摘 要：在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，科研單位為了提高檔案管理效率，需要進行數(shù)字化建設(shè)，本文通過增強工作連貫性、提高經(jīng)濟效益、提升管理水平，三個方面對科研單位檔案數(shù)字化管理的必要性進行了討論，并從數(shù)字化設(shè)備不完善、數(shù)字化建設(shè)意識不高、管理標準不完善，對存在的問題進行了總結(jié)，并從提高管理人員專業(yè)能力、構(gòu)建管理系統(tǒng)、引進數(shù)字化技術(shù)、強化建設(shè)意識、完善管理標準，對管理策略進行了討論。

關(guān)鍵詞：科研單位;檔案數(shù)字化管理;數(shù)字化技術(shù)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，數(shù)字化逐漸融入到生活、工作中，科研單位中，檔案管理較為重要，能夠為其科學研究提供理論依據(jù)，但在將數(shù)字化技術(shù)融入到其中時，存在管理人員重視程度不高、沒有合理應(yīng)用等問題，為了改善這一現(xiàn)狀，需要有針對性的優(yōu)化這一問題，構(gòu)建科學的檔案管理方法，為科研工作提供服務(wù)支撐。

一、科研單位檔案數(shù)字化管理的必要性

1.增強工作連貫性?？蒲袉挝粰n案數(shù)字化管理，具有增強工作連貫性的必要性，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，科研單位檔案整理工作較為復雜，需要消耗大量的人力、時間，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法時，能夠優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，縮短工作時長，提高檔案整理效率。第二，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進行檔案管理工作時，存檔后查閱需要消耗大量時間查找，增大了檔案管理人員的工作量，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法之后，員工可以在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字快速查找，增強了工作的連貫性，提高檔案管理效率。

2.提高經(jīng)濟效益。在進行科研單位檔案數(shù)字化管理時，能夠提高經(jīng)濟效益，第一，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要占用大量的空間、人力，導致科研單位需要投入大量的成本資金，對經(jīng)濟效益有一定的影響，但在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理工作時，可以通過計算、服務(wù)器進行工作，達到節(jié)約檔案管理時間、提高經(jīng)濟效益的目的。第二，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進行檔案管理時，一旦在整理中出現(xiàn)問題，會影響檔案管理工作的整體運行效率，但在應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)時，能夠縮短檔案管理工作時間與管理有效性，提高經(jīng)濟效益。

3.提升管理水平?？蒲袉挝坏臋n案在進行數(shù)字化管理之后，能夠提升管理水平，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，由于科研單位的檔案數(shù)量較多，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進行管理時容易出現(xiàn)管理漏洞，對相關(guān)研究分析工作準確性有影響，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法之后，系統(tǒng)能夠?qū)n案進行合理整理，提高檔案管理的準確性，保障其具有較高的參考價值。第二，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都逐漸優(yōu)化工作方式，科研單位對工作的精確性要求標準較高，應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)，能夠達到節(jié)約環(huán)保、節(jié)約空間的目的，不僅提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，還能夠簡化管理工作，推動科研單位運行發(fā)展。

二、科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.數(shù)字化設(shè)備不完善?？蒲袉挝辉谶M行檔案數(shù)字化管理工作時，存在數(shù)字化設(shè)備不完善的問題，第一，數(shù)字化管理設(shè)備運行情況與管理質(zhì)量有一定的聯(lián)系，但部分科研單位在構(gòu)建數(shù)字化管理技術(shù)時，沒有根據(jù)科研單位的檔案管理需求購置數(shù)字化設(shè)備，導致在實際應(yīng)用中，容易出現(xiàn)應(yīng)用不合理、有效性不高等問題，對科研單位檔案管理工作運行發(fā)展有一定的影響。第二，現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，科研單位為了提高檔案數(shù)字化管理的安全性，需要定期進行設(shè)備優(yōu)化工作，但部分科研單位對這一工作的重視程度不高，沒有定期進行設(shè)備管理，在應(yīng)用時容易受到病毒的影響，出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題，對科研單位運行發(fā)展有一定的影響，降低了數(shù)字化管理有效性。

