摘 要：高校教學(xué)秘書作為二級學(xué)院的教學(xué)與教務(wù)管理崗位，是連接學(xué)校教務(wù)部門與二級學(xué)院的橋梁。目前，各個高校正在堅持不懈的推進教學(xué)改革，而教學(xué)秘書正是教學(xué)改革最基礎(chǔ)的執(zhí)行者，在教學(xué)改革中發(fā)揮的作用不容忽視，其承擔(dān)的工作越來越多，工作中存在的問題也隨之爆發(fā)出來，為了提高工作效率，不斷完善教學(xué)秘書的工作，并使得教學(xué)秘書的工作有規(guī)律可循，解決這些問題就顯得尤為重要。文章在淺析教學(xué)秘書工作中存在的問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際，提出解決方案，為規(guī)范教學(xué)秘書的工作提供一定的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;教學(xué)管理工作;問題;解決方案

教學(xué)秘書在學(xué)校和二級學(xué)院教學(xué)管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，在日常工作中，由于教務(wù)系統(tǒng)的欠缺，溝通不暢，培訓(xùn)缺失，職責(zé)界定不明確，激勵機制不完善，長期被忽視等等問題，導(dǎo)致了教學(xué)秘書工作積極性低，成就感低，工作倦怠和崗位流動性大等很多問題，這些問題嚴重影響了教學(xué)管理工作的順利進行。

第一，教務(wù)系統(tǒng)的欠缺：教務(wù)系統(tǒng)作為教學(xué)秘書工作的重要工具，其完善程度，操作的方便程度，契合實際工作需要的程度等等就顯得尤為重要。甚至可以說，教學(xué)秘書工作的效率很大程度上依賴于教務(wù)系統(tǒng)的完善程度。目前，很多教務(wù)系統(tǒng)在教務(wù)人員端口的排課、考務(wù)安排，畢業(yè)生學(xué)分清查、學(xué)生學(xué)籍信息查詢，學(xué)生端口的成績查詢，課表查詢等功能越來越完善，也在不斷的改進當中，但是，還是存在很多的問題，很多功能看似完善，但是缺乏可操作性;有些功能是固定的，缺乏針對性，無法針對具體學(xué)校的特殊需求進行設(shè)置等等，這些不完善使得原本可以由系統(tǒng)操作完成的工作需要教學(xué)秘書的人工統(tǒng)計完成，直接導(dǎo)致了教學(xué)秘書工作效率的低下，也大大增加了教學(xué)秘書的工作量。

第二，各個部門，各個角色之間存在溝通不暢的問題：學(xué)校教務(wù)部門與教學(xué)秘書之間，學(xué)生與教學(xué)秘書之間，教師與學(xué)校教務(wù)部門之間的溝通問題，也給教學(xué)秘書的工作帶來了很多的困難。由于學(xué)生與二級學(xué)院教學(xué)秘書一般不直接接觸，學(xué)生的問題大多都是通過輔導(dǎo)員反應(yīng)給教學(xué)秘書，教學(xué)秘書再根據(jù)輔導(dǎo)員的反應(yīng)處理問題，那么在這個過程中就會出現(xiàn)信息失真，信息不對稱的問題，直接影響最后問題處理的效果;相同的，二各級學(xué)院教師與學(xué)校教務(wù)部門之間也不直接接觸，教師的多數(shù)問題是通過教學(xué)秘書向?qū)W校教務(wù)部門反映的，這樣，也存在信息在傳遞過程中的誤差。

第三，崗前培訓(xùn)和相應(yīng)技能培訓(xùn)的缺失：為了降低辦學(xué)成本，很多學(xué)校會省去教學(xué)秘書的崗前培訓(xùn)這一環(huán)節(jié)。但是，眾所周知，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁瑣且具有一定的專業(yè)性，涉及到排課、重修安排、學(xué)分清查、畢業(yè)設(shè)計的安排等等多項專業(yè)性較強且重要的工作，而且很多教學(xué)秘書所學(xué)的專業(yè)知識與崗位并不匹配，如果不進行專門的崗前培訓(xùn)，直接進入崗位工作，會讓新人在剛上崗時無從下手，問題百出?？梢哉f，崗前培訓(xùn)和相應(yīng)技能培訓(xùn)的缺失是導(dǎo)致教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力偏低的重要原因。而且，很多學(xué)校在上一任教學(xué)秘書辭職與新教學(xué)秘書到崗前這段時間，會選擇找一個從事其它不相干工作的人員來臨時頂崗的做法，但是這種做法會增加工作交接過程中的問題，使得工作得不到一個很好的銜接。

