張召尊

鄉(xiāng)鎮(zhèn)所存的檔案資料，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府在管理公共事務活動、處理社會問題等各項工作中所直接形成的文字、圖表、音像等多種形式的歷史資料，是一種重要的信息資源，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定發(fā)展規(guī)劃，推進可持續(xù)發(fā)展提供了寶貴的參考依據(jù)。但隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷提升和社會生活的迅速變化，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理及其對社會的有效服務明顯滯后于社會發(fā)展，甚至近年來檔案工作出現(xiàn)嚴重滑坡現(xiàn)象。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中存在的主要問題

1.人員更換頻繁，業(yè)務素質(zhì)不高。由于檔案工作繁雜事細，且出成績難，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部不愿意干。從人員配備上看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本無專職檔案員，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員為兼職，有的由婦聯(lián)主席或團支部書記兼任，還有的由黨政辦主任兼任，還有的由大學生村官臨時負責，檔案人員變動頻繁，有些檔案人員參加過一兩次培訓，業(yè)務剛接觸就調(diào)換崗位，人員不穩(wěn)定因素嚴重制約了檔案工作順利開展。

2.檔案室建設標準不高，保管條件差。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)無檔案室，多年檔案即在黨政辦公室存放，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室事雜人多，非常不利于檔案的安全保管，而且存放空間有限;有的建立檔案室，但室內(nèi)堆放其它雜物，形同一個雜物儲存?zhèn)}庫，甚至多日衛(wèi)生無人清掃，檔案長期無人問津，“八防”設施更無從談起。

3.缺乏有效的統(tǒng)一管理。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)收集的僅是些上級下發(fā)的紅頭文件和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室日常形成的材料，每年年度接續(xù)立卷僅數(shù)十件。缺乏本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門工作活動形成的業(yè)務檔案如黨委會議記錄、組織關系介紹信、黨員干部名冊、土地檔案、林木檔案、婚姻檔案、司法檔案、統(tǒng)計檔案、財務檔案、鄉(xiāng)村建設項目（水利、道路建設）等檔案，造成室藏檔案貧乏、材料不齊全。而上述提到的檔案多由本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門自行保管，未集中到檔案室，時間一長，多年文件材料混為一堆，一旦查詢頗費周折，而且很難查到想要的內(nèi)容。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案收集難、利用難等問題十分突出。各部門間檔案工作協(xié)調(diào)性差。鄉(xiāng)鎮(zhèn)一些部門總認為整理檔案是檔案部門的事，平時不收集，到時不上交，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員在收集檔案時領導不關注，說話沒效力，普遍存在著畏難和應付情緒。

4.檔案管理創(chuàng)建活動參與面不廣，檔案開發(fā)利用效果差。檔案室除上級檢查外，平時基本無人問津，利用效果差也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層領導不重視的一大原因，檔案除了每年接續(xù)立卷產(chǎn)生數(shù)十件新檔案外，多年來沒有新的編研成果，而利用者查詢檔案無從下手。如第二輪土地延包檔案中曾規(guī)定一式三份，農(nóng)戶、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府、縣檔案館各一份，但近年來查詢該檔案只能到縣檔案館查詢，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府的土地延包檔案已基本失落。

二、規(guī)范有序的檔案工作對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的意義

作為歷史記載，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作經(jīng)年傳承的一筆寶貴的文化財富，規(guī)范有序的檔案工作對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展有著重要意義。

1.檔案具有重要的查考作用和存儲歷史記憶的功能。如開展全縣的縣志、年鑒、組織史等編寫工作，編寫本鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關內(nèi)容時能夠參考到鄉(xiāng)土志、大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯編等資料的就會使該項工作順利進行，而這也得益于檔案員注意平時工作材料的積累和事件的記錄、階段性的編輯。而隨著時間的推移，作為歷史記載的檔案就是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一筆寶貴的文化財富，時間越久，檔案價值就會越高，如回頭看幾十年前能反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、人物活動、社會習俗、地理風貌變遷的文件和照片會感覺彌足珍貴。

2.具有重要的查證作用。開展關乎民生項目、民心工程（如精準扶貧、危房改造、美麗鄉(xiāng)村建設）的業(yè)務檔案的收集整理是一項重要工作，它承載著對上級領導、財政資金、人民群眾和集體、個人責任履清說明的一種公開效力。財務建檔，確定資金流向，工作建檔，確定工作效果?！肮ぷ髁艉邸奔粗冈诠ぷ髦行纬捎袚?jù)可查的檔案。

