摘 要：檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位深化改革的重點任務之一，是提升事業(yè)單位內部管理秩序、充分利用檔案資源的必經之路。本文對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略進行探究，分析目前事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中存在的突出問題，并對其解決和優(yōu)化給出針對性的意見，提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

檔案是事業(yè)單位各類內部資料的集中體現，當前發(fā)展形勢下，檔案也成為事業(yè)單位優(yōu)化發(fā)展的一項信息資源。檔案規(guī)范化管理是對以往檔案管理工作流程、要求、方式方法的統一，能夠有效解決事業(yè)單位檔案管理觀念及方法落后、無法適應逐漸增加檔案管理需求的局面。為進一步提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范性，需要對其優(yōu)化策略進行總結。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在問題

1）重視程度不足。檔案規(guī)范化管理雖已進入全面普及階段，但部分事業(yè)單位依然存在認識程度不夠、重視程度不足的問題。不少單位領導認為檔案管理與事業(yè)單位經濟效益和社會效益的發(fā)揮并無直接聯系，無需投入過多的人力或物力資源。認識上的缺失使事業(yè)單位檔案管理工作沿用傳統理念和方法，規(guī)范化程度提升困難，也無法實現單位檔案資源合理利用。

2）方式方法落后。檔案規(guī)范化管理水平的提升是一個循序漸進的過程，不少單位在管理方式方法上創(chuàng)新性不足，導致管理方式與檔案規(guī)范化管理需求相脫節(jié)[1]。檔案管理人員面臨繁重的工作壓力，但卻找不到有效提升工作效率的方式。例如，目前仍被采用的人工管理方法，將檔案資料進行人工編號、記錄，存放在檔案室。進行調取和查閱時，首先要翻閱管理檔案然后再到相應的存放地點進行尋找。不但檔案管理工作效率低下，其他部門或單位想要進行資料查詢和借閱也面臨一定麻煩。

3）缺乏統一規(guī)范。檔案規(guī)范化管理涉及到很多細節(jié)的工作，只有在統一、科學的管理標準之下，各項管理活動才能規(guī)范化開展，達到提升效率、提高質量的目的。但受到重視程度不足、工作創(chuàng)新意識缺失等問題的限制，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理制度有待完善。部分工作有無據可依的現象，檔案管理趨于粗放式管理。

4）信息化程度不夠。信息化手段的融入是時代發(fā)展給檔案規(guī)范化管理帶來全新優(yōu)化契機，也是應對越來越高工作壓力的必然選擇。紙質檔案向電子檔案的過渡使信息化設備缺失、人才缺口、平臺建設投入不足等問題逐漸凸顯。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理優(yōu)化策略

1）提升檔案規(guī)范化管理認識。事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及其優(yōu)化是時代發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作提出的必然要求，關系到事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展狀態(tài)的實現。在此背景下，檔案規(guī)范化管理理念應深入到每位事業(yè)單位職工思想當中，要求檔案管理人員嚴格依照規(guī)范化管理的標準也要求開展相關工作，并注重檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新。要求其他職工積極配合檔案規(guī)范化管理工作的順利開展，并嚴格遵守規(guī)范化管理體系中提出的檔案調取、借閱、資料提交等流程的要求。因此，加大宣傳教育，自上而下提升內部人員對檔案規(guī)范化管理的認識和重視程度，作為檔案規(guī)范化管理的首要優(yōu)化措施。例如，通過事業(yè)單位微信公眾號、內部網站、單位宣傳欄等渠道，對檔案規(guī)范化管理進行宣傳，在職工例會或專門的培訓活動中，強調檔案管理優(yōu)化升級對于本單位發(fā)展的必要性和必然性，明確檔案管理人員及其他職工在檔案規(guī)范化管理優(yōu)化中應承擔的責任和義務，加深理解，確保檔案管理相關工作能夠順利、高效推進，取得全體職工的配合。

