guān)注。而且隨著面向機器智能的新互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，未來的檔案管理勢必向著數(shù)據(jù)化、語義化、智能化的方向邁進，將會對檔案資源的信息組織程度提出很高的要求。這都需要在對檔案內(nèi)容把握和精細化管理的基礎上才能夠?qū)崿F(xiàn)。

《方案》中“M21內(nèi)容描述元數(shù)據(jù)”的18項子元素通過對電子文件題名、主題詞、責任者、保管期限等外部內(nèi)容信息的著錄為其文件級可檢索以及統(tǒng)計、利用等“粗顆粒度”檔案管理提供了便利，而真正的檔案內(nèi)容卻處于“無人問津”的尷尬境遇。未來應進一步細化檔案內(nèi)容描述的元數(shù)據(jù)元素，將描述層級真正深入到內(nèi)容層面，實現(xiàn)電子文件的全文檢索和機器可閱讀可理解，為檔案管理的跨越式發(fā)展奠定信息組織基礎。

（三）個別元素的具體捕獲方式有待進一步明確

捕獲是指適時獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)的方法和過程。《方案》中對于元數(shù)據(jù)元素的信息描述來源的方式，規(guī)定了通過電子文件系統(tǒng)自動著錄和手工著錄兩種。但由于電子文件生成環(huán)境與載體的特殊性，其中某些信息是人無法通過識讀直接著錄的，需要系統(tǒng)通過技術(shù)手段進行捕獲與著錄，或手工著錄和系統(tǒng)自動捕獲相配合。盡管《方案》已在每個元數(shù)據(jù)元素的信息來源中對其捕獲方式予以解釋，甚至對于某些較為復雜的元素，《方案》還在注釋中進一步進行了詳細的解釋和說明。但根據(jù)筆者的調(diào)研，在實踐過程中，數(shù)字檔案室系統(tǒng)設計人員在實際參照《方案》進行元數(shù)據(jù)方案設計時，由于有些元數(shù)據(jù)元素的捕獲方式還是介紹過于籠統(tǒng)，技術(shù)人員無法對其進行落地實現(xiàn)，這將導致電子文件元數(shù)據(jù)采集的不全，進而影響對電子文件信息的全面把控與管理保存。希望在未來的標準升級更新時，能夠?qū)υ氐牟东@方式進行進一步明確，為其有效實施奠定良好的基礎。

參考文獻

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作者單位：1中國人民大學信息資源管理學院2中國空間技術(shù)研究院總環(huán)部