3.具有提高基層工作效率的作用。規(guī)范有序的檔案工作同規(guī)范有序的機關工作相輔相成，機關公文運轉從收發(fā)文登記開始，機關事務運行終結點即是到形成檔案為止，即使機關事務公文處理尚未終結但相關人員閱覽流轉環(huán)節(jié)完畢，原件也要及時交回檔案室備查，有查詢者可提供復印件，這使得文件查詢有章可循、有人可問，有地可查。所以運行流暢的機關工作秩序不僅提高機關工作效能，還容易促進形成規(guī)范的檔案。再如時下運行的機關工作匯報制，即單位負責人聽取部門負責人工作匯報中形成的專題匯報材料，這一制度的良好運轉，既督促和檢驗部門各項工作的運行情況，也為形成能夠反映某時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的檔案資料提供契機。鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門各項工作千頭萬緒，要讓通過檔案工作這一條線有機整合起來，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)全體人員形成“工作沒問題，請把資料交給檔案室，工作有問題請到檔案室找資料”的集體檔案意識，讓檔案工作成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層機關工作中的重要環(huán)節(jié)并發(fā)揮重要的參謀作用。

三、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作建設的幾點建議

1.著力建造標準較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。建立標準較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應該成為當前著手進行的緊迫任務。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案館的建設要符合檔案工作的“八防”要求，要“筑巢引鳳”，建立起面積寬敞不應低于30平方米的檔案室，室內(nèi)整潔，要配備適應現(xiàn)代化發(fā)展的軟件和硬件設備，給檔案員創(chuàng)造一個舒暢的工作環(huán)境和得心應手的現(xiàn)代化辦公用具。

集中時間和人力把鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門該移交的檔案整理接收進來，今后還要在接收照片檔案和特殊載體檔案接收上下功夫，拓展接收檔案的種類和范圍，努力打造一個具有豐富室藏的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。

2.構筑良性運轉的檔案工作人員運行體系。從鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領導到鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門工作人員，建立一個有效運轉、分工明確、責任到人的檔案工作人員構成網(wǎng)絡。

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要領導要重視起來，要明方向、定調(diào)子，年初召開鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委或政府班子辦公會，把年度檔案工作列入議程，要確定檔案室用房、落實檔案工作經(jīng)費，及時解決其它檔案工作中遇到的各種問題，要關心檔案工作人員的個人成長和待遇問題。

其次，選拔能夠在較長時期內(nèi)從事檔案工作的人員專職人員到崗，務求責任心強，業(yè)務技能高，具備較強的靈活性和主動性，熟悉檔案保管、移交的業(yè)務知識，能夠?qū)︵l(xiāng)鎮(zhèn)各部門和下轄單位的檔案整理進行指導。

第三，分管領導切實負起責任，平時多關注檔案員工作中的困難并及時與主要領導溝通解決，做到定期（一般每年春季3-4月份）召開鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門負責人參加的協(xié)調(diào)會，布置各部門的檔案整理和移交任務。

最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門負責人為本部門移交檔案的直接責任人，同時各部門設立1名兼職檔案員具體負責檔案整理移交事宜。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的能否實現(xiàn)綜合統(tǒng)一管理，各部門的負責人配合移交意愿和責任感是關鍵，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導在不僅檔案工作協(xié)調(diào)會上布置，還要在會后督促檢查落實情況。

要制定檔案工作綜合管理長效機制，不因人員變換使工作受影響，讓檔案工作形成一個有章可循的良好工作習慣。

3.檔案員抓好自身的綜合素養(yǎng)提高，積極適應現(xiàn)代化的文化素質(zhì)要求。檔案員要在穩(wěn)妥推進傳統(tǒng)檔案工作的同時，不斷創(chuàng)新開拓檔案工作新領域新方法。檔案員要不斷提高自我要求，提升自身技能，加快使檔案工作由不規(guī)范到合格，由合格到優(yōu)秀的進程。

我們常說檔案員就是史官，做為一名史官即要擔付起傳統(tǒng)史官的責任，又要具備一名現(xiàn)代史官的素養(yǎng)。

周恩來總理曾說：“檔案工作人員要學習司馬遷，要當司馬遷。”做為一名傳統(tǒng)史官的職責是通過檔案工作為供職單位留存盡量多的歷史記錄，這就要求檔案員要運用好手中的“一筆一機”：一筆即指平時用筆記錄，現(xiàn)在也可以用電腦隨時記錄，記錄下反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史發(fā)展的鄉(xiāng)鎮(zhèn)大事、基礎數(shù)字、人員調(diào)整、活動簡要等;一機即指相機或手機，有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)可以配備先進的數(shù)碼照相設備，隨時捕捉到有意義、有價值的人、事、物拍攝并保存下來，檔案員要成為本單位攝影的行家里手，要增強主動性和能動性，做有心人，利用現(xiàn)代化的科技讓照片檔案的建立歸檔成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中的一大亮點。

