【摘 ?要】科研院所的檔案管理工作包括科研院所的文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案以及科研檔案等，內(nèi)容繁多，種類繁雜，因此，對(duì)科研院所的檔案進(jìn)行精心管理，就成為科研院所管理工作重要的內(nèi)容。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，在這樣的背景下，科研院所施行檔案管理信息化策略，能增強(qiáng)科研工作的科學(xué)性、針對(duì)性和實(shí)效性。接下來(lái)，本文就探究科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑與價(jià)值闡述，以饗讀者。

【關(guān)鍵詞】科研檔案;信息化管理;實(shí)現(xiàn)路徑;價(jià)值

前言

鄧小平說(shuō)過(guò)：科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著越來(lái)越重要的作用，基于此，國(guó)家越來(lái)越重視科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展。在科研院所中，各種文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案以及科研檔案較多，需要進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，以確保相關(guān)檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全。但隨著時(shí)間的推移，各種檔案的數(shù)量越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對(duì)科研院所的檔案進(jìn)行信息化管理就顯得迫在眉睫。

一、科研檔案的特點(diǎn)

（一）收集和整理工作比較復(fù)雜

科研院所的檔案內(nèi)容繁雜，種類繁多，包括文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案以及科研檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，尤其是體現(xiàn)科研單位特點(diǎn)的科研檔案，涵蓋了某一項(xiàng)科研項(xiàng)目整個(gè)活動(dòng)的過(guò)程，使得該檔案收集和管理的工作較為復(fù)雜：

首先是數(shù)據(jù)量較大。筆者在前文已經(jīng)說(shuō)過(guò)，科研院所的檔案種類繁多，內(nèi)容還比較繁雜，特別是科研檔案，根據(jù)科學(xué)研究的需求，可以劃分成為多個(gè)不同的子課題，這些子課題研究的內(nèi)容和方法各不相同，會(huì)涉及到多個(gè)立檔部門和不同的專業(yè)學(xué)科，需要的時(shí)間長(zhǎng)度也不同，但每個(gè)子課題都與主項(xiàng)目一樣需要檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行階段性的管理，定期檢驗(yàn)、考核階段性的成果與目標(biāo)。這樣一來(lái)，就會(huì)形成大量的檔案資料，這些都需要檔案管理部門進(jìn)行存檔。

其次，檔案的時(shí)間跨度較長(zhǎng)。在科研院所中，任何一項(xiàng)科研項(xiàng)目從申請(qǐng)、立項(xiàng)論證和組織實(shí)施，到最終的檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、推廣以及檔案入庫(kù)，經(jīng)過(guò)的時(shí)間跨度都比較長(zhǎng)，短則一兩年，長(zhǎng)則三五年，如果遇到其他客觀因素的影響，該科研項(xiàng)目的周期會(huì)更長(zhǎng)，這就為科研檔案的管理工作帶來(lái)了較大的困擾，如果管理方法不當(dāng)，就會(huì)遺失重要的資料，從而造成重大的科研損失。

（二）科研檔案對(duì)管理的安全性要求較高

科研院所的檔案管理工作，特別是科研檔案具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，尤其是創(chuàng)新性的科學(xué)技術(shù)設(shè)計(jì)以及具有專利的技術(shù)，體現(xiàn)了我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的高、精、尖科學(xué)技術(shù)水平，這些檔案對(duì)管理的安全性要求較高，需要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的保密，這樣才能保證相關(guān)技術(shù)的不被泄露。因此，對(duì)這樣的檔案進(jìn)行管理時(shí)，就必須采取安全、有效的管理措施。

二、科研檔案管理信息化的價(jià)值闡述

筆者在前文已經(jīng)說(shuō)過(guò)，科研院所的檔案管理工作內(nèi)容較多，種類比較繁雜，特別是很多科研項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，這就使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式無(wú)法適應(yīng)科研的需求。一是紙質(zhì)檔案管理的方式，需要特定的保存場(chǎng)地，對(duì)環(huán)境要求比較高，潮濕和過(guò)干的環(huán)境容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案腐朽或是引發(fā)火災(zāi)，蟲(chóng)鼠等的出沒(méi)，使紙質(zhì)檔案遭受啃嚙，導(dǎo)致重要資料的遺失。二是隨著科研工作的持續(xù)開(kāi)展和深入，檔案資料越來(lái)越多，為查找工作帶來(lái)了很大的麻煩，檔案管理部門在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，就必須增加人手，這樣一來(lái)，就浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。為此，采用信息化的方式開(kāi)展檔案管理工作，將大量、繁雜的紙質(zhì)檔案電子化、信息化、數(shù)字化，同時(shí)設(shè)計(jì)出合理的科研檔案管理平臺(tái)，為相應(yīng)的檔案建立分類明確的資源信息庫(kù)，十分有必要。一是為相關(guān)使用者提供更快捷的服務(wù)，提高科研項(xiàng)目研發(fā)的效率;二是增強(qiáng)相關(guān)部門管理工作的科學(xué)性與準(zhǔn)確性;三是借助信息技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科研檔案的資源共享，幫助相關(guān)領(lǐng)域科研人員及時(shí)進(jìn)行交流溝通，從而提高科研的效率，加快科研成果的利用和轉(zhuǎn)化;四是科研檔案管理部門建設(shè)信息化檔案管理的方式，在提高工作效率的同時(shí)，節(jié)省了檔案保管的空間，從而節(jié)省大量人力、物力和財(cái)力成本;五是通過(guò)加強(qiáng)電子檔案管理的安全措施，提升科研檔案管理工作的安全性、可靠性。

