李巖梅

摘要：現(xiàn)階段，我國電力事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了快速平穩(wěn)發(fā)展的新時期，電力工程項目數(shù)量、規(guī)模不斷增多。檔案管理是電力企業(yè)管理中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在信息技術(shù)發(fā)展帶動下，企業(yè)檔案管理工作也取得了一定的進(jìn)步，但仍然存在一定的問題，影響檔案管理整體的質(zhì)量。鑒于此，本文主要分析探討了電力檔案管理方面的問題，以供參閱。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；措施

電力檔案是電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是電力產(chǎn)業(yè)中極為重要的一部分，電力檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著電力企業(yè)在市場中的核心競爭力。因此為了緊隨時代的發(fā)展節(jié)奏，適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的新形勢，將檔案的重要作用充分發(fā)揮出來，使電力企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，務(wù)必要充分了解掌握管理工作中常見的問題及應(yīng)對措施。

1電力企業(yè)做好檔案管理的重要性

第一，檔案能夠有效地反映出電力企業(yè)發(fā)展的軌跡，是企業(yè)向前發(fā)展的重要依據(jù)。如果無法做好檔案管理工作，導(dǎo)致檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)失真等，都可能對企業(yè)檔案質(zhì)量造成影響，失去檔案的作用。通過規(guī)范化的檔案管理工作，有助于促進(jìn)企業(yè)全面改革工作的進(jìn)行，為電力企業(yè)效益提升提供保障。第二，企業(yè)檔案中包括財會信息檔案，能夠有效地反映出企業(yè)運(yùn)營全過程，包括收入、盈利、虧損等，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及時做出決策調(diào)整，保證各項投資的合理性。

2電力企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的問題

首先，在檔案保護(hù)意識方面非常薄弱，大部分的小型電力單位只注重工作上的經(jīng)濟(jì)效益，并不重視工程技術(shù)問題，將技術(shù)研發(fā)拋到腦后，利益放在第一位。還有很多城市對電力工程檔案還沒有設(shè)立相關(guān)的部門管理，工程無論多少，都應(yīng)該養(yǎng)成記錄記載的好習(xí)慣，所以總會出現(xiàn)后期的丟失文件、損壞文件等現(xiàn)象，而且并不能找出原因。檔案的缺失會影響后期的操作、后期規(guī)劃、后期實(shí)施等，并不能及時的提供專業(yè)資料同時也會影響進(jìn)度，所以會造成很大的損失。其次，檔案管理制度是其工作順利開展的保證，但，從目前的工程建設(shè)情況來看，很多工程項目都沒有相對完備的檔案管理制度，而且有些單位雖然有檔案管理的制度，卻不能嚴(yán)格執(zhí)行，出現(xiàn)了諸如檔案收集不全、整理不及時、借閱不規(guī)范、檔案丟失等問題，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、完整性以及利用價值。其次，現(xiàn)如今的檔案管理人員素質(zhì)很差，并沒有做好自己的分內(nèi)工作，甚至睜一只眼閉一只眼，現(xiàn)如今，我國電力工程檔案管理的大部分人員存在許多的結(jié)構(gòu)不合理性等問題。

3電力檔案管理應(yīng)對措施

3.1提高電力企業(yè)對檔案管理工作的重視度

電力檔案是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件和真實(shí)記錄，是投入使用后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營情況的反映，意義重大。因此要在電力系統(tǒng)工作中必須打破這種“重經(jīng)營、輕檔案”的思維模式，將檔案管理與績效考核成績掛鉤，以強(qiáng)制增強(qiáng)員工檔案管理意識，有效提升各種資料、案卷的歸檔率與歸檔及時性。

3.2強(qiáng)化信息化管理手段的運(yùn)用

現(xiàn)今，隨著信息化時代的來臨，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但由于選擇的檔案管理系統(tǒng)各不相同，檔案管理人員對于管理系統(tǒng)的要求各不相同。因此，造成檔案管理系統(tǒng)的基本功能缺失，大多數(shù)只能實(shí)現(xiàn)基本的目錄查詢，借閱、查看仍以紙質(zhì)檔案為主。這就要求我們定期對檔案系統(tǒng)的設(shè)計進(jìn)行更新維護(hù)，在實(shí)際應(yīng)用中找到不足，逐步改善系統(tǒng)的相關(guān)功能，使電力企業(yè)的檔案應(yīng)用工作更為順利。同時，電力企業(yè)也應(yīng)該注意信息技術(shù)的安全問題，定期對電力檔案進(jìn)行管理，避免因病毒的產(chǎn)生而造成檔案信息丟失，所有信息檔案應(yīng)該做好備份工作。

