梁慧敏

摘 要：辦公室檔案管理工作中涉及到很多方面的內(nèi)容，而且各項工作之間存在著密切的關聯(lián)性，加強檔案管理意義重大。信息化技術在當前辦公室檔案管理工作中起到了非常重要的作用，本文先對其影響進行分析，并在此基礎上就如何加強辦公室檔案管理，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化；影響；對策

在當前信息化時代背景下，辦公室檔案管理工作中應當加強新技術手段的引入和應用，正確審視新技術手段對辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響，并在此基礎上采取有效的應對措施和方法，以此來提高辦公室檔案管理工作效率。

1 信息化技術對辦公室檔案管理產(chǎn)生的影響分析

在當前形勢下，信息化技術水平不斷提升，對辦公室檔案管理工作也提出了更高的要求，一方面促進了檔案管理效率提升，另一方面也對檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。比如，電子文件很容易被篡改，而且難以對其修改痕跡進行追蹤。目前辦公室檔案管理工作基本上都采用了電子文件模式，電子文件在實際應用過程中很容易被篡改或者偽造，導致檔案文件的風險隱患較大。[1]較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件很可能會被認為的修改，即便在當前現(xiàn)有的技術條件下可以防止篡改文件，但是文件也可能會被修改，該種風險隱患時刻存在。值得一提的是，電子文件被人為修改以后，很難被發(fā)現(xiàn)。雖然現(xiàn)階段檔案管理過程中采用了一些先進的文字修改識別手段，但是依然無法做到精準追蹤，以致于電子文件被修改后難以追蹤其痕跡，檔案文件的安全管理工作難見成效。從目前國內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀來看，辦公技術手段更新速度非常的快，難免會受到信息化等新技術的影響。在當前辦公技術應用條件下，主要依托于先進的計算機系統(tǒng)以及計算機網(wǎng)絡平臺，而計算機軟件更新?lián)Q代非常的快，這要求必須引入先進的信息化手段，不能一味地堵漏，而是應當利用現(xiàn)代手段不斷改變思路，采用新技術手段適應新形勢發(fā)展要求。

從實踐來看，信息化技術應用條件下的辦公室檔案管理工作受到的影響較大，尤其是硬件設施更新?lián)Q代比較快。在電子文件存儲過程中，電子文件以及檔案資料等均存儲于優(yōu)盤或者電腦磁盤之中。[2]然而，其壽命是非常有限的，磁盤壽命一般在四年左右，計算機定期檢修必不可少，需要時常更換磁盤，如果備份不全面，則可能會導致數(shù)據(jù)丟失。對于計算機軟件而言，其更新速度更快，在利用電子軟件進行辦公室檔案管理工作中，軟件不可能一成不變，實踐中應當隨著需要不斷變化，根據(jù)檔案管理工作需要進行系統(tǒng)升級。軟硬件更新條件下，檔案損壞以及數(shù)據(jù)丟失等成為現(xiàn)階段辦公室檔案管理中的常見問題和棘手難題，檔案管理人員應當加強思想重視，及時引入先進的管理技術手段。同時，電子文件的原件界定難度較大，電子文件制作及其傳播過程中以無實物化為主，電子文件以及紙質(zhì)文件之間相比，難以有效對文件原件進行界定。對于紙質(zhì)文件而言，其可以通過復印文件的程度進行辨別原件與否，而電子文件則因其可在計算機上直接進行顯示，并利用移動設備進行拷貝，不考慮主體情況；不分場地和時間，均可進行拷貝，同時獲得文件與原件沒有差異。事實上，檔案材料的原件難以準確界定的客觀情況，迫切要求檔案管理人員引入先進的新技術手段予以防范其風險。

2 加強辦公室檔案管理的有效措施

基于以上對現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的主要問題以及新技術產(chǎn)生的影響分析，筆者認為要想提高辦公室檔案管理工作水平，有效防范現(xiàn)階段常見的問題，應當從以下幾個方面著手。