三、科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前，科研院所要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，投入必要的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理部門配置適宜的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備，比如，投入專項(xiàng)資金，采購(gòu)相應(yīng)的電腦設(shè)備、掃描錄入設(shè)備，并投入專項(xiàng)資金，研發(fā)科學(xué)、有效的檔案管理平臺(tái)，為科研檔案信息化管理工作奠定基礎(chǔ)。

（二）培養(yǎng)合格的信息化管理人才

在加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，科研院所還必須培養(yǎng)合格的信息化檔案管理人才。人才是推進(jìn)科研院所檔案電子化的重要因素?？蒲袡n案管理部門要想推進(jìn)檔案管理工作的信息化，就必須保證相應(yīng)的管理人員都能熟練地使用信息數(shù)字化技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，同時(shí)還能具備加工、提煉檔案信息的能力，這樣才能確保科研檔案信息化管理工作的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、完整性和安全性。為此，相關(guān)單位應(yīng)從兩個(gè)方面著手：一是加強(qiáng)對(duì)本部門檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們?cè)谂嘤?xùn)中逐漸掌握相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)，能夠熟練使用信息技術(shù)開(kāi)展科研檔案的管理工作，滿足信息化檔案管理工作的需求;二是積極聘請(qǐng)專業(yè)的高素質(zhì)人才，以“傳幫帶”的方式加強(qiáng)本單位檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）建立完善的檔案信息化管理制度

科研院所要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，還必須建立完善的檔案信息化管理制度。為此，相關(guān)單位必須制訂出科學(xué)、合理、健全的電子文檔收集、整理以及安全管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息化管理操作的方式以及不同人的職責(zé)和權(quán)限。這樣一來(lái)，就能將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，使檔案管理的各個(gè)操作環(huán)節(jié)都能有章可循。為此，科研檔案管理部門必須認(rèn)真研究，制定出科學(xué)的、切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲措施，并嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行，這樣才能充分調(diào)動(dòng)相應(yīng)檔案管理工作人員工作的積極性，發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性，從而提高科研檔案管理工作的效率。

（四）提高科研電子檔案管理的安全性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全越來(lái)越受到人們的重視，科研院所的檔案管理工作十分重要，為此，必須加強(qiáng)其電子檔案的安全管理，提高管理工作的安全性，防止出現(xiàn)失密或泄密事件的發(fā)生。在實(shí)際的執(zhí)行中，首先，相關(guān)科研單位應(yīng)提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，積極采用設(shè)置用戶權(quán)限的驗(yàn)證方式，并加強(qiáng)對(duì)用戶訪問(wèn)的控制，確保具有合法授權(quán)的用戶訪問(wèn)本單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并嚴(yán)禁用戶在訪問(wèn)中私自修改檔案數(shù)據(jù)，從而防止相關(guān)檔案被惡意破壞或者被惡意修改;其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的監(jiān)管。相關(guān)科研單位的檔案管理人員必須實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，借助平臺(tái)操作日志，監(jiān)控不同用戶在不同時(shí)間點(diǎn)的操作;最后，還要加強(qiáng)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。相應(yīng)科研檔案管理部門必須加強(qiáng)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，針對(duì)外接端口，加強(qiáng)保護(hù)，并不定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份處理，以免相應(yīng)檔案在數(shù)據(jù)傳輸中出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而造成重要信息數(shù)據(jù)的損壞或遺失。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，科研檔案信息化管理，對(duì)于科研院所來(lái)說(shuō)具有極大的作用和價(jià)值，科研檔案管理工作信息化建設(shè)，能節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)還能為使用者提供更加快捷、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的服務(wù)。本文就闡述了科研檔案信息化管理的價(jià)值，并探討了其實(shí)現(xiàn)的路徑，希望筆者的闡述，能為相關(guān)單位的科研檔案信息化管理工作提供參考和借鑒。

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作者簡(jiǎn)介：

張艷路（1989-），女，山東德州人，民族：漢，職稱：館員，學(xué)歷：碩士研究生研究，方向：檔案。

（作者單位：天津市計(jì)量監(jiān)督檢測(cè)科學(xué)研究院）