馬超瓊,溫 林,李登科,段 春
(1.四川省醫(yī)學(xué)科學(xué)院,四川省人民醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備部,成都 610072;2.北京東軟望海科技有限公司,北京 100062)
高值醫(yī)用耗材一般具有??剖褂?、直接作用于人體、對安全性有嚴(yán)格要求、價值較高等特點[1]。隨著臨床醫(yī)學(xué)和生物材料學(xué)的不斷發(fā)展,高值醫(yī)用耗材的品種越來越多,在臨床手術(shù)過程中的使用范圍也越來越廣。醫(yī)療機構(gòu)對高值醫(yī)用耗材管理的水平不僅關(guān)系著臨床醫(yī)療安全、患者利益,還直接影響著醫(yī)院的經(jīng)濟效益[2]。為了確保高值醫(yī)用耗材的使用安全,國家在《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》(國務(wù)院令第680號)中對高值類醫(yī)用耗材明確提出了溯源管理要求。但國內(nèi)在用的高值醫(yī)用耗材因存在條碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息不完善等一系列問題,大部分醫(yī)院主要以手工記錄為主,或由耗材管理部門人工輸入產(chǎn)品信息后自定義打印條碼[3];對耗材的管理也僅僅局限于單個業(yè)務(wù)點,未從供應(yīng)鏈整體出發(fā)形成聯(lián)動型資源整合平臺,導(dǎo)致耗材管理部門的工作量越來越大。如何利用信息技術(shù)實現(xiàn)高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈一體化管理,既保證高值醫(yī)用耗材全程可追溯,又盡可能提高供應(yīng)鏈整體管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性已勢在必行。
我院是四川省內(nèi)一家三級甲等綜合性醫(yī)院,現(xiàn)開放病床4 123張,2017年門診量400萬人次,開展手術(shù)9.4萬例。對??朴酶咧滇t(yī)用耗材如骨科植入耗材、介入類耗材實行“寄銷管理”模式,驗收合格的耗材待科室使用后才由庫管員補錄耗材入庫、出庫及患者信息,具體管理流程如圖1所示。通用型高值醫(yī)用耗材如吻合器、止血紗等同低值耗材管理方式一致,仍然是“以領(lǐng)定支”的管理方式,對耗材領(lǐng)用后何時使用、用于哪個患者缺少應(yīng)有的監(jiān)管(如圖2所示)。實現(xiàn)條碼管理前,我院高值耗材存在產(chǎn)品驗收難、使用登記難、追溯難、數(shù)據(jù)分析難等管理難點[2]。高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈包含生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商、醫(yī)院、科室、患者等多個主體,整個醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈信息越復(fù)雜,信息交互格式、編碼結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品信息描述的標(biāo)準(zhǔn)化問題就越突出,造成各主體間不能及時、準(zhǔn)確地掌握有用信息,無法充分實現(xiàn)信息共享[4]。因此,傳統(tǒng)的管理方式難以滿足高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈信息傳遞完整、高效、可追溯的管理要求。
圖1 傳統(tǒng)模式植入類高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理流程
圖2 傳統(tǒng)模式通用類高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理流程
1.2.1 全程追溯管理亟待完善
作為風(fēng)險程度較高的高值醫(yī)用耗材,從產(chǎn)品信息到患者信息以及從患者信息到產(chǎn)品信息的雙向可追溯是實現(xiàn)對其不良事件監(jiān)管的基礎(chǔ),也是實現(xiàn)產(chǎn)品召回的前提條件?!夺t(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》(國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第18號)中明確指出:植入性醫(yī)療器械進貨查驗記錄應(yīng)當(dāng)永久保存。醫(yī)療器械使用單位應(yīng)妥善保存購入第三類醫(yī)療器械的原始資料,確保信息具有可追溯性。