2.1 思想層面上應當重視起來

信息化技術手段在現(xiàn)代辦公室檔案管理工作中產(chǎn)生的影響是非常顯著的，實踐中應當從思想層面上意識到加強信息安全管理的重要性。對于辦公室檔案管理人員而言，應當樹立檔案資料安全管理意識，提高思想重視度。特別是在當前信息數(shù)字化背景下，辦公室檔案管理工作中應當針對實踐中存在的信息泄漏等不良問題，指定完備的信息安全措施，并以此來保證檔案信息和文件的安全可靠性。同時，應當正確評估以及綜合分析數(shù)字化檔案管理工作的安全可靠性，全面了解檔案信息資料的需求，強化組織管理，對其進行科學規(guī)劃，不斷提高檔案資料安全管理水平。實踐中還應當將現(xiàn)代信息化管理理念有效融入到實踐之中，檔案管理部門應當樹立信息安全管理意識，提高科學預測以及安全管理實效性，針對現(xiàn)存的問題進行快速反映，從而確保檔案資料安全管理。

2.2 加強電子檔案材料的歸檔與保存

針對當前國內(nèi)電子文件特性，在信息化技術應用條件下加強檔案管理，對辦公室檔案材料進行分類歸檔以及安全保存。在此過程中，檔案管理者應當做好檔案資料的記錄以及查證工作，堅決避免檔案材料管理中出現(xiàn)被惡意篡改或者丟失等現(xiàn)象，確保檔案資料的完整性。檔案管理者應當對原件進行合理區(qū)別，對原始文檔信息資料進行妥善保管，對文件材料通過技術手段進行處理，以此來確保文件的安全可靠性。比如，將歸檔文件資料的屬性設置為“只讀”模式，文件材料只可被讀取無法輕易改寫；同時，檔案管理工作中應當確保檔案資料的安全可靠性，做好材料的保存管理工作。[3]在此過程中應當注意計算機機房的溫濕度控制，保證計算機軟件硬件設施不受損壞，確保硬件設施能夠正常運行。值得一提的是，實踐中檔案管理人員應當不斷加強檔案材料的讀取和傳播授權管控，確保文件傳播以及接觸過程中有跡可循，文件資料不被隨意篡改。信息化時代背景下，新技術對辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響是深遠的，在應當和適應新形勢時應當采用多種手段，既要采用電子文件模式，又要引入紙質(zhì)文件模式，采用雙套管理機制，防范于未然。在現(xiàn)階段機關單位等辦公室檔案管理實踐中，雖然紙質(zhì)文件可以轉(zhuǎn)化成電子文件保存，而且可以有效減輕工作量，但是一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題或者被黑客攻擊，則檔案資料就會成為刀板上的魚肉，很可能被纂改了管理人員仍不知不覺。從本質(zhì)上來講，雖然電子文件有其自身的應用優(yōu)勢，但是依然無法有效替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。為此，我們應當從大難材料的歸檔與保存等方面著手，建立健全管理機制，采用先進的管理技術手段來全面提升電子化檔案管理水平。針對該種現(xiàn)狀和問題，筆者認為在檔案管理實踐中應當同時采用先進的電子文件以及紙質(zhì)文件，即雙套齊下，確保電子文件資料與紙質(zhì)文件材料中的信息一一對應。同時，采用該種方式，可以對電子檔案是否被篡改等問題進行比對核查，對于被修改的部分可以對照紙質(zhì)檔案材料恢復其原狀。

2.3 建立監(jiān)管機制，加大投入力度

完善和健全的制度化管理制度是現(xiàn)階段企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的保障，實踐中應當建立切實可行的監(jiān)管制度，通過制度的落實和執(zhí)行，來確保辦公室檔案管理工作實效性。在辦公室檔案管理過程中，應當加強管理制度以及機制體系的建設，全面促進我國檔案管理工作成果的實現(xiàn)。既要正確認識信息化技術對辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響，又要積極利用其有效部分，促進我們辦公室檔案管理工作。為此，實踐中應當不斷加大投入力度，不斷健全和完善信息化管理機制。

3 結束語

總而言之，辦公室檔案管理工作受信息化技術的影響較大，實踐中應當加強思想重視和技術創(chuàng)新，不斷健全和完善各種基礎設施，從而為我國辦公室檔案管理工作的全面開展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]楊建春.如何提高電力職業(yè)學校辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務，2017（9）：81-83.

[2]喻之瓊.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務，2017（13）：5.

[3]陳騫.新時期辦公室檔案管理規(guī)范化[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——公共政策的創(chuàng)新與分析學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院，2016：1.