第四，教學(xué)秘書崗位職責(zé)界定不明確：在很多高校的二級學(xué)院，并沒有設(shè)立行政秘書一職，學(xué)院教學(xué)秘書除了要承擔(dān)教學(xué)管理的相應(yīng)職責(zé)外，還要處理學(xué)院人事、財務(wù)、工會甚至黨務(wù)等等的相應(yīng)事宜，如果二級學(xué)院的規(guī)模較小，教學(xué)秘書可以作為綜合秘書，處理學(xué)院各種性質(zhì)的事務(wù)，且不會影響工作的進程和效率;但是，很多二級學(xué)院的規(guī)模相對較大，學(xué)生數(shù)目和教師數(shù)目較多，那么，學(xué)院所有性質(zhì)的事宜都由教學(xué)秘書一人承擔(dān)，或者設(shè)立了行政秘書等相關(guān)的崗位，但是各個崗位的職責(zé)劃分不清晰，很多情況下，教學(xué)秘書還需承擔(dān)本職以外的工作，這就影響了教學(xué)秘書完成本職工作的及時性和質(zhì)量。同時，相關(guān)規(guī)章制度不健全的高校不在少數(shù)，很多高校即便有相應(yīng)的規(guī)定，但是在執(zhí)行的過程中，依然會出現(xiàn)背離規(guī)章制度，不切實際地一味給教學(xué)秘書增加不相關(guān)的臨時工作的現(xiàn)象。

第五，對教學(xué)秘書的激勵機制不完善：普遍來講，各個高校的教學(xué)秘書都有研究生的學(xué)歷，大多數(shù)教學(xué)秘書都希望能夠有更高層次的發(fā)展，能有更為多元化的選擇，而不僅僅止于教學(xué)秘書的工作。但是很多高校忽視了教學(xué)秘書真正的需求，對教學(xué)秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃不夠重視，很多高校對教學(xué)秘書缺乏評價機制，激勵機制也不夠完善，無法激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性和主動性，容易滋生工作倦怠的習(xí)性。對教學(xué)秘書的激勵機制不完善也是導(dǎo)致教學(xué)秘書流動性大的主要原因，人員流動性大又進一步影響了工作銜接的流暢性。

各個高等院校應(yīng)該引起重視，在分析出問題的基礎(chǔ)上，有針對性地采取措施，提高教學(xué)秘書工作的熱情，提高工作效率，保證教學(xué)秘書工作的質(zhì)量，以保證學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。針對以上問題，結(jié)合自身實際的工作經(jīng)驗，文章制定出相應(yīng)的解決方案，希望對教學(xué)秘書工作中問題的改進有所幫助：

第一，與教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)商緊密聯(lián)系，在實踐工作中不斷完善教務(wù)系統(tǒng)，以便使教務(wù)系統(tǒng)更加契合學(xué)校的實際使用。在購買了相關(guān)的教務(wù)系統(tǒng)以后，不能就此終止與系統(tǒng)開發(fā)公司的聯(lián)系，在使用過程中，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的不足之處，應(yīng)立刻與系統(tǒng)開發(fā)公司聯(lián)系，及時彌補系統(tǒng)的不足;同時，在系統(tǒng)初始功能的基礎(chǔ)上，在工作當中如果有新的功能需要開發(fā)，但是系統(tǒng)尚未具備該項功能時，應(yīng)與系統(tǒng)開發(fā)公司商議協(xié)調(diào)開發(fā)新的功能，使系統(tǒng)功能越來越完善，越來越貼近實際需求。這樣，可以使得很多原本需要人工完成的簡單而繁瑣的工作由系統(tǒng)來完成，在保證工作的效率和質(zhì)量的同時，減輕了教學(xué)秘書的工作壓力。

