楊碧錦

摘 要：檔案管理在我國(guó)存在的時(shí)間長(zhǎng)達(dá)千年，藏書(shū)館是檔案管理的最早雛形。時(shí)至今日，檔案管理已被信息技術(shù)全面操控。但無(wú)論檔案管理以何種形式出現(xiàn)在人們眼前，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的重要程度始終未曾改變。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是幫助檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的首要環(huán)節(jié)，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的前提和保證。要想確保檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的有效開(kāi)展，就要掌握科學(xué)的方法和程序，嚴(yán)記千里之堤毀于蟻穴的道理，努力使每一項(xiàng)基礎(chǔ)工作都更為嚴(yán)謹(jǐn)。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)業(yè)務(wù);檔案管理;現(xiàn)代化;標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，信息技術(shù)扮演著至關(guān)重要的角色。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)鋪天蓋地席卷而來(lái)時(shí)，檔案管理工作也在潛移默化中發(fā)生了質(zhì)的改變。這一變革在大大加快檔案管理邁向現(xiàn)代化的步伐時(shí)，也讓檔案管理工作的效率有了空前的飛躍，強(qiáng)化了檔案信息對(duì)人們生活的影響作用。檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)包含多項(xiàng)內(nèi)容，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生疏漏都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，規(guī)范正規(guī)是對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本要求。

1 基礎(chǔ)檔案管理業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容

檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)由多項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成，其中包括信息收集、文件整理、資料保管、內(nèi)容鑒定統(tǒng)計(jì)和查找使用等?，F(xiàn)代檔案管理工作借助信息技術(shù)的力量逐漸建立了系統(tǒng)化，故在內(nèi)容劃分上也拉開(kāi)了層次。無(wú)論檔案管理工作怎樣改變，檔案管理為大眾服務(wù)的最終目的沒(méi)有變，基礎(chǔ)工作內(nèi)容和重要程度也沒(méi)有變。各項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容在檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展中形成了一個(gè)有機(jī)整體，在檔案管理的不同階段發(fā)揮著自己的關(guān)鍵作用，即緊密相連又相互制約。

2 當(dāng)前基礎(chǔ)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

檔案管理者要提高對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作中存在問(wèn)題的重視程度，任何一丁點(diǎn)的瑕疵都可能給檔案使用帶來(lái)毀滅性的傷害。在信息化之前，檔案管理經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的人工管理階段，管理人員的文化水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)差別巨大，使傳統(tǒng)檔案存在大量的漏洞，為檔案信息化的建立增加了難度。

1）缺少系統(tǒng)檔案編號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)卷宗混亂且沒(méi)有目錄號(hào)的現(xiàn)象。

2）沒(méi)有規(guī)范化，案卷標(biāo)題書(shū)寫(xiě)隨意不能表述案卷內(nèi)容或者沒(méi)有標(biāo)題。

3）許多檔案年代久遠(yuǎn)，卷內(nèi)沒(méi)有目錄和頁(yè)碼，一旦缺失無(wú)法查對(duì)。

4）檔案歸檔缺乏條理性，存放混亂沒(méi)有按類(lèi)別細(xì)分。

5）檔案內(nèi)容和厚度沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，有的卷宗只有一、兩頁(yè)，有的卷宗有上百頁(yè)。

3 強(qiáng)化各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作，增加檔案管理規(guī)范性

各種公文信函是檔案最早的雛形，公文信函書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范化除影響自身質(zhì)量還直接影響歸檔的質(zhì)量，決定了檔案整理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。所以我們要提高對(duì)檔案管理工作的全面重視，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作，增加檔案管理的規(guī)范性。

1）開(kāi)展案卷普查，保留精華部分。對(duì)現(xiàn)有案卷進(jìn)行重新普查，確保規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化從頭做起。由于綜合性檔案館收藏資料較多，全面普查難度過(guò)大，在使用電腦管理時(shí)可先將無(wú)法確認(rèn)價(jià)值的文件去除，避免日后出現(xiàn)重復(fù)。

2）將老舊案卷重新排列組合。將重復(fù)的或有相互聯(lián)系的案卷拆封進(jìn)行重新整理，對(duì)缺失目錄、頁(yè)碼和標(biāo)題的案卷要補(bǔ)齊缺失資料，確保案卷的完整性和規(guī)范性。重新組合后的案卷可以大大減少對(duì)儲(chǔ)藏空間的占用，提升電腦輸入的工作效率和利用效率。在整理案卷時(shí)可參考以下標(biāo)準(zhǔn)：一是紙張使用要有固定標(biāo)準(zhǔn)，不可大小參差不齊，卷面要干凈完整;二是不同文件種類(lèi)的簽發(fā)手續(xù)要正規(guī)齊全，符合審批流程;三是卷面字跡要清晰工整容易辨認(rèn)，易于儲(chǔ)存;四是資料使用要有標(biāo)準(zhǔn)格式，方便日后檢索應(yīng)用。

