摘 要：水利工程施工檔案是在工程的建設(shè)過程中，把必須保存的信息通過各種手段記錄下來，以備查閱。本文想要研究的是怎么樣把水利工程的檔案制作進(jìn)行項(xiàng)目化的管理，運(yùn)用這一管理方式所轉(zhuǎn)有的思考方式，對(duì)于項(xiàng)目的延伸區(qū)域，施工人員，建設(shè)周期等進(jìn)行有效的檔案管理，還可以促進(jìn)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)之間的信息共享。管理檔案過程中要仔細(xì)審核收錄的各種資料，對(duì)于其中的錯(cuò)誤和遺漏，要及時(shí)進(jìn)行糾正補(bǔ)充，這樣才能讓工程的質(zhì)量得到保證，同時(shí)促進(jìn)施工速度的提升。通過項(xiàng)目化的檔案管理，對(duì)其他相關(guān)的工作也能起到監(jiān)督和促進(jìn)作用，比如及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工人員是否充足，工作的分配是不是科學(xué)合理等。

關(guān)鍵詞：水利工程;施工檔案;項(xiàng)目化管理

水利工程的施工檔案管理對(duì)于整個(gè)施工建設(shè)非常重要，這些信息和資料對(duì)于工程的施工建設(shè)有著重要的參考作用，可以指導(dǎo)后續(xù)各種工作的開展，有著非比尋常的價(jià)值。所以檔案的制作過程中，一定要保證收錄信息的真實(shí)可靠，信息不能出現(xiàn)缺失。記錄過程要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行，不能太過于松散。檔案收錄的材料一定要全面，工程相關(guān)的各種技術(shù)資料、圖紙、法律文件、政府批文，都應(yīng)該被囊括在內(nèi)，這樣才能做到“有法可依，有理可據(jù)”。

一、水利工程檔案管理存在的問題

水利工程檔案涵蓋了工程建設(shè)中方方面面的信息，不但有著重要的參考作用，還對(duì)施工人員無形之中形成了一個(gè)壓力，讓他們隨時(shí)保持警惕，不敢忽視工程的質(zhì)量。在安排施工的程序時(shí)，也可以從整體的角度來協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)有效的工程管理，糾正工程中的各種誤差，對(duì)于后續(xù)工程的運(yùn)轉(zhuǎn)和相關(guān)的協(xié)調(diào)工作都起到了良好的輔助作用。一旦工程在后續(xù)出現(xiàn)擴(kuò)建或者改建，檔案就成了非常重要的指導(dǎo)依據(jù)。

我國(guó)水利工程檔案管理目前的實(shí)際情況不容樂觀，施工單位對(duì)于檔案管理存在輕視心理，認(rèn)為檔案只不過是可有可無的東西，所以他們?cè)跈n案的管理過程中往往只做些表面文章，意思一下，走下過場(chǎng)，這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理工作存在巨大隱患。對(duì)于這一問題，相關(guān)部門給予了極大的重視，有人提出必須改革和調(diào)整當(dāng)前檔案管理的工作方法，可以采用一些全新的思維方式。比如把檔案管理工作當(dāng)作一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目來完成，這樣檔案管理工作才不會(huì)是一種可有可無的存在。通過項(xiàng)目化檔案管理，不但有效解決了上述弊端，而且制作出來的檔案變得更加真實(shí)可靠，質(zhì)量大大提升。

二、檔案管理項(xiàng)目前期工作

1.檔案管理項(xiàng)目模式化。既然已經(jīng)決定用項(xiàng)目化的方法去管理水利工程的施工檔案，那么就要用端正的態(tài)度去對(duì)待這樣一個(gè)項(xiàng)目。每個(gè)工程的實(shí)際數(shù)據(jù)，具體實(shí)施過程，建設(shè)目的都是完全不同的，所以檔案管理工作也必須考慮這種獨(dú)特性。工作人員在完成項(xiàng)目的過程中一定要明白，每個(gè)工程都是一個(gè)單獨(dú)的存在，所以檔案管理工作也絕不可能完全相同，制作檔案的過程中我們絕對(duì)不可以照搬其它工程的數(shù)據(jù)信息，那樣就是典型的弄虛作假。同時(shí)這項(xiàng)工作還具有不確定性，隨著工程不斷的深入開展，每時(shí)每刻都會(huì)有新的資料產(chǎn)生，沒有人有未卜先知的能力，不可能提前做出預(yù)測(cè)，對(duì)于那些工程還沒有完成，檔案資料就已經(jīng)做好的行為，我們完全可以認(rèn)定為是憑空想象。而且就算是已經(jīng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，也會(huì)隨著工程進(jìn)度的改變而發(fā)生變化，比如中途擴(kuò)建或者改建，所以我們制作檔案一定要實(shí)事求是，堅(jiān)決杜絕一些“未卜先知”情況的發(fā)生。隨著工程完成度的不斷提高，這種不確定性會(huì)慢慢降低，每個(gè)工程都有一個(gè)期限，不可能無限制的進(jìn)行下去，與之匹配的檔案管理工作也只需要記錄施工時(shí)間內(nèi)的各種數(shù)據(jù)就夠了。時(shí)間一般是從工程立項(xiàng)開始，到工程完工驗(yàn)收之后，施工檔案的記錄也可以截止了，在這有效時(shí)間內(nèi)記錄的所有內(nèi)容，就構(gòu)成了整體的檔案記錄。通過運(yùn)用專業(yè)的項(xiàng)目管理方法，把各種技巧和理論運(yùn)用到檔案管理中來，不僅對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)了更有效的管理，達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，還開發(fā)了檔案管理的全新模式，讓水利工程的檔案管理朝著更科學(xué)合理的方向發(fā)展。