第二，針對溝通障礙的問題，可以減少溝通過程中的中間環(huán)節(jié)，讓反應(yīng)問題一方直接與解決問題一方聯(lián)系，以便減少溝通中存在的問題。學(xué)生普遍存在的教學(xué)教務(wù)問題，可以由輔導(dǎo)員統(tǒng)計，再向教學(xué)秘書反應(yīng)來統(tǒng)一解決，這樣可以批量來解決問題，降低工作的重復(fù)性，提高工作效率;但是個別學(xué)生的具體問題，應(yīng)該由學(xué)生自己向教學(xué)秘書反應(yīng)，不必再通過輔導(dǎo)員，因為如果只是學(xué)生個體存在的問題，學(xué)生可以根據(jù)自己的時間和問題的緊迫性，有選擇地跟教學(xué)秘書聯(lián)系來解決問題，這樣，就避免了由輔導(dǎo)員傳話的信息失真的問題，減少了中間環(huán)節(jié)，也提高的解決問題的效率。同樣的，二級學(xué)院教師遇到的普遍性的問題可由教學(xué)秘書統(tǒng)一向教務(wù)處反應(yīng)，個別教師的特殊問題則應(yīng)該由教師個人向教務(wù)處反應(yīng)，這樣，既可以保證教師的普遍問題得到批量處理，避免了教務(wù)處反復(fù)處理相同問題的情況，也可以使特殊問題得到及時解決。

第三，無論是公立院校，民辦院校還是獨立院校，對于教學(xué)秘書的崗前培訓(xùn)是必不可少的。即使沒有必要進行統(tǒng)一的崗前培訓(xùn)，那么在教學(xué)秘書上崗之前，也應(yīng)該有專人對其進行培訓(xùn)，包括教務(wù)系統(tǒng)的使用、排課的程序、學(xué)分的核查、實踐教學(xué)的安排、教學(xué)工作量的核算等等。如果遇到教學(xué)秘書臨時辭職的情況，來不及進行崗前培訓(xùn)，也必須有相關(guān)人員帶領(lǐng)新教學(xué)秘書一邊熟悉工作一邊進入工作狀態(tài)，以減少工作的失誤。

第四，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，使教學(xué)秘書的工作有章法可依。明確規(guī)定教學(xué)秘書的工作職責(zé)，工作內(nèi)容和相應(yīng)的獎勵與懲罰機制，明確劃分出教學(xué)管理工作與行政工作之間的界限，減少教學(xué)秘書工作沒有主次，不分輕重的現(xiàn)象。制定了規(guī)章制度之后，就一定要嚴格執(zhí)行，在出現(xiàn)臨時任務(wù)時也應(yīng)該綜合考慮各個崗位的工作量再進行任務(wù)分配，不可出現(xiàn)一味分配給教學(xué)秘書臨時工作的情況。

第五，增加對教學(xué)秘書的激勵方式。例如，相關(guān)專業(yè)的職稱評定、提供轉(zhuǎn)為專職教師崗的機會、升職、加薪、培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會等等;尤其是職稱的評定和轉(zhuǎn)為專職教師崗的機會對提高教學(xué)秘書的工作熱情有極為關(guān)鍵的作用。甚至可以讓教學(xué)秘書與其他相應(yīng)的崗位進行輪崗，增加工作的多樣性，調(diào)動教學(xué)秘書工作的積極性和成就感，減少人員流動，由此可以減少由于新舊人員銜接過程中的工作斷層。

總之，教學(xué)秘書的工作具有一定的專業(yè)性，工作量大且工作繁瑣，對保證學(xué)校教學(xué)管理工作的順利進行起到至關(guān)重要的作用。學(xué)校應(yīng)該對教學(xué)秘書的工作和其自身的發(fā)展給予足夠的重視，幫助教學(xué)秘書不斷改進工作，提高教學(xué)秘書的成就感和滿意度的同時，關(guān)注教學(xué)秘書職業(yè)生涯的發(fā)展，使教學(xué)秘書與學(xué)校共同進步，共同發(fā)展。

參考文獻

[1] 顏培玉.淺析高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改進策略[J].輕工科技，2019（35）.

作者簡介：李竹梅，女，云南大理人，2015年研究生畢業(yè)于延邊大學(xué)，昆明理工大學(xué)津橋?qū)W院，研究方向：企業(yè)管理。