摘 要：管理學(xué)生檔案是學(xué)校的日常工作，要樹立重視管理的觀念和意識(shí)，不斷提高高中檔案的管理工作和業(yè)務(wù)水平。檔案管理員要具備專業(yè)素養(yǎng)，建立創(chuàng)新管理模式，尋找最優(yōu)化的管理方法和手段，從而高效便捷地推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)生檔案;優(yōu)化管理

高中學(xué)生檔案是記述和反映學(xué)生發(fā)展?fàn)顩r和學(xué)習(xí)狀況的文件，是人事檔案的雛形，對(duì)學(xué)生的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。檔案管理員要做到檔案不空白、不遺失、不泄密和不損壞，保護(hù)學(xué)生的切身利益，維護(hù)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

1 高中學(xué)生檔案的現(xiàn)狀

1.1 紙質(zhì)檔案和電子檔案

高中學(xué)生檔案一部分是紙質(zhì)學(xué)籍檔案，另一部分是電子素質(zhì)評(píng)價(jià)表。由于紙張的保存要防潮、防蟲、防老化、防洇，故而紙質(zhì)檔案容易損壞和不可再生，整理歸檔難度大。并且紙質(zhì)檔案管理工作繁瑣、信息安全保密性差、信息檢索難度大。查閱紙質(zhì)檔案還要小心謹(jǐn)慎，避免人為損壞。查閱效率低，例如：搜索學(xué)生的個(gè)人情況，必須知道學(xué)生姓名、哪屆畢業(yè)、班別學(xué)號(hào)等，然后根據(jù)檔案文件的唯一文件名進(jìn)行一一查看。對(duì)于信息不全的搜索，查詢過程中要逐一翻閱排查，工作量大也極其繁瑣。由于歷史技術(shù)問題，我校紙質(zhì)檔案保存著建校以來所有學(xué)生的資料，我校有專門的檔案室保存這珍貴的文件，具有濃郁的文化氣息。

電子素質(zhì)評(píng)價(jià)表是高中生高考檔案的必備材料，記錄著高中三年學(xué)生所修的學(xué)分和社會(huì)實(shí)踐情況。由教師收集，學(xué)生填寫，系統(tǒng)管理員錄入。系統(tǒng)支持學(xué)分和社會(huì)實(shí)踐用excle導(dǎo)入，其他的興趣愛好和獎(jiǎng)罰情況就要根據(jù)上交的表格一一錄入。由于大多復(fù)讀生不是本校學(xué)生，而且來自不同學(xué)校，文理分科也無規(guī)律，故其信息的錄入不能批量導(dǎo)入，只能根據(jù)實(shí)際材料手動(dòng)緩慢輸入。

1.2 管理員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案專業(yè)人員稀缺，學(xué)校在招聘時(shí)很難聘用專業(yè)人才，挑選檔案管理員時(shí)只能在學(xué)校原有教職工中隨意挑選。其管理經(jīng)驗(yàn)一般是從老一輩管理員中獲得，易造成管理能力不足、管理理念不更新、管理規(guī)則不明確等弊端。學(xué)生檔案的管理工作質(zhì)量低下、歸檔整理學(xué)生檔案時(shí)偶發(fā)性缺失或遺漏、計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力差、缺乏工作態(tài)度工作耐心和工作熱情等缺點(diǎn)。

2 優(yōu)化管理高中學(xué)生檔案的對(duì)策

2.1 提高信息化管理

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和手機(jī)不斷沖擊著我們的日常生活。在工作上要緊跟時(shí)代的發(fā)展，充分利用時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，促進(jìn)工作智能化。

全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍系統(tǒng)能在全國(guó)范圍內(nèi)處理學(xué)生基礎(chǔ)信息管理、學(xué)生異動(dòng)管理（轉(zhuǎn)班、轉(zhuǎn)校、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）、畢業(yè)生信息管理（小學(xué)畢業(yè)、初中畢業(yè)、高中畢業(yè)）、獎(jiǎng)懲管理等多項(xiàng)功能，并進(jìn)行綜合管理和快速查詢，有助于提高整個(gè)學(xué)校的教育水平和管理水平。能快速檢索學(xué)生從小學(xué)初中高中的基本信息，在處理跨省轉(zhuǎn)學(xué)具有明顯的優(yōu)勢(shì)，降低辦理難度讓學(xué)生和家長(zhǎng)縮小辦理周期。只要聯(lián)系好學(xué)校，轉(zhuǎn)入學(xué)校系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)，轉(zhuǎn)入教育部門管理員審核通過，轉(zhuǎn)出學(xué)校系統(tǒng)管理員確認(rèn)轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)出教育部門同意即可。學(xué)生提交完整的材料后，這些操作只需在計(jì)算機(jī)上完成，還可根據(jù)需求打印紙質(zhì)證明并蓋章。

