王冬至

[摘 要] 隨著社會的不斷發(fā)展與進步，高職院校作為人才培養(yǎng)的重點機構，對于畢業(yè)生的檔案管理也是非常重要的，畢業(yè)生檔案當中記錄了學生的政治思想、道德品質等等信息，對于大學生的就業(yè)來說有著很大的影響。因此，高職院校在畢業(yè)生檔案管理的方法上必須進行改革，然而，從目前的形式來看，實際管理過程還存在著一定的問題與不足，為了促進畢業(yè)生的發(fā)展，必須加強對于檔案的管理力度。文章就高職院校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，以供參考。

[關鍵詞] 高職院校 畢業(yè)生 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著我國高等院校事業(yè)的快速發(fā)展，大學生就業(yè)成為了迫在眉睫的問題，大學的錄取分數(shù)線也在漸漸上升，而也正是因為種種原因使得大學生檔案管理工作迎來了全新的環(huán)境，而管理工作也隨之迎來了自己的挑戰(zhàn)。在目前新形勢之下，高職院校畢業(yè)生檔案管理工作當中還面臨著一些不好的現(xiàn)狀，這些都是制約其發(fā)展的主要因素，如果再得不到解決，不僅會影響到高職院校在社會中的發(fā)展，也會對學生的就業(yè)發(fā)展造成阻礙。

一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

（一）重視度不高

在高職院校當中，在整個檔案管理工作進行的過程當中，有一個非常普遍的現(xiàn)象就是院校根本就不重視該工作。一般院校都將重心放在了對教學檔案的管理上，他們認為是教學是核心重點，從而忽視了畢業(yè)生的檔案管理工作。一些高職院校在檔案管理工作上因為缺乏了必要的業(yè)務監(jiān)督、指導以及評估手段，使得管理效率不理想。而有的高職院校在畢業(yè)生的檔案管理這一塊，還沒有引入專門的管理人員，很多管理人員都是從其他科學調過來的，院校認為對于畢業(yè)生的檔案管理就是對一堆資料實施管理，并沒有任何的難度可言，只要保證檔案的完整性和安全性就可以了[1]。

（二）管理工作技術落后

雖然如今高職院校已經(jīng)引入了科學技術，然而從整體上來看，大部分的科技都是使用在了教學這一塊，在畢業(yè)生檔案管理這一方面，并沒有應用現(xiàn)代化管理技術，依舊使用傳統(tǒng)的人工管理。久而久之，就造成了檔案丟失、磨損等現(xiàn)象，而有的院校還是使用的紙質化管理，就算是使用到了計算機管理，也只是用來操作最為簡單的畢業(yè)生檔案號輸入、資料輸入等，沒有實現(xiàn)完全的無紙化管理。

（三）“死檔”“斷檔”現(xiàn)象較為嚴重

如今高職院校畢業(yè)生的檔案一般都是由人才市場或者是畢業(yè)院校所代管的，等到畢業(yè)生找到工作之后就會將檔案移交到工作單位之中，但是，因為高職院校畢業(yè)生的檔案移交以及管理等工作還不夠完善，有的畢業(yè)生對于人事檔案的內容和功能都不清楚，而院校的相關部門也沒有對畢業(yè)生檔案保管的責任，就使得畢業(yè)生的檔案管理效率不佳，最終導致了檔案欠缺資料或丟失的現(xiàn)象，給畢業(yè)生未來的就業(yè)導向，入戶等帶來了不良的影響[2]。

二、高職院校畢業(yè)生檔案管理問題的原因分析

（一）缺乏對檔案管理的深刻認識

在目前很多高職院校當中，他們都還沒有意識到對于畢業(yè)生檔案管理工作的重要性，而在企業(yè)當中，他們在選擇聘用員工的時候一般都不會查看歷史描述，比較關注學生的實際工作能力。而越來越多的高職院校就覺得學生的個人檔案信息不會對其就業(yè)造成太大的影響，因而忽視了對于檔案的管理。有的學生為了自謀職業(yè)，會把檔案留在院校之中，讓院校代替保管，也沒有辦理任何的檔案轉出手續(xù)，等學生們找到工作之后，就會回到學校查詢檔案。但是，由于學校的意識不足，學生不一定會查詢到，這就會對就業(yè)造成負面影響。

（二）對檔案管理相關規(guī)定不了解

目前很多高職院校畢業(yè)生都不能了解檔案管理的有關規(guī)定，而有的用人企業(yè)也不會太去關注應屆畢業(yè)生的個人檔案，慢慢的檔案管理也就沒有了多大的地位，而有的畢業(yè)生不知道檔案到底是應該交給院校管理，還是保留在自己手上，他們認為檔案沒有任何的管理價值，于是，就漸漸忽視了檔案管理的重要性。對于檔案的管理是要承擔一定的管理費用的，很多畢業(yè)生認為反正在就業(yè)的時候企業(yè)也不重視檔案信息，沒必要花費費用去對其實施保管，于是就造成檔案丟失等情況的出現(xiàn)。