傳統(tǒng)管理方式中,植入類及通用類高值醫(yī)用耗材庫管員都僅在驗收和結(jié)賬環(huán)節(jié)介入,耗材使用環(huán)節(jié)和庫存管理環(huán)節(jié)缺失監(jiān)管。加上我國現(xiàn)在還未建立標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(unique device identification,UDI)體系[5],院內(nèi)耗材信息與患者信息未精確關(guān)聯(lián),導(dǎo)致耗材無法實現(xiàn)雙向追溯。如何利用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)用耗材全生命周期的可追溯管理是供應(yīng)鏈管理的基本要求。
1.2.2 耗材整體管理效率亟待提高
(1)科室制訂耗材申購計劃時,首先需由科室耗材管理員確認(rèn)庫房庫存,再根據(jù)經(jīng)驗確定耗材需求數(shù)量,制訂需求計劃。對于耗材用量大的科室,需求計劃制訂起來耗時耗力,且準(zhǔn)確性還不夠高,如手術(shù)室每周制訂計劃大約需要30 min。(2)供應(yīng)商訂單推送時,以郵件方式一一分發(fā),平均每月發(fā)郵件約800封,占據(jù)了采購員大量的工作時間。(3)耗材入庫驗收時,庫管人員需在供應(yīng)商檔案中先核查供應(yīng)商資質(zhì)證件是否合格、產(chǎn)品注冊證是否有效、產(chǎn)品包裝的生產(chǎn)日期是否在效期內(nèi),產(chǎn)品包裝的生產(chǎn)日期、失效期、規(guī)格型號、注冊證等信息是否與供應(yīng)商提交的送貨單保持一致。若資質(zhì)不合格,需進行供應(yīng)商退換貨處理,但這不僅影響驗收、入庫效率,還影響臨床正常使用。(4)植入類耗材使用后,庫管員需依據(jù)手術(shù)室醫(yī)生簽字后的使用清單及處方簽于醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng) H-ERP(hospital enterprise resource planning)中手工補錄患者信息及產(chǎn)品批號、生產(chǎn)日期、效期等制作入庫單。這不僅耗費了大量精力,還存在信息輸入錯誤、數(shù)據(jù)錄入不全等問題。據(jù)統(tǒng)計,我院骨科耗材整理入庫單2015年為4 267份,2016年為5 188份,2017年為6 039份,平均整理一份入庫單大約需要5 min。因此,隨著手術(shù)量的不斷增加,信息化管理的需求已越來越迫切。如何利用有限的人力資源提高整體管理效率是醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理的首要任務(wù)[6]。
1.2.3 使用計費監(jiān)管亟待加強
高值醫(yī)用耗材的使用計費環(huán)節(jié)是其追溯監(jiān)管的重要環(huán)節(jié),是確?;颊吲c醫(yī)院利益的重要保障。傳統(tǒng)計費模式是由醫(yī)生手工開具處方簽,記錄患者信息、耗材使用信息,再由手術(shù)室計價人員核對并于財務(wù)收費系統(tǒng)計價。手工填寫處方簽計費的模式,不僅存在字跡不清、信息不全、效率低下等弊端,還存在人為因素導(dǎo)致的錯、漏收費問題,從而給醫(yī)院和患者造成損失。如何實現(xiàn)醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system,HIS)和H-ERP系統(tǒng)對接,實現(xiàn)醫(yī)用高值耗材收費與出庫業(yè)務(wù)并行是醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理的關(guān)鍵。
1.2.4 數(shù)據(jù)分析亟待強化
傳統(tǒng)管理模式下,實行“寄銷管理”的植入性高值醫(yī)用耗材是先由科室使用后再由庫房依據(jù)醫(yī)生填寫的使用清單及患者處方簽手工入庫,而臨床科室與庫房間往往無法及時交接資料導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)滯后;通用型高值醫(yī)用耗材管理賬物分離,科室使用耗材成本核算方式為“以領(lǐng)定支”,即科室領(lǐng)用耗材還未使用時就認(rèn)定科室已消耗。兩大類高值耗材都無法實時體現(xiàn)科室的實際消耗,因此財務(wù)部門無法精確核算科室成本,耗材管理部門也無法準(zhǔn)確統(tǒng)計出各醫(yī)生、科室的耗材使用信息。如何實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管臨床科室耗材使用情況,準(zhǔn)確統(tǒng)計出科室、醫(yī)生、術(shù)種等多維度的耗材使用信息,并建立耗材合理使用評估方案是醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理的重點。
