艾雙雙 劉宣華

摘? ? 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)中各行各業(yè)都開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)處理信息，其中信息處理的內(nèi)容包括信息的傳輸、整理和收集。當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展非?？?，人們需要處理的信息量也不斷增加，傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)已無(wú)法滿足當(dāng)前的信息處理需求，必須要尋求效率更高的信息處理技術(shù)才能滿足人們的需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息處理技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)，也極大提高了企業(yè)的辦公效率，目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已逐漸成為了企業(yè)辦公的主要工具和手段。企業(yè)為了能夠有效管理信息開(kāi)始大量應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)可以加強(qiáng)單位的管理組織結(jié)構(gòu)、各部門之間的協(xié)調(diào)能力等，同時(shí)，也可以提高辦公的效率。目前企業(yè)的工作效率不斷提高的原因正是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，其不但改變了人們的生產(chǎn)和生活的方式，還提高了企業(yè)的工作效率，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用效果極佳。應(yīng)大力在企業(yè)中推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，方便企業(yè)從底層到高層的管理，不斷為企業(yè)增加利潤(rùn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

1? 前言

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，在企業(yè)中推行辦公自動(dòng)化不但能夠高效處理企業(yè)中的問(wèn)題，還能夠極大加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的交流。隨著企業(yè)的信息量越來(lái)越大，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，每個(gè)企業(yè)在未來(lái)都應(yīng)建立和完善自己的信息化管理系統(tǒng)，這樣才能不斷幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)合理化的管理，促進(jìn)企業(yè)的飛速發(fā)展。因此，目前必須要大力推行現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

2? 辦公室自動(dòng)化應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

2.1? 優(yōu)化辦公功能

在以往的辦公室環(huán)境中，辦公室功能受到時(shí)間和空間的限制，造成辦公室工作效率低下。在應(yīng)用信息處理技術(shù)之后，辦公室業(yè)務(wù)能夠擺脫時(shí)間和空間的限制，讓辦公室功能得到優(yōu)化。在建立了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之后，辦公室員工工作效率得到大大提高，借助辦公平臺(tái)，員工能夠更快速分享業(yè)務(wù)文件，對(duì)于公司的通知，能夠以更快的速度落實(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行效率的提升。

2.2? 提高辦公效率

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，信息成為了企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，為了更高效處理信息，企業(yè)實(shí)時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，掌握有效信息的收集能力至關(guān)重要。應(yīng)用信息處理技術(shù)，在很大程度上提高了企業(yè)信息查詢的效率，企業(yè)的文檔都得到有序的管理，整合文檔的效率大大提高，幫助員工從繁重的工作任務(wù)中解脫出來(lái)，將精力更多的投入辦公業(yè)務(wù)的拓展和發(fā)展上。

2.3? 規(guī)范辦公流程

對(duì)企業(yè)來(lái)講，規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展流程是現(xiàn)代企業(yè)必要環(huán)節(jié)，有利于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，能夠提升企業(yè)流程規(guī)范性。例如，在很多企業(yè)中使用OA系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行管控，有效提高規(guī)范性，保證企業(yè)在良好的內(nèi)部控制下展開(kāi)業(yè)務(wù)，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.4? 強(qiáng)化辦公責(zé)任

在辦公室工作中，辦公責(zé)任的明確十分關(guān)鍵。在以往的辦公室業(yè)務(wù)中，企業(yè)開(kāi)展管理活動(dòng)沒(méi)有明確員工職責(zé)，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，導(dǎo)致員工互相推卸責(zé)任。而在信息時(shí)代中，計(jì)算機(jī)處理技術(shù)能夠更加公平地分配企業(yè)任務(wù)，更加明確地劃分責(zé)任，還能跟蹤員工任務(wù)的完成情況。另外，借助信息處理技術(shù)，員工辦公職責(zé)得到約束，企業(yè)業(yè)務(wù)都在信息平臺(tái)中有據(jù)可查，辦公人員無(wú)法越權(quán)辦公，可以控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

3? 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用范圍

3.1? 文件制作與演示

在辦公室自動(dòng)化中，信息處理技術(shù)應(yīng)用較為廣泛的一個(gè)方面就是制作圖文文件，將各種圖文內(nèi)容通過(guò)幻燈片的方式輸入進(jìn)去，然后對(duì)圖片、文本、表格等內(nèi)容進(jìn)行編輯，同時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要，在其中增加視頻、聲音等，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)播放出來(lái)。應(yīng)用這種軟件的最佳效果就是提升演示效果，增強(qiáng)員工的創(chuàng)造能力。

3.2? 文字處理

在辦公室工作中，常需要處理各種文檔，文字處理軟件是最常用的軟件。通過(guò)文字處理軟件能夠?qū)⒈砀?、文字、圖片更好結(jié)合起來(lái)，取得更好的效果。通過(guò)軟件的各種各樣的功能，能夠幫助員工以更快的速度完成任務(wù)，讓辦公室工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