（三）檔案移交不規(guī)范

在對畢業(yè)生檔案移交上有兩種形式，一種是畢業(yè)生自己通過院校的機構部門投遞，而對于投遞部門的要求是，其必須是縣團級以上的黨政機關，或者是事業(yè)單位。但是，因為我國現(xiàn)在大部分企業(yè)都已經(jīng)更改成為了責任有限公司，在投遞檔案的時候就可能出現(xiàn)地址不詳而投遞失敗等現(xiàn)象，要么就是在投遞之后沒有成功被退換回來的情況。第二種形式就是高職院校將檔案直接移交到畢業(yè)生本人那里，大多采用郵寄的方式，而這樣的方法也存在很多不可測風險。往往簽收地址不正確，導致檔案沒有到達畢業(yè)生手上，在畢業(yè)檔案的管理上，最好是不讓本人經(jīng)手，更不能夠進行私自拆封，一旦出現(xiàn)了任何的問題都可能造成四檔或者是廢檔[3]。

三、高職院校畢業(yè)生檔案管理的實施對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念

在對高職院校畢業(yè)生檔案管理這一塊，院校必須要加強對于檔案的重視，將原本傳統(tǒng)且老化的思想進行更新，從而樹立起正確的檔案管理觀念，將傳統(tǒng)管理思想徹底更新?lián)Q代，所謂思想意識決定了行動。只有將觀念進行深化，才能夠帶動整個檔案管理行為。并且，高職院校也要將畢業(yè)生自己對于檔案的重視度提起來，往往很多時候，就是因為畢業(yè)生自己對于檔案不重視，才使得檔案丟失了。如果畢業(yè)生本身都不關注，那么勢必會對其將來就業(yè)趨勢造成影響。高職院?？梢蚤_展一些和檔案有關的知識講座，讓學生可以認識到檔案的重要性，以及檔案管理的意義何在，時刻關注檔案的去向，盡可能的避免“斷檔”或者“死檔”情況的出現(xiàn)。

（二）規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作體系

高職院校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候，可以從多個方面入手來建立完善的管理工作體系。比如，高職院?？梢越W生的檔案管理制度，將院校的管理職責進行詳細的說明，讓管理人員可以做到盡心盡職，發(fā)揮出自己的管理作用。每一項管理工作都要落實到要點，在將制度制作完成之后，院校必須制定出對應的監(jiān)督機制，對有關管理人員的行為進行約束和監(jiān)督，并且加強對于管理人員的專業(yè)化培訓。高職院?？梢赃x擇對在職員工進行培訓，也可以在招聘的時候就選擇專業(yè)對口的員工，要求其每一項管理工作都做到認真、細致，在機制上對其起到制約效果，從而來提升畢業(yè)生檔案管理的質量與效率[4]。

（三）加快畢業(yè)生檔案管理的信息化建設

在我國高職院校當中，對于畢業(yè)生檔案管理工作還沒有引入全方位的信息化技術，而引入信息化技術是促進其管理效率的有效途徑之一，而信息化的建設也是實現(xiàn)高職院校檔案管理無紙化的有效方法。高職院?？梢詫π畔⒒夹g進行借鑒，對國內或國外一些優(yōu)秀的管理方法進行借鑒，并結合進實際情況，引入畢業(yè)生檔案管理過程當中來。高職院?？梢允褂眠MVisual Ba-sic來構建一個檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)當中，不僅僅可以實現(xiàn)對檔案號的檢索，還可以實現(xiàn)對檔案的自動歸類、處理以及儲存，在減輕管理人員工作量的同時，還大大提升了管理的質量。

（四）加強對于檔案移交的監(jiān)管

必須要規(guī)范檔案移交過程及其規(guī)范，預防檔案在移交的時候丟失或損壞，針對畢業(yè)生檔案的去向，一是可以將其轉交給當?shù)氐娜耸戮?，二是可以將其存放在工作單位所屬地，進行人事檔案托管，這些方法都可以有效的對畢業(yè)生檔案進行保管[5]。

四、結語

在高職院校畢業(yè)生檔案管理上，針對重視度不高、管理工作技術落后、“死檔”“斷檔”現(xiàn)象較為嚴重等問題，必須先分析其原因，再制定出對應的解決措施，比如，樹立正確的檔案管理觀念、規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作體系、加快畢業(yè)生檔案管理的信息化建設等，從而有效提升檔案管理時效。

參考文獻：

[1]劉珊.淺談高職院校畢業(yè)生檔案管理轉遞及查詢工作[J].信息化建設，2016（3）：227- 228.

[2]劉萍.高職院校畢業(yè)生預備黨員檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2014（1）：37- 38.

[3]王輝.如何加強醫(yī)學類高職院校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理[J].蘭臺世界，2013（S6）：115- 116.

[4]王麗華.服務于大學畢業(yè)生就業(yè)—高職院校學生檔案管理實踐審視[J].佳木斯教育學院學報，2013（11）：196- 197.

[5]朱湘暉.以市場需求為導向的高職院校學生檔案管理探析[J].保險職業(yè)學院學報，2009，23（6）：89- 91.