郭雪萍

摘 要：本文主要針對科技類檔案管理中數(shù)字檔案載體和格式過時問題進(jìn)行了研究與思考，提出了相對可行的科技類數(shù)字檔案管理機(jī)制，即采用技術(shù)典藏、檔案定期轉(zhuǎn)存、并結(jié)合紙質(zhì)說明文檔相結(jié)合的方法來應(yīng)對該問題，以期對存在類似問題的企業(yè)以一定借鑒。但是更大范圍的過時數(shù)字檔案管理機(jī)制仍需廣大檔案工作者進(jìn)一步的研究，提出普適的系統(tǒng)性方案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;過時技術(shù);科技檔案;有效利用;技術(shù)典藏;檔案轉(zhuǎn)存

當(dāng)今社會，大部分的企事業(yè)單位實現(xiàn)了無紙化辦公，而部分企業(yè)在檔案管理方面也已經(jīng)全面實現(xiàn)或部分實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，這給檔案管理事業(yè)帶來了極大的便利，并有效提高了檔案管理的效率。然而，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步速度遠(yuǎn)超人們的想象，軟硬件的更新?lián)Q代頻率正在逐漸加快，而由此引起的是大量采用過時技術(shù)存儲的檔案文獻(xiàn)在如今的軟硬件系統(tǒng)上讀取越來越困難，很多企業(yè)大量的早期數(shù)字檔案無法有效利用，甚至根本無法利用，從而為企業(yè)帶來巨大的損失。而如何確保已歸檔數(shù)字檔案文件的有效保管與利用，是各級檔案部門面臨的一個共性問題。

一、科技檔案定義及特點(diǎn)

1.科技檔案的定義

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、聲像資料等科技文件材料。

2.科技檔案的特點(diǎn)

專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。其集中表現(xiàn)在形成的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個方面?？萍紮n案的專業(yè)性特點(diǎn)，不僅使它們與一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此，專業(yè)性特點(diǎn)是實現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。

種類和類型的多樣性是科技檔案的又一明顯特點(diǎn)?？萍紮n案種類繁多、類型復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明性特點(diǎn)。以種類而言，由于科技、生產(chǎn)活動的多專業(yè)性，導(dǎo)致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。

成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點(diǎn)，也是最基本的特點(diǎn)。

較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性特點(diǎn)。想比于其他檔案，如政務(wù)檔案，科技檔案的現(xiàn)實使用性在歸檔后仍然很強(qiáng)。

二、數(shù)字檔案技術(shù)過時問題

1.計算機(jī)硬件與操作系統(tǒng)過時問題

計算機(jī)硬件的更新?lián)Q代遵循摩爾定律，其硬件幾乎以每半年到一年的速度快速更迭，一些早期常用的硬件已經(jīng)或即將被淘汰而變得不可用。

2.計算機(jī)系統(tǒng)過時問題

自從操作系統(tǒng)被引入計算機(jī)以來，典型的操作系統(tǒng)有windows系列、Unix/Linux系列等，而每個不同的操作系統(tǒng)從誕生至今，均經(jīng)歷了多個版本。以Windows為例，其至今已經(jīng)經(jīng)歷了win95、win xp、win7、win10等十多個不同的系統(tǒng)版本，雖然系統(tǒng)在升級換代過程中極力確保其向下兼容性，但仍會出現(xiàn)一些大版本之間的互相不兼容問題，從而導(dǎo)致安裝在早期版本中的應(yīng)用軟件無法在新版操作系統(tǒng)中安裝和使用。

3.數(shù)字檔案存儲介質(zhì)過時問題

常用的數(shù)字檔案存儲介質(zhì)主要軟盤、光盤、硬盤、U盤等。所有這些存儲介質(zhì)均需要相應(yīng)的計算機(jī)硬件設(shè)備、接口及對應(yīng)的驅(qū)動程序支持，才能讀取其中的信息。而更新?lián)Q代導(dǎo)致部分早期使用的存儲介質(zhì)已經(jīng)或即將不能被新的硬件系統(tǒng)所接受，其中的檔案信息將變成無法利用的無效信息。如在早期普遍使用的軟盤，目前已經(jīng)消失在人們的視野中，其存儲內(nèi)容的讀取幾乎變得不可能。

