婁紅

異地查檔是近年來(lái)出現(xiàn)的一種新型查檔方式，它具有方便快捷的特點(diǎn)，可以為廣大的查檔者提供極大的便利。當(dāng)前，我國(guó)各地異地查檔工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)，并且范圍越來(lái)越廣，從單一區(qū)域逐漸擴(kuò)大了全省范圍和多省市跨地區(qū)查檔。在異地查檔實(shí)踐快速發(fā)展的同時(shí)，國(guó)內(nèi)學(xué)界的研究卻相對(duì)滯后，筆者在知網(wǎng)檢索篇名含“異地查檔”的文獻(xiàn)，共得到27個(gè)結(jié)果，其中絕大多數(shù)為篇幅很短的消息，只是單純地介紹一項(xiàng)工作，鮮有研究性文章，尤其缺少比較系統(tǒng)和深入的研究。鑒于此，本文將分析異地查檔的類(lèi)型、特點(diǎn)以及可能面臨的問(wèn)題，并提出建議，希望對(duì)實(shí)踐工作和相關(guān)研究有所裨益。

一、異地查檔的類(lèi)型

傳統(tǒng)的查檔方式，是查檔者到保管檔案的地方檔案館現(xiàn)場(chǎng)查閱，由工作人員出具檔案復(fù)制件作為證明材料。異地查檔是相對(duì)于傳統(tǒng)查檔方式而提出的概念，廣義上而言，凡是不需要到保管檔案的檔案館查檔，就可以獲得檔案館出具的證明材料，都可以稱(chēng)之為異地查檔。廣義上的異地查檔包括以下幾個(gè)類(lèi)型：

1.跨館查檔

所謂跨館查檔，就是在某一個(gè)檔案館，可以查詢(xún)到保存在另外一個(gè)檔案館的檔案，并獲得證明材料，一般是指在居住地或者工作地的檔案館查詢(xún)保存在外地檔案館的檔案。我國(guó)當(dāng)前正在快速發(fā)展的異地查檔，主要就是指這種方式。江蘇省寶應(yīng)縣檔案館首例“異地查檔、跨館出證”服務(wù)就是一個(gè)很好的例子，2019年1月11日上午，高郵的姜女士因需要查找自己的婚姻檔案，但又記不清是在寶應(yīng)還是在高郵登記的，所以先到寶應(yīng)縣檔案館查詢(xún)個(gè)人婚姻檔案，工作人員在查檔系統(tǒng)未檢索到姜女士的婚姻記錄，之后通過(guò)“江蘇省民生檔案服務(wù)平臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)”向高郵市檔案館提交跨館查檔申請(qǐng)，很快查到了姜女士的婚姻檔案，并為其出具了證明。

2.電話(huà)查檔

電話(huà)查檔也是一種比較便捷的查檔方式，在現(xiàn)實(shí)中也比較多見(jiàn)，主要服務(wù)對(duì)象是居住于外地、不便到檔案館查檔的人。筆者所在的山東省諸城市檔案館就曾多次接到來(lái)自外地的查檔者的電話(huà)，請(qǐng)求幫助查閱參加工作時(shí)間、退伍登記等相關(guān)檔案材料。一般來(lái)說(shuō)，電話(huà)查檔處理方式有兩種：一種是查檔者只需要了解和確認(rèn)檔案材料中所記載的信息，不需要檔案館出具證明，工作人員將查檔者相關(guān)信息進(jìn)行登記后，口頭告知其檔案信息即可;另一種是查檔者需要檔案館開(kāi)具證明材料，工作人員會(huì)首先要求其提供合法身份證明及介紹信，待收到合法查檔證明后為其開(kāi)具檔案證明，并按實(shí)際需要選擇適當(dāng)方式郵寄給查檔者。2018年10月，諸城市檔案館接到上海市閔行公證處電話(huà)，稱(chēng)其受理了當(dāng)事人吳某關(guān)于繼承其姐姐遺產(chǎn)的公證申請(qǐng)，對(duì)吳某提交的由本館出具的證明其家庭關(guān)系的檔案材料請(qǐng)求核實(shí)。根據(jù)查檔電話(huà)提供的線索，檔案館工作人員很快為其找到了所需檔案，并約定上海閔行公證處提供介紹信及其經(jīng)辦人、當(dāng)事人身份證件后，為其出具檔案證明。就這樣，無(wú)需千里跋涉費(fèi)時(shí)費(fèi)錢(qián)，通過(guò)簡(jiǎn)單的電話(huà)和信函，一次重要查檔工作就完成了。通過(guò)電話(huà)查檔，諸如上海閔行公證處等遠(yuǎn)程查檔者，無(wú)疑是最大的受益者。