3.3創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

新時期下，科學(xué)技術(shù)的更新速度不斷加快。要想在管理檔案資料的同時創(chuàng)新管理技術(shù)，就必須充分利用各行業(yè)的創(chuàng)新資源，并積極、主動的和其他傳媒業(yè)取得聯(lián)系，引進(jìn)先進(jìn)化的創(chuàng)新方式，以此創(chuàng)新相對落后的管理技術(shù)。并且，檔案資料管理期間所使用的網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)等，也應(yīng)進(jìn)行一定創(chuàng)新，關(guān)鍵技術(shù)要滿足創(chuàng)新需求，建立規(guī)范、系統(tǒng)的檔案館、數(shù)據(jù)庫等。在創(chuàng)新電力企業(yè)的檔案資料管理工作時，應(yīng)最大限度的引進(jìn)就先進(jìn)性的管理理論、研究成果，從而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)化的管理目標(biāo)。

3.4加大軟硬件設(shè)備的投入

電力檔案是對電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)珍貴的無形資產(chǎn)。近年來，雖然電力檔案信息化程度已經(jīng)在不斷加強(qiáng)，但是為了相較于是科技發(fā)展的節(jié)奏還是比較滯后的，因此還要加快檔案信息化進(jìn)程。在針對加快檔案管理工作信息化進(jìn)程的問題上：①要掙脫傳統(tǒng)管理模式的桎梏，依托信息化平臺，加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用于管理。在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身情況，加強(qiáng)計算機(jī)軟硬件的建設(shè)，及時更新設(shè)備，選擇使用具有較強(qiáng)實(shí)力及豐富經(jīng)驗(yàn)的計算機(jī)軟件開發(fā)企業(yè)開發(fā)的電力檔案管信息系統(tǒng)軟件，加快檔案信息的開發(fā)利用使電力檔案管理的數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用。②根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有檔案庫房情況進(jìn)行更新改造，構(gòu)建一個寬敞、明亮的庫房，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求做好庫房的防火、防潮、防盜工作，選取標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，確保檔案安全。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，還應(yīng)為檔案管理工作配備先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)/攝像機(jī)、刻錄機(jī)等等，以實(shí)現(xiàn)對各種形式的電子檔案的管理，構(gòu)建完善的信息庫，供電力企業(yè)相關(guān)人員檢索、翻閱。

3.5提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

對于電力企業(yè)檔案管理而言，管理人員的工作質(zhì)量、工作效率和工作態(tài)度直接與檔案工作質(zhì)量和企業(yè)經(jīng)營狀況緊密相聯(lián)，因此要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與服務(wù)意識。要吸納招聘理論基礎(chǔ)扎實(shí)、專業(yè)技能熟練的人才，同時培訓(xùn)在崗員工，及時更新知識結(jié)構(gòu)以加強(qiáng)其專業(yè)知識和技術(shù)，培養(yǎng)成復(fù)合型人才。而檔案工作不僅是一項業(yè)務(wù)性工作還是一項服務(wù)性工作。因此管理人員除了要有專業(yè)的知識與技術(shù)，還要明確自身職責(zé)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，保證檔案的完整性、保密性、真實(shí)性和安全性。此外在培訓(xùn)過程中，應(yīng)充分考慮檔案工作人員中的專職、兼職情況，根據(jù)崗位需求制定合適的培訓(xùn)內(nèi)容，還要對培訓(xùn)進(jìn)行分層，以分崗位、按專題培訓(xùn)為主，第一層次為上級對下級供電企業(yè)專職檔案人員的培訓(xùn)；第二層次是下級供電企業(yè)內(nèi)部對兼職檔案人員的培訓(xùn)。

4結(jié)束語

當(dāng)今社會，電力檔案管理工作的好壞可以充分證明電力單位是否可以擁有一個良好的發(fā)展前景。因此，對電力檔案管理工作要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，這樣對電力單位有百利而無一害。電力單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案利用率，注重檔案的日常應(yīng)用及收集整理工作。

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（作者單位：河北天唯投資集團(tuán)有限公司）