4.數(shù)字檔案數(shù)據(jù)格式過時問題

數(shù)字檔案的產(chǎn)生，除了依賴于硬件系統(tǒng)外，更多的依賴于對應(yīng)的應(yīng)用軟件，從而帶來了數(shù)據(jù)格式的多樣性和復(fù)雜性。以常見的航空科研數(shù)據(jù)為例，其主要數(shù)據(jù)類型包括了由辦公軟件產(chǎn)生的電子文檔，由Catia、Fluent等專業(yè)軟件產(chǎn)生的產(chǎn)品模型、仿真數(shù)據(jù)，以及由各種試驗用軟件產(chǎn)生的試驗數(shù)據(jù)等。這類數(shù)字檔案的讀取必須使用其對應(yīng)的軟件，即使是同一軟件，也有會因版本的不同而不同。J.Rothenberg指出，在任何給定的時間點(diǎn)，給定媒體的特定格式預(yù)計在不超過5年內(nèi)就會過時。也就是說，如果不采取有效的措施，這些數(shù)據(jù)在5年后將變得不可利用。

三、科技類數(shù)字檔案過時技術(shù)應(yīng)對策略

在實際工作中，對于科技檔案來說，其目的主要是方便企業(yè)在后續(xù)研發(fā)過程中能再次利用，其法律效用顯得并不那么重要，而其數(shù)據(jù)的有效性和完整性是其保存的重要依據(jù)之一。同時，對于具體的一個科研單位來說，其所使用的設(shè)備和軟件類型相對有限，而硬件的更新?lián)Q代頻率相對較慢。以航空科研單位為例，一般的軟件更新周期在五年左右，而硬件的更新周期在5-8年左右。

針對以上特點(diǎn)，目前可行的方法是綜合利用設(shè)備典藏與檔案轉(zhuǎn)存來確保數(shù)據(jù)的有效性和可讀性。

a）對于過時硬件的應(yīng)對策略

定期進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存：制定相關(guān)管理制度，由信息化部門定期（例如：每隔2年）對現(xiàn)有硬件進(jìn)行評估，如存在即將被淘汰的風(fēng)險，則對相關(guān)檔案媒介中存儲的檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)存，用新的媒介代替舊的。在實施該步驟的過程中，為確保檔案資料的有效性，必須建立相應(yīng)的檔案轉(zhuǎn)存可追溯性說明文件，記錄原檔案存儲相關(guān)信息，與轉(zhuǎn)存后的資料一并歸檔，如介質(zhì)類型，轉(zhuǎn)存后的媒介與原始媒介之間的關(guān)聯(lián)性，新的存儲媒介硬件接口說明，驅(qū)動程序信息等。

硬件歸檔：在舊媒介即將淘汰時，對相關(guān)的硬件進(jìn)行歸檔留存，建立硬件檔案庫。在進(jìn)行硬件歸檔時，采用紙質(zhì)檔案說明材料對相關(guān)配置進(jìn)行說明：如硬件類型、型號、接口信息、驅(qū)動信息、支持操作系統(tǒng)等。

b）對于過時數(shù)據(jù)文件的應(yīng)對策略

建立應(yīng)用軟件檔案庫：與信息化部門建立相關(guān)制度，對單位采用的相關(guān)應(yīng)用軟件進(jìn)行定期備份存檔，并建立紙質(zhì)說明文件一并存檔。

建立操作系統(tǒng)檔案庫：對單位采用的電腦操作系統(tǒng)進(jìn)行定期存檔，并建立紙質(zhì)說明文件一并存檔。

建立驅(qū)動軟件程序檔案庫：對單位采用的相關(guān)硬件驅(qū)動軟件進(jìn)行定期存檔，并建立紙質(zhì)說明文件一并存檔。

建立數(shù)據(jù)檔案存儲信息說明文檔庫：在進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案存儲時，建立數(shù)據(jù)檔案說明文件并隨原始檔案一并存檔。

以上存檔說明文件中應(yīng)包含相關(guān)的環(huán)境支持信息說明，如電腦硬件需求、操作系統(tǒng)需求、接口信息、驅(qū)動程序信息、應(yīng)用軟件需求等。

四、結(jié)論

數(shù)字檔案管理給人們帶來便利的同時，不可避免的帶來了各種各樣的問題，而技術(shù)過時引起的數(shù)據(jù)長期有效性是當(dāng)下急需解決的問題之一。本文針對科研類數(shù)字檔案管理中遇到的此類問題，提出了通過采用技術(shù)典藏與檔案定期轉(zhuǎn)存相結(jié)合的策略，可以適當(dāng)緩解此類問題的影響，以期對存在類似問題的企業(yè)以一定借鑒。但是更大范圍的過時數(shù)字檔案管理機(jī)制仍需廣大檔案工作者進(jìn)一步的研究，提出普適的系統(tǒng)性方案。

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