■蒲冬梅/成都市建設(shè)信息中心

由于20余年的瑣碎積累及崗位工作，有很多心得體會和不成體系的思考?，F(xiàn)著重結(jié)合庫存文書檔案查詢、信息公開辦理等實(shí)際工作經(jīng)驗、得失談一些個人感受，以供檔案同仁借鑒和檔案部門及領(lǐng)導(dǎo)參考。

一、文書檔案管理的現(xiàn)狀

文書檔案員往往參與文書處理全過程，并一崗設(shè)置，同步分擔(dān)完善檔案材料收集整理和兼任其他工作，任務(wù)繁重，個人心態(tài)往往焦慮不堪，具體工作壓力巨大。也正是因為這樣，難以充實(shí)優(yōu)秀高端人才，即使有網(wǎng)絡(luò)收納也難以到崗或者無法持續(xù)堅守?，F(xiàn)狀到位的“打補(bǔ)丁”人員又囿于身份局限和工作負(fù)擔(dān)，難于完全獨(dú)力支撐和圓滿完成各項雜糅的業(yè)務(wù)工作。如若組織機(jī)制無法切實(shí)確保改善，勢必形成和延續(xù)檔案重要崗位人員流失態(tài)勢；沒有安心基礎(chǔ)性工作的人員，檔案管理的務(wù)實(shí)性、連續(xù)性、完整性、專業(yè)性也會大打折扣。因為文書形成過程和檔案收集的相關(guān)性、特殊性，以及檔案材料收集、整理、保管、查詢等都需要檔案人安貧守道，恒久堅持，并在國家法律制度和檔案管理規(guī)范的約束下嚴(yán)格實(shí)施程序化的“螞蟻?zhàn)鳂I(yè)”。這是保證文書收集齊全完整和確保質(zhì)量規(guī)范的第一步，也是最為基礎(chǔ)性的工作。有必要提請考量，予以關(guān)注，采取措施，自上而下地改善一線檔案基層工作。

二、文書檔案管理的問題

（1）重視程度力度不夠，或?qū)嶋H重視作用發(fā)揮有限。往往宏觀管理足夠，微觀作業(yè)放任，沒有切實(shí)的細(xì)化分工和責(zé)任明細(xì)，事實(shí)上造成了檔案工作和文書處理混雜，機(jī)要保密與文書處理、印鑒使用、檔案收集和整理查詢等同位一體。對國家檔案法規(guī)和具體條令、管理規(guī)則執(zhí)行難以全盤落實(shí)。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，作用發(fā)揮有限。

（2）工作措施保障不到位。由于機(jī)關(guān)人員設(shè)置、崗位分工等欠缺，檔案管理人員隸屬辦公室，處于日常機(jī)要文書、文件辦理和辦公室各項工作雜務(wù)的反復(fù)流轉(zhuǎn)和高效運(yùn)行推動中。因其輔助服務(wù)、保障性質(zhì)不得不在各項事務(wù)性的繁雜工作確保推進(jìn)、運(yùn)行，沒有堵塞和滯緩，就已是最大的成功。

（3）管理隊伍不穩(wěn)定?，F(xiàn)實(shí)工作中，文件收發(fā)和檔案管理難以截然劃分，往往共室同設(shè)，人員時常調(diào)換、更新，其隊伍不穩(wěn)定，這與崗位要求和工作重要性不相符，也勢必沖擊、連鎖影響到檔案和辦公室業(yè)務(wù)其他環(huán)節(jié)，特別是機(jī)關(guān)工作形成最后產(chǎn)品——文書檔案材料的收集整理和歸檔質(zhì)量。此外，還一定程度存在檔案館室建設(shè)問題和保管條件有限，有些單位少有檔案管理硬件、技術(shù)設(shè)施投入，裝備落后，人員素質(zhì)參差不齊，不少單位沒有設(shè)置專人或機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理部門（單位）所屬檔案，檔案開發(fā)利用程度和管理水平都有待提高。所有這些都需要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、組織照顧，并結(jié)合目前機(jī)構(gòu)改革和“三定”方案，全盤統(tǒng)籌確定崗位工作設(shè)置、人員配備和運(yùn)行組織規(guī)劃，同步先期完成工作規(guī)范，修訂、完善檔案分類方案和文書檔案收集整理規(guī)范范圍、期限等管理辦法。

