摘 要：高校學(xué)生的學(xué)籍檔案種類繁多，對(duì)在校生和畢業(yè)生有重要意義，其管理水平的高低對(duì)高校對(duì)外形象有不可估量的影響。本文針對(duì)當(dāng)下學(xué)籍檔案管理中存在的工作機(jī)制、人員配備、管理手段等問題，結(jié)合學(xué)籍管理工作的實(shí)際，提出一系列優(yōu)化的建議，對(duì)高校提高學(xué)籍檔案管理水平有指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;工作機(jī)制;人員素質(zhì);管理信息化

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生求學(xué)生涯的真實(shí)寫照 （資料、圖片、影像）和原始記錄，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。在國家“雙一流”建設(shè)的背景下，學(xué)籍檔案的齊備與規(guī)范化對(duì)學(xué)校的發(fā)展和滿足社會(huì)的需求有重要的意義，一定程度上反映了高校的發(fā)展水平。

一、高校學(xué)籍管理和檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案的材料雖然最終存檔于檔案館，但是提供者卻是多部門，比如招生、教務(wù)、學(xué)生管理、院系等不同單位，部門之間的工作機(jī)制、人員配備以及檔案本身存儲(chǔ)介質(zhì)決定了學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定性和規(guī)范化水平。當(dāng)前高校這些方面存在的主要問題有：

1.工作機(jī)制不健全

各單位之間缺乏一套統(tǒng)一有序的工作機(jī)制，有的高校甚至沒有專人負(fù)責(zé)，沒有制度約束，沒有激勵(lì)措施，更沒有相應(yīng)的監(jiān)督檢查。工作機(jī)制的缺失，必然引發(fā)檔案管理意識(shí)的淡漠，從而使學(xué)籍檔案管理這項(xiàng)周期性的動(dòng)態(tài)的工作在高校所有工作中被邊緣化。學(xué)籍檔案紛繁雜亂，目前高校普遍存在重管理輕服務(wù)的弊端，忽視學(xué)生權(quán)利。這是建設(shè)高水平大學(xué)或者一流大學(xué)必須正視并亟待解決的問題。

2.管理崗位設(shè)置缺乏重視

（1）人員數(shù)量不足。經(jīng)調(diào)研，高校教務(wù)部門很多處于長(zhǎng)期缺員的狀態(tài)，工作繁重、瑣碎，待遇和晉升機(jī)會(huì)不能滿足需求，是這一狀態(tài)持續(xù)的主要原因。青島某高校自2008年起十多年的時(shí)間，教務(wù)處一直人員不足，每次校內(nèi)崗位調(diào)整，都會(huì)有人員離職，卻鮮有人報(bào)崗。從事學(xué)籍管理的人員2008年至2015年尚有4人，2016年至2018年減少到2人，2019年只有1人，且2014年至2019年6年間無一人晉升。這種人員匱乏、缺少發(fā)展機(jī)會(huì)的狀況直接導(dǎo)致工作人員忙于日常業(yè)務(wù)，無法總結(jié)學(xué)籍管理和檔案管理經(jīng)驗(yàn)、持續(xù)提升工作質(zhì)量。這樣的高校不在少數(shù)。

（2）人員綜合素質(zhì)不高。工作人員素質(zhì)良莠不齊，對(duì)學(xué)籍管理工作重視程度不夠，會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案不齊備或者出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤的情況。尤其是教務(wù)部門與檔案管理部門分而治之，教務(wù)管理部門每年只依靠學(xué)院或者系所負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的歸檔工作，這種分頭管理無統(tǒng)一核查的管理必然會(huì)產(chǎn)生混亂。

學(xué)生學(xué)籍檔案發(fā)揮作用的對(duì)象主要是畢業(yè)生，隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，畢業(yè)生在各自單位健全檔案、出國辦理成績(jī)審查等都需要原學(xué)校檔案的對(duì)照和輔助，因此，對(duì)于學(xué)生數(shù)量達(dá)到一定規(guī)模的高校而言，提高學(xué)籍檔案管理水平有益于高校樹立對(duì)外良好形象，必需一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。

3.管理手段落后

各單位提供學(xué)籍檔案材料，其質(zhì)量不能保證，形式也不統(tǒng)一。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案主要依靠紙質(zhì)存儲(chǔ)，很多高校檔案管理的紙質(zhì)材料堆積成山，但是眾所周知，紙質(zhì)存儲(chǔ)不利于長(zhǎng)期保存，容易出現(xiàn)丟失 、缺失 、遺漏、損毀等現(xiàn)象，一旦遺失無法追尋也無法明確責(zé)任人。在今天科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理急需實(shí)現(xiàn)信息化，紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)與電子存儲(chǔ)科學(xué)有機(jī)結(jié)合。