3.網(wǎng)上查檔

網(wǎng)上查檔是伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及而出現(xiàn)的一種新型查檔方式，這種查檔方式按照查閱內(nèi)容的不同，可以分為兩種：一種是網(wǎng)上只能查詢(xún)到檔案目錄，第二種是網(wǎng)上可以查閱檔案材料全文。當(dāng)前，第一種方式在我國(guó)已經(jīng)比較普及，各地都相繼建立起了檔案目錄中心。據(jù)知網(wǎng)檢索篇名“異地查檔”顯示，最早的一篇文獻(xiàn)《安徽靈璧“知青檔案目錄”為異地查檔提供方便》，就是介紹2013年蘇州的一名查檔者在靈璧檔案信息網(wǎng)上檢索到其知青檔案目錄，根據(jù)目錄最終查到了所需要的檔案。網(wǎng)上查閱檔案材料全文，目前在我國(guó)已有部分檔案館開(kāi)展了相關(guān)的工作，但各地發(fā)展不一，水平參差不齊，大都持有保守態(tài)度，總體上仍然處于探索階段。

二、異地查檔的特點(diǎn)

相比于傳統(tǒng)的查檔方式，異地查檔有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：

1.方便快捷高效

首先，異地查檔改變了傳統(tǒng)查檔“需要跑腿”的低效率，具有方便快捷高效的特點(diǎn)。傳統(tǒng)查檔方式，查檔者必須親自到檔案館，才可以查閱檔案，如果距離很遠(yuǎn)，就需要付出很多時(shí)間和金錢(qián)。通過(guò)異地查檔方式，查檔者在居住地檔案館，甚至足不出戶(hù)，就可以查閱外地檔案館的檔案，獲得檔案館開(kāi)具的證明材料，這對(duì)查檔者而言無(wú)疑是非常便捷的，可以同時(shí)降低查檔者的時(shí)間和金錢(qián)成本。對(duì)檔案館而言，異地查檔的效率也更高。

2.利用現(xiàn)代技術(shù)

傳統(tǒng)查檔方式，檔案館工作人員在館內(nèi)接待查檔者，采用手工或計(jì)算機(jī)檢索查檔方式。異地查檔更多地使用了現(xiàn)代技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。無(wú)論是跨館查檔、電話(huà)查檔，還是網(wǎng)上查檔，都需要有現(xiàn)代技術(shù)做支撐。我國(guó)政府大力倡導(dǎo)“信息多跑路，群眾少跑腿”，要做到這一點(diǎn)，就必須充分利用現(xiàn)代技術(shù)。異地查檔正是借助現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)。

三、可能出現(xiàn)的問(wèn)題

異地查檔可以極大地方便廣大查檔者，同時(shí)也可以有效提升檔案館的工作效率，但也存在潛在的問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.技術(shù)人才匱乏

異地查檔是檔案館充分利用現(xiàn)代技術(shù)而采取的查檔方式，在這個(gè)過(guò)程中，無(wú)論是檔案網(wǎng)站的建設(shè)運(yùn)行，還是查檔平臺(tái)的維護(hù)，幾乎每一個(gè)重要的環(huán)節(jié)都需要信息技術(shù)人才持續(xù)投入工作。然而，當(dāng)前我國(guó)各地檔案館，尤其是縣市級(jí)檔案館，信息技術(shù)人才是非常匱乏的，尤其缺少高水平的人才。這使得很多地方檔案館在開(kāi)展異地查檔工作中，技術(shù)方面高度依賴(lài)信息技術(shù)公司。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這種情況存在兩個(gè)比較大的風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)是信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，另一個(gè)是公司破產(chǎn)倒閉的風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺少法律制度保障