基于上述問題,我院高值醫(yī)用耗材信息化建設(shè)已迫在眉睫。2015年我院耗材管理部門聯(lián)合醫(yī)學(xué)信息中心,與東軟望海科技有限公司合作,對原醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理的各個環(huán)節(jié)進行梳理,以高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理高效、規(guī)范、可追溯為目的,充分調(diào)研構(gòu)思,重新構(gòu)建了高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。
梳理原耗材供應(yīng)鏈管理流程在院內(nèi)涉及的相關(guān)部門、科室,如采購部門、物資庫房、各臨床科室、財務(wù)部等。對各部門科室在耗材管理工作中與耗材供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)相關(guān)的模塊(供應(yīng)商資質(zhì)證件管理、合同管理、采購計劃管理、訂單管理、入出庫管理、計費管理、應(yīng)付款管理等)進行分析,設(shè)計出基于H-ERP集成的院外供應(yīng)商管理系統(tǒng)(supply management system,SMS),通過安全隔離網(wǎng)閘將院內(nèi)數(shù)據(jù)與院外供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)對接,實現(xiàn)供應(yīng)商與醫(yī)院之間供應(yīng)商資質(zhì)證件、產(chǎn)品基礎(chǔ)信息、采購合同、訂單、發(fā)票等數(shù)據(jù)的交換。將耗材采購業(yè)務(wù)和管理流程向供應(yīng)商端延伸,使院內(nèi)巨大的工作量分解至各供應(yīng)商處,從而提高院內(nèi)耗材管理效率、降低運營成本。院內(nèi)物流監(jiān)管通過建立科室二級庫,并完成H-ERP和HIS對接,以二維碼管理為行為主線,使高值醫(yī)用耗材在需求、采購、驗收、入庫、計費、出庫、退換、結(jié)算、追溯等環(huán)節(jié)均實現(xiàn)全程追蹤和一體化管理。
二維碼作為各供應(yīng)鏈主體之間信息的傳遞者,讓高值醫(yī)用耗材從院外的供應(yīng)商端備貨開始,至院內(nèi)驗收入庫、使用計費及后期溯源管理都有跡可循。具體流程如圖3所示。
圖3 基于二維碼的高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理流程
2.2.1 計劃采購
庫管員依據(jù)高值醫(yī)用耗材使用情況,設(shè)定各高值醫(yī)用耗材安全備貨基數(shù),一旦耗材庫存達到采購點,系統(tǒng)將自動生成補貨計劃;補貨計劃經(jīng)耗材管理部門審批后,系統(tǒng)將申請的耗材按照供應(yīng)商自動匯總生成電子訂單,并一鍵推送至各SMS中,無需采購員一一將訂單發(fā)至各供應(yīng)商郵箱。
2.2.2 備貨貼碼
各供應(yīng)商通過權(quán)限登錄SMS,根據(jù)訂單信息配貨,在系統(tǒng)中調(diào)出已由醫(yī)院完善的產(chǎn)品基礎(chǔ)信息(包括產(chǎn)品名稱、型號、注冊證信息、單價、生產(chǎn)廠家等),錄入產(chǎn)品生產(chǎn)日期、效期、批號信息,生成產(chǎn)品唯一的二維碼,并張貼于對應(yīng)產(chǎn)品包裝外,根據(jù)制作的二維碼在SMS中自動生成統(tǒng)一格式的送貨單。高值醫(yī)用耗材二維碼內(nèi)容包括產(chǎn)品的物資編碼、生產(chǎn)日期、失效期、生產(chǎn)批號、產(chǎn)品原廠碼、產(chǎn)品院內(nèi)唯一流水號。臨近效期的資質(zhì),SMS會以紅色預(yù)警,若供應(yīng)商證件已過期或者生產(chǎn)日期不在注冊證范圍內(nèi),系統(tǒng)將自動控制對應(yīng)供應(yīng)商在SMS中不能生成二維碼,從而在源頭上阻斷了不合格產(chǎn)品入院。
2.2.3 代銷入庫
庫房管理人員在H-ERP的各二級庫中掃碼、驗收、辦理代銷入庫,檢查醫(yī)用耗材包裝及標(biāo)識是否完整,確保二維碼、實物、送貨單保持一致,對于效期不足半年或不合格的耗材系統(tǒng)會自動給予紅色提示。驗收合格后,物流人員將高值醫(yī)用耗材配送至各二級庫房。
2.2.4 代銷出庫