二、學(xué)籍檔案管理流程

1.學(xué)籍檔案的內(nèi)容

根據(jù)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（中華人民共和國教育部令第41號(hào)）相關(guān)內(nèi)容以及畢業(yè)生實(shí)際需求，最終高校檔案館留存的學(xué)籍檔案應(yīng)該包括：

（1）招生檔案信息。即學(xué)生高考的電子檔案和高校當(dāng)年的招生簡(jiǎn)章。

（2）新生入學(xué)材料。即新生花名冊(cè)、新生錄檢表。

（3）入學(xué)后學(xué)籍材料。包括學(xué)生學(xué)籍卡（記錄基本信息）、學(xué)籍異動(dòng)材料（跳級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、大學(xué)成績(jī)記錄（包括重修、補(bǔ)考等完整標(biāo)識(shí)）、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料（包括受處分和解除處分文件等）。

（4）畢業(yè)材料。學(xué)歷學(xué)位獲得名單、畢業(yè)（就業(yè)）登記表等。

2.學(xué)籍檔案歸檔流程

（1）招生檔案歸檔。招生檔案屬于招生部門負(fù)責(zé)，招生部門完成招生工作后就應(yīng)將學(xué)生電子檔案和招生簡(jiǎn)章移交檔案館封存。

（2）新生入學(xué)管理。教務(wù)部門與學(xué)生管理部門聯(lián)手，審核新生入學(xué)資格，尤其關(guān)注放棄入學(xué)資格和各種學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生。對(duì)于放棄入學(xué)資格的學(xué)生，已經(jīng)核實(shí)或者辦結(jié)手續(xù)，不再擁有新生入學(xué)后的任何學(xué)籍檔案。教務(wù)管理部門需要在教育部學(xué)生信息網(wǎng)上及時(shí)標(biāo)注，這類學(xué)生才能有資格報(bào)名重新參加高考。新生資格審核結(jié)束后，新生花名冊(cè)和錄檢表移交檔案館。

（3）在校生修讀過程管理。對(duì)于入學(xué)后休學(xué)（含出國保留學(xué)籍、服兵役、創(chuàng)業(yè)等）、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生，工作人員利用教學(xué)或者在學(xué)籍卡中及時(shí)做好標(biāo)注，或者將學(xué)生辦理手續(xù)的審批表按照時(shí)間和類別分別存檔。

尤其要注意兩類材料：一類是轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生的材料，部分高校存在大類招生，學(xué)生可能存在兩次轉(zhuǎn)專業(yè)機(jī)會(huì)，要保存完整學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)的信息，可以將大類招生專業(yè)分流和轉(zhuǎn)專業(yè)確定后的名單蓋章存檔。這樣所有學(xué)生的專業(yè)調(diào)整信息都可以查詢。一類是交流學(xué)生的材料。無論是保留學(xué)籍出國還是參加國內(nèi)交流項(xiàng)目的學(xué)生，其獲得的證書的復(fù)印件和成績(jī)記錄都應(yīng)該留存檔案館。

學(xué)生修讀課程過程中參加考試，教務(wù)部門有責(zé)任監(jiān)督任課教師及時(shí)記載學(xué)生成績(jī)并公布，此過程中要關(guān)注兩點(diǎn)：一是作為學(xué)生學(xué)業(yè)最后一個(gè)環(huán)節(jié)的畢業(yè)論文或者畢業(yè)設(shè)計(jì)，題目和成績(jī)的記載要齊備（鑒于成績(jī)單篇幅有限，論文題目和成績(jī)可以單獨(dú)蓋章存檔）;二是學(xué)生提出成績(jī)復(fù)核后的結(jié)果，一旦有變化，更正的成績(jī)應(yīng)替換之前有誤的成績(jī)存檔。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，成績(jī)記載必須做好重修、補(bǔ)考的標(biāo)識(shí)，這些真實(shí)的記錄對(duì)于單位查證有重要參考價(jià)值。

學(xué)生獎(jiǎng)懲材料的出具主要是學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)、教務(wù)部門協(xié)助，獎(jiǎng)學(xué)金獲得名單、校級(jí)以上項(xiàng)目的立項(xiàng)名單、受處分和解除處分的文件等，都需要蓋章后存檔。

