趙曼

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展對醫(yī)院管理提出了更高要求，高效做好醫(yī)院文書檔案管理，發(fā)揮其憑證參考和宣傳作用，對促進醫(yī)院檔案規(guī)范管理，提升醫(yī)院服務(wù)水平具有積極作用。本文闡述了醫(yī)院文書檔案的作用，分析了醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，并結(jié)合實際提出解決問題的對策建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;醫(yī)院;管理

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的資料。常見的醫(yī)院文書資料包含了請示、報告、計劃、總結(jié)等，類別繁多，綜合性較強，管理較復(fù)雜。隨著人民群眾對醫(yī)療水平的需求提升，國家醫(yī)療體制改革的不斷推進，醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，新時期下高效做好醫(yī)院文書檔案管理成為必然。

一、醫(yī)院文書檔案的重要作用

1.醫(yī)院管理的查考憑據(jù)。醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院各項活動的記錄，包括各種規(guī)章制度，各種行政事務(wù)的處理過程、結(jié)果及管理活動的經(jīng)驗總結(jié)等，是醫(yī)院工作查考的憑據(jù)。通過文書檔案資料的查考，可以更好地熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、處理各種問題，從而有效地推動各項工作地開展。

2.領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。醫(yī)院文書檔案記錄了醫(yī)院管理活動中的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)等，包含了大量的醫(yī)療、管理等信息，能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考，對制定計劃、總結(jié)情況、推廣先進管理經(jīng)驗等都是重要的參考資料，充分利用文書檔案資料，對促進領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，推動醫(yī)院各項工作開展具有重要作用。

3.宣傳教育的生動素材。醫(yī)院文書檔案較詳實地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，具有歷史性、直觀性等特點，是宣傳教育的生動素材。利用醫(yī)院文書檔案舉辦各種展覽活動、編寫醫(yī)院發(fā)展史等，充分介紹宣傳醫(yī)院的發(fā)展歷程，增強廣大醫(yī)療工作者和人民群眾對醫(yī)院的認識。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

文書檔案在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，做好文書檔案管理具有重要意義。但由于思想上不重視，加之財力、人力不足、管理不規(guī)范等原因，醫(yī)院文書檔案管理存在諸多問題。

1.思想意識較薄弱，重視程度不足。由于檔案工作在醫(yī)院活動中通常不直接產(chǎn)生效益，且文書檔案瑣碎、工作量大，通常無法在短期內(nèi)產(chǎn)生顯著業(yè)績等原因，存在對文書檔案工作重要性認識不足是普遍情況，加之缺乏有效的考核激勵機制，對文書檔案工作未引起足夠重視。由此導(dǎo)致醫(yī)院在管理活動中自上而下的人員檔案意識薄弱。文書檔案工作人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業(yè)績不受重視，主動自我學(xué)習(xí)和主動服務(wù)的意識薄弱，未認識到做好文書檔案工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，工作主動性不夠，嚴重制約了文書檔案工作的有效開展。

2.規(guī)章制度不健全，存在諸多不規(guī)范。一是受醫(yī)院的發(fā)展階段和規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等諸多因素影響，存在文書檔案管理規(guī)章制度不完善等情形，有的甚至完全沒有制定相關(guān)文書檔案管理制度，文書檔案管理存在較多主觀性和隨意性，缺乏科學(xué)決策和高效管理的制度依據(jù)。二是未建立完善的文書檔案管理機構(gòu)，沒有明確的崗位職責(zé)分工，也未建立有效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，無法為文書檔案工作的開展提供組織保障。三是激勵約束機制不健全。文書檔案工作一般不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，在醫(yī)院整體考核中占比較低甚至未納入醫(yī)院的整體考核，由于缺乏激勵約束機制，無法調(diào)動文書檔案工作人員的主動性和積極性。四是未實行公文前端介入。文書是檔案的來源，公文質(zhì)量的高低影響文書檔案質(zhì)量的好壞，在公文的辦理過程中只關(guān)注公文的處理而忽視了存檔的要求，存在格式不規(guī)范、公文日期和文號缺失或錯誤等情況，嚴重影響后續(xù)文件歸檔質(zhì)量。