2）改善檔案規(guī)范化管理方法。在具備較高的檔案規(guī)范化管理意識之后，管理方法的科學性就直接決定了檔案管理質量及水平的高低。結合事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理需要，提出以下幾點可執(zhí)行度較高的創(chuàng)新管理方法。第一，加強保密工作。宣傳檔案規(guī)范化管理理念的同時，普及《保密法》，要求全體職工嚴守相關法規(guī)要求，將檔案資料視為事業(yè)單位有價值的信息資源，嚴禁外泄[2]。例如，結合檔案資料的實際屬性，合理劃定保留時間，未經允許，禁止任何人進行檔案資料復印、拍攝或抄錄。設置檔案保密等級，并針對不同等級檔案的重要程度，限制檔案調取、查閱權限。發(fā)生檔案調取、借閱等行為時，應持有上級部門批準信或單位介紹信。對借閱憑證進行存檔保留，以備發(fā)生逾期、損壞等情況時的追責。第二，定期清理檔案。事業(yè)單位檔案資料體量龐大，其中不乏一些利用價值較低、無需繼續(xù)保留的檔案。這些檔案的存在增加了檔案規(guī)范化管理工作壓力，是一種變相的資源浪費。因此要求檔案管理部門定期清理，對檔案資料進行篩選和分類，將低價值或無價值檔案篩出統一處理。第三，檔案資料規(guī)范化處理。將結構復雜、信息量較大的檔案進行重新整理，整合其中關聯程度較高的部分，并對頁碼不全、無目錄等檔案進行統一的編輯，保證檔案資料本身的規(guī)范性，方便后期管理利用。第四，統一分類號。檔案規(guī)范化管理必然要有信息化管理手段的加入，在信息化管理過程中，檔案分類號即成為最重要的管理參考。要求結合單位實際情況，對檔案分類號進行統一設計。檔案分類的同時進行信息審核，挖掘其中規(guī)范性不足的部分，及時糾正。

3）構建檔案規(guī)范化管理體系。制定事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理體系，對各項管理、利用、優(yōu)化工作的開展進行理論指導。管理體系的內容應緊密貼合單位檔案管理工作的實際需求，其中既要有堅決遵守的部分，又要留有一定的靈活空間，以便根據內外部環(huán)境的變化對管理體系進行升級和完善。檔案規(guī)范化管理體系中應涵蓋人員權責劃分、檔案管理工作執(zhí)行標準、其他部門及職工輔助責任規(guī)定等。劃分檔案規(guī)范化管理工作模塊，配置適當的人員專職負責。執(zhí)行崗位責任制度，敦促相關人員合理行使檔案管理權限，提升檔案管理規(guī)范化程度。執(zhí)行標準中包括對資料收集、統計、整理、編輯、存檔、分類等活動開展的具體要求，并對檔案調取、檔案查詢、檔案借閱、檔案保密等涉及到第三方人員的檔案利用過程進行規(guī)范。在非檔案管理部門，要求積極配合檔案規(guī)范化管理工作的開展。例如，結合各部門屬性，對其輔助管理權責做出明確規(guī)定，要求選派專門人員，負責本部門檔案原始資料的收集和整理。定期將資料提交到檔案管理中心，將檔案規(guī)范化管理發(fā)展成為事業(yè)單位一項常態(tài)化工作，深入到單位日常運營管理當中。

4）加強檔案管理信息化建設。積極開展檔案規(guī)范化管理信息系統建設，將檔案管理有關工作整合到同一平臺。信息化管理系統能夠存儲文字、圖像、視頻等多種檔案形式，并自動對資料進行分類和存儲，有效節(jié)省以往人工管理帶來的時間成本，進行檔案調取、查閱時，也更加便捷。將原始檔案資料錄入、掃描、上傳至信息化平臺，備份后同時將紙質檔案予以保留[3]。注意信息化風險的防范，例如，安裝系統殺毒軟件、高性能防火墻，配合漏洞掃描等技術，對檔案信息化管理環(huán)境進行安全防護。采用密碼訪問制度，對不同職位管理人員的訪問權限進行限制，以免出現信息盜取、泄漏、損壞風險。此外，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作應與日常經營管理工作相配合，借助信息化平臺，實現各部門間信息的高效共享和傳輸，進行單位檔案資源的一體化管理，提升檔案規(guī)范化水平。

3 結論

本文對檔案標準化管理優(yōu)化措施進行了總結，要求各級單位結合自身特點，提升檔案規(guī)范化管理認識、改善檔案規(guī)范化管理方法、構建檔案規(guī)范化管理體系、加強檔案管理信息化建設，打造高效、高質的檔案管理工作網絡，充分利用單位檔案資源。

參考文獻

[1]張理嵐.推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的策略探索[J].科技創(chuàng)新導報，2018，15（28）：120-121.

[2]張育文.淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2018（18）：118+141.

[3]夏麗穎.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理現狀以及優(yōu)化策略[J].才智，2016（10）：271.

作者簡介

索依拉（1982-），女，內蒙古赤峰人，本科，助理工程師、助理館員，文書檔案規(guī)范化整理方向。