郭嘯笑

摘 要：本文以當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，分析了醫(yī)院傳統(tǒng)基建檔案歸檔模式存在的不足，提出全程管控的歸檔模式，強(qiáng)化前端控制，推進(jìn)全程管理，將醫(yī)院基建檔案從后保管模式轉(zhuǎn)向全程管控模式，全面提升醫(yī)院基建檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;全程管控;前端控制

隨著國家越來越重視人民群眾醫(yī)療條件的改善，對醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的投入逐步加大，醫(yī)院新建、改擴(kuò)建和修繕的工程項(xiàng)目日益增多，隨之而來的是基建檔案數(shù)量不斷增加，如何管理好這些檔案日益成為各醫(yī)院面臨的重要課題。醫(yī)院基建檔案是指在院內(nèi)進(jìn)行勘察、規(guī)劃、建設(shè)（新建、擴(kuò)建、改建）和修繕的基本建設(shè)項(xiàng)目的管理過程中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料，是醫(yī)院基建工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，是基建工程擴(kuò)建、改建、維修、抗震加固的重要依據(jù)，對醫(yī)院工程建設(shè)和管理有著極其重要的意義。本文旨在探究醫(yī)院基建檔案歸檔模式的創(chuàng)新，為醫(yī)院開展重大基建工程檔案管理提供一些借鑒。

1 醫(yī)院當(dāng)前基建檔案歸檔模式存在的不足

目前，醫(yī)院基建檔案歸檔普遍采取事后歸檔模式，即在基建項(xiàng)目完工后的一段時間里，集中對檔案資料進(jìn)行收集、整理與歸檔，這種歸檔模式在歸檔效率和質(zhì)量方面存在諸多弊端。

1.1 影響醫(yī)院基建檔案的歸檔效率

在醫(yī)院基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象普遍存在，工程管理人員的關(guān)注點(diǎn)往往在項(xiàng)目建設(shè)的速度和質(zhì)量，而對檔案工作缺乏重視，對這些工作的督促不及時，難以保證基建項(xiàng)目檔案收集管理與項(xiàng)目建設(shè)同步，造成項(xiàng)目結(jié)束后歸檔不及時。此外，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多，從提議、立項(xiàng)、招投標(biāo)到開工，再到竣工驗(yàn)收投入使用，一般最短周期為1-2年，期間難免會受到意外因素的干擾和影響，導(dǎo)致基建檔案資料的流失，比如工作人員借閱資料忘記歸還。在最后歸檔過程中，如發(fā)現(xiàn)重要文件遺漏，由于基建項(xiàng)目已經(jīng)完工，再去補(bǔ)辦非常耗時耗力。另外，由于基建項(xiàng)目涉及多方共同參建，各單位基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，因歸檔保管不規(guī)范、不熟悉歸檔要求和檔案管理制度而導(dǎo)致的返工時有發(fā)生。

1.2 影響醫(yī)院基建檔案的歸檔質(zhì)量

醫(yī)院基建檔案形成于基建項(xiàng)目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，涵蓋內(nèi)容廣，涉及專業(yè)范圍大，具有內(nèi)容繁多、來源廣泛、專業(yè)性很強(qiáng)的特點(diǎn)，包括了工程準(zhǔn)備階段、施工過程、監(jiān)理過程、竣工驗(yàn)收過程形成的報(bào)建審批表、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書、合同協(xié)議書、施工執(zhí)照、驗(yàn)收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書等形式多樣的材料，內(nèi)容涉及地質(zhì)、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、消防等專業(yè)領(lǐng)域。但在基建項(xiàng)目結(jié)束從事檔案整理工作的人員往往不是具體的業(yè)務(wù)人員，各參建單位配置的檔案員普遍存在業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊、流動性大等問題，如果檔案員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項(xiàng)目建設(shè)情況，就不知道哪些材料應(yīng)該收集，在哪個階段要收集，就極有可能造成項(xiàng)目文件的漏歸、錯歸，使得立卷歸檔質(zhì)量無法得到切實(shí)保證。此外，歸檔工作在基建項(xiàng)目完工后開始，不能有效控制各個階段檔案的遺漏和不完整現(xiàn)象，對歸檔質(zhì)量會造成難以彌補(bǔ)的損失。