而做好一名現(xiàn)代史官，就要求“打鐵首先自身硬”，要具備掌握現(xiàn)代科技知識的本領，不僅檔案業(yè)務素質(zhì)精，還要現(xiàn)代科技知識通。這就要求檔案人發(fā)揮干到老、學到老的精神，一是積極參加上級部門的培訓，解決檔案領域內(nèi)常見的共性問題，掌握好常規(guī)的立卷方法;二是搞好自學，向書本和網(wǎng)絡學，如POTOSHOP和CDR等編輯軟件應用、繪聲繪影等短視頻的制作應用，我們可以通過百度搜索這個身邊的網(wǎng)絡老師以及一些自學網(wǎng)站來學習，只要有目標和信心，經(jīng)過一段時間的堅持，就會有獲得感和增長才干的自豪感，力爭通過自身素質(zhì)的提高熟練地使用現(xiàn)代化設備，熟練地掌握科學技術，成為單位工作骨干，成為單現(xiàn)代科技應用的引路人，每年年終檔案員要編輯出圖文并茂的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)風采》、《大事記》、《基礎數(shù)字匯編》等檔案成果，讓領導刮目相看，檔案員和檔案工作在領導心目中的地位才會拔高。

4.抓好以點帶面的示范作用?？h級檔案行政部門根據(jù)全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實際，督導各鄉(xiāng)鎮(zhèn)做好檔案建檔工作，抓好業(yè)務指導，協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定好檔案收集范圍，并注意工作中選樹先進典型，發(fā)揮好典型的示范帶動作用，以點帶面，推廣好的經(jīng)驗，全面推動全縣檔案工作的規(guī)范健康發(fā)展。

5.要抓住一切有利契機，為檔案工作宣揚造勢，要加強業(yè)務培訓和檔案學會的建設。檔案行政部門或檔案館在鼓勵檔案員自學的基礎上要抓好集體培訓，要成為檔案員培訓的基地，不僅要抓好文書檔案業(yè)務知識的培訓，還要在照片檔案、特殊載體檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)建檔方面的業(yè)務知識培訓上下功夫，并適時開展電子文件收集建檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范的知識普及，為即將來臨大數(shù)據(jù)時代開展檔案工作布局。

同時在業(yè)務知識培訓外，加強公文寫作、成果編輯、各類編輯軟件應用、現(xiàn)代化辦公室設備使用的培訓上下功夫，培訓講求短、快、靈，多開展小規(guī)模、小范圍的培訓，要讓培訓常態(tài)化，要因人而宜，通過培訓來提升檔案員自身的價值觀、成就感、自豪感，打造一支精干的檔案員工作隊伍。

檔案行政部門要抓好“四個一（一個學會、一種期刊、一個QQ群、一個微信群）”的建設應用，成立縣級檔案學會，通過檔案學會吸收縣直機關檔案員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員、各類企業(yè)檔案員及一些對檔案有興趣的人員，搭建縣域檔案人交流的平臺;定期印刷縣級檔案學會期刊，鼓勵檔案員積極發(fā)表建議、見解，積極開展征文和攝影比賽，激發(fā)檔案員公文寫作和攝影的興趣;通過縣域檔案工作微信群和QQ群進行縣域內(nèi)檔案學術知識交流、探討、培訓教育。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)協(xié)同縣級檔案館做好本鄉(xiāng)鎮(zhèn)特色檔案征集，開展好鄉(xiāng)鎮(zhèn)級歷史文化、歷史名人、歷史事件展覽，讓檔案深入到群眾生活中，提高廣大干部群眾的檔案意識。

縣人事部門要落實好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員崗位津貼和職稱評聘問題，消除檔案員職務職位晉升后顧之憂，確保其能長期安心工作。

總之，檔案的價值在于它的完整性和時間長久性，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作就要看到檔案的長效價值，克服短視行為，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作全員參與、規(guī)范整理、適時移交成為長效機制，讓檔案員通過提高自身技能拓寬檔案工作思路，搞活檔案工作局面，把檔案工作搞得有聲有色、多姿多彩，才能提高檔案的社會地位和社會價值。

（作者單位：河北省滄縣檔案館）