■楊雪菱/昆明市盤龍區(qū)財政投資評審中心

隨著新《會計檔案管理方法》的提出與推進，我國事業(yè)單位尤其是行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。因此，我國行政事業(yè)單位需要結合現(xiàn)有實際會計檔案管理情況，分析會計檔案管理工作中的問題，采取相應對策，解決問題的同時，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障。

一、行政事業(yè)單位的會計檔案管理意義

在行政事業(yè)單位中，會計檔案能夠對單位經(jīng)濟業(yè)務進行反映，并且保證業(yè)務記錄的準確性，屬于重要依據(jù)，為檔案利用率提升提供保障。行政事業(yè)單位重視會計檔案管理工作，加強檔案管理，有利于國有資產受到有效保護，減少資產流失。由于行政事業(yè)單位財產的主人是國家，因此，強化會計檔案管理工作能夠確保國有資產信息被準確記錄與儲存，使國有資產不會在無形中出現(xiàn)流失問題。行政事業(yè)單位重視會計管理工作，能夠提升財政資金利用效益，推進監(jiān)督體系完善，通過檢查考核資金使用情況力度的加強，提升檔案實際利用率。行政事業(yè)單位對會計檔案管理工作的加強，有利于行政決策更加規(guī)范，提升財政信息透明度，以檔案信息準確性，為領導層決策提供可靠參考依據(jù)。

二、行政事業(yè)單位的會計檔案管理問題

（一）管理制度不夠完善

我國為會計檔案管理制定了完善的管理制度，但是會計檔案管理制度在具體部門的實施并不理想，受多種因素影響，具體部門的會計檔案管理制度具有較多缺陷，影響會計檔案管理工作實效性。特別是我國行政事業(yè)單位，存在嚴重的會計檔案管理不夠完善問題，在會計檔案管理程序執(zhí)行過程中，出現(xiàn)較多不規(guī)范現(xiàn)象。比較有代表性的不規(guī)范現(xiàn)象是會計檔案銷毀的不規(guī)范。在我國新會計檔案管理相關規(guī)定中，具體規(guī)定了檔案鑒定、與檔案銷毀程序等內容，提供系統(tǒng)化依據(jù)參考，要求會計檔案銷毀需要有關單位進行檔案鑒定小組成立，由該小組負責會計檔案銷毀工作。但是，大部分行政事業(yè)單位在實際會計檔案管理工作中，并沒有按照相關規(guī)定執(zhí)行，會計檔案銷毀基本取決于單位管理者意愿。

（二）電子檔案管理不足

隨著新《會計檔案管理方法》實行的推進，我國事業(yè)單位需要重視電子檔案管理工作，尤其是行政事業(yè)單位中的會計檔案管理，需要加強電子會計檔案管理工作。但是，行政事業(yè)單位在實際電子會計檔案管理過程中存在較多問題。受傳統(tǒng)會計檔案管理工作模式影響，大部分單位重視紙質會計資料歸檔，忽視電子會計檔案管理，不能及時的在軟件平臺進行相關數(shù)據(jù)錄入、存儲與備份。即使部分單位實行電子檔案管理，重視數(shù)據(jù)備份，但是也容易忽視磁存儲介質保管與文件格式轉換等，造成信息無法讀取或丟失，從而致使數(shù)據(jù)庫丟失。

（三）管理人員素質較低

現(xiàn)階段，我國行政事業(yè)單位從事會計檔案管理工作的相關人員存在綜合素質不足問題。部分管理人員使用計算機能力欠缺，不利于單位開展電子會計檔案管理工作。電子會計檔案管理需要管理人員在具備專業(yè)檔案管理素質的基礎上，還具有現(xiàn)代信息技術應用能力，但是在應用大數(shù)據(jù)的過程中，部分管理人員暴露出自身綜合素質不足問題。另外，行政事業(yè)單位從事會計檔案管理工作的人員，其職業(yè)道德素質也需要被加強?；趶膰乐吸h背景，單位內部會計檔案管理人員需要具備較強的崗位意識與廉政意識，因此，需要對其進行綜合素質教育強化。

（四）檔案管理監(jiān)管欠缺

檢查與審計行政事業(yè)單位各項會計業(yè)務工作，幾乎不包括檢查單位會計檔案管理是否規(guī)范化這一項。即使是在行政事業(yè)單位內部，大部分單位也不會在財務管理工作全部環(huán)節(jié)與過程中融入會計檔案管理內容，為將其看作財務管理工作中的重要固有環(huán)節(jié)。大多數(shù)事業(yè)單位并不會為會計檔案管理建立不同環(huán)節(jié)相互促進與制約的相關會計檔案監(jiān)管機制，限制會計檔案管理成效發(fā)揮與會計檔案質量提升，使會計檔案難以實現(xiàn)有效利用，不利于單位會計檔案管理工作發(fā)展。