手術(shù)開臺前,二級庫管員將備用耗材掃碼出庫給各手術(shù)間?;颊呤褂煤?,由巡回護士在HIS中調(diào)出患者信息,掃描產(chǎn)品二維碼進行計費,當(dāng)審核費用時HIS將耗材信息實時傳遞給H-ERP,未使用的耗材由巡回護士掃碼退回二級庫。H-ERP根據(jù)HIS傳遞的耗材使用信息定時自動生成代銷出庫單,二級庫管員再次復(fù)核領(lǐng)用耗材數(shù)量與代銷出庫數(shù)量是否一致,若不相符,則需查找對應(yīng)手術(shù)間是否有漏計、多計等情況。
2.2.5 月末結(jié)算
當(dāng)月最后一天凌晨十二點前,H-ERP自動匯總本月的所有代銷出庫單,按照供應(yīng)商名稱生成專購品入庫單,并根據(jù)領(lǐng)用科室的不同將消耗自動計入到二級庫房相對應(yīng)的核算單元。供應(yīng)商在物流平臺中查看結(jié)賬明細,開具發(fā)票,在平臺中錄入發(fā)票號,推送至院內(nèi)H-ERP,并將發(fā)票遞交至耗材管理部門,經(jīng)耗材管理部門審核通過后完成結(jié)算。
2.2.6 數(shù)據(jù)查詢
H-ERP通過期初結(jié)余、本期收入、本期支出、期末結(jié)余,將耗材的所有收支情況都體現(xiàn)在報表中,使二級庫高值醫(yī)用耗材的臺賬一目了然。庫管員可以通過供貨商名稱、耗材編碼、耗材名稱等查詢條件,快速準(zhǔn)確地查詢出實時庫存、患者信息、醫(yī)生醫(yī)囑信息。同樣,通過醫(yī)囑醫(yī)生可以查詢到各時間段的手術(shù)數(shù)量、患者名稱等信息。通過多維度的查詢條件,可以統(tǒng)計每一個高值醫(yī)用耗材的使用情況。
實現(xiàn)SMS和H-ERP集成、H-ERP和HIS對接后,二維碼成為供應(yīng)鏈管理各環(huán)節(jié)的信息傳遞者,將高值醫(yī)用耗材信息和患者信息融為一體。“一物一碼”管理與全流程融合的供應(yīng)鏈一體化管理模式相結(jié)合,使高值醫(yī)用耗材上可追溯到廠家,下可追溯到患者個體[7],外可監(jiān)控高值醫(yī)用耗材資質(zhì)、證件、訂單,內(nèi)可監(jiān)控耗材驗收、入庫、使用等各個環(huán)節(jié)。追溯不再是只有自上而下或自下而上的2種簡單模式,而是可以在任何節(jié)點查詢整個過程,這為高值醫(yī)用耗材不良事件的迅速響應(yīng)和后期追溯提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
(1)臨床科室無需制訂計劃,系統(tǒng)自動生成補貨訂單,節(jié)約了臨床護士時間。(2)采購員無需一一分發(fā)訂貨郵件至各供應(yīng)商,而是通過系統(tǒng)一鍵推送至SMS,由每封郵件30 s縮短至每批次訂單1 s。(3)通過SMS控制資質(zhì)過期產(chǎn)品無法生成二維碼,讓產(chǎn)品在供應(yīng)商平臺端得到初次篩選,減少了供應(yīng)商退換貨次數(shù)。(4)通過信息系統(tǒng)掃描二維碼,實現(xiàn)自動識別解析功能,為信息共享提供了有力的技術(shù)支撐。二維碼在供應(yīng)商平臺端制作好后,后續(xù)驗收、入庫、出庫、計費環(huán)節(jié)均可實現(xiàn)信息共享、數(shù)據(jù)同源,無需重復(fù)錄入信息[7]。驗收時間從30 s一項縮減至1 s;入庫制單由系統(tǒng)自動生成,耗材管理員只需再次審核確認(rèn),從5 min整理一份入庫單縮減至10 s;臨床科室掃碼自動聯(lián)動計費,從1 min一項縮減至1 s。
高值醫(yī)用耗材一物一碼、臨床科室掃碼計費、HIS自動識別是否為已驗收入庫和重復(fù)使用的產(chǎn)品的管理方式,從根本上杜絕了“體外循環(huán)”(非正規(guī)渠道流轉(zhuǎn))的可能,保證了耗材使用的安全性和合規(guī)性。系統(tǒng)按一定比例自動折算計費,對于院內(nèi)品牌多、規(guī)格雜、同價格的耗材,可有效防止人為錯收、漏收情況的發(fā)生[8-9]。同時,H-ERP根據(jù)HIS掃碼計費的產(chǎn)品自動生成入庫單,相對于以往根據(jù)臨床返回的使用清單再補錄入庫單的方式,減少了中間環(huán)節(jié),提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。
相對于先使用后結(jié)賬或先結(jié)賬后使用的靜態(tài)管理模式,基于二維碼的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)可實時監(jiān)控耗材從配送到驗收、使用、計費、退貨、結(jié)賬的各個環(huán)節(jié),不僅可獲得基本的物流信息,還可獲取多維度的耗材使用信息,這為建立耗材合理使用評估方案和深化醫(yī)療保險改革提供了思路和數(shù)據(jù)支撐[4]。根據(jù)高值醫(yī)用耗材用量,我院建立了各科室對同功能不同品牌的耗材按份額比例分?jǐn)?、臨近比例警戒線告知、超過比例警戒線通報的機制;監(jiān)測同一術(shù)種不同醫(yī)療組的高值醫(yī)用耗材用量,對用量異常的病例由專家點評、負責(zé)醫(yī)生解釋;醫(yī)院一級分配將耗占比與科室掛鉤,科室二級分配將耗占比考核到醫(yī)療組等方案。