2.明確項(xiàng)目管理范圍。施工單位要以相關(guān)的法律條文為依托，結(jié)合對(duì)項(xiàng)目整體構(gòu)架的拆析，以及工程所在地管理部門、工程所有人的以及相關(guān)監(jiān)督單位的具體建議，來明確界定檔案管理需要涉及的區(qū)域有多大。這樣做有兩個(gè)方面的好處，一來可以避免越線管理造成不必要的人力資源浪費(fèi)。同時(shí)可以盡最大可能收錄制作檔案需要的各種信息數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)缺失。制作檔案的過程要做到條理分明，避免因?yàn)榉秶幻鞫霈F(xiàn)工作混亂。我們管理相關(guān)檔案時(shí)收錄的信息主要涵蓋兩個(gè)方面：一是工程相關(guān)的各種技術(shù)性文件，例如有關(guān)工程設(shè)計(jì)框架的圖片和表格等，還有一種是工程相關(guān)的各種批文，法律許可證件等?？偟膩碚f，一種是法律層面的公文，另一種技術(shù)性的各種文件。

三、檔案管理項(xiàng)目具體實(shí)施

1.項(xiàng)目人力資源管理。檔案的管理是一項(xiàng)非常需要管理技巧和相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)的工作，并不是隨便找個(gè)人就能完成，這項(xiàng)工作非常的專業(yè)，所以管理檔案一定要選用相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，具有相應(yīng)資質(zhì)的人員。不專業(yè)的人員往往胡亂管理，給工程帶來不利影響。檔案管理工作往往并不是由一個(gè)人來完成的，所有參與人員必須要注意保持信息共享，及時(shí)的溝通不但能保證檔案管理的時(shí)效性，還對(duì)檔案的質(zhì)量有一定的提升作用，下面簡(jiǎn)單介紹一下對(duì)于其中人力資源的具體管理策略：（1）明確組織架構(gòu)。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，工程建設(shè)過程中負(fù)責(zé)檔案管理的一般是有關(guān)的技術(shù)部門，所以在相關(guān)組織的構(gòu)建過程中，要依據(jù)不同的層級(jí)和具體的負(fù)責(zé)事項(xiàng)，設(shè)立不同的崗位。（2）責(zé)任到人。對(duì)于參與項(xiàng)目的人員，必須進(jìn)行科學(xué)的工作分配，讓每個(gè)人都清楚了解自己的具體工作是什么，這樣一旦工作出現(xiàn)失誤，就可以責(zé)任到人，及時(shí)做出調(diào)整。

2.項(xiàng)目時(shí)間管理。管理項(xiàng)目的時(shí)間可以先初步預(yù)估各個(gè)環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)的時(shí)間，再結(jié)合每個(gè)人所負(fù)責(zé)工作的重要性以及可能出現(xiàn)的不良反應(yīng)等情況，對(duì)于項(xiàng)目的時(shí)間做出科學(xué)合理的安排。要充分理清各個(gè)工作之間的聯(lián)系，保證整體過程流通無阻，不能主次顛倒。誰先誰后一定要符合邏輯，保證所有工作按部就班、條理分明的得到開展。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中要及時(shí)糾正各種錯(cuò)誤，避免因?yàn)榍捌诘氖д`產(chǎn)生的連鎖反應(yīng)，影響到后期工作，及時(shí)糾錯(cuò)，就能把損失降至最低。

