摘要：在目前，我國(guó)由于正處于大力推進(jìn)事業(yè)單位實(shí)行機(jī)構(gòu)職能、行政體制、人事制度改革的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理問題已經(jīng)成為事業(yè)單位當(dāng)前必須立即解決的問題了。檔案管理制度不夠完善，缺乏有效的管理?xiàng)l例，所以檔案管理工作必須盡快達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和管理化的有機(jī)結(jié)合。本文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、對(duì)策及流向等問題進(jìn)行一些粗淺的研究，分析了事業(yè)單位在檔案管理和檔案工作中存在的問題，提出了一系列的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的解決措施，從而提高檔案管理工作的效率。通過采用一系列的手段，提升檔案管理工作的專業(yè)化和效率化，能夠使得事業(yè)單位在管理檔案工作上高效的運(yùn)行與開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)該普及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極地探索檔案管理工作中的有效辦法與途徑，但也要以標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)為前提條件，從而來增強(qiáng)檔案管理工作的合理性。

一、事業(yè)單位在檔案管理和檔案工作存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作沒有得到重視

現(xiàn)如今有越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)提前意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，并且能夠根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的健全與完善，但是由于很多事業(yè)單位自身發(fā)展的局限性，對(duì)檔案管理的工作處理不夠科學(xué)與全面，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，沒有依照它的科學(xué)性做好相關(guān)的管理，從而造成了檔案零亂、資料分散、雜亂無章等情況。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度欠缺

有些事業(yè)單位雖然建立健全的檔案管理制度，但是僅僅是紙上談兵，流于形式，并沒有將檔案管理制度真正落到實(shí)處，存在檔案整理不規(guī)范、檔案存放混亂現(xiàn)象等。以會(huì)計(jì)檔案為例，許多事業(yè)單位的會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案超過三年，不按規(guī)定移交，造成一些資料丟失、毀損：檔案管理人員在接收電子會(huì)計(jì)檔案過程中不履行審核程序，致使接收的電子會(huì)計(jì)資料不能有效讀取，在防范電子會(huì)計(jì)檔案被篡改方面未建立有效措施。這都是體現(xiàn)了這些事業(yè)單位的對(duì)于檔案管理工作的不夠用心。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)問題上沒有達(dá)標(biāo)

事業(yè)單位檔案管理人員無論是在技術(shù)水平、專業(yè)技能管理素養(yǎng)上都與標(biāo)準(zhǔn)化的制度還相差很多，很多時(shí)候就容易出現(xiàn)管理人員在管理檔案工作的時(shí)候不能跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步。這就導(dǎo)致了檔案管理工作失去了平衡性，還有可能因?yàn)槟承┦聵I(yè)單位的檔案管理人員人事變動(dòng)調(diào)換過于頻繁，就直接導(dǎo)致了上任的檔案管理人員還沒有完全熟悉工作流程就被調(diào)換到別的崗位了，所以檔案管理工作中大多數(shù)的事業(yè)單位雖然對(duì)文字檔案的整理都比較規(guī)整，但是對(duì)視頻及照片等影像資料的管理還不夠重視，對(duì)電子數(shù)據(jù)之類的就更沒有進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。所以事業(yè)單位在檔案管理方面還存著諸多問題。進(jìn)度緩慢，效率過低。因?yàn)闄n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員的專業(yè)水平也與檔案管理工作的質(zhì)量有著一定的關(guān)系。就目前來說，事業(yè)單位普遍存在著檔案管理人員專業(yè)技術(shù)問題上不達(dá)標(biāo)的情況。

（四）事業(yè)單位檔案室的管理設(shè)施比較落后

很多事業(yè)管理手段落后，很多事業(yè)單位沒有專門的檔案管理軟件，對(duì)于可公開的檔案不能做到資源共享，檔案的查找不能用電腦快速檢索，基本是手工查找，需要的時(shí)間較長(zhǎng)。對(duì)檔案資料沒有用專門的檔案柜進(jìn)行分類管理，檔案存放雜亂無章，而且檔案室的防護(hù)措施不夠完善，對(duì)紙質(zhì)檔案沒有防火、防潮、防蟲措施，對(duì)一些電子檔案也缺乏相應(yīng)的防塵、防磁的保護(hù)，對(duì)檔案室的防盜也做的不到位。

（五）事業(yè)單位檔案管理法律規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)

還有大部分事業(yè)單位對(duì)法律規(guī)范意識(shí)還不夠，對(duì)于國(guó)家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)力度還不夠大，認(rèn)識(shí)還不夠充分、完全沒有意識(shí)到檔案工作是黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)。法律規(guī)范意識(shí)薄弱也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，管理制度混亂的原因之一。

（六）檔案資源的開發(fā)利用尚須加強(qiáng)

還有許多事業(yè)單位沒有將檔案資源開發(fā)利用到最大程度化，沒有體現(xiàn)出它真正的價(jià)值，在檔案管理過程中只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，單純的認(rèn)為做好這些基礎(chǔ)工作就行了，未能把檔案管理的利用價(jià)值開發(fā)到最大化。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的策略和措施