3.流程環(huán)節(jié)不規(guī)范，管理水平相對較低。文書檔案各項管理環(huán)節(jié)缺乏操作規(guī)范，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏依據(jù)和操作指南，無法為高質(zhì)量開展文書檔案工作提供制度保障。未對文書檔案的移交做明確規(guī)定，相關(guān)文書檔案形成部門對文書檔案收集移交業(yè)務(wù)不了解，或出于部門自身工作繁雜，對文書檔案工作重視不夠等，文書檔案移交不及時、收集不齊全情況常有。文書檔案移交過程中常存在移交手續(xù)不完善等情況，造成推諉扯皮、管理混亂等情況。由于重視程度不夠或?qū)I(yè)水平不足，文書檔案的整理存在分類不科學(xué)、錄入不仔細、排放無規(guī)則等情形，嚴重制約了文書檔案的有效利用。

4.工作經(jīng)費較緊缺，軟硬件環(huán)境落后。由于對檔案的認識不足，醫(yī)院對檔案管理的重視程度不夠，無法為檔案工作的開展提供有效的經(jīng)費支持，檔案工作的環(huán)境相對落后。有的醫(yī)院沒有設(shè)單獨的檔案室，僅設(shè)檔案柜;有的醫(yī)院沒有設(shè)單獨的文書檔案室;有的檔案室被當(dāng)作了雜物室，檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達到檔案室“九防”要求，這些都容易造成文書檔案的損壞，不利于文書檔案的安全保管。文書檔案管理信息化程度低，無OA辦公系統(tǒng)或OA系統(tǒng)未實現(xiàn)文件的實時歸檔功能，檔案管理信息化水平低下，嚴重制約了信息化時代文書檔案的高效管理和利用，無法充分發(fā)揮文書檔案對醫(yī)院發(fā)展的參考憑證和決策參謀作用。

5.檔案專業(yè)水平不足，人員素質(zhì)待提升。雖然近年設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)校逐步增加，但檔案專業(yè)生源仍然相對較少。領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，認為檔案工不需要太高專業(yè)度等原因，目前很多檔案從業(yè)人員都非檔案專業(yè)科班出身，檔案理論知識相對欠缺。通常醫(yī)院未對文書檔案從業(yè)人員進行崗位知識培訓(xùn)，且由于人手短缺文書檔案從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，對文書檔案管理業(yè)務(wù)鉆研不夠，投入時間和精力不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。

三、高效做好醫(yī)院文書檔案管理的對策建議

1.提高重視，強化檔案管理意識。高效做好文書檔案工作需要醫(yī)院的重視和領(lǐng)導(dǎo)的支持，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到做好文書檔案工作，既是對醫(yī)院發(fā)展過程的記錄，也能夠通過豐富的文書檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供參考。要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案管理工作中的帶頭引領(lǐng)作用，為文書檔案工作的開展?fàn)I造良好的環(huán)境和氛圍，調(diào)動從業(yè)人員做好文書檔案工作的積極性。要加強對文書檔案工作的宣傳，意識到這既是對文書檔案工作本身的宣傳，也能起到激勵鼓舞作用。文書檔案管理部門要明確自身職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合實際，廣泛而深入地開展宣傳工作。一是要及時做好國家及上級管理部門文書檔案政策規(guī)定的傳達，確保各項政策的有效貫徹落實;二是要結(jié)合醫(yī)院實際，宣傳文書檔案對于醫(yī)院長遠發(fā)展的意義，使從業(yè)人員認識到文書檔案工作的重要性。