異地查檔是近幾年才產(chǎn)生的一種新生事物，各地檔案館都是在不斷探索之中，可以說(shuō)是摸著石頭過(guò)河。雖然少數(shù)省市出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，如四川省出臺(tái)了《四川省國(guó)家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務(wù)辦法》，但總體而言，我國(guó)異地查檔，仍然缺少統(tǒng)一的、具有約束力的規(guī)范，缺少法律制度保障。諸如查檔者需通過(guò)何種方式提供何種身份證明、可以異地查詢(xún)哪些類(lèi)別的檔案、開(kāi)具證明材料如何使用印章、郵寄證明材料的方式途徑等等，都需要有比較明確的指導(dǎo)性意見(jiàn)。

3.跨區(qū)域查檔缺少統(tǒng)一規(guī)劃

異地查檔如果只是在一個(gè)較小的范圍內(nèi)，比如在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室查詢(xún)縣級(jí)檔案館的檔案，不會(huì)涉及到統(tǒng)一平臺(tái)的問(wèn)題。當(dāng)異地查檔的范圍突破縣級(jí)行政區(qū)域，尤其是出現(xiàn)跨市、跨省的異地查檔時(shí)，就會(huì)面臨統(tǒng)一平臺(tái)的問(wèn)題。我國(guó)各地檔案館的檔案網(wǎng)站和查檔平臺(tái)都是獨(dú)立建設(shè)和運(yùn)行的，相互之間存在技術(shù)上兼容性問(wèn)題。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)了跨省的異地查檔工作，滬、蘇、浙、皖三省一市就已經(jīng)啟動(dòng)了這項(xiàng)工作。可以預(yù)見(jiàn)，未來(lái)跨省的異地查檔工作所涉及的省市數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。統(tǒng)一的平臺(tái)如何建立和維護(hù)，經(jīng)費(fèi)如何保障等等，都需要有統(tǒng)一的規(guī)劃。

四、建議

1.引進(jìn)高素質(zhì)技術(shù)人才

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案館的技術(shù)工作，包括異地查檔中的技術(shù)工作，都必須降低對(duì)信息技術(shù)（下轉(zhuǎn)32頁(yè)）（上接59頁(yè)）公司的依賴(lài)，只有這樣才有利于檔案信息技術(shù)工作長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，才可以避免信息泄露和公司倒閉造成的風(fēng)險(xiǎn)。要做到這一點(diǎn)，就必須引進(jìn)高素質(zhì)的信息技術(shù)人才。檔案館要通過(guò)政策、收入等方面的傾斜來(lái)吸引高素質(zhì)人才的加入，并使其長(zhǎng)期留在技術(shù)崗位上，發(fā)揮他們的專(zhuān)長(zhǎng)。

2.出臺(tái)相關(guān)規(guī)范

異地查檔是一種新型的查檔方式，可以為群眾提供極大的便利。但每一種新生事物的產(chǎn)生，都會(huì)產(chǎn)生很多新的問(wèn)題，如何預(yù)見(jiàn)和有效應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，都需要完善的法律制度的保障。異地查檔如何規(guī)范化運(yùn)行，原有的查檔方式與異地查檔二者如何協(xié)調(diào)，責(zé)任如何追究等等，這些都需要國(guó)家出臺(tái)相關(guān)規(guī)范，來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的工作。

3.創(chuàng)建全國(guó)性平臺(tái)

我國(guó)的異地查檔工作從單一的行政區(qū)域開(kāi)始，已經(jīng)逐漸發(fā)展到了省域范圍，并出現(xiàn)了多省市合作的情況。這種快速發(fā)展的局面，已經(jīng)告訴我們，有必要建立一個(gè)全國(guó)性的異地查檔平臺(tái)，將全國(guó)各級(jí)地方檔案館都囊括在內(nèi)，各地檔案館可以根據(jù)自身的工作進(jìn)展逐步加入平臺(tái)。統(tǒng)一的全國(guó)性平臺(tái)可以免去地方平臺(tái)重復(fù)建設(shè)的成本，同時(shí)也可以將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

總之，異地查檔符合時(shí)代發(fā)展的要求，符合人民群眾對(duì)提高政府工作效率的訴求。異地查檔是新生的事物，其快速發(fā)展在帶來(lái)便利的同時(shí)，也將面臨新的問(wèn)題，我們應(yīng)該對(duì)此給予足夠的認(rèn)識(shí)。

（作者單位：山東省諸城市檔案館）