2.數(shù)字化建設(shè)意識不高?，F(xiàn)階段，科研單位檔案數(shù)字化管理工作中，存在數(shù)字化建設(shè)意識不高的問題，第一，科研單位的檔案數(shù)字化管理工作運行情況與管理人員的重視程度有一定的聯(lián)系，但部分科研單位領(lǐng)導缺乏與時俱進的思想，沒有按照數(shù)字化的發(fā)展趨勢進行管理，甚至沒有為檔案數(shù)字化管理工作提供資金支持，難以提高數(shù)字化管理工作有效性，對科研單位運行發(fā)展有一定的影響。第二，由于檔案數(shù)字化管理工作與傳統(tǒng)方法存在一定的差異，員工對這一工作的了解程度不高，在實際工作時容易出現(xiàn)操作失誤問題，難以發(fā)揮出檔案的實際應(yīng)用意義，對科研單位運行發(fā)展有一定的影響。

3.管理標準不完善。在對科研單位進行檔案數(shù)字化管理時，存在管理標準不完善的問題，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，規(guī)范制度能夠約束員工行為，提高科研單位檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，但部分科研單位對這一工作的重視程度不高，沒有按照科研單位需求構(gòu)建適當?shù)墓芾順藴?，檔案管理質(zhì)量不高。另外，應(yīng)用檔案數(shù)字化管理技術(shù)能夠提高檔案收集整理質(zhì)量，但由于部分管理人員對管理工作的重視程度不高，部分員工沒有按照標準進行工作，對科研單位運行發(fā)展有一定的影響。第二，由于科研單位檔案數(shù)字化管理工作量大，檔案整理每個步驟都需要應(yīng)用有針對性的管理制度，但部分管理人員在構(gòu)建管理標準時，沒有細化構(gòu)建管理制度，降低了管理有效性，容易出現(xiàn)檔案整理不規(guī)范的問題，對科研單位發(fā)展有一定的影響。

三、新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理策略

1.提高管理人員專業(yè)能力。在新形勢下，科研單位為了提高檔案數(shù)字化管理有效性，需要提高管理人員專業(yè)能力，第一，檔案管理人員的專業(yè)能力與管理質(zhì)量有一定的影響，但檔案數(shù)字化管理工作與傳統(tǒng)檔案管理方法存在差異，為了提高檔案管理人員對這一工作的了解程度，需要定期開展培訓工作，例如：科研單位領(lǐng)導可以聘請檔案數(shù)字化管理專家，為管理人員講解數(shù)字化管理方法、管理流程等，提高管理人員的專業(yè)能力，為檔案數(shù)字化管理工作運行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，滿足科研單位運行發(fā)展需求。第二，由于科研單位檔案管理工作量較大、較為復雜，一旦在管理環(huán)節(jié)中存在問題，會對檔案管理工作運行發(fā)展有影響，為了提高檔案管理人員的管理責任意識，科研單位可以借鑒國外檔案管理方法，構(gòu)建一支專業(yè)能力較強的隊伍，例如：科研單位領(lǐng)導可以先分析檔案管理策略，整理其中的優(yōu)點與缺點，并將其中的優(yōu)點融入到科研單位檔案管理中，提高檔案管理水平，推動科研單位運行發(fā)展。

2.構(gòu)建管理系統(tǒng)。新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理時，需要構(gòu)建管理系統(tǒng)，第一，完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠保障檔案管理穩(wěn)定穩(wěn)定運行，增強各個環(huán)節(jié)的連接性，避免出現(xiàn)管理漏洞的問題發(fā)生。另外， 在構(gòu)建完管理系統(tǒng)之后，為了保障這一管理系統(tǒng)具有應(yīng)用有效性，需要在應(yīng)用一段時間之后開展檔案管理會議，了解這一管理系統(tǒng)存在的問題并優(yōu)化，推動科研單位運行發(fā)展。第二，在構(gòu)建管理系統(tǒng)之后，為了提高管理有效性，可以先了解國外應(yīng)用的管理系統(tǒng)，并按照科研行業(yè)、數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展方向進行構(gòu)建分析，提高檔案數(shù)據(jù)管理的有效性，滿足行業(yè)發(fā)展需求。