實現(xiàn)條碼計費和代銷管理后,醫(yī)院只以患者計費后的耗材與供應(yīng)商結(jié)算,無產(chǎn)品積壓或死貨現(xiàn)象,為醫(yī)院節(jié)省了備貨耗材的資金支出[10],減輕了醫(yī)院資金壓力。2018年底我院寄銷耗材付款總金額已達6.2億元,占全院耗材總金額的62%。
4.1.1 增加原廠碼解析模塊
雖然由供應(yīng)商輸入產(chǎn)品信息制作二維碼不會給醫(yī)院增加負擔(dān),但存在增加供應(yīng)鏈管理總成本、準(zhǔn)確率有待提高等問題。如果能直接掃描產(chǎn)品包裝上的UDI碼,將會進一步提高醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈的透明度和運作效率,降低運營成本[6]。目前市面上高值醫(yī)用耗材符合UDI標(biāo)準(zhǔn)的編碼體系主要有2種:全球統(tǒng)一標(biāo)識(global standard 1,GS1)與醫(yī)療保健業(yè)條碼(health industry barcode,HIBC)[11],但仍然有部分耗材尤其是國產(chǎn)耗材未于產(chǎn)品包裝外標(biāo)識UDI碼。2017年國務(wù)院發(fā)布了“十三五”國家藥品安全規(guī)劃,提出“制定醫(yī)療器械編碼規(guī)則,構(gòu)建醫(yī)療器械編碼體系”的要求。2018年2月27日,國家食品藥品監(jiān)督管理總局辦公廳發(fā)布《醫(yī)療器械唯一標(biāo)識系統(tǒng)規(guī)則(征求意見稿)》,且有部分公司已逐步試點采用UDI碼,相信我國UDI系統(tǒng)的建立已指日可待。
4.1.2 增加H-ERP和病案系統(tǒng)接口模塊
目前我院只完成了HIS和H-ERP對接,未實現(xiàn)H-ERP和病案系統(tǒng)對接。增加此模塊可實現(xiàn)HERP和病案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和共享、以手術(shù)類別為維度進行深入的耗材使用分析等功能。
4.1.3 增加耗材使用情況自動分析模塊
通過專業(yè)的分析程序?qū)崿F(xiàn)按病種、臨床路徑、醫(yī)生、科室等多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,并呈現(xiàn)不同的分析圖,為醫(yī)院決策層提供有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。
近幾年,基于射頻識別(radio frequency identification,RFID)技術(shù)的智能管理柜在高值耗材管理的應(yīng)用已日趨成熟,尤其在北京、上海等地已有多家醫(yī)院成功將RFID應(yīng)用于高值醫(yī)用耗材、設(shè)備、毒麻藥品、手術(shù)室行為管理中。相比于條碼管理技術(shù),RFID具有非接觸識別、數(shù)據(jù)采集效率高、同時識別多個目標(biāo)、耐高溫、可重復(fù)使用等優(yōu)勢。隨著大規(guī)模的集成電路的發(fā)展及其生產(chǎn)規(guī)模的不斷壯大,RFID應(yīng)用成本已逐漸降低,其在高值醫(yī)用耗材信息交互、自動盤點、精確定位、庫存補貨、效期預(yù)警等方面具有廣闊和美好的應(yīng)用前景[4]。
我院高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈一體化管理項目在院領(lǐng)導(dǎo)高度重視及各部門、臨床科室積極協(xié)調(diào)配合下,不斷完善和提高,至2018年底,完成了骨科、介入、眼科、手術(shù)室千元以上高值醫(yī)用耗材的條碼管理,共建立高值醫(yī)用耗材科室二級庫8個,完成掃碼計費的手術(shù)間60個,涉及品規(guī)15 000種,占全院總品規(guī)的90%以上,接下來會進一步梳理千元以下醫(yī)用耗材,繼續(xù)實施該管理模式?;诙S碼的高值醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈一體化管理不僅能實現(xiàn)高值耗材的全程追溯管理,還能進一步規(guī)范診療行為,減少醫(yī)療糾紛,杜絕收費漏洞,簡化工作流程,降低運營成本,有效提高工作效率和醫(yī)療質(zhì)量,且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)增強了多指標(biāo)數(shù)據(jù)分析的能力,值得推廣和借鑒。