武新華

【摘 ?要】作為我國檔案事業(yè)一項最基本的組成內(nèi)容，提高檔案管理科學(xué)化水平將是新形勢下檔案管理工作的重要研究課題，對于推動我國檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有十分重要的意義。本文就對如何更新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化具體實施路徑進(jìn)行了研究，從而為最大程度地實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，有力促進(jìn)隊伍整體素質(zhì)的提高都具有參考意義。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;理念

檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點，這就需自覺以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的方式方法認(rèn)真研究、準(zhǔn)確把握，具有科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神。同時，檔案工作是一項事業(yè)，是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌、服務(wù)黨和國家大局、服務(wù)社會、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設(shè)作貢獻(xiàn)、為時代寫歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學(xué)務(wù)實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標(biāo)作用于管理客體以實現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)管理會更注重于員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至強調(diào)自學(xué)和集體學(xué)習(xí)，以確立員工的共同目標(biāo)和協(xié)調(diào)員工的整體行動。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責(zé)任制，并在會后與企業(yè)各事業(yè)部進(jìn)行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關(guān)制度，并開始具體實施。其次，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實際需要及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設(shè)，提高檔案管理水準(zhǔn)。重點根據(jù)實際情況的發(fā)展變化，突出三個方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設(shè)施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態(tài)跟蹤新增審核審批事項情況，及時調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應(yīng)采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時，重點組織各處室檔案管理人員進(jìn)行多樣化、經(jīng)?；膶ｎ}學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是請進(jìn)來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務(wù)檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗。二是召開現(xiàn)場會“評”。結(jié)合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發(fā)現(xiàn)的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設(shè)的目標(biāo)要求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗，提出加強和改進(jìn)檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設(shè)

（一）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。計算機網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務(wù)功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。21世紀(jì)對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實現(xiàn)檔案工作的基礎(chǔ)地位，就必須建設(shè)一支忠誠事業(yè)、機構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精良、相對穩(wěn)定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務(wù)，加強檔案人員隊伍建設(shè)，加強檔案隊伍素質(zhì)至關(guān)重要。

三、實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化分析

（一）檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。二是機關(guān)單位自身層面。要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學(xué)利用信息化手段，并實行集中統(tǒng)一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

（作者單位：山東省巨野縣輕紡協(xié)會）