2.完善制度，規(guī)范文書檔案管理。建立健全文書檔案管理規(guī)章制度，促進規(guī)范管理，是做好文書檔案工作的核心，是促進文書檔案工作可持續(xù)發(fā)展的保障。一是要完善文書檔案管理制度，根據(jù)國家及上級單位檔案、文書檔案相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際，制定科學(xué)可行的文書檔案管理規(guī)章制度并不斷完善，確保文書檔案工作開展有章可循。二是要完善配套考核激勵制度。制定文書檔案工作考核管理目標，明確責(zé)任部門，并層層分解目標，切實將工作目標任務(wù)壓實到部門和個人。明確考核標準，對于目標未達成的將嚴格扣分，將考核結(jié)果和個人薪資、評先評優(yōu)、職級調(diào)整等掛鉤，切實發(fā)揮激勵約束作用。三是完善公文前端質(zhì)量管控制度。在完善文書檔案管理制度的同時，完善公文質(zhì)量規(guī)定，在文件形成時嚴格按照公文質(zhì)量要求嚴把質(zhì)量關(guān)，對公文質(zhì)量逐一檢查，文件標題是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、發(fā)文號、發(fā)文會簽單是否完整真實等，確保形成的文件要素齊全、內(nèi)容完整。

3.規(guī)范流程環(huán)節(jié)，提高檔案管理質(zhì)量。在完善文書檔案管理制度基礎(chǔ)上，規(guī)范文書檔案管理各流程環(huán)節(jié)，促進管理質(zhì)量提升。一是要強化文書檔案的收集管理。做好收集工作是后續(xù)檔案整理和開發(fā)利用的基礎(chǔ)和前提，要明確文書檔案形成部門的工作職責(zé)，建立文書檔案收集工作機制，定期將文書檔案進行收集，明確收集移交手續(xù)要求，減少推諉扯皮情形，確保各項移交資料有據(jù)可查。二是科學(xué)做好文書檔案的分類整理。結(jié)合醫(yī)院實際，制定文書檔案分類細則，分類應(yīng)具有一致性和連續(xù)性，應(yīng)體現(xiàn)其科學(xué)合理性，避免完全根據(jù)主觀經(jīng)驗分類情形，對于不應(yīng)歸檔的應(yīng)予以剔除，合理劃分保管期限。三是加強文書檔案的開發(fā)利用。在做好文書檔案的保管同時，要逐漸加強其開發(fā)利用，充分發(fā)揮其決策參考作用，體現(xiàn)其價值。要做好文書檔案的數(shù)字化存儲，提升網(wǎng)絡(luò)化利用，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案資源共享，推動醫(yī)院文書檔案工作發(fā)展。

4.加大投入，建設(shè)良好軟硬件環(huán)境。檔案工作的有效開展需要領(lǐng)導(dǎo)支持，需要經(jīng)費保障，檔案工作人員要積極爭取，并致力于推動檔案工作的高效開展。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫房及相關(guān)設(shè)施建設(shè)，并將檔案庫房等硬件設(shè)施情況納入醫(yī)院考核指標。加強信息化建設(shè)。利用新時期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新文書檔案現(xiàn)代化信息化管理模式，拓展文書檔案利用服務(wù)方式和渠道，充分發(fā)揮文書檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用。

5.加強培訓(xùn)，提升從業(yè)人員素養(yǎng)。新時期下，醫(yī)院管理的新要求也對文書檔案工作人員提出了新的挑戰(zhàn)，做好醫(yī)院文書檔案工作，充分發(fā)揮文書檔案的價值作用，需要專業(yè)的高素質(zhì)人才支撐。醫(yī)院既要選好人，也需培養(yǎng)和用好人。一是嚴把人員入口關(guān)，要認真分析文書檔案工作對人員的素質(zhì)要求，堅持人崗匹配原則，選聘具有專業(yè)背景和經(jīng)驗豐富的文書檔案從業(yè)人員，更好地促進文書檔案工作的開展。二是加強崗位人員培訓(xùn)，定期組織文書檔案工作人員對檔案及文書檔案文件學(xué)習(xí)，并通過交流會、專題會等方式交流文書檔案工作中存在的問題，組織從業(yè)人員到檔案工作先進單位交流學(xué)習(xí)，通過理論學(xué)習(xí)和實踐積累，促進文書檔案管理水平提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，做好醫(yī)院文書檔案對于促進醫(yī)院檔案管理水平提升，提高醫(yī)療服務(wù)水平具有重要作用。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理受主客觀諸多條件限制，還存在許多問題，需要從加大經(jīng)費支持、完善管理規(guī)章制度、提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)等諸多方面努力，進一步夯實基礎(chǔ)，強化管理，促進管理水平提升，為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展提供保障。

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