張芳

【摘 要】科技檔案是一個(gè)企業(yè)的重要資源，對(duì)今后企業(yè)的生存與發(fā)展具有很重要的作用。如何要用新技術(shù)、新手段、新方法做好企業(yè)科技檔案管理工作，使得現(xiàn)代化的科技檔案管理更合理、更科學(xué)成為企業(yè)科技檔案管理人員面臨的一個(gè)重大問(wèn)題。本文介紹了企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)科技檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，闡述了改進(jìn)企業(yè)科技檔案管理工作的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技；檔案管理；問(wèn)題；改進(jìn)對(duì)策

1.企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

科技檔案是檔案中重要的一個(gè)分支，是國(guó)家社會(huì)及個(gè)人從事科研、基建、生產(chǎn)、管理活動(dòng)等產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家社會(huì)都具有很高的價(jià)值的應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)和歸檔的科技文件資料。企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)具體如下：

（1）就科技檔案的形式來(lái)講，科技檔案最突出的一個(gè)特點(diǎn)就是具有很強(qiáng)的成套性。（2）科技檔案通常是一個(gè)完整的科學(xué)研發(fā)或科技生產(chǎn)項(xiàng)目所產(chǎn)生出的一系列相關(guān)技術(shù)資料，具有很高的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，一般來(lái)說(shuō)，一份完整的科技檔案應(yīng)包含相關(guān)的科研或項(xiàng)目文件、圖紙文件、電子文件等（4）科技檔案具有很高的保管和利用價(jià)值，其內(nèi)容涵蓋科學(xué)、技術(shù)、研究成果等，是開(kāi)展學(xué)術(shù)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、科學(xué)研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長(zhǎng)，一般都是永久、長(zhǎng)期保管。（5）科技檔案具有嚴(yán)格的保密性，一些科技檔案會(huì)涉及到重要的商業(yè)機(jī)密、保密技術(shù)、軍工項(xiàng)目等，因此對(duì)科技檔案的保密工作要求十分嚴(yán)格。

2.當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題

2.1基層檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)

隨著《檔案法》的頒布和相關(guān)檔案管理?xiàng)l令的完善，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識(shí)仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，難以將自身的興趣點(diǎn)落實(shí)到檔案工作中，缺乏工作責(zé)任心，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也未采取有效措施調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，對(duì)基層檔案從業(yè)人員的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)重阻礙了基層檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，使得基層檔案管理工作存在嚴(yán)重缺陷。

2.2重收集，輕歸檔

企業(yè)科技檔案資源的價(jià)值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價(jià)值。在傳統(tǒng)管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價(jià)值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導(dǎo)致一些重要的技術(shù)文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價(jià)值。

2.3重管理，輕建設(shè)

庫(kù)存的科技檔案是企業(yè)的主要信息庫(kù)，其潛在的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用價(jià)值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統(tǒng)性，才能為資源進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用提供便利。在實(shí)際的管理過(guò)程中，部分檔案工作人員由于不具備較強(qiáng)的工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)或檔案管理理念，導(dǎo)致難以保障歸檔資源的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是一些體現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目來(lái)龍去脈的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，由于技術(shù)類(lèi)文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項(xiàng)目的技術(shù)過(guò)程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。

2.4重保存，輕選擇

由于企業(yè)行業(yè)本身的特殊性，科技檔案管理人員一般并無(wú)機(jī)會(huì)親身參與具體項(xiàng)目的實(shí)際管理，其職責(zé)僅為對(duì)接收的檔案資源進(jìn)行管理。而當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束之后，科技檔案管理人員由于對(duì)該項(xiàng)目沒(méi)有整體觀念，無(wú)法選擇應(yīng)該入庫(kù)保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導(dǎo)致一部分重要科技檔案沒(méi)能及時(shí)移交檔案室，造成一些應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)資料未能及時(shí)入庫(kù)，有的甚至出現(xiàn)丟失。或者同一階段的成果出現(xiàn)多個(gè)版本，不能保障再檔案利用的準(zhǔn)確性。

2.5對(duì)科技檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

由于對(duì)科技檔案管理工作長(zhǎng)期認(rèn)識(shí)不足，一些工作人員認(rèn)為科技檔案的整理歸檔工作復(fù)雜繁瑣，致使單位形成的較多科技文件均分散于工作人員或部門(mén)受眾，一些領(lǐng)導(dǎo)則認(rèn)為由各科室或個(gè)人分管使用更為自由、方便與快捷，而正規(guī)化的借閱、歸檔手續(xù)則復(fù)雜繁瑣，會(huì)耗費(fèi)檔案人員較多精力。不少科研工作人員總想將相關(guān)科研成果項(xiàng)目據(jù)為己有，視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，這從另一側(cè)面映射出其單位檔案法制管理觀念的相對(duì)薄弱，且工作責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