三、文書檔案重要性的再認(rèn)識

（1）文書檔案管理要適應(yīng)時代變化。文書檔案管理在高效、法制機(jī)構(gòu)建設(shè)中作用突出，且因其歷史價值和原始憑據(jù)受關(guān)注，不只為領(lǐng)導(dǎo)和部門工作提供參考、依據(jù),也是接受督察、巡視、監(jiān)察時調(diào)閱、查詢、核實(shí)的重要佐證，同時還是其他利益群體在尋求自身權(quán)益保障時的不二選擇。在機(jī)關(guān)事務(wù)辦理和信息公開、行政訴訟中也具有不可小覷的查考利用價值。如若機(jī)關(guān)文書檔案管理不善，不能確?！笆占R全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”，勢必有損單位形象、危害重大，必須從集體工作的角度，從組織上保障文書處理和檔案收集等工作有效落實(shí)、有序展開。

（2）文書檔案查詢無果會有嚴(yán)重后果。這不是聳人聽聞的個例。溫州檔案局（館）就曾發(fā)生因文書檔案收集不完整、齊全而引發(fā)官司，所在單位庫存檔案查詢中也曾出現(xiàn)干部任命文件和重要文書檔案缺漏、無法查找。雖然通過組織、仍在崗位工作的集體認(rèn)同與記憶證明，勉強(qiáng)彌補(bǔ)完善資料佐證和出具相關(guān)手續(xù)，但畢竟只是權(quán)宜。甚至有其他無法彌補(bǔ)的嚴(yán)重案例，后果慘痛。所以，單位更替與整合、企（事）業(yè)重組并購、人事變動中尤其要重視檔案管理工作。

四、機(jī)關(guān)文書檔案管理易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)

（1）機(jī)構(gòu)整合、職能變遷，最容易出現(xiàn)管理疏漏。根據(jù)過往經(jīng)驗，深切感受到機(jī)關(guān)文書檔案管理有一個需要特別關(guān)注的環(huán)節(jié)，那就是機(jī)構(gòu)改革、職能整合、人員分流并轉(zhuǎn)時容易出現(xiàn)疏漏和細(xì)節(jié)工作不到位的情況。作為借鑒，本次機(jī)改需要引起格外重視和特別注意，以免為今后檔案工作、信息資料的完整性造成不良影響。此外，檔案分散放置、多重保管也是造成機(jī)關(guān)檔案不完整和有關(guān)重要資料丟失、堙滅消失的另一原因。特別是過往紙質(zhì)手寫文書檔案，因整理時代和技術(shù)手段造成的事實(shí)歸輯整理局限，歷經(jīng)時、空、人、社會發(fā)展和檔案管理空間、年代的變化，其實(shí)體的承載信息與故紙堆砌狀態(tài)也易被忽略，需要特別注意，加強(qiáng)保護(hù)性管理和數(shù)據(jù)電子化備份。

（2）館（室）空間移位時的過程管理與文書檔案形成未移交的責(zé)任需要明晰。文書檔案從文件擬制、形成到檔案材料收集、整理、裱糊、裝幀、入盒等過程，一般都由專門人員完成。出于職業(yè)意識和責(zé)任自覺，一般不會出現(xiàn)有意損毀和故意丟棄，但在搬遷、運(yùn)輸、監(jiān)管和其他因素介入、規(guī)整、放置等環(huán)節(jié)就難免出現(xiàn)問題。每一次的搬遷如同實(shí)體檔案的調(diào)閱，都對庫存檔案安全造成隱憂，特別是尚處于未完成階段的、分散管理的文書、專業(yè)資料，在集中遷移中極易造成事實(shí)上的遺失、缺漏。這些特殊意外和不可控情況，是檔案人員難以控制、實(shí)現(xiàn)追繳和無可奈何、無法述說的痛。有必要更加重視文檔處理程序，實(shí)現(xiàn)過程環(huán)節(jié)的分工明確、職責(zé)清晰。專從收集整理角度言，檔案人員還需更多地認(rèn)真與堅守，強(qiáng)化細(xì)致態(tài)度，以記錄、見證、守候、管理好文書檔案。

