文/山東省單縣財政局 王磊

隨著時代的不斷發(fā)展，機關(guān)單位對于檔案管理的重要性有了一定程度的了解，如實記錄歷史的檔案匯集大量信息，而文書檔案是機關(guān)單位檔案材料的重要載體，它直接記錄了機關(guān)開展各種管理活動的情況，直接反映機關(guān)在行政工作中積累的經(jīng)驗，是機關(guān)的重要信息庫，只有管理好文書檔案，才能奠定機關(guān)辦公室有序開展各項管理工作的基礎(chǔ)。

一、機關(guān)文書檔案管理的重要性

管理機關(guān)文書檔案是辦公室日常工作中的一項重要任務(wù)，是其他工作得以順利開展的前提和基礎(chǔ)。但在機關(guān)閉關(guān)理論的影響下，文書檔案管理工作并不規(guī)范，導(dǎo)致機關(guān)辦公室工作缺少重要一環(huán)。在當(dāng)今時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，機關(guān)在管理文書檔案時也應(yīng)堅持與時俱進的原則，利用現(xiàn)代科技手段做好文書檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達到共享文書檔案資源的目的，提高文書檔案管理效率。文書檔案真實記錄機關(guān)的多項工作過程，文書檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化成為機關(guān)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵突破口。所以為高效開發(fā)、充分利用文書檔案資源，必須做好機關(guān)文書檔案管理工作，加快現(xiàn)代化進程。

二、機關(guān)文書檔案管理的有效途徑

針對機關(guān)文書檔案管理，首先需要完善文書檔案的基礎(chǔ)工作，然后配合卷案的規(guī)范整理以及提升文書檔案的服務(wù)水平，這樣才能夠滿足機關(guān)單位對于文書檔案的管理與利用要求。

（一）完善文書檔案基礎(chǔ)工作。機關(guān)辦公室文書工作不僅是開展文書檔案管理的一項基本內(nèi)容，也是檔案管理不可缺少的部分，這主要涉及到對機關(guān)文件材料進行收集、記錄和運輸、辦理移交、整理歸納等一系列的操作。作為文書工作人員，需要將工作活動內(nèi)容利用文件資料的方式，再配合上管理，形成系統(tǒng)性的檔案。在形成檔案時，文件資料的書寫、規(guī)范、資料真實性、資料集中度等都會直接影響檔案管理工作的有序開展。開展檔案管理的前提條件就是完整收集機關(guān)文件文書資料，對信息內(nèi)容實現(xiàn)二次歸集，并注意做好內(nèi)容的分門別類，鑒定信息的真實性，并且做好資料內(nèi)容的保管，從而形成統(tǒng)計性資料，所有資源最終都要編碼，做好保存工作，為使用者調(diào)取材料提供便利，發(fā)揮文書檔案資源的作用。文書檔案基礎(chǔ)工作不僅僅是單位內(nèi)的活動資料，同時也包含了整理上級、平級與下級單位的活動情況、信息報表等，對信息進行二次篩選，仔細鑒別，細化機關(guān)文書檔案資源和信息內(nèi)容，準(zhǔn)確把握機關(guān)各個階段的工作目標(biāo)和工作內(nèi)容，最終從長遠性和整體性考核檔案工作，進而實現(xiàn)檔案信息功能的完善。

（二）嚴(yán)格規(guī)范整理案卷是質(zhì)量的保障。在辦理完文件后，還需要利用系統(tǒng)化整理，最終形成文書檔案。對于文書檔案的歸檔整理，也是文書檔案管理不可忽視的一部分。在進行文件的整理與歸檔中，工作人員要遵循《歸檔文件整理規(guī)則》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍》等要求，結(jié)合機關(guān)文書檔案的具體分類方法進行科學(xué)合理的分類、編號和組卷等。歸檔整理一般涵蓋兩方面工作：一個是整理單份文件，以件為基本單位，做好機關(guān)單份文件的分類、裝訂和編碼、著錄等整理工作；另一個是立卷方法，把有聯(lián)系的文件組合為案卷，以卷為單位保管文書檔案。立卷工作又細分為分類和組卷，組卷是立卷方法的關(guān)鍵，即根據(jù)組合、編號以及排列等程序處理已經(jīng)完成分類的文件，形成案卷。當(dāng)然，在文書檔案管理工作完成之后，還需要直接把數(shù)據(jù)錄入計算機，實行辦公自動化，全面提高機關(guān)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三）合理利用文書檔案服務(wù)水平提高的方法。對于機關(guān)文書檔案管理而言，利用文書檔案資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這也是重要的部分，更是機關(guān)檔案工作者必須做好的重點工作，提高文書檔案利用效率。在利用文書檔案、提供檔案服務(wù)的過程中，應(yīng)滿足依法開放、簡化便利、保守秘密等一系列的要求。機關(guān)單位在文書檔案利用工作開展中，應(yīng)該做好信息資源的建設(shè)，在館藏文書檔案資源上堅持?jǐn)?shù)量優(yōu)化與質(zhì)量優(yōu)化并重，通過完善的工作制度建立健全文書檔案檢索體系，配齊工作人員和設(shè)備設(shè)施。與此同時，注意針對文書檔案信息開展編研工作，立足于機關(guān)的實際需求編寫文書檔案參考資料和文獻匯編等，最大限度發(fā)揮文書檔案信息對機關(guān)工作的參考作用，推動機關(guān)的建設(shè)與發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，在信息化的時代下，機關(guān)文書檔案管理打破了傳統(tǒng)管理模式的束縛，緊緊跟隨時代的發(fā)展所需，滿足文書檔案的管理要求。當(dāng)然，在信息化的時代下，機關(guān)單位的文書檔案管理工作同樣也面臨巨大的挑戰(zhàn)，作為機關(guān)單位的負責(zé)人，作為檔案管理的負責(zé)人，都需要了解文書檔案管理工作的重要性，這樣才可以找準(zhǔn)合理有效的途徑，提高文書檔案管理工作的有效性，從而實現(xiàn)機關(guān)文書檔案管理質(zhì)量的全面提升。