許帥

[摘 要]中小企業(yè)由于運營規(guī)模限制，其管理信息化配置上有其自身獨特的需求，因此，中小企業(yè)在選擇ERP時，對其功能需求有自己不同的考量。文章對中小企業(yè)選擇ERP 軟件注意的問題和ERP在中小企業(yè)實際應(yīng)用應(yīng)把握的關(guān)鍵問題進(jìn)行了剖析，希望可以起到參考借鑒的作用。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè);ERP;管理信息化

[中圖分類號]F275.51 前言

ERP由美國Gartner Group公司于1990年提出，漢語意思是企業(yè)資源計劃，是制造業(yè)系統(tǒng)和資源計劃軟件，涵蓋了采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等各個環(huán)節(jié)，將產(chǎn)品數(shù)據(jù)、報表與各部門緊密聯(lián)系到一起。網(wǎng)絡(luò)發(fā)展起來以后，ERP軟件極大地改善了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)各項管理能力，核心是管理會計，可以跨地區(qū)、跨部門整合實時信息。

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)中重要的組成部分，改革開放以來，中小企業(yè)快速發(fā)展，達(dá)到了7000多萬家，但是中小企業(yè)的發(fā)展面臨著融資難、社會服務(wù)體系不健全、企業(yè)管理水平低、市場競爭能力弱等問題。很多企業(yè)為了加強(qiáng)管理水平，提高自身競爭力，逐步開始引入各種軟件，包括ERP這種大型的系統(tǒng)的管理軟件，希望解決采購、生產(chǎn)、銷售等一些瓶頸問題。文章就軟件的選擇、使用淺談個人看法。

2 如何選擇合適的ERP軟件

ERP作為整個企業(yè)的管理中心，正確的選擇軟件具有重要意義。

首先，在功能上選擇，不同行業(yè)、不同企業(yè)表面上大體相同，在實際運行中，工作流程、人員配備、生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、銷售方式上大相徑庭。ERP特性上是以復(fù)雜制造業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的，中小企業(yè)采購A，賣A，這屬于商貿(mào)型，完全可以使用簡單的進(jìn)銷存型軟件，如果使用ERP，其中最關(guān)鍵的生產(chǎn)加工功能無法使用，造成資金和功能的嚴(yán)重浪費。是不是生產(chǎn)加工業(yè)就適用呢？以中小型肉禽屠宰業(yè)為例，家禽進(jìn)去之前有重量，進(jìn)入生產(chǎn)線的都會被加工完成，短時間內(nèi)被分割包裝好，每個包裝里是專門的部分，稱重后入庫即可，每次完成加工各稱重部分?jǐn)?shù)據(jù)匯總到財務(wù)即可。企業(yè)有可能接到單品訂單，但是不太可能為了單品而做其他部分的庫存，同時因為過程簡單，也不需ERP進(jìn)行運算加工等功能。

其次，中小企業(yè)為了節(jié)省資金，選擇財務(wù)或者進(jìn)銷存功能軟件，使用時大量依靠手工輸入數(shù)據(jù)，各環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)經(jīng)常出錯，各部門人員重復(fù)做無用功，所以在需要上ERP時不能貪圖便宜。

最后，在人員配備上。ERP最終要由人員來操作，所有人員配合及準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)，才有可能讓整個信息系統(tǒng)運轉(zhuǎn)起來。原則上每一流程步驟都要有專人操作，目的是保證數(shù)據(jù)即時準(zhǔn)確及監(jiān)控需要。如內(nèi)勤人員錄入訂單，生產(chǎn)部按生產(chǎn)計劃生成生產(chǎn)加工單，再由車間持加工單到庫房領(lǐng)料，庫房付料后完成領(lǐng)料單操作，車間生產(chǎn)完成后，產(chǎn)品再回到庫房，庫房再完成入庫，銷售部門根據(jù)發(fā)貨需求做銷售開單。這是一個完整的操作過程，但是中小企業(yè)可能缺少相應(yīng)部門和操作人員，尤其是財務(wù)、庫房等專業(yè)人員，臨時讓其他人員代替，數(shù)據(jù)出錯以后整個系統(tǒng)癱瘓，所以在必備及關(guān)鍵崗位上必須按需求配備人員。在流程可以變更的情況下，盡可能簡化流程，簡化操作，達(dá)到人員工作量減少，系統(tǒng)運行流暢，以軟件融入企業(yè)為最終目標(biāo)。如從訂單開始到加工單、領(lǐng)料單由內(nèi)勤人員完成，車間直接按加工單生產(chǎn)，庫房驗收成品，再由內(nèi)勤人員銷售，在步驟和操作上最大程度考慮人員配備和操作水平，達(dá)到不增加人員，系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。