3.3? 數(shù)據(jù)處理

在辦公室工作中，常需要處理復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)處理軟件，能夠提升處理數(shù)據(jù)的速度。利用數(shù)據(jù)處理軟件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，為員工工作帶來(lái)巨大的幫助。數(shù)據(jù)得到高效的處理，是辦公室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。

4? 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用措施

4.1? 建設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在辦公室自動(dòng)化中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是應(yīng)用信息處理技術(shù)的基礎(chǔ)。企業(yè)要更好應(yīng)用信息處理技術(shù)，促進(jìn)辦公室自動(dòng)化，必須要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。首先要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展過(guò)程中，首先需要選擇比較穩(wěn)定的產(chǎn)品，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況以及發(fā)展方向，在企業(yè)預(yù)算范圍內(nèi)，選擇性價(jià)比最高的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用產(chǎn)品。要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，只有具備了安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，企業(yè)辦公才有了安全保障，需要充分發(fā)揮安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的積極作用，讓網(wǎng)絡(luò)環(huán)境推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展。

4.2? 建設(shè)企業(yè)信息平臺(tái)

企業(yè)需要建立適合自身發(fā)展的信息平臺(tái)，從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，建設(shè)具有企業(yè)特色的信息平臺(tái)。在辦公室自動(dòng)化中，企業(yè)要想應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，需要具備實(shí)用的信息平臺(tái)。首先企業(yè)需要對(duì)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入調(diào)研，了解企業(yè)自身實(shí)際需求。很多企業(yè)在信息平臺(tái)應(yīng)用過(guò)程中，盲目選擇其他企業(yè)的信息平臺(tái)，認(rèn)為其他企業(yè)適用的信息平臺(tái)，自己也適用，這樣企業(yè)在應(yīng)用信息平臺(tái)時(shí)，和自身生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)并不適應(yīng)，導(dǎo)致效率低下或者失誤的出現(xiàn)。因此，在建設(shè)信息平臺(tái)時(shí)，應(yīng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行深入調(diào)研，了解企業(yè)對(duì)辦公室自動(dòng)化的實(shí)質(zhì)需求，滿足企業(yè)員工工作時(shí)的實(shí)際需求，提高辦公效率。其次要對(duì)信息化需求進(jìn)行分析，經(jīng)過(guò)深入調(diào)研，企業(yè)了解了辦公室自動(dòng)化的需求，對(duì)這些需求進(jìn)行分析，確定需求的優(yōu)先順序以及重要程度。在建設(shè)信息平臺(tái)時(shí)，能夠使信息平臺(tái)更加合理。在應(yīng)用信息處理技術(shù)時(shí)，能夠更加貼合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)和工作，讓企業(yè)在預(yù)算范圍內(nèi)取得最大的效率。

4.3? 保證企業(yè)信息的安全性

在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中，存在很多關(guān)于企業(yè)生存和發(fā)展的重要信息機(jī)密，需要管理人員使用各種措施保障信息安全。在應(yīng)用自動(dòng)化信息平臺(tái)中，需要做好信息安全保護(hù)工作，對(duì)企業(yè)各類機(jī)密信息進(jìn)行保密處理。首先企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)信息平臺(tái)的權(quán)限管理，例如，對(duì)于企業(yè)的重要信息，只有少部分人員能夠接觸，這一部分人員利用自己加密的賬號(hào)登錄，信息平臺(tái)能夠記錄員工對(duì)機(jī)密信息的操作行為。除此之外，企業(yè)要對(duì)信息平臺(tái)的各個(gè)用戶進(jìn)行定期審核，確定用戶權(quán)限的范圍處于合理的范圍之內(nèi)，避免權(quán)限范圍過(guò)大，帶給企業(yè)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，也避免權(quán)限范圍過(guò)小影響企業(yè)運(yùn)行。其次，企業(yè)要做好重要信息的備份工作。做好數(shù)據(jù)備份是保障企業(yè)數(shù)據(jù)安全的重要途徑。在很多企業(yè)管理中，使用異地備份數(shù)據(jù)的方式對(duì)企業(yè)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。例如，安排專門的員工定期對(duì)數(shù)據(jù)安全情況和完整情況進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異常，立刻向上級(jí)部門反饋，同時(shí)，在信息系統(tǒng)中設(shè)置監(jiān)控程序，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的情況。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文基于辦公室自動(dòng)化應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，包括優(yōu)化辦公功能、提高辦公效率、規(guī)范辦公流程、強(qiáng)化辦公責(zé)任，先闡述了信息處理技術(shù)的應(yīng)用范圍，包括文件制作與演示、文字處理以及數(shù)據(jù)處理，最后闡述了信息處理技術(shù)的應(yīng)用措施，包括需要建設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、建設(shè)企業(yè)信息平臺(tái)、保證企業(yè)信息的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙忠雨，王青林.淺談?dòng)?jì)算機(jī)信息處理技術(shù)與辦公自動(dòng)化[J].電子世界，2017（17）：70.