羅偉莉 陸紫生

摘 ?要 高校貴重儀器既要服務(wù)于科研，也要立足于服務(wù)社會。貴重儀器的檔案基礎(chǔ)資料，使用運行和維護(hù)過程中的信息建設(shè)，為貴重儀器的高效運行、開放共享、社會服務(wù)提供詳細(xì)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高使用效率和產(chǎn)生社會效益。從貴重儀器檔案管理、使用和維護(hù)信息化管理入手進(jìn)行探索，通過授權(quán)管理來實現(xiàn)信息化，做到貴重儀器在全生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù)支持。

關(guān)鍵詞 貴重儀器;信息化管理系統(tǒng);授權(quán)管理;實驗室

中圖分類號：G482 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2019）02-0014-03

1 前言

高校貴重儀器設(shè)備管理工作是一項涉及申購、論證、采購、合同簽訂、驗收入庫、使用、維護(hù)、報廢等多個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)性工程[1]。在貴重儀器全過程管理中，有從設(shè)備購買到實驗室開放以及服務(wù)地方企事業(yè)單位等各方面入手，有效地提高大型貴重儀器設(shè)備的利用率[2-3];有精密儀器設(shè)備在服務(wù)于科研和培養(yǎng)人才方面的運行管理實踐[4-7];有在貴重儀器開放式共享中進(jìn)行主動、有序管理[8-12]。在貴重儀器開放管理后，同時需要在經(jīng)濟(jì)效益方面進(jìn)行合理的管理和激勵[13-17]。

然而在貴重儀器資料檔案管理方面，由于缺乏貴重儀器資料收集保管意識，沒有明確儀器設(shè)備的建檔要求，往往出現(xiàn)采購前缺論證資料，采購后少合同、驗收資料等信息的問題[18]。使用過程中儀器設(shè)備的測試內(nèi)容、使用機(jī)時數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)、測試樣品數(shù)、服務(wù)收入等經(jīng)常出現(xiàn)漏登記和維護(hù)信息不全等現(xiàn)象。這對貴重儀器無論是運行管理還是開放管理，都提出挑戰(zhàn)。怎么用好、管理好貴重儀器，如何產(chǎn)生科研效益和社會經(jīng)濟(jì)效益，充分發(fā)揮儀器功能，提高學(xué)生動手能力？本文從貴重儀器檔案管理、使用和維護(hù)信息化管理入手進(jìn)行探索，實現(xiàn)貴重儀器檔案和使用維護(hù)資料的信息化或電子化，增強(qiáng)貴重儀器的科研效果和社會經(jīng)濟(jì)效益。

2 貴重儀器的檔案信息化

貴重儀器檔案不健全 ?貴重儀器從申購到報廢是一個生命周期很長的過程。在整個生命周期內(nèi)，一些貴重儀器的檔案資料出現(xiàn)檔案建立不完整，部分丟失甚至整個丟失的情況。而高校貴重儀器檔案管理涉及學(xué)校多個部門，資料分散不集中，既破壞了檔案的整體性和完整性，也不利于貴重儀器檔案資料的使用。貴重儀器檔案資料不完整，在使用過程中如出現(xiàn)故障，將不能提供完備的儀器檔案資料，可能導(dǎo)致無法準(zhǔn)確判斷故障發(fā)生的原因，儀器設(shè)備開機(jī)率偏低和使用壽命縮短。

貴重儀器檔案信息化方案 ?由專職教師對貴重儀器的資料進(jìn)行統(tǒng)一接收、保管、利用和歸納管理，按照貴重儀器生命周期的時間順序建立貴重儀器檔案目錄：可行性論證報告—技術(shù)協(xié)議—報價單—訂購合同—驗收報告—開箱記錄—履歷表—其他技術(shù)資料—培訓(xùn)名單—使用記錄—信息卡—其他。履歷表中可以包含技術(shù)規(guī)格、操作規(guī)程、保養(yǎng)和故障維修記錄?？蓞⒄毡?，根據(jù)檔案目錄從申購開始就收集貴重儀器檔案資料，使得貴重儀器檔案信息化管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。

在貴重儀器檔案信息中，大部分的檔案資料是一次形成或有限次數(shù)的形成，資料內(nèi)容不變，具有可復(fù)制性;然而培訓(xùn)名單、使用記錄和保養(yǎng)與故障維修記錄不同于其他檔案信息，具有實時性、不確定性和持續(xù)時間長、非一次或幾次形成等特點。由于其特殊性和復(fù)雜性，需要建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)貴重儀器自行記錄設(shè)備運行狀況、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實現(xiàn)設(shè)備檔案中的培訓(xùn)名單、使用記錄和保養(yǎng)與故障維修記錄管理，以提高大型儀器設(shè)備的使用效率。

3 貴重儀器信息化管理系統(tǒng)