五、目前機(jī)關(guān)整合期間需要特別注意 “四須”

一是須強(qiáng)化檔案法律意識。檔案因其歷史負(fù)載和信息附著，具有特殊性、政治性和憑證作用，機(jī)關(guān)單位人員必須遵循文書檔案形成規(guī)則，服從法律人文要求，遵紀(jì)守法，與時俱進(jìn)，做好本職工作。

二是須提升檔案工作意識。辦公室作為統(tǒng)籌負(fù)責(zé)公文收發(fā)、印章管理、檔案等工作運(yùn)轉(zhuǎn)核心，處于全局工作“磨芯”“大腦中樞”。既是要害部位，又是文書檔案形成與監(jiān)管的重要守護(hù)，責(zé)任重大，必須從組織保障和制度建設(shè)上，保障工作運(yùn)行順暢有序，保障各崗位責(zé)任人嚴(yán)謹(jǐn)勤勉、仔細(xì)踏實(shí)，認(rèn)真協(xié)作、切實(shí)負(fù)責(zé)。

三是須夯實(shí)檔案組織保障。由于文書處理和檔案管理過程關(guān)聯(lián)、密切交錯，具有系統(tǒng)性、繁瑣性、綜合性的特點(diǎn)，有必要從組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度規(guī)范、必備硬件和人員培訓(xùn)上予以嚴(yán)格約束和切實(shí)管理。

四是須加強(qiáng)檔案宣傳教育。機(jī)關(guān)工作人員必須遵守國家法律法規(guī)，模范踐行單位規(guī)章制度，按工作規(guī)程和制度規(guī)范推進(jìn)日常各項工作業(yè)務(wù)開展。

六、檔案管理有關(guān)建議

一是分年度于次年6月前集中完成上年度所有檔案整理立卷，需要調(diào)整。因為集中完成大量基礎(chǔ)性工作，是有不得已的遵從；在人員設(shè)置和條件允許情況下，應(yīng)采取隨時分批，隨時整理移交制度。

二是文書檔案委托外包公司雇員產(chǎn)業(yè)流程化地完成文書紙質(zhì)歸檔和數(shù)據(jù)化掃描是有隱憂的。且不說外包人員外來，需要時間和熟悉、認(rèn)知，整理檔案時需要考慮時間成本，為檔案而檔案，為效益而完成。所以，機(jī)關(guān)單位的各門類檔案材料收集整理中，歸檔完整性及質(zhì)量控制仍然需檔案人員以強(qiáng)烈的責(zé)任心、專業(yè)的角度、歷史立檔的高度切實(shí)踏實(shí)工作，才能從根本源頭保障檔案材料種類與數(shù)量。鑒定整理環(huán)節(jié)還應(yīng)有業(yè)務(wù)骨干參與、同步指導(dǎo)，盡量保證日常移交、隨時完成，減少集中交付整理的工作量和壓力。

為此，做三點(diǎn)建議：（1）細(xì)化明確機(jī)要、文書、保密、印鑒、檔案等崗位職責(zé)，改善過去檔案從業(yè)人員工作繁重，難以分身和精細(xì)化完成檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀；（2）崗位人員的選擇使用上應(yīng)遵循長期穩(wěn)定原則，并給予人文關(guān)心和職業(yè)發(fā)展方向，以穩(wěn)定隊伍，方便工作；（3）平臺統(tǒng)籌管理時同步規(guī)劃設(shè)置檔案管理接口對接和技術(shù)統(tǒng)籌。