3 適合使用ERP的企業(yè)

表面上ERP高大上，曾經(jīng)有“上ERP是找死，不上ERP是等死”的說法，這里面既有ERP設(shè)計使用難度上的問題，也有軟件選擇的問題。

（1）制造業(yè)適合使用，具體來說，由兩種以上原材料加工成另外一種商品的，A+B=C，三種商品名稱不同，這既是ERP系統(tǒng)設(shè)置貨品名稱的要求，同時也體現(xiàn)ERP高級加工用途。

（2）多、散、雜訂單類企業(yè)，客戶不斷有訂單，訂單內(nèi)容也不盡相同，客戶數(shù)量大，這樣的情況下訂單隨時更新，意味著原料隨時變化，單純靠人工及簡單軟件無法準(zhǔn)確統(tǒng)計需要的原料數(shù)量，這樣無法安排生產(chǎn)，這類小型企業(yè)可以使用ERP進(jìn)行管理資源計劃。產(chǎn)品型號穩(wěn)定數(shù)量不多的小企業(yè)則不需要ERP來管理，如密度板和刨花板企業(yè)，一旦確定厚度規(guī)格和密度后，要有一定的生產(chǎn)周期，短期更改會造成產(chǎn)量低、操作復(fù)雜、質(zhì)量極不穩(wěn)定、生產(chǎn)費用極大增加等問題，這類企業(yè)不需要使用ERP。

有的企業(yè)有訂單，但是一批訂單可能要生產(chǎn)一周或者更長時間，那么原料需求非常容易確定，無須MRP運算及生產(chǎn)計劃、加工單等步驟，使用以后反而變得繁瑣。

有的企業(yè)規(guī)模很小，即使訂單小、雜，人工使用表格也可確定，企業(yè)完全可以將資金使用在完善設(shè)備、增加銷路等方面，待業(yè)務(wù)量達(dá)到表格無法完成時再上ERP。

4 ERP實踐中可能發(fā)生的問題

4.1 照搬說明書

有的企業(yè)在ERP實施過程中為保證成功，完全按照說明操作，人員設(shè)置全面，造成工作量很少，人浮于事，被軟件牽著鼻子走，最后從心理上開始抵觸，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為軟件有問題，不適合企業(yè)，白白浪費巨大的人力、物力、財力，員工認(rèn)為軟件過于復(fù)雜，還不如手工方便實用。是軟件融入企業(yè)，還是企業(yè)硬裝進(jìn)軟件，是實施成功與否的關(guān)鍵。

ERP軟件畢竟是個電腦程序，設(shè)定的程序有一定的固定化，不能隨心所欲的修改或是反程序操作。所以在操作流程上應(yīng)該以適合企業(yè)為主，先后順序、崗位安排、監(jiān)督控制，都應(yīng)充分考慮各方面因素。如采購入庫，中小企業(yè)很多沒有采購部，那么怎么進(jìn)行入庫操作，如何保證監(jiān)督就很重要。采購涉及價格和數(shù)量，價格為敏感數(shù)據(jù)，那么直接由業(yè)務(wù)來操作顯然不合適，庫房的人員負(fù)責(zé)好數(shù)量和質(zhì)量，這樣的情況下，可由庫房驗收后報給財務(wù)，由財務(wù)人員直接錄入，同時財務(wù)又不直接同業(yè)務(wù)聯(lián)系，利于監(jiān)督庫存。

4.2 人員能力和水平不夠

ERP作為整個企業(yè)的核心管理系統(tǒng)，牽一發(fā)而動全身，比如一個簡單的采購，入庫數(shù)量錯誤，直接影響生產(chǎn)計劃，領(lǐng)料時實物不夠，進(jìn)而影響生產(chǎn)、銷售，財務(wù)端直接造成應(yīng)付賬款錯誤。

