摘 要：高校公共外語教學(xué)秘書是一個重要且特殊的崗位，筆者結(jié)合自己工作實(shí)踐，對公共外語教學(xué)秘書崗位職責(zé)與應(yīng)具備的能力展開思考并進(jìn)行總結(jié)。

關(guān)鍵詞：公共外語;教學(xué)秘書;職責(zé);能力

教學(xué)秘書是教學(xué)管理的重要組成部分，作為公共外語教學(xué)秘書，對維護(hù)學(xué)院大學(xué)外語教學(xué)至于和運(yùn)行起著不可或缺的重要作用，其工作水平和工作質(zhì)量，直接影響著大學(xué)外語教學(xué)質(zhì)量。本文將對公共外語教學(xué)秘書的職責(zé)進(jìn)行思考與總結(jié)，提出公共英語教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力。

一.新時期下高校公共外語教學(xué)秘書職責(zé)

1、公共外語日常教務(wù)管理職責(zé)

1.1負(fù)責(zé)公共外語開課、排課的組織與落實(shí)。協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)制訂公共外語教學(xué)計(jì)劃，落實(shí)每學(xué)期各系開課課程，并做好教師定位，保障順利開課。負(fù)責(zé)公共外語選課數(shù)據(jù)的管理，組織外語課程的學(xué)生選課及退、改選課。協(xié)助執(zhí)行院、系分層次教學(xué)管理，為進(jìn)一步深化公共外語教學(xué)改革做好保障工作，并做好公共外語課程和選修課程分班，以及外語課程教學(xué)班的名單管理。

1.2公共外語教材的征訂、統(tǒng)計(jì)與發(fā)放工作。在學(xué)期末協(xié)助教研室征訂下學(xué)期教師以及學(xué)生所用教材，報批教材科;在學(xué)期開學(xué)前安排教師領(lǐng)取教材，保管剩余的教材，做好公共外語教材領(lǐng)取的登記、造冊和存檔工作。

1.3負(fù)責(zé)學(xué)院教務(wù)系統(tǒng)有關(guān)公共外語信息的整理，負(fù)責(zé)安排任課教師調(diào)、停、補(bǔ)課手續(xù)，以及調(diào)換教室手續(xù)等。每學(xué)期按照學(xué)院規(guī)定計(jì)算辦法核算教師教學(xué)工作量，并按月上報教學(xué)中心，保障教師課時量準(zhǔn)確無誤按時發(fā)放。

2、公共外語考務(wù)工作職責(zé)

2.1常規(guī)考試的組織與管理。考試是教學(xué)中非常重要的環(huán)節(jié)，公共外語期中、期末考試以及重修課程考試都有人數(shù)多，考場多的特點(diǎn)，教學(xué)秘書需要協(xié)助教學(xué)中心做好考試各個環(huán)節(jié)的具體工作安排，具體包括：協(xié)助學(xué)院教學(xué)服務(wù)中心做好對大學(xué)英語試卷的印刷、保管、分發(fā)、回收，任何學(xué)生不得以任何形式接觸試卷。考前協(xié)助學(xué)院教學(xué)服務(wù)中心安排好大學(xué)英語考試的考場、分發(fā)準(zhǔn)考證、撰寫考試注意事項(xiàng)、安排考場及監(jiān)考教師等?？己髤f(xié)助學(xué)院教學(xué)服務(wù)中心收集好大學(xué)英語考試考務(wù)相關(guān)材料，包括試卷、考場記錄、座次表等資料。負(fù)責(zé)通知大學(xué)英語任課教師各類考試的分?jǐn)?shù)錄入，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，負(fù)責(zé)有特殊情況的任課教師的分?jǐn)?shù)錄入工作。負(fù)責(zé)收集和妥善保存歷屆大學(xué)英語考試試卷。

2.2學(xué)科競賽以及等級考試的組織與管理。公共外語學(xué)科競賽包括校內(nèi)以及校外各種外語類比賽，以我校為例，校外競賽包括全國大學(xué)生英語競賽，“外研社杯”英語演講比賽、寫作比賽、閱讀比賽等;校內(nèi)競賽包括“新生杯”英語演講比賽，英語電影配音比賽，英語話劇比賽等。公共外語學(xué)科競賽參與學(xué)生往往包含全院各系學(xué)生，人數(shù)眾多，規(guī)模較大，公共外語教學(xué)秘書，要做好跟學(xué)生、競賽負(fù)責(zé)教師以及各系負(fù)責(zé)人的溝通工作，并做好競賽的組織報名、競賽初賽復(fù)賽舉辦、以及競賽的宣傳報導(dǎo)工作等。公共外語等級考試最重要的就是每年全國大學(xué)生英語四六級考試工作，公共外語教學(xué)秘書要協(xié)助學(xué)院教學(xué)服務(wù)中心做好大學(xué)英語四、六級等考務(wù)工作，并做好后期的成績分析統(tǒng)計(jì)。

