劉慰

【摘要】步入新時(shí)代以來(lái)，我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，對(duì)于我國(guó)居民的生活質(zhì)量產(chǎn)生了關(guān)鍵性的影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用，都實(shí)現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)的發(fā)展變革，提高工作效率。在學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，能夠生成電子檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的現(xiàn)代化管理，還能夠減輕相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。因此本文就學(xué)校檔案管理工作中的電子檔案應(yīng)用展開(kāi)了研究，主要描述了電子檔案應(yīng)用的必要性以及提高電子檔案應(yīng)用水平的措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校;檔案管理工作;電子檔案應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)的行業(yè)發(fā)展與變革，在不同領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，都促進(jìn)了行業(yè)發(fā)展水平的提升。在學(xué)校的檔案管理工作當(dāng)中，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，通過(guò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠生成電子檔案，通過(guò)電子檔案的應(yīng)用，大幅度提升了學(xué)校檔案管理工作的效率，因此針對(duì)電子檔案的應(yīng)用效果展開(kāi)研究十分有必要。

一、在學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案的必要性

（一）時(shí)代發(fā)展的要求

步入新時(shí)代以來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)獲得了飛速的發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)就是基于我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)背景而發(fā)展的一種高新技術(shù)。在教育行業(yè)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，除了在日常的教學(xué)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)多媒體教學(xué)、自動(dòng)化辦公等工作，還能夠在學(xué)校的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。電子檔案能夠降低檔案管理的工作量，提高工作效率，在社會(huì)發(fā)展飛速的當(dāng)下，效率成為了很多工作追求的重要元素之一，通過(guò)電子檔案的應(yīng)用能夠高效完成工作，因此可以說(shuō)電子檔案的應(yīng)用也是時(shí)代發(fā)展的要求。

（二）是學(xué)校實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求

對(duì)于一個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，發(fā)展決策是學(xué)校未來(lái)發(fā)展方向的重要參考，是否能夠正確決策關(guān)乎到學(xué)校未來(lái)的發(fā)展歷程，但是在制定決策的過(guò)程中必須要有充足的數(shù)據(jù)支持。如果在學(xué)校面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)的過(guò)程中能夠具有充足的數(shù)據(jù)支持，將會(huì)直接提升學(xué)校發(fā)展政策制定的準(zhǔn)確性，那么就能夠促進(jìn)學(xué)校在未來(lái)一段時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。而學(xué)校的檔案信息則是學(xué)校決策信息支持的重要來(lái)源，實(shí)現(xiàn)檔案的管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的充分整合，幫助學(xué)校做出正確的發(fā)展決策方向。

（三）提高檔案管理效率的要求

學(xué)校在進(jìn)行提倡的教學(xué)、科研以及管理工作的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文字資料、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等材料，而這些材料對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步會(huì)產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響，因此具有高度的保存價(jià)值和使用價(jià)值。但是傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中具有一定的封閉性，這些檔案的參考性以及重要的資料都沒(méi)有辦法被有效發(fā)掘，但是通過(guò)電子信息檔案，這些電子資料的歸檔和查閱變得更加簡(jiǎn)答，重要的數(shù)據(jù)很容易就可以被提取出來(lái)，充分發(fā)揮了檔案的重要作用，促進(jìn)了學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、提高學(xué)校電子檔案管理水平的建議

（一）樹(shù)立起正確的電子檔案管理理念

對(duì)于當(dāng)前我國(guó)大部分學(xué)校來(lái)說(shuō)，提高電子檔案管理水平的重要措施就是樹(shù)立起正確的電子大方案管理理念，管理層要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的便捷性以及重要性，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理工作的重視，同時(shí)積極宣傳電子檔案管理的重要性，并通過(guò)會(huì)議、講座等形式讓學(xué)校全體教職工都能夠認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性。在進(jìn)行電子檔案管理工作的過(guò)程中，要注意嚴(yán)抓電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究符合學(xué)校運(yùn)行實(shí)際情況的電子檔案管理模式。此外，學(xué)校還需要通過(guò)督促、激勵(lì)等形式來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，保障電子檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）完善電子檔案管理工作制度

電子檔案管理的過(guò)程中，建立健全電子檔案管理工作機(jī)制是十分重要的，為此，各地區(qū)和學(xué)校要在充分遵循國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒布的《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件的基礎(chǔ)上，結(jié)合地區(qū)與學(xué)校的發(fā)展實(shí)際，建立健全相關(guān)的電子檔案管理規(guī)章制度。為此，學(xué)校首先要做到權(quán)責(zé)明確，給予相關(guān)工作人員管理員的權(quán)限，并明確不同工作人員在電子檔案管理過(guò)程中的具體責(zé)任，一旦電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題，就可以直接對(duì)對(duì)應(yīng)的工作人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)，通過(guò)這種方式能夠有效防止電子檔案出現(xiàn)丟失、篡改等問(wèn)題。此外，學(xué)校在完善相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，還要對(duì)于新增的電子檔案類(lèi)型進(jìn)行明確的定位，并準(zhǔn)確歸類(lèi)，使學(xué)校工作當(dāng)中出現(xiàn)的黨政活動(dòng)、教學(xué)以及科研相關(guān)資料能夠準(zhǔn)確歸檔，提高電子檔案管理工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

（三）加大對(duì)于電子檔案管理監(jiān)督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)于電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督也是十分必要的。為此，學(xué)校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監(jiān)督工作人員信息錄入方面的及時(shí)性，同時(shí)檢查工作人員對(duì)于電子檔案的分類(lèi)和規(guī)章的情況，并將這些內(nèi)容同工作人員的績(jī)效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀(guān)上的工作積極性，同時(shí)保障學(xué)校電子檔案管理的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，充分發(fā)揮電子檔案的作用。除此之外，學(xué)校還要針對(duì)電子檔案管理工作制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于能夠及時(shí)準(zhǔn)確完成工作的工作人員，學(xué)校要給予肯定并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，樹(shù)立起榜樣，激發(fā)工作人員的積極性，同時(shí)對(duì)于工作拖拉，工作質(zhì)量不高的工作人員，學(xué)校要進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，杜絕工作態(tài)度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，學(xué)校檔案管理工作是關(guān)乎到學(xué)校發(fā)展的重要工作，因此學(xué)校要給予充分的重視并采取多種手段提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。電子檔案是基于現(xiàn)代信息技術(shù)而提出的全新檔案管理工作方法，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，因此學(xué)校要重視電子檔案管理的應(yīng)用，保障學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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