白領(lǐng)在做Excel表格時，最容易出現(xiàn)的錯誤，就是數(shù)據(jù)輸入錯誤?？扇瞬皇菣C器，尤其是面對枯燥，且沒有什么意義的數(shù)據(jù)時，輸入錯誤、缺位或多位，是最容易出現(xiàn)的問題。那么，如何減少輸入錯誤的問題呢？對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗是個不錯的辦法。

使用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行校驗

其實，很多數(shù)據(jù)本身就有天然的限制，身高13米、體重650kg、年齡200歲，這樣的人是不可能存在的，因此在Excel表格中輸入數(shù)據(jù)時，加入一些限制條件，就可以將不少輸入錯誤，如常見的多輸入一位或少輸入一位等排除在外。

其實Excel已經(jīng)為用戶準(zhǔn)備了數(shù)據(jù)有效性的校驗方式，只要打開“菜單→數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性”，就可以設(shè)置對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性驗證（圖1）。用戶可以根據(jù)需求，在整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度和自定義中，設(shè)置不同的校驗條件，如輸入數(shù)據(jù)的范圍，數(shù)據(jù)要小于或大于某個特定數(shù)據(jù)（圖2），或者是不能出現(xiàn)某些數(shù)據(jù)等。同時還可以在出錯警示中，設(shè)定輸入超范圍后的提示信息，在合理設(shè)置后，就可以在很大程度上避免少輸入小數(shù)點，或多/少輸入一位等常見的輸入錯誤。

自定義校驗

當(dāng)然，現(xiàn)成的校驗條件，在很多時候是無法滿足需求的，因此Excel還提供了自定義校驗選項。在輸入數(shù)據(jù)時，用戶常犯的一個錯誤就是看錯行，這樣會在兩行輸入一樣的數(shù)據(jù)，同時一些數(shù)據(jù)是有唯一性的，如身份證、工號、駕駛證號等，這樣用戶就可以通過驗證這一數(shù)據(jù)在這一列中是否唯一的，以避免輸入錯誤和重復(fù)輸入，其方法同樣是打開“菜單→數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性”，選擇自定義數(shù)據(jù)（圖3）。隨后，在公式中輸入“=COUNTIF（D：D，D1）=1”（其中，D為當(dāng)前列，D1為當(dāng)前單元格），點擊確定后，拖動單元格下方的小點，讓這一公式在所在列中應(yīng)用。

同時，在自定義公式中，還可使用多條件設(shè)置，如在身份證的數(shù)據(jù)驗證中，輸入的公式為“=AND COUNTIF（D：D，D1）=1，OR LEN（（D1=15）， LEN（D1=18））”（其中，D為當(dāng)前列，D1為當(dāng)前單元格），除了可以校驗數(shù)據(jù)的唯一性，還可對數(shù)據(jù)的位長進(jìn)行檢測，如數(shù)據(jù)不是15位（對應(yīng)老版身份證）和18位，則說明數(shù)據(jù)錯誤。

身份證校驗

像身份證這種一大串無意義的數(shù)字，輸入起來是很容易出錯的。更糟糕的是，還有一些人會出于各種目的，隨便報出一串?dāng)?shù)字作為身份證號碼，那么如何避免這樣的問題呢？

實際上，我們的身份證號碼本身就自帶校驗機制，其最后一位是校驗碼，而這一校驗碼是通過將身份證號碼前17位數(shù)分別乘以不同的系數(shù)：從第一位到第十七位的系數(shù)分別為：7 9 10 5 8 4 2 1 6 3 7 9 10 5 8 4 2 。隨后，將這17位數(shù)字和系數(shù)相乘的結(jié)果相加后再除以11，看余數(shù)是多少;由于余數(shù)只可能有0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10這11個數(shù)字，此時，再做一個變換，分別對應(yīng)的最后一位身份證的號碼為1 0 X 9 8 7 6 5 4 3 2，知道這一原理，我們只要在Excel中，使用函數(shù)來代替這一計算，就可以進(jìn)行簡單的校驗。這里直接給出公式“=IF（RIGHT（A1）=TEXT（CHOOSE（MOD（SUMPRODUCT（（——MID（A1，COLUMN（A1：Q1），1））*{7，9，10，5，8，4，2，1，6，3，7，9 ，10，5，8，4，2}），11）+1，1，0，“X”，9，8，7，6，5，4，3，2），0），“校驗正確”，“校驗錯誤”）”，其中，A1為身份證輸入的單元格，此時不能通過Excel的數(shù)據(jù)有效性校驗來實現(xiàn)，而是要新開一列，輸入這一公式后，再下拉，讓這一公式在所在列中應(yīng)用，當(dāng)用戶輸入的身份證號碼符合正確編碼規(guī)則時，此列會顯示驗證正確，而一旦不符合這一規(guī)則，就會顯示驗證錯誤。

這樣就可以在相當(dāng)程度上避免輸入錯誤，還可以消除假身份證號碼的影響。當(dāng)然，這樣的校驗還比較粗略，對于“精致”的假身份證號碼無效，當(dāng)要求較高時，則需要通過其他手段進(jìn)行驗證。