4.3 培訓(xùn)方法問題

很多軟件公司報價很低，安裝軟件后一般有幾天上門培訓(xùn)，然后由企業(yè)自行完成數(shù)據(jù)錄入，就開始自行操作。如果是單純的財務(wù)軟件或者進(jìn)銷存軟件，在簡單的操作培訓(xùn)及有部分具備一定能力的操作人員，基本上可以完成軟件的使用。但是作為ERP軟件，只是簡單將相關(guān)人員召集到一起，講講PPT，就開始實際操作，那么就如平時做數(shù)學(xué)題，一看都會，一做題不知該如何下手。ERP里有一個環(huán)節(jié)卡住了，整個系統(tǒng)就無法進(jìn)行下去。

培訓(xùn)的最佳方法是建立模擬賬套，按企業(yè)需求一模一樣的賬套，然后各個崗位人員將現(xiàn)有工作在ERP系統(tǒng)中操作，每個人員單獨培訓(xùn)。具體操作時，以現(xiàn)有人員現(xiàn)有工作直接在模擬賬套上操作，所有需要在ERP上操作的人員都會以后，軟件正式啟用就會順利，避免眼熟手生。這樣培訓(xùn)在費用上可能大一些，但是既不影響現(xiàn)有人員工作，又能保證ERP啟用不宕機(jī)。在ERP正式使用以后，有的ERP用戶憑借自己對系統(tǒng)的初步了解，遇到問題隨機(jī)應(yīng)變，表面上看及時處理了工作的實際問題，但由于不規(guī)范，最后導(dǎo)致后續(xù)各種問題的出現(xiàn)。如倉庫操作過程中，一些參數(shù)選擇不慎問題，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。因此企業(yè)要設(shè)置專門人員，不定期要到現(xiàn)場去，要隨時隨地培訓(xùn)員工，不斷完善操作，讓員工依照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行操作。這樣就能保持員工對系統(tǒng)的熟習(xí)程度。

4.4 ERP軟件使用中人員問題

中小企業(yè)在發(fā)展中不斷根據(jù)自身環(huán)境、條件，摸索出各種有效的管理辦法，有的崗位人員工作能力很強(qiáng)，但是脾氣大，有的能組織，但是不喜歡繁瑣或者新的事物。實施ERP，必要的崗位設(shè)置好后，對于不適應(yīng)的人員應(yīng)首先合理調(diào)整流程，在流程無法調(diào)整時再調(diào)整人員，原則上做換崗調(diào)整，最少量的因ERP調(diào)整人員，保持人員的穩(wěn)定性。

4.5 特殊需求

企業(yè)在使用ERP過程中會根據(jù)需要提出一些特殊要求，這些需求是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中積累的經(jīng)驗，應(yīng)充分給予重視和滿足。如A商品是B商品和C商品加工而成，在企業(yè)銷售時，A商品價格=B商品售價+C商品售價+加工費，企業(yè)要求在銷售開單時輸入B商品售價、C商品售價、加工費，自動合成A商品單價，這樣的好處是便于開單人員操作，同時方便財務(wù)進(jìn)行審核，一目了然。ERP里單價是直接輸入或者訂單里事先設(shè)定的，這種情況下就需要做二次開發(fā)，在銷售開單里單獨輸入B和C及加工費后，系統(tǒng)自動生成A單價。二次開發(fā)工具一般ERP自帶，但是因為二次開發(fā)是一個系統(tǒng)的工具，最好找專業(yè)人員做，并多次重復(fù)測試，一旦出現(xiàn)bug后果不堪設(shè)想。

ERP的本身就是一個變革，由于各種原因，要想在企業(yè)直接進(jìn)行變革，那幾乎是不可能的。實際的操作，可以順勢而為。經(jīng)常分析領(lǐng)導(dǎo)的管理思路，符合優(yōu)化方向的，就可以大力配合，搞好ERP權(quán)限處理，理順相關(guān)ERP管理流程，完善對應(yīng)報表體系。企業(yè)的變革晚搞比不搞好，除了堅持之外，就是要有耐心等待機(jī)會。

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