2 全程管控歸檔模式的理論探討

針對醫(yī)院基建檔案事后歸檔模式存在的弊端，本文提出基于全程管控的醫(yī)院基建檔案歸檔模式，該模式將前端控制思想引入基建檔案管理工作，對項(xiàng)目各階段形成文件實(shí)行全程管控。前端控制是全程管控的關(guān)鍵，全程管控需要以前端控制為突破口，為后期的控制管理奠定基礎(chǔ)。該歸檔模式主要涉及前端控制、全程管理等檔案學(xué)理論。

2.1 前端控制理論

前端控制思想源于法國檔案學(xué)者C·諾加雷，他指出“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身?！彼^“前端控制”，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前就對文件形成一直到歸檔的整個過程通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。前端控制思想起源于電子文件的產(chǎn)生，被稱為“電子文件時代的新思維”。對于基建項(xiàng)目檔案的管理，這一思想同樣非常適用，并且非常重要。一個基建項(xiàng)目實(shí)際上是一個系統(tǒng)的工程，圍繞著一個項(xiàng)目的基本活動產(chǎn)生的文件就自然形成了一個相互之間密切聯(lián)系的基建項(xiàng)目檔案整體，共同反映了一個項(xiàng)目活動的全貌。開展基建檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點(diǎn)前置到項(xiàng)目立項(xiàng)階段，從項(xiàng)目文件形成之時甚至形成之前，就對整個項(xiàng)目文件從形成到歸檔的全過程進(jìn)行全面規(guī)劃與預(yù)先規(guī)范，對文件形成、積累、預(yù)立卷等過程進(jìn)行實(shí)時跟蹤監(jiān)督和節(jié)點(diǎn)把控，使項(xiàng)目各階段形成的文件材料在形成和積累時就受到同步的控制和干預(yù)，可以確?；n案收齊全完整、案卷質(zhì)量優(yōu)化。同時，把分散在各個環(huán)節(jié)具有重復(fù)性的工作提前實(shí)施，可以有效地減少重復(fù)和滯后現(xiàn)象，能夠最大限度地提高工作效率。

2.2 全程管理理論

全程管理是指根據(jù)文件生命周期理論，對現(xiàn)行文件、館藏檔案整個過程的全面控制和科學(xué)管理。全程管理理論可以有效解決文檔管理?xiàng)l塊分割及服務(wù)效率低下等問題?，F(xiàn)代檔案管理理念強(qiáng)調(diào)過程而不僅是結(jié)果，強(qiáng)調(diào)動態(tài)而非靜態(tài)，強(qiáng)調(diào)將要形成而不是已經(jīng)形成。全程管理正是基于通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制的理念建立起來的。一個基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到終結(jié)是個過程，檔案工作者應(yīng)主動參與到文件及檔案的生成、管理與利用過程之中，把基建檔案的運(yùn)行過程全控制起來，最大限度地保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確?；?xiàng)目具有環(huán)節(jié)多、工期長等特點(diǎn)，僅通過項(xiàng)目結(jié)束被動接收檔案很難確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。因此，要對基建項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管控，使檔案工作與基建項(xiàng)目實(shí)施同步，跟蹤項(xiàng)目前期、中期、后期各環(huán)節(jié)的檔案，以此確保檔案的齊全、準(zhǔn)確。

3 全程管控歸檔模式的實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 建立醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是實(shí)施全程管控歸檔模式的前提。從組織和人員上落實(shí)基建檔案管理工作，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。在醫(yī)院基建項(xiàng)目籌備組建設(shè)時，檔案管理部門就應(yīng)加強(qiáng)與基建部門的溝通和協(xié)調(diào)，成立基建項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，配備工作人員從基建項(xiàng)目前期介入，全程參與建設(shè)并貫徹前端控制、全程管理理念。各參建單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位形成文件的管理工作，并配備具有資質(zhì)的兼職檔案員。檔案部門及基建部門負(fù)責(zé)對各單位的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與考核?；n案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，實(shí)現(xiàn)上下互通有無，檔案人員和業(yè)務(wù)人員互相配合、互相支持，保證了基建檔案全程管控融入到基建項(xiàng)目管理之中。