三、行政事業(yè)單位的會計檔案管理對策

（一）完善檔案管理制度

新《會計檔案管理辦法》為行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作提供新的改革發(fā)展方向，因此，行政事業(yè)單位需要將其作為重要指導，結合單位實際情況進行完善會計檔案管理規(guī)章制度的制定，使責任制度能夠有效落實，對會計檔案管理人員的管理行為進行有效約束。行政事業(yè)單位需要對全部會計檔案管理程序進行有效落實與規(guī)范，比如，對于會計檔案銷毀程序，行政事業(yè)單位需要嚴格根據(jù)相關規(guī)定開展落實工作，打破傳統(tǒng)不愿意銷毀與不敢銷毀的觀念，打消工作人員責任承擔顧慮，以規(guī)范性銷毀，推進會計檔案管理實現(xiàn)高效化與科學化。在此基礎上，行政事業(yè)單位需要對會計檔案保存時間進行明確規(guī)定，使會計檔案資料不會由于其他因素影響而出現(xiàn)丟失損壞等現(xiàn)象。

（二）加強電子檔案管理

行政事業(yè)單位加強電子會計檔案管理，需要主要從四方面進行。第一，為電子會計檔案建立備份制度，保證電子會計檔案可以及時備份，對檔案做好檔案備份與存儲磁盤保護工作。第二，使用電子會計資料，保證其可以有效讀取與接收會計檔案信息，并保證輸出的會計資料滿足國家歸檔格式標準要求。單位會計檔案管理需要為必要審簽程序設定會計核算系統(tǒng)，并進行配套打印機配備，使其成為紙質檔案輸出的有利工具。第三，電子會計檔案需要滿足長期保管要求，聯(lián)系紙質會計檔案管理建立電子檔案管理系統(tǒng)。第四，單位需要對安全防護功能進行強化，并對其進行定期補丁維護，以信息技術實現(xiàn)內部控制完善，例如，對未授權訪問進行禁止、電子簽名、建立應急方案等。

（三）提升管理人員素質

在新時期，我國行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作需要在形式與內容層面都做出積極改變，因此，需要單位內從事會計檔案管理工作的人員對自身工作態(tài)度進行積極調整，提升自身綜合技能。例如，行政事業(yè)單位的會計檔案管理人員需要對我國相關新制度與規(guī)定進行積極了解，以新常態(tài)發(fā)展要求，不斷革新自身工作方法，同時，主動學習信息技術，提升自身計算機應用能力，特別是需要其重點掌握大數(shù)據(jù)知識。行政事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實行的節(jié)儉辦公，主要內容是對無紙化辦公進行實施，因此，會計檔案管理人員需要具備計算機使用能力，保證自身能夠對電子會計工作模式進行更好適應。除此之外，單位需要為人員提供職業(yè)道德素質培訓，提升其職業(yè)道德素質，促進人員綜合素質得到有效發(fā)展。

（四）強化檔案管理監(jiān)管

我國審計與財政等相關部門，在檢查行政事業(yè)單位的各項業(yè)務時，需要重視檢查單位內部會計檔案管理是否規(guī)范化以及規(guī)范化程度，促進行政事業(yè)單位能夠對會計檔案管理工作進行規(guī)范化管理。這種會計檔案管理監(jiān)管力度的增強，有利于行政事業(yè)單位提升自身會計檔案管理水平，使會計檔案能夠在單位內部實現(xiàn)使用價值的充分發(fā)揮。行政事業(yè)單位內部也需要重視會計檔案監(jiān)管工作，將其視為內部控制重點內容，在單位財政管理全部環(huán)節(jié)與相關制度中，加強會計檔案管理工作內容的融入，使日常會計檔案管理更加嚴謹，有利于管理形成長效機制。強化檔案管理監(jiān)管，需要受到我國相關部門與行政事業(yè)單位的共同重視，在多層面與多角度對會計檔案管理規(guī)范進行加強，提升行政事業(yè)單位中的會計檔案管理實效性，使其能夠滿足單位未來發(fā)展需求。

四、結語

綜上所述，研究我國行政事業(yè)單位的會計檔案管理問題與對策，需要以會計檔案管理重要意義為基礎，分析現(xiàn)階段事業(yè)單位在會計檔案管理工作中存在的問題，結合具體問題，實行完善檔案管理制度、加強電子檔案管理、提升管理人員素質、強化檔案管理監(jiān)管等策略，提升會計檔案管理工作實效性，促進行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。