3.引進數(shù)字化技術(shù)。在新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理為了能夠優(yōu)化發(fā)展，需要引進數(shù)字化技術(shù)，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，檔案數(shù)字化技術(shù)與科研單位發(fā)展情況有一定的聯(lián)系，在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，一旦科研單位沒有定期優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)，檔案系統(tǒng)會受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，出現(xiàn)檔案丟失的問題，為了改善這一現(xiàn)狀，提高檔案應(yīng)用的科學性，需要科研單位提高資金投入力度，引進先進的數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化科研單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為科研單位的研究工作提供依據(jù)。第二，為了提高數(shù)字化技術(shù)引進的有效性，需要先對科研單位的發(fā)展需求進行分析，并引進相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)，推動科研單位運行發(fā)展。另外，科研單位檔案極為重要，為了提高管理技術(shù)的應(yīng)用有效性，需要在引進數(shù)字化技術(shù)時，將提高檔案完整性、使用率作為重點內(nèi)容，發(fā)揮出檔案管理的實際意義。

4.強化建設(shè)意識。科研單位檔案數(shù)字化管理為了滿足新形勢的發(fā)展需求，需要強化檔案管理人員的建設(shè)意識，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，現(xiàn)階段，部分科研單位檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理意識不高，在檔案管理工作中容易出現(xiàn)失誤問題，對科研單位運行發(fā)展有一定的影響，為了改善這一現(xiàn)狀，強化管理人員的建設(shè)意識，需要科研單位領(lǐng)導提高對數(shù)字化建設(shè)的重視程度，深刻了解這一工作的含義，為數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。第二，由于科研單位檔案數(shù)字化管理工作在運行時，需要投入大量的資金，購買先進的設(shè)備，為科研工作運行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

5.完善管理標準。科研單位檔案數(shù)字化管理在運行發(fā)展時，需要完善管理標準，具體可以通過以下兩個方面來了解，第一，管理標準能夠約束員工的行為，在對科研單位進行檔案數(shù)字化管理時，為了提高管理的有效性，需要檔案管理各個部門加強聯(lián)系，構(gòu)建管理制度時各個部分的工作內(nèi)容、工作責任明確，之后進行整理，保障這一管理制度能夠滿足科研單位的應(yīng)用需求。例如：在完善管理標準時，為了提高管理標準的規(guī)范性，可以對其他科研單位應(yīng)用的管理標準進行分析，總結(jié)其中的優(yōu)點并融入到科研單位中，提高檔案數(shù)字化管理的有效性。第二，由于數(shù)據(jù)庫之間的類別存在差異，為了保障檔案整理工作具有較高的質(zhì)量，需要有針對性的進行整理分析，提高檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。

綜上所述，在新形勢下進行科研單位檔案數(shù)字化管理工作時，為了提高數(shù)字化管理的科學性，需要先對科研單位檔案數(shù)字化管理情況進行分析，并將數(shù)字化技術(shù)融入到其中，構(gòu)建具有針對性的管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性與科學性，另外，科研單位還需要定期開展數(shù)字化管理培訓工作，提高檔案管理人員的工作責任意識與檔案管理能力，為科研工作運行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]張衛(wèi)英.關(guān)于數(shù)字時代事業(yè)單位檔案管理的探討[J].才智，2016（17）：277.

[2]曾 璐.科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：138.

[3]王宏月.科研單位如何推進檔案數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2015（06）：22.

[4]湯玉燕.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案，2015（02）：44-46.

作者簡介：姜霽純（1976-），女，漢族，中級職稱，碩士研究生，就職于天津社會科學院