3.改進(jìn)企業(yè)科技檔案管理工作的對(duì)策

3.1以檔案法為準(zhǔn)繩，健全科技檔案工作體制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

為優(yōu)化科技檔案管理效果我們應(yīng)以檔案法為準(zhǔn)繩健全規(guī)章制度與工作體制，推行規(guī)范化管理，同時(shí)相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)以科技檔案暫行管理規(guī)定、工作條例、開(kāi)發(fā)利用資源信息辦法等檔案法規(guī)為科學(xué)依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際科技生產(chǎn)狀況創(chuàng)設(shè)更具可操作性、具體性的規(guī)章制度。由科技檔案積累、形成、整理到歸檔、保管、鑒定與利用等各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)制定明確具體的相關(guān)規(guī)定。對(duì)于嚴(yán)格履行規(guī)章體制、創(chuàng)設(shè)顯著科技檔案管理成效的人員我們應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)表彰，同理對(duì)于不依據(jù)規(guī)章體制辦事、收集科技檔案不全面、不及時(shí)歸檔、整理規(guī)范性不強(qiáng)、不能主動(dòng)積極提供利用服務(wù)的應(yīng)給予相應(yīng)的教育批評(píng)與處罰并限期整改。

3.2更新意識(shí)思維，全面提升科技檔案綜合管理水平

檔案管理單位用科學(xué)意識(shí)思維武裝自己，以逆向、創(chuàng)造性思考引導(dǎo)科技檔案工作，確立發(fā)展、機(jī)遇意識(shí)、合作溝通、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、時(shí)效、責(zé)任意識(shí)、人才資源及終身學(xué)習(xí)意識(shí)，進(jìn)而全面適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與科技生產(chǎn)的迅猛發(fā)展。同時(shí)應(yīng)科學(xué)利用復(fù)制縮微技術(shù)有效提升存儲(chǔ)檔案密度、縮小檔案文件體積，合理解決存儲(chǔ)空間有限問(wèn)題。同時(shí)我們可適應(yīng)性配備必要的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理，數(shù)據(jù)文件的歸檔可移交光盤(pán)、軟盤(pán)或硬盤(pán)，也可建立域網(wǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)檔案?jìng)鬟f，為利用者提供空間與時(shí)間上的綜合便利性。

3.3提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)管理，人力資源的綜合素質(zhì)是一個(gè)重要因素，只有高素質(zhì)的檔案管理人員才能夠適應(yīng)科技檔案的可持續(xù)發(fā)展。因此，科技檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，一方面，積極建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際通過(guò)各類(lèi)培訓(xùn)方式提升科技檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們適應(yīng)科技檔案現(xiàn)代化管理的需求； 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專(zhuān)業(yè)的技術(shù)學(xué)習(xí)、多與同行企業(yè)就檔案管理工作方面的工作進(jìn)行技術(shù)交流，開(kāi)闊他們的視野，鼓勵(lì)他們把培訓(xùn)與自學(xué)的方式結(jié)合起來(lái)，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用

科技檔案通過(guò)進(jìn)一步的深入開(kāi)發(fā)和利用，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)更多的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也是科技檔案管理的最終目的。所以，科技檔案管理者可以結(jié)合本企業(yè)的具體項(xiàng)目和發(fā)展方向，通過(guò)開(kāi)發(fā)及引入合適的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)與檢索方法，來(lái)發(fā)掘現(xiàn)有檔案資源的利用價(jià)值，同時(shí)由檔案資源的被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)模式。檔案工作者應(yīng)定期與設(shè)計(jì)者進(jìn)行交流，獲取設(shè)計(jì)者對(duì)技術(shù)信息的實(shí)際需求，通過(guò)整合現(xiàn)有檔案資源與實(shí)際項(xiàng)目的關(guān)系，發(fā)掘其開(kāi)發(fā)價(jià)值與使用效益，從而最大化地挖掘檔案資源的使效益值。在此基礎(chǔ)上，對(duì)一些使用頻率高的科技檔案，通過(guò)信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)歸檔，構(gòu)建綜合的目錄檢索，通過(guò)使用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)系統(tǒng)，協(xié)助設(shè)計(jì)者快速查詢(xún)其所需資源。

4.結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)科技檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)知識(shí)共享的主要媒介?；谄髽I(yè)科技檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，要科學(xué)制定可行性管理策略，健全科技檔案工作體制、更新意識(shí)思維、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制才能全面提升科技檔案管理服務(wù)綜合水平，充分激發(fā)科技檔案信息資料應(yīng)用優(yōu)勢(shì)并創(chuàng)設(shè)顯著經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

【參考文獻(xiàn)】

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