馮麗麗

摘 要：檔案管理工作的新思想、新方法不斷的出現(xiàn)，無論是從軟件設施還是硬件設施都有著顯著的提高。檔案員管理檔案的工作效果如何將直接影響到單位的發(fā)展。因此，本文主要針對于檔案員如何管理檔案進行了具體的分析和研究。

關鍵詞：檔案員；管理；檔案

作為一名合格的檔案員，規(guī)范準確的檔案管理是其主要職責。單位運行整個過程當中各個部門、各個環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)過程中的數(shù)據(jù)資料文獻等都是一個極其重要的整體，彼此之間相互聯(lián)系不可分割，需要每一個崗位每一個部門之間各司其職，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，整體運行的鏈條就會斷掉，產(chǎn)生嚴重的數(shù)據(jù)損失并影響企業(yè)的運行，這是不可彌補的過失。所以檔案員的工作能力和工作素質(zhì)對于企業(yè)的運行和發(fā)展起著決定性的作用，因而提升檔案員的水平并加強檔案管理也就勢在必行。本文就檔案員如何管理檔案并做好這項工作進行簡要分析。

一、現(xiàn)狀分析

長期以來對于檔案的管理一直在追求將現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相融合。最早期人們試圖將檔案管理與單機管理相配合，后來開始建立全方位的系統(tǒng)管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數(shù)字化處理的快捷性，一定程度上實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與技術(shù)改進。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質(zhì)文件進行，這也一定程度上嚴重制約了現(xiàn)代化信息技術(shù)建設的發(fā)展。

而當前，信息時代理念逐漸興起其強大的優(yōu)越性使得其在全球范圍內(nèi)掀起一輪新的信息化浪潮?；跀?shù)字理念的城市建設正逐漸改變?nèi)藗兊乃季S模式?！半娮游募睉\而生，這是一種完全墊付傳統(tǒng)檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內(nèi)容，大大提高了辦事效率的同時改變了檔案管理的運作模式。此外近些年國家大力提倡開展電子商務模式，將傳統(tǒng)束縛的檔案學接軌到信息與信息系統(tǒng)領域，提出了二元理論，為實際工作提供了新的內(nèi)容與方向。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組?？茖W合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執(zhí)行者。堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監(jiān)督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規(guī)范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規(guī)范整理，實現(xiàn)標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結(jié)。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發(fā)和統(tǒng)計工作，為領導決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規(guī)范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結(jié)。三是認真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

4、檔案管理程序規(guī)范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業(yè)知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現(xiàn)代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。三是分門別類對檔案集中統(tǒng)一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業(yè)務工作考核相結(jié)合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業(yè)務水平。五是尋找外援，加強檔案的業(yè)務指導工作?？梢圆捎脮h指導和現(xiàn)場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

三、提高檔案工作者自身素質(zhì)

1、要求具有奉獻精神。我國現(xiàn)有檔案部門工作人員數(shù)量較少，但檔案管理是一項繁重的工作，加上在工作時經(jīng)常會有一些瑣碎的雜事給工作帶來一些麻煩，因此工作人員需要有較強的奉獻精神，在工作中具有不怕吃苦的思想，通過正確世界觀、人生觀、價值觀的培養(yǎng)來促使自己樹立熱愛工作、甘于奉獻的意識，從而為檔案工作效率的提高打下基礎。

2、樹立責任意識。責任意識的培養(yǎng)能夠保障檔案工作者在工作中樹立起責任感，從而加強在工作中的認真程度。檔案工作的嚴謹是關系到檔案能否被有效錄入以及利用的根本，對于工作人員而言，只有熟悉檔案工作流程內(nèi)容，了解檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，才能夠確保工作的嚴謹有效。

3、樹立事業(yè)心。對于檔案工作而言，事業(yè)心的提升是加強檔案管理效率、迅速優(yōu)化管理手段的有效方式。目前，現(xiàn)代化管理的各種手段已經(jīng)成功應用于各項事務中，使用最多的是電子化技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理全部使用紙質(zhì)檔，這種方式在時間的花費上比較多，且不便于保存。若是利用電子化手段進行管理，一來能夠極大節(jié)省對檔案內(nèi)容進行查驗的時間，二來電子化檔案可以有效避免紙質(zhì)檔易破損的弊端，在檔案保管上作用極大。電子化管理離不開檔案工作者事業(yè)心的培養(yǎng)，只有對檔案工作具有相應事業(yè)心，才會主動提升自身能力，讓自己適應新型管理模式。

四、結(jié)束語

本文通過分析，強調(diào)檔案員應該在堅守自己崗位的同時不斷強化提升自己，不僅要善于分析，而且要將責任心和服務心最大化的應用到工作中去，注重工作的高效性和適應性。在此希望通過本文能夠為檔案管理人員提供一個良好的規(guī)范幫助他們正確的對待檔案管理工作，從而能夠在工作中能有一個更大的提升。

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