（4）畢業(yè)管理。學(xué)生完成學(xué)業(yè)離校，獲得畢業(yè)證書和學(xué)位證書的名單（按照專業(yè)或者班級(jí)均可）、畢業(yè)或者就業(yè)登記表都要存檔。

三、優(yōu)化學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

1.構(gòu)建高效可持續(xù)發(fā)展的工作機(jī)制

無論是一個(gè)部門負(fù)責(zé)還是多個(gè)部門合作，學(xué)籍檔案管理都需要有一個(gè)科學(xué)高效的工作機(jī)制。工作機(jī)制應(yīng)該涵蓋相應(yīng)的審核機(jī)制、問責(zé)機(jī)制、人員獎(jiǎng)懲機(jī)制、監(jiān)督檢查機(jī)制等，實(shí)行校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，定期監(jiān)督檢查，確保學(xué)籍管理和檔案管理的周期性和連續(xù)性。

2.實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理和檔案存儲(chǔ)的信息化

（1）提高學(xué)籍管理的信息化水平。目前幾乎所有高校都有一套教務(wù)管理系統(tǒng)，主要用于日常記錄學(xué)籍、考試安排、學(xué)生選課、成績(jī)記載和畢業(yè)學(xué)分審核等。學(xué)籍管理的信息化依賴于教學(xué)管理信息化水平的提高，在學(xué)籍管理中，最大的工作量莫過于日常學(xué)籍維護(hù)，目前大部分高校學(xué)生辦理業(yè)務(wù)還得到處跑著蓋章辦手續(xù)，效率極其低下。高水平大學(xué)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)學(xué)籍異動(dòng)網(wǎng)上辦理，除了涉及學(xué)生重大利益的項(xiàng)目（比如退學(xué)等）外，只要是學(xué)生主動(dòng)申請(qǐng)的項(xiàng)目都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批，節(jié)省師生時(shí)間，提高辦事效率。盡最大可能減少人工付出、提高工作效率，這是每一所高校在逐步深化學(xué)分制改革進(jìn)程中必須解決的問題。

（2）實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化。第一 ，在數(shù)字校園建設(shè)的背景下集成學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)，各單位專人負(fù)責(zé)管理并定期提交學(xué)籍檔案，確保檔案規(guī)范化。第二，將紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行優(yōu)化整合和分類整理，將紙質(zhì)學(xué)籍檔案通過拍照或者掃描統(tǒng)一存儲(chǔ)為電子格式，利用檢索技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，在校生與畢業(yè)生均可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程共享。第三，實(shí)現(xiàn)信息化的前提是做好保密設(shè)計(jì)。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，任何單位都必須將對(duì)個(gè)人信息的保密原則置于首位，可以通過個(gè)人身份驗(yàn)證、密保問題、指紋等設(shè)置，實(shí)現(xiàn)學(xué)生對(duì)個(gè)人信息的多元化查詢。

3.提高工作人員的綜合素養(yǎng)

高校要重視學(xué)籍檔案管理崗位的設(shè)置和人員的遴選，定期對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高綜合素質(zhì)，不僅要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)和科學(xué)管理方法，還要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)技能，建立一支集計(jì)算機(jī)和檔案管理于一體的信息化管理團(tuán)隊(duì)，在制度上要明確激勵(lì)機(jī)制，提高人員待遇，并提供發(fā)展機(jī)會(huì)，真正激發(fā)管理人員投入管理和研究的主動(dòng)性和積極性。

四、結(jié)束語

學(xué)籍管理和學(xué)籍檔案管理都是高?；A(chǔ)且重要的工作，在倡導(dǎo)尊重學(xué)生權(quán)利、依法治校的今天，學(xué)籍檔案管理的改革勢(shì)在必行。破除陳舊觀念，增強(qiáng)管理意識(shí)，提高管理水平，不僅僅是基層學(xué)籍檔案管理工作者的任務(wù)，更是高校領(lǐng)導(dǎo)首先面對(duì)的要?jiǎng)?wù)。只有加大在制度建設(shè)和技術(shù)、軟件、平臺(tái)建設(shè)方面的投入，才能提高學(xué)籍檔案管理的水平，才能辦成人民滿意的高校。

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作者簡(jiǎn)介：毛曉燕（1974-），女，漢族，山東青島，本科學(xué)歷，碩士學(xué)位，講師，青島大學(xué)教務(wù)處辦公室主任，研究方向：教學(xué)管理、檔案管理。