趙軍輝

摘 要 教學(xué)資料管理是教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)，是教學(xué)運(yùn)行和管理的基礎(chǔ)。教學(xué)資料管理本身作為教學(xué)運(yùn)行和管理的內(nèi)容之一，同時(shí)其管理的對象即為教學(xué)運(yùn)行和管理過程中所產(chǎn)生的資料。高等職業(yè)院校由于教育教學(xué)模式的多樣性，教學(xué)資料管理存在體制機(jī)制建設(shè)、管理模式構(gòu)建、分類方法確定和不同培養(yǎng)模式下教學(xué)資料如何統(tǒng)籌管理等問題。本文旨在分析高等職業(yè)院校教學(xué)資料管理過程中所面臨的各種問題，結(jié)合檔案管理的有效經(jīng)驗(yàn)和高等職業(yè)院校的實(shí)際情況，探求解決問題之道，為高等職業(yè)院校教學(xué)資料管理水平提升提供有效支持。

關(guān)鍵詞 教學(xué)資料 檔案管理 問題分析 對策

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.06.007

Problems and Countermeasures of Teaching Materials

Management in Higher Vocational Colleges

ZHAO Junhui

（Qingdao Harbour Vocational & Technical College， Qingdao， Shandong 266404）

Abstract Teaching material management is the basis of teaching archives management and teaching operation and management. Teaching material management itself is one of the contents of teaching operation and management， and the object of its management is the data produced in the process of teaching operation and management. Due to the diversity of teaching modes in higher vocational colleges， there are many problems in the management of teaching materials， such as the construction of system and mechanism， the construction of management modes， the determination of classification methods and the overall management of teaching materials under different training modes. The purpose of this paper is to analyze the problems faced in the process of teaching materials management in higher vocational colleges， and to explore ways to solve these problems in combination with the effective experience of archives management and the actual situation of higher vocational colleges， so as to provide effective support for the improvement of teaching materials management level in higher vocational colleges.

Keywords teaching materials； file management； problem analysis； countermeasures

從廣義的角度看，高等職業(yè)院校幾乎所有活動都與教學(xué)有著直接或間接的關(guān)聯(lián)，本文所指教學(xué)資料僅限于高等職業(yè)院校在教學(xué)運(yùn)行及管理中產(chǎn)生的，并且與教學(xué)活動直接相關(guān)的各種資料，如人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)檢查、成績管理、專業(yè)建設(shè)評比資料和教學(xué)科研等資料。

1 教學(xué)資料管理、教學(xué)檔案管理和檔案管理

教學(xué)檔案是高等職業(yè)院校檔案管理的重要組成部分，而教學(xué)檔案脫胎于教學(xué)運(yùn)行及管理中產(chǎn)生的各種教學(xué)資料。教學(xué)資料的管理是教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)，而教學(xué)檔案的管理又是教學(xué)資料管理的提升和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，教學(xué)檔案的管理水平和應(yīng)用效果直接反映了教學(xué)資料的管理水平。

從管理的層級上分析，檔案管理指導(dǎo)教學(xué)檔案管理，教學(xué)檔案管理指導(dǎo)教學(xué)資料的管理。因此，要研究教學(xué)資料管理模式和方法就離不開教學(xué)檔案和檔案管理的模式和方法研究。

檔案來源于各種文件資料，其本身是文件資料的有條件轉(zhuǎn)化，文件資料是檔案的基礎(chǔ)，而檔案是文件資料的精華。檔案和文件資料在信息的內(nèi)容上和形式上是完全一致的，檔案是對文件資料的不斷揚(yáng)棄，兩者是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)。

檔案是歷史和發(fā)展的見證，檔案管理是世界各國、各組織和單位都很重視的問題。我國現(xiàn)行的《中華人民共和國檔案法》于1988年1月1日起正式施行，1996年進(jìn)行了第一次修訂，2016年進(jìn)行了第二次修訂。從1983年至今，我國先后發(fā)布了《檔案館工作通則》、《檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》等三十多個(gè)檔案管理的部門規(guī)章。1989年國家教育委員會制定實(shí)施了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，同時(shí)廢止了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。目前我國已經(jīng)建立了以法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、地方性法規(guī)為構(gòu)成的檔案管理法規(guī)體系。從《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》、《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》，到《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，再到《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校的檔案管理法規(guī)建設(shè)為教學(xué)檔案的管理管理提供了法律依據(jù)和操作規(guī)范，同時(shí)也為高等職業(yè)院校教學(xué)資料的管理提供了應(yīng)遵循的法律依據(jù)和操作規(guī)范。