3.項(xiàng)目質(zhì)量管理。檔案的質(zhì)量當(dāng)然是指相關(guān)的材料是否完善，是否收錄了所有需要涵蓋的工程信息，記錄方式是否符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，想要制作出高質(zhì)量的檔案可以從以下幾個(gè)層面入手：（1）控制質(zhì)量?？刂茩n案質(zhì)量首先要從資料的審核入手，及時(shí)檢查資料的完整程度，并且和所有檔案管理人員保持信息共享，這樣才不會(huì)出現(xiàn)遺漏，收錄的信息不能夠憑空捏造、弄虛作假，要實(shí)事求是，發(fā)現(xiàn)偏差時(shí)，不能將錯(cuò)就錯(cuò)，要立刻進(jìn)行調(diào)整，避免錯(cuò)誤不斷擴(kuò)大。（2）預(yù)防質(zhì)量問題。在制作檔案的過程中，要細(xì)致認(rèn)真，盡最大可能把事情一次做到位，減少修改調(diào)整的次數(shù)。可以建立一些工作制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓工作人員保持警惕性，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，保證項(xiàng)目質(zhì)量。（3）項(xiàng)目質(zhì)量過程改進(jìn)。運(yùn)用項(xiàng)目管理的思維模式去發(fā)現(xiàn)和解決檔案的質(zhì)量問題，首先結(jié)合實(shí)際情況找出異常，在分析造成異常的主要原因，制定挽救策略，快速反應(yīng)，立即持行，糾正錯(cuò)誤，保證檔案的質(zhì)量。對(duì)于改進(jìn)后的檔案要仔細(xì)審核，確保質(zhì)量改進(jìn)的效果。檔案的管理工作往往涉及到多個(gè)部門，所以在出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，要全方位的進(jìn)行分析和思考，注意和其他部門人員共同探討，保證質(zhì)量改進(jìn)過程不出現(xiàn)偏差。

4.項(xiàng)目溝通管理。施工檔案管理涉及到多個(gè)部門，只有和所有相關(guān)部門保持良好溝通，才能夠確保各種數(shù)據(jù)信息值得信賴，即使工作中出現(xiàn)誤差，也可以通過有效的溝通，及時(shí)做出挽救措施。不但保證了質(zhì)量，還從整體上提升了速度。（1）確定溝通目標(biāo)。在檔案管理項(xiàng)目初始階段，管理人員就要做到心中有數(shù)，具體的范圍有多大，需要溝通的部門有哪些，具體是哪個(gè)人，需要的材料有哪些，相關(guān)工作由誰拍板等等，都必須有一個(gè)大致的計(jì)劃。如果沒有找準(zhǔn)溝通目標(biāo)，很可能會(huì)讓工程出現(xiàn)很多不必要的損失。（2）項(xiàng)目管理溝通。找準(zhǔn)溝通目標(biāo)之后，要采用切實(shí)有效的溝通方法，不當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞綍?huì)嚴(yán)重影響溝通效果。只有結(jié)合具體情境，根據(jù)相關(guān)人員的性格特征，選用最佳的溝通方法，才能達(dá)到最好的溝通效果。比較常用的一些方式有書面交流，開會(huì)討論，無線通訊等。只有找準(zhǔn)溝通方式，才能更好的獲取檔案編輯過程需要的各種材料。收錄到檔案的內(nèi)容如果涉及到具體的人員，必須當(dāng)面進(jìn)行溝通，最好進(jìn)行簽字確認(rèn)。（3）控制溝通。因?yàn)槭┕み^程具有時(shí)效性，所以對(duì)溝通也必須要進(jìn)行一定的控制，參與人員之間必須互相監(jiān)督，互相提醒。避免因?yàn)闆]有及時(shí)的共享信息，而導(dǎo)致檔案缺失，檔案管理的主要參與人員要帶頭做好溝通工作，不斷的改良溝通方法，拓展溝通渠道，這樣才能保證管理工作持續(xù)高效的得到開展。

四、檔案管理項(xiàng)目后期工作

項(xiàng)目后期一定要及時(shí)的進(jìn)行總結(jié)，所有參與人員都必須參與到總結(jié)中來，暢所欲言，集思廣益。每個(gè)人都要陳述自己在工作過程中遇到的難題，分享自己的解決辦法，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互補(bǔ)不足。最后從整體上加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作能力，更好的優(yōu)化工作流程。最后得出正式的檔案文件，必須進(jìn)行妥善保管，便于在后續(xù)工作中隨時(shí)查閱。

五、結(jié)語

水利工程檔案項(xiàng)目化管理是一個(gè)系統(tǒng)的綜合性的管理過程，管理人員一定要靈活，具體情況具體分析，每個(gè)企業(yè)都有自己獨(dú)特的文化氛圍，這個(gè)時(shí)候必須要結(jié)合具體的情況，采用最佳的方案，實(shí)施的內(nèi)容要考慮該企業(yè)的認(rèn)同度。檔案管理項(xiàng)目通常都是從覆蓋范圍、人員、時(shí)間、效果、交流五個(gè)方面著手，這五個(gè)部分相互聯(lián)系組成了整個(gè)檔案管理工作。在具體的管理過程中，管理者不能只關(guān)注其中某一部分，這樣就會(huì)輕重失衡，有可能導(dǎo)致顧此失彼，檔案管理者要用一種全新的思維方式去分析解決問題，只有這樣才能完美的完成檔案管理項(xiàng)目。

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作者簡(jiǎn)介：郭林峰（1981-），男，湖北武漢人，研究方向：檔案管理，單位：廣西南寧水利電力設(shè)計(jì)院，副研究館員。