（一）加大事業(yè)單位檔案管理中的信息技術(shù)人才投入力度

信息技術(shù)人才在現(xiàn)代就業(yè)市場(chǎng)上一直都是稀缺型人才，由于事業(yè)單位過去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被摒棄，現(xiàn)在需要的則是具有高信息技術(shù)技能的人才。因此在事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息技術(shù)化，必須加大信息技術(shù)人才的投入力度?？梢詮膬蓚€(gè)方面來解決這個(gè)問題。第一個(gè)方面，對(duì)事業(yè)單位檔案人員要進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)的信息化教育培訓(xùn)，以信息技術(shù)為主要內(nèi)容展開一系列的教育培訓(xùn)，以此來提升檔案管理人員的專業(yè)化水平，從而發(fā)展管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，同時(shí)也為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案工作開展人才創(chuàng)新的平臺(tái)。第二個(gè)方面，可以采用管理外包、臨時(shí)招聘等方法引入信息技術(shù)型人才到事業(yè)單位當(dāng)中，從而能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理模式的人員變更，側(cè)面加強(qiáng)了檔案管理工作的創(chuàng)新方法，還能夠有效提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的結(jié)構(gòu)性改革和管理模式創(chuàng)新。

（二）深化對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識(shí)

在深化檔案管理工作中，對(duì)于檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的有機(jī)結(jié)合發(fā)展建設(shè)是離不開相應(yīng)的管理制度、專業(yè)水平和重視程度的，所以要從根本上提升事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理的專業(yè)化水平，從而深化對(duì)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)。在人事凋動(dòng)方面上和工作優(yōu)化中都能夠?yàn)楣ぷ魈峁?biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案信息，都能夠讓所有管理人員意識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的好處，從而能夠讓他們主動(dòng)地投入到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè)上面去。并且要求管理人員能夠深入了解什么是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，通過深入了解后能夠開發(fā)出更多的檔案信息資源，從而達(dá)到能夠促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理模式。

（三）建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制是加強(qiáng)管理制度的必要途徑，事業(yè)單位在管理工作中要以管理機(jī)制和管理體系的創(chuàng)新變革為前提，來完善檔案工作的相關(guān)制度，深化管理工作中的相關(guān)體系，從而建立標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的責(zé)任機(jī)制。在科學(xué)分工和系統(tǒng)整合的前提下提高檔案管理的專業(yè)化水平，從而建立起檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的新模式。這種新模式就是將信息化技術(shù)投入到檔案管理當(dāng)中，讓檔案管理工作變得方便快捷，簡(jiǎn)單高效。加強(qiáng)檔案管理人員的工作熱情與積極性，只有提高了他們的工作意愿才能促使檔案管理制度更好的發(fā)展。在管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的前提下，為事業(yè)單位建立了更加與其相符合的檔案管理制度與良好的平臺(tái)條件基礎(chǔ)。

（四）提升檔案管理工作主動(dòng)性，促進(jìn)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作在單位內(nèi)部控制體系建設(shè)中應(yīng)積極發(fā)揮其主動(dòng)性，檔案管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化是內(nèi)部控制體系制度建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。單位檔案管理質(zhì)量的提升將有力推動(dòng)內(nèi)部控制體系建設(shè)。如檔案管理人員在工作中主動(dòng)和會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)溝通，及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案交接，就能從源頭上控制會(huì)計(jì)檔案的丟失、毀損;主動(dòng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，了解電子會(huì)計(jì)檔案的載體，就能保證有效接收、管理、利用好電子會(huì)計(jì)檔案;讓固定資產(chǎn)卡片檔案在資產(chǎn)管理中發(fā)揮主動(dòng)作用，就能時(shí)刻追溯固定資產(chǎn)原始信息，從而推動(dòng)固定資產(chǎn)管理。

（五）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育工作

宣傳教育工作是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的思想基礎(chǔ)，只有通過良好的宣傳教育，才能夠促使管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性與重要價(jià)值。通過這樣的方式，能夠促使管理人員明白實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化檔案管理工作的重要性，以此來激起他們的工作熱情，提高自己的業(yè)務(wù)水平。通過宣傳教育工作讓檔案管理人員清楚意識(shí)到自己還存在哪些不足和需要改進(jìn)的地方，通過這樣的方式不但有利于管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的形成，同時(shí)也有利于檔案管理工作邁向更高的水平不斷進(jìn)步與發(fā)展。

（六）根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理進(jìn)行全新整合

對(duì)于比較復(fù)雜厚重的檔案資料，可以采取重新組卷的方法，這種方式主要是將相關(guān)聯(lián)的檔案信息文件組合在一起，而缺少頁碼或是沒有目錄的檔案信息，可以采用重新對(duì)其編碼和制作目錄，通過這樣的方式能夠使檔案信息管理更加規(guī)范。還可以按日期年份、信息類型、重要程度對(duì)檔案進(jìn)行歸類劃分，這樣才能確保管理效率的提升，還可以促使檔案利用效率大大提高，起到積極作用。

三、結(jié)語

檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部的核心，它的工作效率則直接影響到了事業(yè)單位內(nèi)部管理運(yùn)行的效果。所以，積極地發(fā)展檔案管理工作是非常有必要的。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的必然趨勢(shì)，要想達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這就還需要我國(guó)的事業(yè)單位各項(xiàng)工作必須要與社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)共同發(fā)展與進(jìn)步，努力將標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化作為檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)，通過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作制度以此來提升檔案管理的專業(yè)化水平和工作效率，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位未來的發(fā)展提供更好的平臺(tái)與機(jī)會(huì)，奠定了良好的檔案管理職的發(fā)展基礎(chǔ)，使檔案管理工作趨于簡(jiǎn)約化和高效化。

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作者簡(jiǎn)介：

王艷萍，澤州縣發(fā)展和改革局，山西晉城。