貴重儀器信息化管理系統(tǒng)功能模塊 ?信息化管理系統(tǒng)功能邏輯見圖1。

1）實驗室管理人員授權(quán)管理模塊：支持實驗室管理人員添加用戶及用戶基礎(chǔ)信息，包括被授權(quán)使用的貴重儀器、電話、郵件、導(dǎo)師等;支持管理員新增儀器設(shè)備的添加和儀器信息錄入。

2）用戶注冊和登錄模塊：用戶注冊系統(tǒng)由用戶發(fā)出儀器設(shè)備使用申請，管理員認(rèn)證后授權(quán);用戶登錄系統(tǒng)則是用戶取得使用授權(quán)以后，對貴重儀器使用的基本信息進(jìn)行錄入，包括測試材料性質(zhì)、測試參數(shù)和社會服務(wù)收益等。

3）數(shù)據(jù)記錄模塊：記錄儀器的原始數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析。

4）數(shù)據(jù)匯總和導(dǎo)出模塊：支持多篩選條件數(shù)據(jù)查詢，管理員可以根據(jù)用戶名、儀器名稱、使用時間等篩選條件進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析，形成數(shù)據(jù)報表等。

貴重儀器的信息化管理

1）培訓(xùn)名單信息化。大型貴重儀器使用前均需要進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可上崗操作。由實驗室管理人員完成對用戶的培訓(xùn)。由于專職實驗人員少，需要培訓(xùn)的用戶多、儀器多，出現(xiàn)用戶沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗操作的現(xiàn)象，給儀器使用帶極大隱患，輕則數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不精確，重則儀器出現(xiàn)故障，造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在貴重儀器管理系統(tǒng)信息化過程中，對培訓(xùn)名單也進(jìn)行信息化。所有經(jīng)過培訓(xùn)的人員在信息化管理系統(tǒng)上申請使用，實驗室管理人員根據(jù)用戶的培訓(xùn)儀器情況進(jìn)行審核，保證誰經(jīng)過培訓(xùn)誰被授權(quán)使用;或者直接由實驗室管理人員添加培訓(xùn)名單，杜絕不會使用的學(xué)生誤操作的可能。這由信息化管理系統(tǒng)中的第一個模塊來實現(xiàn)。

2）貴重儀器運行信息化。鑒于實驗室中貴重儀器的使用者范圍寬，使用時間不確定，嚴(yán)格要求貴重儀器進(jìn)行使用登記記錄，采用貴重儀器信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。在授權(quán)使用前先進(jìn)行貴重儀器操作培訓(xùn)，獲得培訓(xùn)合格證后，由注冊界面進(jìn)行注冊登記。注冊界面包括的信息有用戶名、密碼、導(dǎo)師、郵箱、手機(jī)號碼等。這在信息化管理系統(tǒng)中的第二個模塊中體現(xiàn)。在第二個模塊中需要用戶輸入儀器設(shè)備使用的委托單位、用途、檢測項目、材料性質(zhì)、樣品來源、服務(wù)收入等信息。這些信息的收集主要包括兩個方面：一是檢測材料的特性;二是產(chǎn)生的科研和社會效益。檢測材料的特性參數(shù)為儀器的維護(hù)和保養(yǎng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為解決儀器設(shè)備故障提供參照。同時用真實的數(shù)據(jù)反映儀器設(shè)備為科研服務(wù)和社會經(jīng)濟(jì)效益帶來的成果。

大型儀器設(shè)備采用《大型精密貴重儀器設(shè)備使用記錄》登記本登記，故在大型儀器設(shè)備運行信息化過程中，結(jié)合《大型精密貴重儀器設(shè)備使用記錄》設(shè)計信息化需要的資料，將紙質(zhì)版的使用記錄登記變成電子化的信息登記，既能有效提高登記效率，后臺自動更新數(shù)據(jù)信息，記錄完整的實驗情況，又能全面記錄設(shè)備運行全過程狀態(tài)數(shù)據(jù)，對貴重儀器的使用情況分析和故障排除都提供了寶貴的、有意義的數(shù)據(jù)信息，有利于提高儀器的使用效率和增加儀器的服務(wù)使用時間，為實驗教學(xué)、科學(xué)研究、社會服務(wù)提供基礎(chǔ)保障。并且此數(shù)據(jù)為系統(tǒng)自動記錄，不存在人的主觀因素的影響，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也減少了由人工記錄統(tǒng)計帶來的漏記、偏差和不實。第三個模塊可以實現(xiàn)這個功能。

前面三個模塊都是信息和數(shù)據(jù)的收集過程，而數(shù)據(jù)匯總和導(dǎo)出模塊，通過信息化管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出，既可以對全數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也可以有針對性對儀器、用戶、社會效益各方面進(jìn)行局部分析。

4 結(jié)語

針對高校貴重儀器設(shè)備采用信息化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)全生命周期內(nèi)的檔案資料管理，特別是培訓(xùn)名單、使用運行和維護(hù)保養(yǎng)數(shù)據(jù)的信息化管理，有利于充分發(fā)揮儀器設(shè)備使用效益，提高設(shè)備利用率，更好地高校貴重儀器為實驗教學(xué)、科學(xué)研究、社會效益服務(wù)。

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