廣東省最新學(xué)籍檔案能在手機(jī)或者平板電腦的APP中操作，更大程度解決了時(shí)空問題。利用現(xiàn)代科技的新型信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案輸入、查詢、搜集的功能，從而在本質(zhì)上提升高中學(xué)校的檔案管理模式，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供便利。學(xué)生登錄個(gè)人賬號(hào)填寫個(gè)人信息，教師按模板輸入學(xué)生成績(jī)和學(xué)分，系統(tǒng)管理員統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)據(jù)。把任務(wù)分級(jí)安排下去做，減少了檔案管理員的工作量，也提高了信息的精準(zhǔn)度。云端存儲(chǔ)數(shù)據(jù)可隨時(shí)隨地處理問題，有效保密學(xué)生的個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限者的各種需求。使學(xué)生檔案嚴(yán)格按照《高中學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》執(zhí)行，規(guī)范中學(xué)生學(xué)籍管理，促進(jìn)基礎(chǔ)教育管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，保障青少年受教育權(quán)利和享受教育帶來的優(yōu)越感。

我校周啟業(yè)老師開發(fā)的啟業(yè)網(wǎng)極大程度提高了處理學(xué)生每次考試成績(jī)的效率。這是一個(gè)動(dòng)態(tài)登計(jì)分?jǐn)?shù)的系統(tǒng)，一個(gè)全校性數(shù)據(jù)共享的平臺(tái)，記錄歷屆學(xué)生的考試信息。例如：每次考試各科成績(jī)、各科排名、單科排名、文理排名和學(xué)校效果評(píng)估報(bào)告。不用人工統(tǒng)計(jì)，而是系統(tǒng)后臺(tái)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)每一個(gè)教師把各個(gè)學(xué)生的成績(jī)輸入進(jìn)去，系統(tǒng)就會(huì)運(yùn)算一次，學(xué)生能及時(shí)查閱自己的考試情況。不用等到所有教師把所有學(xué)生的成績(jī)?nèi)夸浫?，學(xué)生就能查詢到已有的信息。據(jù)說這個(gè)系統(tǒng)有一千萬個(gè)代碼字符，有幾百?gòu)堩?yè)面，有幾十個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。優(yōu)化檔案信息化整理過程和數(shù)據(jù)的填寫錄入工作，使填寫規(guī)范和準(zhǔn)確填寫，提升檔案管理的效率。其功能很強(qiáng)大，包括校歷表、學(xué)生考勤、德育管理、成績(jī)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、校務(wù)公開、網(wǎng)絡(luò)文件系統(tǒng)、學(xué)生資料和個(gè)人資料等教育教學(xué)方面。從各個(gè)方面完整地記錄學(xué)生和教師的信息，提高學(xué)校的管理進(jìn)程和信息整合率，為師生提供便捷，把更多時(shí)間和精力放在教育教學(xué)上。

2.2 提高管理員的素質(zhì)

首先，學(xué)校要重視學(xué)生檔案的管理。建立檔案管理委員會(huì)，建立完善的管理制度，從而督促教師及時(shí)上交材料、落實(shí)材料填寫的規(guī)范性、完善檔案資料的查閱和外借手續(xù)、規(guī)范學(xué)生出具在校證明和畢業(yè)證明、按實(shí)際情況為學(xué)生提供考試成績(jī)的憑證。其次，學(xué)校要大力落實(shí)資金的投入。多讓管理員走出去與外校相關(guān)專業(yè)人士交流學(xué)習(xí)，管理員定期參加專業(yè)理論的拓展培訓(xùn)，為管理員提供先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備。最后，善于學(xué)習(xí)就是善于進(jìn)步，時(shí)代在不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代。作為檔案管理員要秉承“活到老，學(xué)到老”終生學(xué)習(xí)的理念，不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)，“升級(jí)”大腦，增強(qiáng)自己的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，更好地服務(wù)學(xué)生。

2.3 創(chuàng)新管理模式

根據(jù)實(shí)際的工作需求創(chuàng)立合理的、符合規(guī)范的檔案收集程序，制定有序的檔案整理歸納的程序，并加大對(duì)檔案的管理力度。為此，高中檔案管理部門必須改變服務(wù)手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動(dòng)智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應(yīng)用。

3 優(yōu)化高中學(xué)生檔案的意義

隨著信息時(shí)代的不斷創(chuàng)新，如何科學(xué)有效管理和利用檔案資源，如何發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代產(chǎn)物對(duì)學(xué)生檔案的作用，如何使信息高效提取、傳輸、利用。時(shí)刻要求與時(shí)俱進(jìn)共同發(fā)展，做到管理的高效性、持久性和創(chuàng)造性，從而促進(jìn)高中學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。檔案是記錄學(xué)生成長(zhǎng)的“紀(jì)實(shí)報(bào)告”，完善的、科學(xué)的、信息化的學(xué)生檔案管理模式對(duì)個(gè)人來說意義重大、極其重要。

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作者簡(jiǎn)介

葉姍姍（1992-），女，漢族，廣東陽(yáng)江，信息技術(shù)中學(xué)二級(jí)教師，大學(xué)本科，陽(yáng)江市第一中學(xué)，研究方向：高中學(xué)生檔案管理。