2 高等職業(yè)院校教學(xué)資料管理面臨問題

2.1 教學(xué)資料管理與體制機(jī)制不協(xié)調(diào)

高等職業(yè)院校通過職能劃分、部門及崗位設(shè)置、各項(xiàng)規(guī)章制度的制訂確立了各自的體制機(jī)制，但教學(xué)資料管理在實(shí)踐中往往出現(xiàn)與體制機(jī)制脫節(jié)現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（1）規(guī)章制度不健全，教學(xué)資料管理隨意性大，管理不規(guī)范。高等職業(yè)院校普遍制訂了檔案管理辦法和教學(xué)檔案管理辦法，但對于處于基礎(chǔ)地位的教學(xué)資料管理基本無確定的管理規(guī)章依據(jù)，一般采用延續(xù)慣例或領(lǐng)導(dǎo)指定的方式來進(jìn)行管理。

（2）多頭交叉管理和多層級管理并行，管理權(quán)限難以厘清。與教學(xué)運(yùn)行和管理直接相關(guān)的教學(xué)活動涉及人事、財(cái)務(wù)、科研、教務(wù)、招生、就業(yè)等多項(xiàng)工作，雖然各高等職業(yè)院校管理體制機(jī)制各有不同，但都無法將這多項(xiàng)工作規(guī)劃到同一個(gè)部門，同時(shí)職能部門與基層單位多層級保存資料，造成教學(xué)資料管理權(quán)限不清。

（3）教學(xué)資料管理職責(zé)體系不完善。在缺乏專職教學(xué)資料管理人員的情況下，教學(xué)資料管理職責(zé)難以落實(shí)到基層單位和個(gè)人。

2.2 教學(xué)資料管理操作難度大

（1）教學(xué)資料分類體系適用性差。由于教學(xué)資料的產(chǎn)生涉及多個(gè)職能部門、多個(gè)層級，各職能部門和層級審批權(quán)限及業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同，因此教學(xué)資料難以清晰劃分歸類。

（2）教學(xué)資料形成時(shí)間跨度大，教學(xué)用“學(xué)年”與自然年時(shí)間斷點(diǎn)不同，因此“歸檔”年度難以確定。在教學(xué)運(yùn)行過程中部分資料從產(chǎn)生到定型時(shí)間跨度大，難以實(shí)行按自然年度整理的通行做法，如人才培養(yǎng)方案形成時(shí)間為新生入學(xué)前，但經(jīng)修訂最終定稿時(shí)間為學(xué)生畢業(yè)學(xué)期，作為一個(gè)統(tǒng)一體，如果初稿和修訂資料按形成年度分開保管，則不利于查閱使用。

（3）教學(xué)資料查閱不方便。大多數(shù)教學(xué)資料在管理模式上信息化水平低，資料保存上形式以紙質(zhì)為主，加之保管人員分散，使得教學(xué)資料跨職能部門、跨層級查閱，甚至單一部門內(nèi)部查閱都存在一定的難度。

（4）教學(xué)資料保管場所不規(guī)范、不統(tǒng)一，多與其他物品混雜。高等職業(yè)院校檔案管理基本實(shí)現(xiàn)在獨(dú)立的、規(guī)范化的場所進(jìn)行保管，但教學(xué)資料保管場所多為綜合性的倉庫或者在辦公室保管，資料保管存在安全性、完整性隱患。

（5）教學(xué)資料只存不銷，冗積現(xiàn)象嚴(yán)重。日常教學(xué)運(yùn)行和管理中產(chǎn)生的資料在保存過程中由于缺乏保存年限標(biāo)準(zhǔn)和銷毀制度，往往不斷累積，造成管理上的人力、物力浪費(fèi)。

3 高等職業(yè)院校教學(xué)資料管理對策分析

日常教學(xué)運(yùn)行管理過程中產(chǎn)生的資料多為具有佐證價(jià)值的備查資料，其本身的保存價(jià)值較小，但基于教學(xué)資料、教學(xué)檔案和檔案的層級關(guān)系，教學(xué)資料管理又是必不可少的基礎(chǔ)管理。