3.2 統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)施全程管控歸檔模式的基礎(chǔ)。醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位數(shù)量眾多，必須運(yùn)用規(guī)范的基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作。參建單位一旦確定，就將醫(yī)院基建檔案管理制度和歸檔范圍以正式文件的形式下發(fā)，并召開由各參建單位專兼職檔案人員參加的基建項(xiàng)目檔案會議，說明各自在檔案管理中的職責(zé)以及具體要求，包括歸檔范圍、立卷歸檔要求、保管期限、電子文件的命名規(guī)范、存儲格式、驗(yàn)收技術(shù)規(guī)程等，要求各參建單位按照基建檔案集中統(tǒng)一、單體項(xiàng)目分類、編制案卷目錄的原則，實(shí)行專人保管，建設(shè)過程中不定期進(jìn)行督查，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.3 提升檔案工作者的綜合能力

提升檔案工作者的綜合能力，是實(shí)施全程管控歸檔模式的關(guān)鍵。轉(zhuǎn)變檔案工作者“重后端輕前端”的傳統(tǒng)管理理念，將檔案工作介入節(jié)點(diǎn)前移，突破檔案工作置于后端被動接收的傳統(tǒng)模式，深入基建項(xiàng)目建設(shè)一線，主動掌握項(xiàng)目建設(shè)過程中文件的形成與運(yùn)轉(zhuǎn)，將工作重點(diǎn)由相關(guān)文件材料歸檔后的整理、保管等，向前期主動參與重要會議和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查文件的形成、積累等方面轉(zhuǎn)移。其次，要加強(qiáng)對檔案工作者相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要熟悉工程項(xiàng)目管理知識，掌握基建檔案全程管理方法，才能科學(xué)準(zhǔn)確指導(dǎo)相關(guān)文件的形成、積累、整理、接收驗(yàn)收、移交歸檔等工作。再次，要提升檔案工作者組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。實(shí)施前端控制，檔案工作者從后端走到前期參與其中，組織制定歸檔工作計(jì)劃，參加重要會議與節(jié)點(diǎn)工作，對參建單位文件形成、積累和預(yù)立卷工作進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查等工作，都需要檔案工作者具備出色的組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。

3.4 落實(shí)對參建單位的約束機(jī)制

落實(shí)對參建單位的約束機(jī)制，是實(shí)施全程管控歸檔模式的保障。為保證醫(yī)院基建檔案的歸檔效率和質(zhì)量，可以運(yùn)用法律手段保障醫(yī)院基建檔案實(shí)施前端控制和全程管理?；ú块T可以將檔案部門參與前端控制工作的內(nèi)容以合同條款的方式，在法律的保證下進(jìn)行，使之合法化。在制定招投標(biāo)合同時，就可以對應(yīng)歸檔的文件內(nèi)容、質(zhì)量、整理移交時間提出明確要求，明確各參建單位對工程項(xiàng)目文件的責(zé)任以及完成標(biāo)準(zhǔn)，并且可以在總投資中扣留一部分資金作為基建檔案保證金，在結(jié)算工程款時，參建單位各方負(fù)責(zé)的檔案必須驗(yàn)收合格后，保證金方可支付。在法律上給予制約，對基建檔案實(shí)行合同制管理，可以保證基建檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

3.5 加強(qiáng)對電子文件的全程管理

為適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院基建檔案管理發(fā)展趨勢，在基建項(xiàng)目中建立適合專業(yè)文件控制的運(yùn)行系統(tǒng)，為電子文件的同步管理提供有利條件。此系統(tǒng)可用來存儲、控制項(xiàng)目建設(shè)過程中生成的所有電子文件，包括外來紙質(zhì)文件掃描后的電子文件。為使電子文件與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化，需要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將文件控制系統(tǒng)和醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接，從而保證對電子文件的產(chǎn)生到歸檔進(jìn)行全程管控。

4 結(jié)語

基于全程管控的醫(yī)院基建檔案歸檔模式，將前端控制思想引入基建檔案管理工作，從基建工程項(xiàng)目開工前就對相關(guān)文件實(shí)施節(jié)點(diǎn)進(jìn)行把控與全程管控，能更好地保證醫(yī)院基建檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的作用。本文的歸檔模式對醫(yī)院基建檔案歸檔工作提供一定的參考，也期待該歸檔模式在實(shí)際工作中不斷得到完善。

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