譚云秀

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的作用日益顯著。人事檔案作為檔案管理的重要組成部分，應(yīng)該要秉承準(zhǔn)確性、及時(shí)性、系統(tǒng)性的原則。因此，全面提升人事檔案管理水平，是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。要提升單位管理者對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，就要全面完善相關(guān)管理機(jī)制，用新理念、新制度、新技術(shù)運(yùn)用到到檔案管理工作中，全面提升人事檔案的工作效率，更好地為廣大員工服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理工作

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）012-0153-01

人事檔案是人力資源管理工作的重要依據(jù)，人事檔案管理工作具有專業(yè)性強(qiáng)、工作量大、制度性強(qiáng)、涉及內(nèi)容廣、保密程度高等特點(diǎn)。因此，為了全面提高人事檔案管理工作的水平，就需要提升對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而全面從嚴(yán)管理。而人事檔案的提供利用工作，是以收藏的檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法提供檔案中真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的相關(guān)信息，為人事工作和其它工作服務(wù)。因此，只有呈現(xiàn)更加科學(xué)、全面、完整、細(xì)致的人事檔案，才能發(fā)揮人事檔案在單位管理中的重要作用，才能使人事檔案的社會(huì)價(jià)值得以體現(xiàn)。

一、人事檔案的重要性

在新時(shí)代的背景下，為了更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工、服務(wù)社會(huì)，對(duì)人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。

1.人事檔案的主要內(nèi)容

人事檔案是反映個(gè)人履歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、培訓(xùn)、政審、考核鑒定、工作業(yè)績(jī)、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄性材料。人事檔案管理是各單位綜合管理工作的基本組成部分，人事檔案能夠客觀反映和見(jiàn)證各單位員工的成長(zhǎng)歷程，為企業(yè)有針對(duì)性地管理員工提供了重要事實(shí)依據(jù)。因此，人事檔案管理的工作質(zhì)量及工作效率將直接影響到企業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展。

2.人事檔案的用途

人才引進(jìn)、政治審查、選拔錄用、聘用、考核、考察、任免、工作調(diào)動(dòng)、職級(jí)晉升、教育培訓(xùn)、職稱評(píng)聘、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資待遇、辦理戶口、辦理公證、辦理案件、離退休、社會(huì)保險(xiǎn)、編寫(xiě)生平、編史修志、撰寫(xiě)大事記、人物傳記、舉辦展覽、紀(jì)念活動(dòng)等。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的途徑及方法

1.制定符合實(shí)際情況的檔案管理制度

明確人事檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，全面規(guī)范檔案管理。建立健全完善的檔案管理制度、工作流程及其工作人員崗位職責(zé)，切實(shí)將規(guī)章制度及工作流程落到實(shí)處。在日常工作中嚴(yán)格貫徹實(shí)施，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案的查借閱與轉(zhuǎn)遞制度，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，做到規(guī)范化、制度化管理。健全的檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。

2.利用“互聯(lián)網(wǎng)+”及大數(shù)據(jù)，提高管理質(zhì)量和管理效率

檔案管理人員需要及時(shí)維護(hù)檔案的動(dòng)態(tài)信息，認(rèn)真整理、仔細(xì)甄別、細(xì)致分類、手續(xù)齊全、保證人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性和機(jī)密性，加快推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)工作，提高人事檔案的管理質(zhì)量。為人事檔案建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，使用掃描儀和計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，將原有紙質(zhì)的人事檔案信息轉(zhuǎn)錄為電子信息檔案。利用大數(shù)據(jù)及先進(jìn)的技術(shù)為企業(yè)量身打造檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)管理科目及細(xì)則，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，方便檔案管理人員進(jìn)行管理和查閱。要建立健全檔案管理系統(tǒng)，并做好檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，及時(shí)將檔案進(jìn)行加密，以此來(lái)保證檔案所在網(wǎng)絡(luò)空間安全。提升檔案信息系統(tǒng)、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效、機(jī)密的人事檔案信息化管理體系。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理的工作效率。統(tǒng)籌科學(xué)的管理方法管理檔案，使人事檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)的發(fā)展再上新臺(tái)階。

3.加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

定期進(jìn)行與檔案知識(shí)等相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。使其在日常管理工作中，堅(jiān)持原則，強(qiáng)化責(zé)任感，做到嚴(yán)格遵守制度、做好保密工作。對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，將理論知識(shí)與實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理水平，夯實(shí)人事檔案管理工作基礎(chǔ)，并且為管理人員提供計(jì)算機(jī)方面的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)人事檔案管理工作。通過(guò)專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)競(jìng)賽等建立起具備高專業(yè)素質(zhì)、高職業(yè)水準(zhǔn)的人事檔案管理人才隊(duì)伍，為持續(xù)做好人事檔案管理工作堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.定期開(kāi)展人事檔案檢查與監(jiān)督工作

定期組織開(kāi)展人事檔案審核工作，建立專項(xiàng)審核小組，研究制定審核工作實(shí)施方案，并明確小組的具體工作任務(wù)和職責(zé)分工，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，定期對(duì)檔案管理人員工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促。檢查組根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，調(diào)取業(yè)務(wù)記錄和人事檔案，主要檢查臺(tái)賬記錄、收集與歸檔、查借閱、轉(zhuǎn)遞與報(bào)送、審核與整理、檔案信息化等業(yè)務(wù)管理情況，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料是否規(guī)范齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否影響人事檔案使用等。同時(shí)為檔案管理人員制定工作評(píng)分制度，并設(shè)置相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)在檢查檔案管理人員日常工作的情況，予以評(píng)分。此外，檔案管理部門(mén)要做好自檢，全面分析工作中存在的問(wèn)題、準(zhǔn)確評(píng)估現(xiàn)有工作量，對(duì)照評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行自評(píng)。根據(jù)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的檢查結(jié)果，針對(duì)相關(guān)機(jī)制認(rèn)識(shí)不清、相關(guān)制度落實(shí)不到位、相關(guān)工作做的不全面等檔案管理部門(mén)提出整改要求，使其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)問(wèn)題整改。并定期開(kāi)展人事檔案管理工作報(bào)告會(huì)，研究在工作中遇到的相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)提出解決方案，學(xué)習(xí)兄弟單位的管理經(jīng)驗(yàn)，交流心得，使企業(yè)人事檔案工作更加細(xì)致。

綜上所述，我們要積極探索適合應(yīng)用在檔案管理工作上的新規(guī)律和新方法。從嚴(yán)人事檔案管理，完善人事檔案管理機(jī)制，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)科學(xué)、高效的開(kāi)展檔案管理工作，并加快推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，不斷地提升人事檔案服務(wù)水平，最大限度地發(fā)揮人事檔案的重要職能和價(jià)值。全面推廣科技及信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作的新路徑，充分發(fā)揮檔案服務(wù)效能，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展，為人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有力的支撐和重要保障。