3、公共外語文書管理職責(zé)

3.1負(fù)責(zé)公共外語各類教務(wù)文件的上傳下達(dá)，協(xié)助文件的實(shí)施與落實(shí);協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)做好本系有公共外語的教務(wù)事宜;協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院教學(xué)服務(wù)中心安排的公共外語各項(xiàng)教務(wù)工作;負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)本系和其他系有關(guān)公共外語的教務(wù)事宜。協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)做好公共外語教學(xué)研究、質(zhì)量工程、精品課程等項(xiàng)目的申報工作，并協(xié)助項(xiàng)目的實(shí)施、落實(shí)與存檔。做好公共外語教師論文發(fā)表、教材編寫的統(tǒng)計(jì)和存檔工作。

3.2負(fù)責(zé)起草與公共外語教學(xué)相關(guān)的文件、通知、報告等;負(fù)責(zé)大學(xué)英語各類教務(wù)檔案的收集、整理及分類存檔保管;負(fù)責(zé)公共外語任課教師個人教學(xué)信息的管理。參與學(xué)院和本系組織安排的各種與公共外語教學(xué)相關(guān)的活動。負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要、進(jìn)行通訊報道，以及對會議紀(jì)要、報道和有關(guān)照片進(jìn)行整理歸檔。

4.公共外語教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控職責(zé)

協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)做好大學(xué)英語教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、教風(fēng)督查、試卷互查、教案檢查、作業(yè)批改檢查和任課教師聽課檢查等相關(guān)工作。配合學(xué)院期中教學(xué)檢查，協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)做好有關(guān)查課、座談會、教學(xué)信息反饋等相關(guān)工作。

二.新時期下高校公共外語教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

1.強(qiáng)烈的責(zé)任心。愛默生說：“責(zé)任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置?！笨茽栴D說：“人生中只有一種追求，一種至高無上的追求——就是對責(zé)任的追求?！弊鳛榻虒W(xué)秘書，在教務(wù)管理工作中要做一個有心人，面對繁雜瑣碎的日常事務(wù)，要清醒、明確的認(rèn)識到自我的責(zé)任，履行好自我的責(zé)任，發(fā)揮自我的潛力，克服困難完成工作，同時要做是使自我的團(tuán)隊(duì)所有的成員，認(rèn)識到、了解到自我的責(zé)任，清楚自我的責(zé)任，并承擔(dān)起自我所在工作崗位的責(zé)任。

2.良好的服務(wù)意識。教學(xué)秘書的本質(zhì)就是為教學(xué)工作服務(wù)的，我們要為學(xué)生、為教師提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在我們的職責(zé)范圍內(nèi)盡可能的為師生著想，建立起真心實(shí)意的服務(wù)意識，想老師之所想，急學(xué)生之所急，做到熱情、周到、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，保障教學(xué)秩序有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)教學(xué)事故。

3.優(yōu)秀的溝通能力。公共外語教學(xué)秘書的教務(wù)工作特點(diǎn)是需要經(jīng)常跟各系之間交流溝通，起著協(xié)調(diào)上下、溝通左右的作用，必須要有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。積極溝通，換位思考，相互理解，及時反饋，提高應(yīng)變能力，做到以誠待人，以理服人，建立良好的人際關(guān)系，提高工作效率。

4.熟練地辦公自動化技能。教學(xué)秘書工作屬于辦公室工作，在大數(shù)據(jù)時代的新形勢下，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化以及智能化已經(jīng)深入在我們的日常教務(wù)管理工作中。教學(xué)秘書的工作涉及使用排課系統(tǒng)，教務(wù)管理系統(tǒng)，各級各類考試系統(tǒng)等;以及各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料管理等。這就要求教學(xué)秘書擁有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，熟練賬務(wù)使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力與技巧，使教務(wù)管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。

5.創(chuàng)新性教務(wù)管理思維。教學(xué)秘書應(yīng)具備穿新衣是和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，這樣才能提高教學(xué)管理的水平。隨著時代的發(fā)展，與時俱進(jìn)，在工作中要有創(chuàng)新管理思維，不斷總結(jié)創(chuàng)新，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，探索先進(jìn)管理方法，充分利用資源，優(yōu)化管理模式。

三.總結(jié)

要成為一名優(yōu)秀的公共外語教學(xué)秘書，必須把握自身工作職責(zé)和工作特點(diǎn)，牢固敬業(yè)精神，提升自己工作責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷提高自己業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，為學(xué)院發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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作者簡介：王樂（1988-11-），女，陜西西安，西安交通大學(xué)城市學(xué)院，07級本科學(xué)士，研究方向：教務(wù)管理。