參考檔案管理的方法，對接教學(xué)檔案管理，綜合分析高等職業(yè)院校教學(xué)資料管理所面臨的問題，應(yīng)著重做好以下幾方面工作。

（1）結(jié)合高等職業(yè)學(xué)院體制機(jī)制完善教學(xué)資料管理制度，制訂相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則和指導(dǎo)意見。與院校級檔案管理辦法和教學(xué)檔案管理辦法對接，進(jìn)一步明確教學(xué)資料管理中部門權(quán)限、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲制度、銷毀制度等相關(guān)問題，建立教學(xué)資料管理責(zé)任體系，實(shí)現(xiàn)管理責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人。

（2）以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)定期組織全體教職員工進(jìn)行教學(xué)資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查，提高全體教職員工的“檔案”意識和資料整理技巧，提高教學(xué)資料管理的效率。

（3）實(shí)行相對集中的管理模式，構(gòu)建順暢的層級管理結(jié)構(gòu)。建立職能處室與基層單位共同管理教學(xué)資料的相對集中式的管理模式，統(tǒng)一的政策性資料及評比資料由主管職能處室匯總保管，其他部門共享；其他業(yè)務(wù)工作資料按照流轉(zhuǎn)軌跡所有審批單位均保存相關(guān)資料。這樣其一可以避免重復(fù)整理保存，其二可以形成資料的互為佐證，其三便于資料的就近查閱。

（4）建立合理的分類體系。按照主管職能處室負(fù)責(zé)工作單獨(dú)分類、單項(xiàng)工作單獨(dú)分類、內(nèi)在聯(lián)系緊密工作單獨(dú)分類的原則對教學(xué)資料進(jìn)行分類。如建立“教學(xué)綜合”、“教學(xué)運(yùn)行”、“教學(xué)科研”、“教學(xué)競賽”等一級分類，建立“校內(nèi)管理制度”、“校外管理制度”、“專業(yè)建設(shè)”等二級分類。

分類應(yīng)注意以下問題：①應(yīng)涵蓋全部教學(xué)資料，不能出現(xiàn)遺漏，也不能盲目涵蓋其他工作資料。②控制分類級別數(shù)量，以二級分類為宜，過少則不利于資料的分割，太多又容易增加操作難度。③嚴(yán)格劃分資料所屬分類，杜絕分類內(nèi)容相交叉。④根據(jù)工作調(diào)整及時(shí)增加分類，但對已有分類予以保留，避免資料管理出現(xiàn)混亂。

（5）實(shí)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)資料共享，方便使用。教學(xué)資料信息化管理分為兩部分內(nèi)容，一是管理系統(tǒng)的信息化，二是資料保存形式的信息化。在無法實(shí)行教學(xué)資料采用信息化管理系統(tǒng)的情況下，應(yīng)保證教學(xué)資料目錄的電子化，產(chǎn)生時(shí)間和銷毀時(shí)間等運(yùn)行管理記錄的信息化。教學(xué)資料保存形式電子化盡量實(shí)行屬于教學(xué)檔案范疇的資料同時(shí)保存電子版和紙質(zhì)版，對于日常管理的文件資料可以只保存電子版，各種保存價(jià)值較低的基礎(chǔ)填報(bào)資料可以只保存紙質(zhì)版。

（6）采用以分類項(xiàng)目為主，按時(shí)間排序?yàn)檩o的資料整理和保管方法。教學(xué)運(yùn)行以學(xué)年、“級”和“屆”為時(shí)間斷點(diǎn)，同一分類下的資料集中排序有利用教學(xué)資料的管理和使用。

（7）規(guī)范保管場所，預(yù)留保管空間。設(shè)立教學(xué)資料保管專有區(qū)域，對已經(jīng)完成整理的資料單獨(dú)區(qū)域內(nèi)保存，各一級分類項(xiàng)目下資料應(yīng)分開保存，并以二級分類項(xiàng)目為主預(yù)留保存空間。

4 結(jié)語

高等職業(yè)院校教學(xué)資料種類繁多、形式多樣，構(gòu)建有效的、方便操作和使用的、便于管理的教學(xué)資料管理模式和方法，能夠有效的提高教學(xué)資料管理水平，為高等職業(yè)院校教學(xué)管理甚至是整體管理起到積極的推動作用。

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