3）制定科學(xué)化的檔案基礎(chǔ)工作規(guī)則。在對(duì)案卷進(jìn)行歸檔時(shí)可借助計(jì)算機(jī)建立自我式的歸檔原則。第一步是內(nèi)容輸入，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。它關(guān)乎數(shù)據(jù)信息的全面性和準(zhǔn)確性，直接影響案卷的使用價(jià)值。在使用“自我式”管理原則時(shí)要著重關(guān)注三個(gè)方面：一是時(shí)效性。當(dāng)文件整理的階段性工作完成后才可進(jìn)入下一階段，要準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時(shí)效性，注意檔案管理工作的順序性;二是明確分工。對(duì)需要立卷歸檔的資料重點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)注、分工明確。以“自我式”原則為主導(dǎo)，立卷歸檔的內(nèi)容要與原則要求相一致，不同的問(wèn)題采用不同的處理方法，杜絕檔案內(nèi)容重復(fù)和繁瑣，要保持檔案利用的高效性;三是“自我式”原則統(tǒng)領(lǐng)全程。立卷時(shí)要嚴(yán)格審查，主次分明，卷宗內(nèi)的材料要具有內(nèi)在聯(lián)系，能表述清楚事件處理的全過(guò)程，完整性是夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的根本。

4）固定分類(lèi)號(hào)、方便檢索查重。信息技術(shù)中的檢索功能大大降低了手動(dòng)作業(yè)的工作量，有效提升了檔案的使用效率。為凸顯計(jì)算機(jī)檢索功能的優(yōu)勢(shì)，檔案管理者可先按檔案分類(lèi)法將其分類(lèi)，并制定出符合實(shí)際需求的細(xì)則。對(duì)分類(lèi)過(guò)程要進(jìn)行監(jiān)督避免出現(xiàn)誤差。對(duì)校正人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)和考核，確保校正人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)增添助益。

5）標(biāo)題規(guī)范化、確保檢索準(zhǔn)確。檔案分類(lèi)號(hào)的作用是為了檢索全面，而標(biāo)題是為了檢索準(zhǔn)確，兩者同樣重要。在統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)題時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：一是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)要規(guī)范，避免出現(xiàn)文題不符、識(shí)別不清的情況;二是統(tǒng)一標(biāo)題要素，如責(zé)任者、事由、時(shí)間等;三是規(guī)范文種，避免將請(qǐng)示、函件、報(bào)告等弄混。

3 推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

1）把握工作輕重緩急。檔案卷宗是檔案管理的主體，借助計(jì)算機(jī)工具幫助管理檔案除提高檔案利用率外還能增加檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。要深入推廣信息技術(shù)的使用，使之全面替代人工管理。在使用過(guò)程中綜合考量卷宗整體，用信息技術(shù)對(duì)其按重要程度和時(shí)效性進(jìn)行排隊(duì)。將檔案利用率納入排隊(duì)考量，優(yōu)先處理使用頻率高和開(kāi)放性廣的檔案。

2）著錄劃分層級(jí)。通常我們可將著錄過(guò)程分為三個(gè)層級(jí)：第一層是案卷級(jí)，適用于問(wèn)題簡(jiǎn)單、使用頻率低的檔案。第二層是卷內(nèi)存在多份文件且涉及內(nèi)容相同可進(jìn)行相互組合的檔案。第三層是文件重要程度較高涉及問(wèn)題復(fù)雜的檔案。按層級(jí)著錄檔案可以條理清晰的反應(yīng)檔案內(nèi)容，減少著錄條目，使輸入工作更加省時(shí)高效。

3）在原基礎(chǔ)上將檔案分類(lèi)。著錄常規(guī)檔案時(shí)要注意標(biāo)識(shí)分類(lèi)，對(duì)特殊形式檔案如“債權(quán)檔案”、“個(gè)人檔案”等可直接輸入時(shí)間、名稱(chēng)等，在標(biāo)識(shí)分類(lèi)時(shí)要使用統(tǒng)一的分類(lèi)號(hào)。將檔案目錄分門(mén)別類(lèi)可以精簡(jiǎn)著錄環(huán)節(jié)，最大化著錄的速度。

4）設(shè)置“關(guān)鍵詞”、提高查找效率?！爸黝}詞”雖然規(guī)范了檔案名稱(chēng)但卻給檢索過(guò)程增加了難度。用“關(guān)鍵詞”代替“主題詞”可以簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高查找效率。具體做法如下：即找出標(biāo)題或資料中具有代表性的詞匯，將其標(biāo)識(shí)后輸入計(jì)算機(jī)并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行后續(xù)處理。例如可將鞍山市污水處理廠中的“污水處理”列為關(guān)鍵詞。計(jì)算機(jī)還具有增加活動(dòng)的功能，可將“主題詞”的詞義含量進(jìn)行歸類(lèi)，如在鞍山市第九建設(shè)集團(tuán)債權(quán)中，只要輸入九建，計(jì)算機(jī)便可搜索相關(guān)檔案。與手工標(biāo)引相比，這種方法具有速度快、檢索準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)。

綜上所述，規(guī)范開(kāi)展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，通過(guò)推行標(biāo)注化、規(guī)范化來(lái)提高檔案基礎(chǔ)管理工作水平，是加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)著錄與檢索體系的建立已初步完成，為智能化管理奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和保證。

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